倪 晟

(浙江师范大学信息传播实验教学中心,浙江金华 321004)

高校实验室是高校教育、技术研发的重要支撑体系,是实践操作、业务创新的有效服务平台.仪器设备则是实验室的重要组成部分,科学有效地管理好实验设备,不仅有利于推动高校教学科研工作的顺利发展,也可以创造一定的社会经济效益[1-2].浙江师范大学信息传播实验教学中心作为国家级实验教学示范中心,在做好实验室硬件建设的同时,也要加强对实验室的信息化管理工作.因此,如何利用网络化环境及技术优化现有实验室设备管理模式,力争实验室设备使用效能最大化,已成了高校实验室管理中亟待解决的问题.

1 实验室设备管理的现状及问题

浙江师范大学信息传播实验教学中心 (以下简称“中心”)是国家级实验教学示范中心,结合该中心日常实验设备管理及使用情况,笔者认为在当前实验室设备管理中主要存在以下问题:

1)设备信息管理系统 “管 ”“理 ”、“动 ”“静 ”脱节.由于设备信息管理权限大多集中在学校职能部门,而设备具体使用却分散于各个实验室(中心),导致设备信息管理系统数据不全面.职能部门往往在设备购置建账或调拨时更新系统的相关数据,设备的基本信息比较完善,突出了设备“静”态信息的“管”;但在具体使用过程中却缺失了实际的需求等信息,忽略了设备日常“动”态使用的“理”[3].

2)设备借用手续繁杂,管理效能低下.目前,高校实验室的仪器设备借用申请多采用书面的、层层手续“盖章”的审核模式,该运作模式不仅给管理人员增加了工作量,而且管理的时效性、可持续性等差.另外,由于借用者没有有效途径实时了解设备的最新信息,借用申请存在盲目性,管理人员无法对设备及时间进行统筹规划、合理分配,影响了设备的共享,导致了设备的整体利用率低下.

3)专业设备开放时段的利用率低.除了 PC机房之类的通用设备外,中心还配置了大量专业实验室,为了强化学生专业技术及实践技能的演练,该类实验室在无教学任务时段实行设备开放.但由于缺乏有效的信息发布及管理平台,使该类设备的开放使用经常与教学任务发生冲突,严重影响了该类设备的开放使用率.

4)现有设备信息管理系统难以改造.通过对目前使用范围较广的北京化工大学开发的“高校仪器设备管理Web系统”及成都思必得信息技术有限公司的“高等学校实验室与实践教学综合管理系统”2个系统的研究分析,这些系统的侧重点在于实验室设备信息的管理,缺乏设备借用、开放等具体使用流程的实现,而要对这些系统进行二次改造开发,受软件版权、技术接口、底层数据结构等的限制,难度反而大于自己开发一个新的系统.

2 实验室设备信息及借用开放系统设计

通过对中心实验室设备管理现状的分析,根据“管 ”“理 ”结合、“动 ”“静 ”结合、简化操作流程、提高设备整体使用率的设计理念及核心需求,设计了一个基于Web的实验室设备综合管理系统.该系统主要由四大功能模块组成,具体结构如图 1所示.

1)用户管理模块:主要负责用户信息管理及身份验证操作.本系统根据用户在实验室设备管理过程中的不同角色将其分为实验室主任、实验室设备总保管、具体设备管理人员、普通用户四大类.不同的用户角色在系统中的权限和操作都有所不同.

图 1 实验室设备综合管理系统功能模块图

2)信息管理模块:该模块设有信息导入、信息维护、信息查询、记录统计子模块.其中:信息导入模块可以将学校设备管理系统中的设备信息一次性批量导入系统,生成设备的基本信息;信息维护模块可由具体设备管理人员负责维护及更新设备存放地点、使用现状、设备照片及详细描述等具体使用信息;信息查询模块可让全校师生通过该模块实时查询部分或全部设备信息,且用户可按借用设备、开放设备及普通实验设备等专项模式分类检索,查询快捷方便,是设备开放及借用申请的前置环节;记录统计模块可以对设备的使用信息、存放信息、保管信息等各类信息进行记录,完成各类报表数据的统计功能.

3)设备借用模块:该模块设有借用预约、申请审批、记录登记 3个子模块.借用者可通过网络查询可借用设备的具体信息及使用时间信息,提出借用申请,系统自动根据设备信息和借用信息生成对应借用流程,由实验室相应管理人员审核确认后,在系统中生成正式的借用申请记录.根据申请记录,借用者可持有效证件在指定时间向设备管理人员借用设备,设备管理人员根据实际借用情况,负责在系统中完善该设备的借用记录及归还记录,确保系统中形成完整的设备借用流程.同时,通过对各种不良记录的统计,可以建立一个较完善的借用者信用体系,提高借用审核的科学性和合理性.

4)设备开放模块:该模块设有开放申请、申请审批和记录登记 3个子模块.学生可以通过网络查询可开放设备的具体使用情况,结合自己的实际需求对具体设备进行预约申请,该申请经设备管理人员审核后有效.申请人可持有效证件在指定时间使用该设备.设备管理人员根据设备的使用情况,负责对系统中对应的预约信息进行确认,该信息将自动转为设备使用记录.

系统中设备开放和设备借用模块设置大致相同,但设备借用由于对申请人的身份认证相对较严格,相应的申请审批及登记流程相对复杂.设备借用步骤的主要流程控制图如图 2所示.

