浅谈档案管理现代化与档案信息化建设

2010-08-15赵金凤

水利建设与管理 2010年12期

赵金凤

（新疆额尔齐斯河流域开发工程建设管理局乌鲁木齐 830000）

档案是一种信息资源，档案的价值不在于档案载体本身，而是在载体上记录的信息，保管档案是为了利用其中的信息。现代社会经济的发展为信息的生成、传递、存储和积累提供了用武之地，以计算机为核心的现代信息技术又为信息的广泛应用提供了前所未有的技术基础和条件。

国家档案局提出了“十五”期间档案事业发展规划，中心思想就是以服务为主题，以发展为动力，使档案工作上一个新台阶。随着改革的不断深化和经济建设的需要，档案工作必须在改革中强化，对档案信息进行加工、整理，并将蕴藏于档案中的有价值的、适应于社会发展需要的各种知识、信息挖掘出来，最大限度地为广大利用者所利用，以提高档案信息利用效率。

1 档案信息化建设的重要性

运用网络技术为档案信息开发利用提供了有力的工具和手段；网络环境改变了档案，并打破了传统的档案整理方法，使公文、档案、资源一体化管理速度加快。档案信息的提供方式要与网络信息服务相适应；档案信息资源共建工作依赖计算机网络进行管理。档案开放与资源开发并举，在开放中促进开发，以适应社会发展的需要。档案信息资源是国家的基础性信息资源，档案信息化是国家信息化的重要组成部分，是新时期档案事业发展的必然趋势和战略选择，是实现档案信息资源社会共享的根本途径。加快推进档案信息化建设，不仅依靠自身的努力，更需要强有力的外部保障。

2 档案信息化建设的重点

a.档案基础设施建设。基础设施建设是档案信息网络系统和档案数字化设备。它是档案信息传输、交换和资源共享的基础条件，只有建设先进的档案信息网络，才能充分发挥档案信息化的整体效益。

b.信息化资源建设。档案信息化资源建设是档案信息化建设的基础和核心，它的开发和利用是档案信息化建设取得成败的关键，也是衡量档案信息化水平的一个重要标志。档案信息化资源建设主要内容包括档案的数字化和电子文件的采集和接收。

c.应用系统建设。应用系统建设是指档案信息的收集、管理、利用、安全等，关系到档案信息化建设的速度与质量，集中体现了档案信息建设的效益和档案信息服务的效果。

d.标准规范建设。标准规范建设是对电子文件的形成、归档和电子档案信息资源的标识、描述、存储、查询、交换、网上传输和管理等方面，制定标准、规范，并指导实施的过程。档案信息化的标准、规范相当于信息高速公路上的“交通规则”，对于确保计算机管理的档案信息和网络运行的安全、畅通，具有十分重要意义。

e.基础业务法规建设。为规范电子文件管理，确保电子文件的真实、完整、可用和安全，保存工程建设管理的记录，促进档案信息化管理利用，建管局制定了相应电子文件管理办法，使电子文件遵循信息化条件及利用的制度，坚持对有保存价值的电子文件实行统一管理、全程管理、规范标准，以便于利用、安全保密。归档电子文件的保管符合纸质档案的要求实行备份制度。建管局文秘和各处室负责电子文件日常处理，档案室负责归档电子文件管理，信息处负责为电子文件管理提供信息化支持，保密负责人负责涉密电子文件的保密监督管理。

f.加强档案信息开发的法规建设。认真贯彻执行《中华人民共和国档案法》，全面开发档案信息资源，加强档案管理科学化，建立健全档案管理的标准体系，贯彻、修订各项标准，使档案工作逐步走向规范化、标准化。

贯彻实施《中华人民共和国档案法》，结合自己实际情况，建立科学的管理制度，使自己的行为合法规范，为做好档案管理工作服务。

3 档案管理的现代化

当前，随着科学技术的飞速发展，档案管理工作也面临着如何始终做到与时俱进的关键问题。作为现代社会的档案管理工作者，应以科学、创新的态度，增强时代责任感和服务意识，建立有效、快捷的档案信息服务网络体系，形成开放的服务平台，实现档案信息资源的自由共享，为国民经济提供强有力的信息保障。

a.必须建立高质量的档案信息网络系统。目前档案现代化管理工作基本上是松散型管理，档案管理应用的软件程序各不相同，标准化程度低，因此，应尽快建立起规范有序、集中统一的档案现代化管理体系，使档案现代化管理工作向健康、有序的方向发展。

在具体档案管理工作中，首先要更新立卷制度，在工作手段上进行改进，尽量简化一些繁琐、呆板的操作步骤，比如在组卷、装订的形式上，尽可能缩短立卷归档周期；在日常的抄写、装订工作中，要善于思考，多动脑筋，同时，利用现代技术来提高工作效率，比如可以用计算机检索，简单明了，既提高了质量和效益，又节约了时间，使用起来也很方便；采用条形码来代替档案号，可靠快捷，极大地提高了借阅归还档案的速度，提高了管理效率和管理水平。

b.档案工作人员是档案信息化建设的关键。档案人员应是既具备档案专业、计算机专业知识，又熟悉信息技术的复合型人才。

在加速档案管理现代化建设的过程中，每个人都面临着传统观念转变的冲击，应认清面临的挑战和机遇，加强工作责任感，树立现代化管理思想，努力用现代化管理手段去管理档案，适应时代发展的要求，特别是各级领导要破旧立新，树立档案管理现代化意识。要求档案管理人员要具有一定的政治素质、法律意识、较高的文化知识和扎实的档案学基础理沦知识；要求档案管理具备现代办公条件，将现代信息技术运用档案管理中，充分体现档案信息管理的科技含量。