陈海华

广西工学院管理系,广西柳州 545006

信息时代高校院系图书资料室的建设工作探讨

陈海华

广西工学院管理系,广西柳州 545006

加强信息时代高校院系图书资料室的建设工作已成为一项十分艰巨的任务。论文介绍信息时代高校院系图书资料室的工作内容和工作特点，分析了资料室存在的主要问题，提出加强信息时代高校院系图书资料室建设工作的措施。

高等院校；院系图书资料室；建设工作探讨

高校院系图书资料室的服务对象是本院系的老师和学生，如何更好地加强信息时代院系图书资料室的建设工作，已成为图书资料室一项十分艰巨的任务。

1 高校院系图书资料室的工作内容

当今各个高校虽然管理的规范化程度和硬件设施各有不同，院系资料室的业务也有所差异，但是工作内容大都包括如下几点：

1）采购、收集专业资料和文献资料。院系资料室都是根据本院系的学科专业特点来设置的,资料室会针对性地采购并收集与本院系专业相关的专业资料和文献资料，重点主要放在专业书刊文摘、学术报告以及与本院系教学科研相关的教材和各种工具书。

2）分类编目和排架。院系资料室采用的分类编目方法与本校图书馆的方法相同，由于院系资料室的资料不多，为了方便查阅和管理资料，一般只编制书名目录和分类目录。分类编目后的文献资料要建好卡片、贴好标签，以方便广大师生检索、核查和借阅。

资料管理员还必须对资料进行合理地排架，以方便读者能快速准确地查找到需要的资料。院系资料室通常将工具书与其它书籍分开排架、专业书籍与图书对应分类排架、期刊按过刊与现刊分类排架。

3）图书资料的登记和借阅。在院图书馆的信息库里查到某些书刊在院系资料室的师生，可以凭有效证件到相应的院系办理查阅和借阅手续，通过网络的支持，做到学校和院系信息资源共享，大大地提高工作效率。

4）图书资料的装订和收藏、剔旧。资料管理员应该定期将各种报纸、专业期刊、学术论文、科研报告等分门别类地装订成册，妥善保管，以便及时查询；定期将陈旧过时的图书资料进行整理，并送交校图书馆保存。

2 信息时代高校院系图书资料管理工作的特点

1）进入高速发展的信息时代，院系图书资料室逐步实现了传统资料室与数字化资料室并存的资料管理模式。院系图书资料管理工作的特点主要是加工、标引和整理文献资源，向广大师生提供借阅与咨询的服务。图书资料室的任务就是要围绕本院系的重点研究方向建立起比较完整的藏书体系，从中可以看到专业的发展历史、脉络和最新动态，这就是资料室藏书的特色。

2）信息时代高校院系图书资料的管理工作发生了极大的变化，院系图书资料的管理从过去传统的手工管理发展到现在的自动化和网络管理。在网络的环境下，院系图书资料室是一个能以多种方式提供远程服务为标志的数字化图书室，它是与学校的图书馆共同存在的，学校图书馆和系部直接领导和管理院系图书资料室，它们非常注重其职能、结构上的相互衔接和替代关系。

3）院系资料室丰富的文献资料是本院系专业和学科建设有效的文献保障。要建设好有特色和优势的学科和专业，除了有高水平的教学科研人员和先进的仪器设备外，还要有先进的学科文献信息资源保障系统。有的资料室能够根据院系的发展规划和学科建设目标来制订学科文献信息资源建设方案，形成本院系独特的图书资料管理体系，为本学科专业的科研人员提供一个获取学术信息和进行学术交流的良好平台。

3 目前院系图书资料室建设中存在的主要问题

1）文献资料极其缺乏。现在许多学校对图书资料的经费投入都非常少，因此，院系资料室用于采购资料的经费就十分有限，每年的经费除了订购一些普通的期刊和报纸后就所剩无几了。由于资金投入严重不足，致使资料室的文献资料严重缺乏，许多院系几年来都无法购买本学科新的重要期刊，图书资料则更少。

2）资料室的管理实行双重管理制。院系的图书资料员在行政上归院系直接领导，在业务上归学校图书馆领导。建立这种双重管理体制是为了充分发挥资料室的专业功能，使图书馆的领导者能与院系的资料员经常沟通交流，及时了解相关信息。但是，不少高校图书馆与系部都放弃了对资料室的领导，对资料室的工作不闻不问，院系忽视了资料室作为教学科研的服务机构和文献信息中心的重要性，图书馆则认为院系资料室的好坏与图书馆的工作业绩无关，“双重领导”变得名存实亡 。

3）管理者服务观念落后。随着网络的广泛普及，网络图书室和图书室网络化已形成了一种必然的趋势。现在查询资料除了到资料室检索借阅外，还可以通过上网来完成。图书馆网络资源的投入和建设是比较容易实现的，但院系资料室的工作方式和十几年前几乎没有变化，信息资源服务依然停留在收集纸质资料、登记、建卡、借阅上。这种服务方式在如今的信息时代早已经过时了，加上院系资料室的资料缺乏，院系资料室就更没有吸引力了。