图 2 设备借用步骤的主要流程控制图

与现有的其他设备信息管理平台相比,本系统具有以下特点:

1)通过系统信息管理权限的分层管理,将部分权限下放到基层的设备保管人员,保证了设备信息的准确性和时效性.

2)简化了设备开放、借用申请及审核流程,通过网络实现了设备的开放、借用功能.利用方便的网络查询及强大的冲突避免功能,实现了设备使用的统筹安排,从而提高了设备的整体使用效率.

3)对设备借用流程进行了调整和优化.系统可根据借用设备信息及借用时间,自动生成借用申请流程和相应表格,整体流程大多在网上完成.借用者只需在借用设备时携带有效证件及相应表格到指定地点借用设备,大大降低了设备借用的门槛.

4)通过完善的用户使用记录和信用记录,为设备的开放借用审核提供依据,在保证设备使用率的同时也保证了设备的安全性.同时,通过详细的设备使用记录,在完成各种数据报表的同时强化了过程管理.

5)通过完善的消息通知及反馈系统,利用短信及邮件等多种通讯手段,实现审核结果反馈、借用日期提醒、归还日期提醒等功能,方便用户使用.

3 实验室教学信息管理系统的实现

在确定该系统的主要功能模块以及数据流程的基础上,通过.NET编程开发了新的实验室设备综合管理系统.

为确保整个系统的可操作性、可维护性及可移植性,该系统采用了现阶段相对主流的配置技术:系统整体采用 B/S结构,服务器硬件系统采用 PC Server机型,软件系统采用 W indows Server 2003+IIS 6.0+.NET Framework 3.5 SP1,后台数据库系统采用 SQL Server[4-5].

该系统采用的核心技术包括.NET技术、XML技术和 AJAX技术等,其中.NET技术主要包括 ASP.NET,C#,ADO.NET等.在本系统的开发过程中,采用 ASP.NET进行 Web界面及程序的开发,ADO.NET实现对数据的操控,使用 C#作为整个系统的程序控制语言,使用 AJAX技术控制客户端和服务器端的数据交互.

下面列出的是该系统中“自动归还提醒模式”的核心程序代码:

//自动归还提醒

private void guihuanmessage()

{

string connstring=System.Configuration.ConfigurationManager.ConnectionStrings["localsql"].ToString();

SqlConnection conn = new SqlConnection(connstring);

conn.Open();

SqlCommand sqlcd=new SqlCommand();

sqlcd.Connection=conn;

DateTime startday=DateTime.Now;

DateTime endday=startday.AddDays(1);

sqlcd.CommandText="select＊from borrowinfo where guihuanrq> ’"+startday+" ’and guihuanrq< ’"+endday+"’";

SqlDataReader sqldr=sqlcd.ExecuteReader();

while(sqldr.Read())

{

if(sqldr["mobile"].ToString()! =null)

{meggageout(sqldr["mobile"].ToString(),"guihuan");

}

if(sqldr["email"].ToString()! =null)

{

System.Web.Mail.Mail Message myEmail=new System.Web.Mail.Mail Message();

myEmail.From=System.Configuration.ConfigurationSettings.AppSettings["emailfrom"];

myEmail.To=sqldr["email"].ToString();

myEmail.Subject="您所借设备即将到期,请按时归还";

myEmail.BodyFormat=System.Web.Mail.MailFor mat.Ht ml;

myEmail.Body="您所借的设备"+sqldr["equipname"].ToString()+"将于 "+Convert.ToDateTime(sqldr["guihuanrq"]).ToShortDateString()+"到期 ,请按时归还!";

System.Web.Mail.SmtpMail.SmtpServer="

smtp.gmail.com";

string emailz=System.Configuration.ConfigurationSettings.AppSettings["emailname"];

string emailp=System.Configuration.ConfigurationSettings.AppSettings["emailpass"];

myEmail.Fields.Add("http://schemas.microsoft.com/cdo/configuration/smtpauthenticate","1");

myEmail.Fields.Add("http://schemas.microsoft.com/cdo/configuration/sendusername",emailz);

myEmail.Fields.Add("http://schemas.microsoft.com/cdo/configuration/sendpass word",emailp);

myEmail.Fields.Add("http://schemas.microsoft.com/cdo/configuration/smtpserverport","465");

myEmail.Fields.Add("http://schemas.microsoft.com/cdo/configuration/smtpusessl","true");

System.Web.Mail.SmtpMail.Send(my-Email);

}

}

}

4 结 语

通过对浙江师范大学现有设备管理模式的分析,结合实验室管理的具体需求,设计并实现了一个基于 B/S模式的实验室设备综合管理系统.该系统通过搭建网络技术服务平台,实现了实验室设备网络开放及借用流程,完善了设备的信息管理、查询、统计等功能.通过对实验室设备开放、借用等共享方式的统筹规划、合理分配,有效地提升了实验室设备的整体使用效能;同时,通过对设备使用记录的详细记录和统计,有助于推进对实验室设备的科学化管理进程.

[1]潘蕾.关于实验室内涵建设的思考[J].浙江师范大学学报:自然科学版,2008,31(9):358-360.

[2]陈清贤.高校计算机实验室管理问题与实践[J].中国现代教育装备,2009(1):122-124.

[3]章苏静.数字化教学资源管理[M].北京:科学出版社,2008.

[4]胡国华,谭敏,范宁.基于Web的 B/S结构实验室管理系统设计与实现[J].淮南师范学院学报,2008,10(3):141-143.

[5]佟颖,白海会,吴晓荣.实验室信息化管理系统的设计与实现[J].现代教育技术,2008,18(2):101-104.