广东药学院 廖新来

浅谈高校暂付款的管理

广东药学院 廖新来

一、高校暂付款的内容

高校暂付款是指高校向校内各单位或个人（会计处理通常是以个人名义借款）提供的用于教学、科研以及工程、设备预付款所需的暂时垫付给有关单位或个人的款项，主要包括工程预付款、设备等货物款、差旅费、培训费、会议费等。高校暂付款在会计科目设置上为“应收及暂付款”。各高校根据实际情况一般都设置了“教学暂付”、“科研暂付”、“基建暂付”等子科目。在尚未取得相关票据或票据不完整时，就不具备可以报销列支的条件。经办人员借出相关暂付款时，会计处理是，借记“应收及暂付款”科目，贷记“现金”、“银行存款”等科目。当具备报销条件时，会计上反映的是借记“教育事业支出”、“科研事业支出”、“专用基金”等科目，贷记“应收及暂付款”科目。高校暂付款在大多数情况下最终会转化为高校的各种支出，一旦不能形成支出，暂付款就得继续挂账，不能形成支出的暂付款，实际上就是占用了学校的资金。暂付款对于高校教育、科研事业的发展起到了很大的积极作用，如果管理不善，处理不当，势必会引起资金使用的混乱，甚至造成资金的损失、积压及被长期占用，不合理暂付款占有越多，可投入使用的资金相应减少，势必会降低资金的使用效益。

二、高校暂付款管理的加强方法

在目前高校教育经费紧缺的情况下，如果暂付款所占比例过大，必然影响到资金的正常运转。因此，高校财会人员增强管理意识，管好用好暂付款，在目前高校财务管理中显得愈来愈重要。

第一，制定暂付款借支细则。许多高校没有制定暂付款的相关规定，且财务规章都比较笼统，特别制定细则的文件少之又少。高校应在与国家会计制度不相违背的前提下，制定符合自身情况的暂付款规章制度。这将有利于增强财务经办人与借款人，审批人与领导的责任心，使暂付款的管理趋于规范化、合理化和清晰化。学校暂付款管理条例要明确规定，各级领导要重视财务管理，遵守财经纪律，模范执行规章制度，按规定审批各类借款，如遇特殊情况，应集体研究解决。要求财务人员从严把关，对不符合规定和用途不明的借款不予借支，谁批准谁负责清还。对已经支付的违纪借款不予报销冲账，如违约按暂付款规定条例处理。一经发现违纪挪用学校资金的，按违纪处理。

第二，强化审批、签批程序。要杜绝滥用借款的现象，就必须给予二级部门较小的权限，但是在实际执行的过程中，总会有漏洞。权限不够大，借款人可以随时借款，这样完全不能达到应有的效果。关键还是在于审批、签批程序的完善，这并非在于给予二级领导权限的多少，而是在于制定一个统一、清晰的条例。例如，差旅费的借支必须要求借款人另附申请，申请写明出差地点、时间、支出预算金额等。这些将有利于领导审批，也给财务提供了记账依据，使暂付款的使用有依有据，达到暂付款专款专用的目的。

第三，严格按财务原则报账冲账，不得跨越当初借款的范围使用。暂付款原则上只能用于教学、科研、行政、后勤等各项有关公用性开支。借款时必须写明借款用途，杜绝出现超出使用范围的现象。如果所借款项未发生实际的支出，借款人必须及时返还，不得长时间无故占用学校的资金，对于借款未发生支出过比较长时间才来冲账或者还款的，应问清原因，并令其向领导报批冲账。严格坚持一款一借，一款一清，不按规定用途滥用周转金者，应按规定予以罚款。

第四，学校财务部门要经常催收，定期清理暂付款。各部门负责人在签批暂付款时严格按规定把关，做好本部门暂付款的催报结算工作并将相关催报情况及时向财务部门反馈信息。对于借款金额大、时间长、无故不报的部门，学校财务部门可以停止该部门支款，并限期清账。财务的经办人每隔一段时间应向各部门及其领导发一次暂付款情况通报及催办通知，将暂付款催账清理工作列入工作日程中，责任到人，分部门落实，使各部门出现的问题能及时得到查明和处理，避免长期挂账及账务不清现象的存在。坚持“前款不清，后款不借”的原则。各类暂付款在规定时间内未报销或偿还，又无正当理由的，财务部门暂停其相关经费项目的再借款。无特别原因而未及时结清暂付款的个人，在结清暂付款前，财务处不再向其提供新的暂付款，如有极特殊情况，不能按时结清者，应提前写出书面说明，经主管校领导批准，再按规定借款。对多次催收无果且无具体原因的个人，应从其个人工资中扣还全部或者部分款项。

第五，暂付款形成坏账的的确认及处理。坏账包括学校所有的应收款项及暂付款项因各种原因发生的损失。暂付款为外单位债务人的，因债务人破产，依照法律清偿后，确实无法收回的应收及暂付款应确认为坏账；债务人为外单位个人的债务人死亡，既无遗产可供清偿，又无义务承担人，确实无法收回的应收及暂付款应该确认为坏账；学校认定的其他情形。对确实无法收回或核销的应收及暂付款项不得长期挂账，应及时分析处理。由学校相关部门的失误造成的通常情况下不得确认为坏账，要追究有关部门和责任人的责任，并予以赔偿；由学校教职工个人原因造成而又与部门无关的应由个人偿还，由于债务人死亡，应从学校给予其补贴、抚恤金当中扣还。由其它不可抗拒的原因造成应收及暂付款无法收回或报账，并已尽追索义务的，应按照规定程序报批后予以核销，其中，应收款项的核销在其备查账中予以注明，并应将审核材料妥善保存。

第六，加强宣传工作。暂付款是一项发生频繁，结算繁琐，群众性强的工作，做起来确有很大难度。要大力加强暂付款管理的宣传工作，使之深入人心，只有这样，才能节省资金，有效利用资金，不断改进学校财务管理工作，提高办学的社会效益和经济效益。

总之，高校必须加强对暂付款的管理和核算，对暂付款的增减变动和处理情况保持时刻的敏感性，及时做好债权债务的催账清理工作，以保证资金的完整与安全。加强对暂付款的管理，对于加快资金周转，节约使用资金，缓解资金困难，提高资金使用效益，都具有十分重要的意义。

（编辑 杜昌）