姚若汀

(集美大学诚毅学院，福建厦门 361021)

独立学院办公管理模式的现状与探索

姚若汀

(集美大学诚毅学院，福建厦门 361021)

独立学院的办公管理，是指依靠一定的规章和制度，通过组织、计划、领导和掌握学院运转过程中地各个环节，协调并处理好各因素之间的关系，优化学院各种资源的配置，从而实现学院教育工作的目标，有效的完成学院的正常工作任务，实现学院高效管理、优质运转的一种组织活动。独立学院办公管理新模式的探索是目前国内各个独立学院探讨的一个重要课题之一。

独立学院;办公管理;探索

一、独立学院办公管理模式的现状

教育部【教发函(2003)8号】文件印发的《关于规范并加强普通高校以新机制和模式试办独立学院管理的若干意见》中明确界定：独立学院是专指由普通本科高校按新机制、新模式与社会力量合作举办的本科层次二级学院。独立学院作为我们国家公办高等教育的重要补充，已经在社会和教育产业中立有一席之地，自20世纪末出现以来，独立学院迅猛发展，在一些教育产业较发达的省份，几乎承担了全省范围内1/3的本科学生的培养任务。

独立学院的办公管理，是指依靠一定的规章和制度，通过组织、计划、领导和掌握学院运转过程中地各个环节，协调并处理好各因素之间的关系，优化学院各种资源的配置，从而实现学院教育工作的目标，有效的完成学院的正常工作任务，实现学院高效管理、优质运转的一种组织活动。当下，我国独立学院的办公管理模式大多参照母体大学的体系架构，采用“院、行政部门、系、”的管理模式。这种模式套用了政府机关现有的行政体系，随着知识经济时代的到来，传统办公管理模式已经不能够很好地适应时代发展的要求和现代教育发展的需要，暴露了不少的机制问题：1、执行权利的逐级递减，具体的公务执行需经过多级领导审批造成的低效率。2、部门间职责界限不清，麻烦事务相互推诿、问责时相互扯皮。3、办公人员官本位意识膨胀，简单的事务却要让学生或老师重复跑多个院系部门申请盖章。独立学院作为公办高等学校的重要补充，在很多领域可以借鉴参考母体大学的优质沉淀，但在此基础上，更应该发挥自身机制灵活的特性，大胆地走革新创新之路。独立学院办公管理新模式的探索是目前国内各个独立学院探讨的一个重要课题之一。

二、独立学院办公管理新模式的若干建议

(一)办公管理组织结构的网状化

传统的独立学院办公管理组织结构是垂直型的，它是按照层级制的组织架构建立起来，主要表现为行政体系庞大，中间层次多，信息传递效率低。它呈现为金字塔型结构，是一种权限、资源配置与信息渠道的垂直分化格局。随着信息技术以及校园网络的建设，信息的传递方式不在是垂直的、单一的、逐层往下的，而是全方面、网状型的网络互连的模式。这在一定程度上打破传统办公部门之间条块分割的、等级森严的格局，使得独立学院行政组织结构由传统的垂直模式向扁平化、网络化转变。传统的组织结构和信息传递方式是垂直的、受到层级限制的，这使得独立学院的权力往往集中在院级行政机构，而扁平化的独立学院行政组织则是一以基层作为信息和管理权力的基点，使得各级组织成员掌握信息的机会和权力大大增加，不再受到层级限制，从而淡化了层级区别。随着独立学院行政组织结构的扁平化，传统的金字塔型管理转变为分散的网络化管理进一步削弱了独立学院行政管理的控制功能，促使权力的进一步下放、简化了中间管理环节，从而提高了独立学院行政管理的效率。

(二)细化机构、精简人员、科学考核

随着我国独立学院雨后春笋的跨越式发展，其员工的薪资待遇也水涨船高，加之就业形势的逐年恶化，独立学院提供的职位已成为仅次于公务员、事业单位之后的香饽饽。对于独立学院的办公机构膨胀、人员臃肿问题，管理层也应适应市场发展要求，将其交给市场，使其按照市场的规律自主经营，自负盈亏，从而缓解独立学院管理的压力，提高工作效率。同时在人事选用上，要坚决抵制“拉关系”、“走后门”现象，实行公开、公平、竞聘上岗任人唯贤唯能，实现人尽其才、人尽其用。对于岗位上的办公人员应该采取更科学的考核方式，而不能照搬母体大学只进不出、不犯错就优秀的老模式。另外，要设定合理的岗位编制，最大限度地挖掘行政人员的潜力，能者重任，不能胜任者转岗或淘汰，以达到精简人员、提高整体管理水平的目的。

