丁海萍 张蕾

【摘要】 学生收费管理系统是高校会计信息化的重要组成，由学生收费软件、小额自助缴费软件、缴欠费查询软件共同构建，实现全校本专科生、研究生的各类费用收取与发放，文章介绍了现有学生收费系统的不足及改进建议。

【关键词】 学生收费管理； 自助缴费； 财务管理

随着高等教育体制改革的逐步深化，高校在校学生的规模呈逐年递增的趋势，办学方式也呈现出多元化、国际化的趋势，学生缴纳的收费项目与收费标准也越来越繁琐，外部环境的复杂性增加了学生收费工作的难度和工作量。学费是高校经费来源的重要组成部分，江苏省高校经费实行收支两条线管理，学费的按时足额收缴情况直接影响到学校预算外资金上缴的进度，进而影响到省财政国库集中支付系统当年经费的下拨时间。因此将先进信息技术引入学生收费系统，改进收费手段，成为提高学生缴费比率，减轻收费工作强度的最简单易行的快捷途径。

一、现有学生收费系统的不足之处

近年来，随着校园数字化的普及，推进高校会计信息化建设的必然要求，原有的学生收费系统已经远不能满足财务费管理的需求。

（一）功能模块相对独立

学生收费管理系统是高校会计信息化建设的重要组成部分，它利用银校合作、网络、数据库等技术对高校学生收费工作进行自动化、信息化和科学化管理。扬州大学的学生收费管理系统是20世纪90年代与建设银行技术部门共同研发的，它的功能模块设计如图1所示。

收费处理模块，主要包括定义学生的收费标准，学费、住宿费及各类代办费用的批量扣费、现金零星收费等。

发放处理模块，主要包括零星或批量导入外部数据进行发放处理，如发放的奖学金、助学金、助研津贴等。

退费处理模块，主要包括退费及减免费用，如学生离校退学费、住宿费等，高水平运动员减免学费等。

查询打印模块，主要包括缴费查询、欠费查询、发放查询、退费查询、减免查询，汇总信息查询等。

收据管理模块，主要包括已打印历史收据、未打印收据的查询与打印功能。

学生信息模块，主要包括批量学生信息的导入，零星学生信息的录入，学生信息的修改等。

系统维护模块，主要进行数据管理、用户管理和日志管理。数据管理主要是指数据的导入导出，收费项目、发放项目、收据格式等参数设置。用户管理，用于定义用户操作权限。日志管理，用于系统管理员对计算机日志进行日志备份、日志恢复和日志查询操作。

以上各个功能模块协作完成了学生收费管理的过程，但在工作实践中，各个功能模块之间相对独立，缺乏协作连动。如当学生办理离校手续时，需进入学生信息模块修改学生的学籍信息，再进入查询打印模块调阅该生的缴欠费情况，如有欠费情况，再进入收费处理模块进行欠费的补缴操作，完成整个流程操作时间冗长，若有漏操作情况时，如未查询学生欠费时，将形成无可挽回的损失，形成该生的长期欠费。

（二）数据共享性差

高校涉及学生收费管理工作的有财务处、教务处、研究生院等职能部门。教务处与研究生院分别使用教务学籍管理系统，为加强学费收缴管理，在学籍管理软件中也嵌入了收费类别项目模块予以甄别学生是否欠费，当学生欠费且未办理缓交手续时，将无法进行选课，所修成绩也不计入学分。学籍管理对提高学费的收缴比率起到了很好的促进与控制作用，但由于学籍系统与学生收费系统是为满足职能部门管理需要独立研发的，软件数据库不共享，存在大量的重复劳动。如学生学籍信息变动时，教务部门已经根据学校发文等修改了学籍管理系统内的学生个人信息，由于两个操作系统相对独立，财务部门仍需在学生收费管理系统中对该生学籍变动信息再作修改。从管理角度分析，由于基础数据不共享受，职能部门的工作内容有交叠，工作量有重复，工作效率较低下。