4 如何加强信息时代图书资料室建设的工作

1）加强图书资料的积累工作。图书资料的积累工作是一项基础的工作，也是一项长期的基本建设工程。要做好积累工作，就要使图书资料的积累有针对性、超前性、协调性和多样性。

（1）针对性是指资料管理员必须依据本院系教学科研人员的实际需要，有目的、有计划、有步骤、分专业层次地积累资料。资料室藏书的重点应该放在专业图书、文摘、学术期刊及与本系学科相关的各种工具书上。

（2）信息时代各学科专业的发展速度是非常惊人的，院系资料室如果能够针对本系的教学科研需求，迅速的收集到反映本学科最新情况和最新水平的文献资料，这对教学科研工作都非常重要，特别是能为专业的拓宽和开设新专业打下良好的基础。

（3）院系资料室首先要明确自己的藏书任务，加强与学校图书馆的信息交流，从而优化室藏。因为系藏图书资料是本系教学科研的物质基础，专业性很强，所以系资料室应该着重收集本专业的资料。资料室在藏书时要做到资料共享、馆室互补，这样才能使有限的图书采购经费和室藏资料得到充分合理的利用。

（4）系资料室作为高校情报系统的基层部门，除了收集专业书刊，还要收藏各院校学术交流的专题研究报告、各专业学术交流会议论文、本系老师编写的讲义教材等等，这些资料既是本系教师辛勤劳动的成果， 同时也是资料室建设的重要内容。

2）改进图书资料的管理工作，建立健全资料室的各项规章制度，做到管理工作制度化、规范化、经常化。

（1）完善新书入室登记制度。新进的书籍刊物以及各种资料都要及时验收登记、分类编目和上架，坚持登记制度，做到藏书有数、账物相符。

（2）健全刊物借阅制度。有些资料室多年来没有完善的规章制度，即使有也没能很好地按章执行，致使图书流通率下降、资料室无法正常发挥其功能。因此，资料室对读者借书要履行借阅手续，做到及时登记、借书有据、按时归还。

（3）由于资料室规模小，所以我们应该定期地全面整理资料室，将期刊、报纸等资料分门别类地装订成册，妥善保管，以便及时查询，同时对陈旧过时的图书资料定期送交学校图书馆保存及处理。

（4）资料员应该随时掌握读者的借阅书籍情况，及时发现超期的读者，通过各种方式督促他们及时地归还所借书刊，加快书刊资料的流通，对损坏或丢失书刊的读者要进行经济赔偿或罚款。

3）要做好图书资料的利用工作。提高文献资料的利用率，讲求资料效益是提高院系图书资料室情报服务质量的重要一环，图书资料只有得到充分的利用，才能使它的价值得到充分的发挥。图书资料开架阅览是提高图书资料利用率的最佳方式，开架阅览可以让读者在书架上按照各自的需要自由地挑选图书，大大地方便了广大读者；同时还可以直接向教学科研人员推荐和宣传文献资料，使他们之间可以更多地加强信息的交流和沟通，从而提高图书资料的利用率和流通率。

4）提高图书资料管理者的专业素质和职业道德

（1）在高速发展的信息时代，院系图书资料管理员应该更新服务观念，树立新的服务意识，将信息技术更好地应用到院系的图书资料管理工作中去。必须在保留好纸质文献资料的同时，配置好电子光盘等介质载体来保存文献信息，以此满足广大师生的信息需求；通过网络技术获取各种信息和资源，并随时跟踪信息技术创新的动向，对信息载体的保存和配置根据不断变化的需求情况作出相应的调整和更新。

（2）资料管理者要树立终生学习的目标，现代图书资料管理从传统走向自动化，无论是内部管理还是对外服务都实现了自动化。不论是书目查询还是图书借阅，包括读者信息的查询都是通过计算机来操作的，所以每个资料管理者都必须熟练掌握计算机技术，提高计算机网络管理的能力，不断地学习和掌握现代信息处理技术，只有这样才能适应时代的要求，胜任图书资料的管理工作。

（3）资料管理者要增强法律意识，维护网络环境下文献资源的知识产权。一名合格的资料管理者，不仅要熟悉管理技术和管理业务，还要遵守图书资料管理行业的政策法规，应该熟练掌握图书馆法、出版法、书目工作法、标准化法规与知识产权法等。

（4）资料管理者要给读者当好向导、好参谋。传统的咨询工作在信息时代已经远远不能适应人们的现实需求，有的资料无法在纸质的藏书中找到，必须要到电子资源库去查找。此时，作为管理者必须告诉读者应该到哪个电子资源库去找、如何查找等等，如果自己的资料室没有购买此类电子资源，还应该告诉读者可以在什么网站能够查到相应的资料，或者建议他们到电子资源丰富的其它单位去查找，尽自己的最大能力给读者当好向导、好参谋。

总之，高校和院系都要高度关心和重视系图书资料室的工作建设。要充分利用现代化的计算机网络技术建立起校园图书资料信息网络管理系统，使高校图书馆和院系资料室相互合作、合理分工、各具特色、共享文献情报资源，更好地为高校师生服务，为教学科研服务，为学校的建设发展服务。

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1674-6708（2010）21-0022-02

陈海华，助理馆员