(三)引入办公自动化系统优化办公管理

在传统管理模式下的独立学院行办公理工作主要是有人来进行操作的，其权力的运行过程中的人为特征尤为突出，随意性很大，缺乏规范性。随着独立学院行政管理办公自动化的建设，办公自动化系统的建立，独立学院行政管理的运行过程被设定成一种信息流动的过程，它借助数字信息平台进行信息处理，实现独立学院管理决策和管理过程的科学化。此外，由于管理的决策、执行、监督等活动都被信息技术平台固定下来，极大的抑制了管理工作的随意性，从而促进了独立学院行政管理工作规范化。另一方面，办公自动化系统的引入可以让独立学院办公管理工作更灵活、便捷。随着计算机网络的不断发展，以及办公自动化系统在独立学院中的应用，学校各级、各层的行政人员都可以通过网络化的办公自动化系统进行管理工作。工作人员可以根据自己的意愿和需要，选择适当的地点、时间登陆管理系统进行管理工作，不再受到时间和地点限制。从而真正实现了独立学院办公的异地化，解决了多校区办学、领导出差等情况下，信息互通、学校管理不便的问题，使得部门管理者不受上班时间和工作地点的限制，随时可以通过网络进行管理工作。

(四)引入即时通讯软件和设备(如QQ、飞信、企业短信)，实现办公立体化

独立学院倡导以人为本、人性化的管理理念，不断发展通讯软件和设备作为独立学院基层行办公理工作的工具和手段，恰恰体现了独立学院人性化管理的新理念。信息网络化、条件下，运用通讯软件和设备开展独立学院基层办公管理工作，是对现在独立学院基层办公管理工作手段、模式的一种改革和改善，是独立学院基层办公管理的一种创新。独立学院基层办公管理人员应充分重视通讯软件和设备作为一个办公工具的价值和意义。各个部门内部、各部门之间可以通过即时通讯软件和设备构建一个游离与办公自动化系统之外的联系平台，通过这个平台传播信息、处理事务是对校园办公自动化有利补充。但在具体管理工作过程中，我们不能把通讯软件和设备当作是万能的，依托虚拟的空间进行管理也有其自身的局限性，还必须和日常的管理方式和方法结合起来，拓展工作渠道，创新工作方法，提高独立学院基层办公管理工作的实效性。

三、结语

独立学院办公管理模式的改革和创新是一项长期、繁琐的系统工程。它的改革需从管理理念、管理制度及提高管理人员素质等多方面入手，使独立学院的发展适应新环境的需要，从而推动我国高等教育事业的蓬勃发展。

［1］周济.促进高校独立学院持续健康快速发展［J］.中国高等教育，2003.12

［2］王赟.办公自动化对高校行政管理的影响［J］.湖北广播电视大学学报，2010.2

［3］朱轶.独立学院管理人员绩效管理研究［J］.武汉大学研究生毕业论文，2005年

［4］沈爱琴，谢庆良.规则与独立学院健康发展关联性研究［J］.黑龙江高教研究，2010.1

Independent College Office Management Mode Status and Exploration

YAO Ruo－ting

(Jimei University Chenyi College，Xiamen 361021，China)

Independent college office management refers to rely on certain rules and regulations，by means of organizing，planning，leading and mastering each link of college running to coordinate and deal with the relationship between the various factors，optimize the allocation of resources，so as to achieve the goal of college education work，achieve the normal work of the college，realize efficient management and high quality operation.Independent college office management new mode exploration is an important issue the domestic every independent college is discussing now.

independent college;office management;exploration

G647 < class="emphasis_bold">文献标识码：A

A

1671－3974(2011)04－0011－02

2011－06－23

姚若汀(1982－)，女，大学，集美大学诚毅学院教学秘书，助理研究员。研究方向：教务管理。