（三）软件功能相对落后

现在高校使用的学生收费管理系统，大部分是出于经费考虑而采取的自主研发的方式，由学校提出管理需求，委托软件公司来开发，开发的过程，也往往是缺什么功能，就开发什么功能，经过十多年的使用，有些当初的研发人员早已不再，程序源代码别人也无法获取，若再推翻重新开发，成本费用高，若不重新开发，原有的技术早已落后，原有功能也难以拓展，只能通过外挂程序打补丁的方式来应付。软件功能的落后，加大了操作人员的工作量，如扬州大学的学生收费管理系统是1998年研发的，当时该软件在江苏省高校同行中处于领先地位，经过十多年的发展，新技术不断涌现，现已明显感觉到原有功能的陈旧，操作不便，已经不能满足财务管理的需要。

二、学生收费管理系统的设计目标

学生收费管理系统采用计算机网络技术、数据库技术和信息安全防范技术，涉及每个学生的各类基本信息数据，实现对学生收费、发放款项等的信息化、自动化管理，实现学生收费的全方位自动化管理。构建校园网络环境下的学生收费管理系统的目标是：功能全、信息快、安全性高、易操作等。

（一）系统功能齐全

从学生收费管理的职能来说，该系统应能实现学生的各项收费管理、奖助学金的发放管理、学生基本信息的管理、数据库系统信息管理等。对于收费人员而言，强大的系统功能，可减轻日常工作量，借助精确的计算机信息技术可减少人工操作差错发生的概率。对于学生而言，快捷实用的客户端操作软件，可免去多校区间往返缴费确认的工作量。对于教务、研究生管理部门而言，收费管理系统与学籍管理系统的实时对接，实现全额缴费或办理绿色通道学生信息的自动注册管理、毕业生欠费管理等，将有效增强部门间协同管理的效率。

（二）数据信息传递快

借助网上银行平台，银校之间实时联网，实现收费系统数据指令的动态执行，数据信息的及时反馈及校园网络实时查询。现代网络技术提供了数据快速传递的平台，透明公开的缴欠费数据也为学校提升财务管理水平，加强财务分析奠定了基础。通过校园网络的查询服务，师生及社会公众可及时了解学校的各类收费政策、收费动态、奖助学金等发放情况，它增加了财务部门与学院、职能部门、学生之间的互动联系，也有利于提升学校的社会信誉度。

（三）系统安全性能强

构建在网络平台上的学生收费管理系统，面临的网络安全问题更加突出。一方面是来自互联网的黑客、病毒、软件漏洞的威胁，另一方面是软件自身设计的缺陷。高校财务核算中，为确保资金发放的安全到位，学院、职能部门或是研究生导师发放的各类奖助学金等一般直接打到学生个人的银行卡上，因此学生收费管理系统在日常工作中要接触大量的外来数据，要防范外来数据携带病毒的风险。学生收费管理系统在构建在网络平台上，在数据指令的提交与反馈过程中，还要防范来自互联网的威胁。学生收费管理系统的开发，本身也是一个不断完善的过程，要防范软件功能模块的不健全，带来的操作风险。此外，还要通过软件的内部控制设计，防范人员误操作的风险等等。系统的安全性能是确保学生收费数据准确的重要基础。

（四）操作功能简单易拓展

学生收费管理系统的设计，应从提升软件的操作性能入手。确保系统所有的业务功能模块界面清晰简洁，提供常用功能的快捷键支持，提供友好联机的帮助信息，对于各种状况和操作结果均能及时进行反馈与提示。操作软件的最终目标不是供专业人员使用，而是任何人员只要经过简单培训就能得心应手地使用。软件只是实现管理的工具，它应适应操作人员的需要，而不是操作人员经过复杂的培训来满足使用的需求。操作性是建立在软件自身功能完善的基础之上，因此，在提高收费系统操作智能化的同时，还要充分考虑系统的拓展性。当收费系统新增加功能或是业务功能改变时，能在现有的操作系统结构上，自主实现或是以较少的代价适应外部需求，尽可能地保证业务变化造成的影响局部化。

三、构建网络环境下学生收费管理系统的改进建议

（一）学生收费模块

如图2所示，学生收费模块主要用于满足学生的各类收费需求，包括研究生、本专科生的学费及各类代办费用的定义与收取，也包括建立在远程网上支付平台的小额自助缴费，用于满足一些非常规性的小额费用缴纳，如全国四六级英语、计算机等级等报名考试费用，重修学分费用以及学院创办的面向在校学生的普通话培训等各类费用的收取。与传统的学生收费管理系统相比，新增的小额自助缴费模块，既极大地减轻了财务稽核人员按班级或按学生个体逐笔审核制单与收取现金的工作量，也减轻了学院教辅人员统计各学院、班级的缴费或退费情况的工作量，实时动态的数据提取功能更是减少了人为因素的差错概率。

