构建校园“支付通”收费管理平台的设想

2011-12-08孙琪华

会计之友 2011年33期

关键词：构建

孙琪华

【摘要】随着高校办学规模的扩大以及办学形式的多样化，高校收费日益繁杂，但由于收费管理手段滞后导致收费管理工作中出现诸多问题。文章在分析目前高校收费管理工作中存在问题的基础上，提出了构建校园“支付通”收费管理平台的设想，以适应新形势下高校财务管理的需要。

【关键词】构建；支付通；收费管理平台

随着高等教育体制改革不断深化，高校办学规模的扩大以及办学形式的多样化，学校收费项目不断增多，不仅包括常规的学费、住宿费、报名费等，还包括上机及上网服务费、补办证卡工本费等服务性收费以及教材费、体检费、会务费等代收费项目。为解决日益繁杂的收费管理问题，大多数高校都相继启用了学生收费管理系统，但现有收费管理系统无法解决除学生收费、住宿费等外的其他各种收费。高校仍大量采用手工方式处理各种收费业务，由于收费管理手段滞后于学校事业的发展，目前高校收费管理中存在着诸多问题。因此构建校园“支付通”收费管理平台具有十分重要的意义。

一、目前高校收费方式及其比较

（一）现场现金收费

在这种收费方式下，缴费人携带大量现金到现场或财务部门缴款，收款人员清点现金后开具收款票据。其优点是直观，票款两清，同时，避免了缴费人到银行存款的麻烦。缺点是缴费人携带大量现金，时有被偷、被骗、丢失现象，风险大；且人工开票工作量大，缴费排队时间长；财务部门对缴费情况进行统计、催交等管理工作也十分繁杂。

（二）现场手持刷POS机收费

在这种收费方式下，缴费人将应缴费用足额存入中国境内银行发放的各类银行卡，到财务部门刷POS机进行缴费，财务部门开具收款票据。其优点是避免现金风险；缺点是缴费人要集中到财务部门缴费，排队时间长，收费速度慢，有时由于网络繁忙造成刷卡交易失败，工作量大、费时费力。

（三）汇款至学校指定银行账户

在这种收费方式下，缴费人根据事先取得的学校银行账户、应缴费金额等信息，到当地银行办理汇款业务。其优点是学生无须携带现金，避免现金风险。但汇款金额不确定，汇款信息不全、不准或有时同金额款项财务部门难以确认，造成不明款项挂账。同时，财务部门根据银行回单逐笔入账，填制凭证与对账等工作量较大。

（四）银行批量代扣

缴费人在规定的期限内，将应缴费用存入本人的银行卡中。财务部门将收费系统导出的应收金额和银行卡号提供给银行，发出代扣指令，由银行进行批量代扣，银行将扣款成功的详细信息返回给财务部门，由财务部门打印收费票据。其优点是便于财务部门确认收入并入账手续简单，通过收费系统机打票据，可以减少开票工作量。缺点是被动扣款，经常出现卡内余额不足导致扣款失败的情况。

二、目前高校收费工作中存在的问题

（一）学校缺乏对校内各单位收费行为实时监控

目前高校内部各单位收取费用时，通常是向学校收费领导小组或财务部门提出申请，经学校收费领导小组或财务部门批准后，由财务部门发放收费票据，委托各二级单位具体实施收费。一方面大多数学校对校内各二级单位的收费项目以及立项依据未实行公示；另一方面，由于信息不对称，财务部门无法及时发现二级单位随意变更票据使用用途、提高收费标准等违规收费情况。学校未建立从源头上遏止各二级单位乱收费的机制。

（二）现金收款风险凸现，工作量大，服务成本高

目前高校的收费管理系统都只针对全日制、成教等学生的学费、住宿费以及代办费等收费项目，其他各种收费大多采用二级单位代收，且采用现金收款方式。此方式一方面存在很大的现金安全风险，二级单位代收费用，难免会发生部门坐收坐支、挪作他用的不良情况，造成学校收入的流失和资金效益低下；另一方面收费部门手工开票、数据统计及分析等工作量也急剧增加，服务成本较高。

（三）收费管理系统缺乏内部控制机制

目前大多数高校的收费管理系统功能设置都不太完善，一是缺少收费记录更改等信息变动的保存功能；二是缺少财务内部控制的审核和复核功能；三是缺少机打票据领用、核销、作废、统计、对账、查询等管理功能；四是收费系统与财务系统相对独立，未将收费系统与财务系统无缝对接，这些功能的缺失有可能造成人为因素的多收、少收、漏收，票据管理不规范、内控机制不健全，从而造成财务管理上的漏洞。

（四）缺乏有效的管理手段、欠费率高

目前高校收取学生学费、住宿费等大都采用银行批量代扣方式，财务部门只是被动地扣款，经常出现缴费人无故拖欠学费情况，虽然各高校在控制学生恶意拖欠学费问题上都采取了，如对欠费学生不予注册、不予选课等管理措施，但这些措施并未完全控制住学生拖欠学费现象。此外，大多数高校学杂费收缴情况的信息由财务部门定时或按需提供，而且收费管理与教务学籍管理等环节相脱离，学生转专业、休学、复学、退学等信息未能及时在收费系统中反映，造成了费用少收、漏收，导致学校收入流失。

三、构建校园“支付通”收费管理平台的设想

随着计算机信息技术的迅猛发展和银行网银技术的不断成熟，为构建校园“支付通”收费管理平台，实现学校的应用系统与银行网银无缝对接提供了可能。

校园“支付通”收费管理平台是针对学校多种类型缴费管理而开发的管理平台，实现与校内各职能部门应用系统对接（如图1所示）。一方面，完善收款项目的立项管理，凡收费部门新增收费项目必须先通过平台申请，财务部门批准立项，从源头上制止了校内乱收费现象；另一方面，化被动扣款为主动缴款，付费人只有先缴款后才能注册学籍或参加考试等事项。

（一）系统功能规划

“支付通”收费管理平台是信息化校园的基础平台，主要用于实现全校范围内各项收费管理，并提供基于网上银行的7×24小时在线支付服务，同时能满足英文界面的国际卡跨国支付要求。该平台主要功能包括收费项目管理、票据管理、收费名单维护、网上支付、财务处结算对账、退款管理、应用系统收费接口、票据打印、日志查询等功能。

1.系统主要功能简介

（1）收费项目管理

1）收费项目申请：收费项目的申请由具体的收费部门提出，包括需设定的收费项名称、缴费人员等信息。经财务处审批通过后，相应的缴费人员便可登录到缴费平台进行相关费用项的缴纳。

2）财务处收费项目审批：财务处对收费部门申请的收费项进行审批，同时确定费用项的开票类型、缴费方式、缴费优先级等信息。

（2）收费票据管理

收费票据由财务处统一进行管理。经财务处批准收费立项后，收费部门可以到财务处办理收费票据的申领手续。财务处将票据发放信息输入“支付通”平台。发票使用后，系统自动统计发票使用情况。

（3）票据打印

“支付通”平台提供财务处零星/成批打印、收费部门零星/成批打印或学生自助打印等功能。

（4）结算对账

“支付通”平台与财务账务处理系统无缝集成，在缴费人缴费成功后，平台能够在财务账务处理系统中自动生成收款凭证，大大提高财务处的工作效率。

2.系统架构简介

通过统一收费平台与应用系统标准接口，如研究生招生系统、本科生招生系统、继续教育学院管理系统、教材预订服务系统、教务管理系统、留学生报名系统等多个应用系统集成在线支付功能，实现各项业务与支付流程无缝整合，顺利完成各项缴费工作。