（二）发放处理模块

发放处理主要用于对奖学金、助学金、助学贷款等各类款项的发放处理。进行发放时，系统能自动核对外来信息中主关键字如学生的财务编号是否存在重复问题，学生信息是否与系统一致，即自动根据系统数据库校对外来数据中的财务编号与姓名是否同时配比，自动校验外来金额格式是否有异常情况以及发放名单中是否存在不应发放的学生信息，如停学、休学状态的学生名单等。发放处理，不再是单纯的外部数据导入功能，而是更加注重分析数据的正确性与合理性。

（三）退费处理模块

退费处理模块，主要实现对各类已定义收费标准项目的退费处理，如某名学生或某班级发生住宿调整变动时，在学生信息管理模块修改学生的住宿属性值时，自动校验新旧住宿标准的住宿费标准差，并提示是否需要对原定义的学年的住宿费进行退费或补定义费用处理，能对所有的退费记录形成单独的退费数据库信息，同时对应原缴费记录信息上作退费标注，方便事后查询。该模块还包括减免处理模块，主要用于高水平运动员学费减免等操作。

（四）学生信息管理

学生信息管理模块，包括外部信息批量导入、学生个别信息的增删操作、查询修改功能等，对该模块的改进建议在于，当对学生信息进行查询修改时，特别是进行学籍信息的复学、退学、毕业等属性值修改时，能自动进行学生欠费信息的警示提醒。

（五）系统信息维护

如图3所示，系统信息的维护包括各类系统参数的设置、操作员权限的设置、年度更新等。

系统参数的设置包括与银行联网操作时，银行配给学校的代码信息。系统数据库关于学生信息的属性字段，如入学年份、学年制、学院、学籍等属性字段，在设计时，应充分考虑日后根据实践工作需要，增加或修改属性字段或收费项目、发放项目的可扩充性及扩充操作的严谨性与便利性。

强化对操作员管理的可控性操作。软件应设置操作人员信息数据库，当操作员登录系统时，必须进行用户确认，只有经过确认的用户才有权限访问系统，登录后，按设定的用户权限进行相应的功能操作（如数据的录入、修改、删除、查询等功能），非收费系统操作员用户，进入系统仅释放查询功能。实现责任追踪功能，即操作人员进入系统之后，收费管理系统能自动记录操作员名称、操作记录、进入与退出系统的时间等，方便事后监督。

（六）查询打印模块

查询打印模块应更能突现网络平台的优势，满足学校内各职能部门及学生个体的查询与打印需求，包括学生收费票据的查询与打印功能，各类缴费、发放、退费的汇总与明细查询功能，学生学籍信息的变动功能等。查询打印模块的设计，应在提供数据的时效性、准确性及与职能部门管理软件的对接环节多改进。学生收费管理系统作为会计信息化的重要组成部分，应能向信息需求者传递高质量的财务管理信息。定期生成学院的缴欠费情况信息，并在财务部门的网页上及时更新，有利于学院掌握欠费学生信息，主动了解欠费原因，实施困难学生帮扶政策，防范学生挪用学费迷恋网络等；有利于学校财务主管了解学年各学院的缴欠费情况，通过奖惩政策予以激励；有利于教务、研究生管理部门自动更新数据，自动完成学生的学籍注册信息；生成学生小额自助缴费信息电子表格，方便学院及教务部门采集缴费信息等。

高校学生收费管理系统是会计信息化的组成部分，也是信息社会对提升财务管理水平提出的新要求，更是网络环境下，提高会计信息质量的重要举措。只有与时俱进，不断创新与实践，才能在学生收费管理工作中创造最大化的边际效益。

【参考文献】

［1］ 闻西.完善高校学生收费管理的若干信息化举措［J］.会计之友，2010（9）：116.

［2］ 徐波.关于加强高校学生收费管理的思考［J］.哈尔滨学院学报，2008（12）：135.