郝秋香

（唐山师范学院 河北 唐山 063000）

高校系资料室是专门为本系教学和科研服务的文献信息资源机构，它收集保管的文献信息资源与本系、本专业紧密结合，具有很强的学科内涵和专业特性，担负着为本系教学和科研服务的重要任务。高校系资料室图书的利用情况是系资料室工作的直接成果和表现形式。但是据调查显示，目前高校系资料室图书的利用率普遍较低，系资料室并没有发挥其应有的作用。随着计算机和网络技术的飞速发展，高校系资料室要及时调整方向，准确把握目前高校系资料室图书在利用方面的存在问题，找出其产生的原因并采取各种有效措施，提高系资料室图书的利用率，发挥其价值，以适应新形势下对高校系资料室提出的新的要求，这是当前高校系资料室工作所面临和必须解决的重要课题。

一、高校系资料室图书利用率低的原因

1.管理制度不合理

目前在大多数院校系资料室还是高校图书馆的二级馆，资料室再业务上归图书馆主管，人事是又归属系里，这种情况就造成了资料室“无人管理”的局面。资料员处在自由散漫的状态，没有有力的约束机制加以约束，资料员缺乏服务意识。资料员的工作仅限于资料的收藏、分类整理、借借还还等简单的服务工作，或者是只能查单一的工具书，没有其他服务内容。有的系资料室甚至将验收后的书刊资料不加整理存放于资料室，这样也不利于文献的开发利用。

随着教育体制改革的深入，高校图书馆已经走上了正规化、现代化的道路，但一直以来高校对系资料室的管理仍然不到位，缺少明确的规章制度加以指导和约束，有的是“无章可循”，有的是因为碍于情面“有章不循”。有些系资料室的新图书买回来后，被个别老师借走后长期占有，一直到他调离或退休才办理还书手续，这样这些书就成了他自己的书了，再加上经费有限，高校系资料室的图书数量本来就有限，复本量很少，很多书都是孤本，其他人根本看不到，自然这些书就无法流通了。就拿我们系的资料室来说，每位教师可以借15本图书，但却没有限定归还期限，这就可想而知，资料室所剩的期刊基本上都是使用价值不太大的了。这样一来，资料室就变成了大家闲暇时间看看报纸、杂志的地方了，而失去了它真正价值。

2.高校系资料室的管理方式落后

目前很多高校系资料室对图书的管理仍然停留在传统的手工管理阶段，图书的管理得不到足够的重视，认为系资料室图书管理就是“看门守摊、借借还还”的简单劳动，随便找个人能借阅就行，只重视收藏，不重视利用。现代化的管理手段没有运用到高校系资料室中来，高校系资料室不能为读者提供完善的深层次的服务，也不能为读者快速、准确地提供他们所需要的资料，不能满足本系师生学习、教学和科研的需要。这样就造成了广大师生不愿意来资料室查阅图书资料。

随着计算机技术与信息技术的发展，文献载体已经发生了很大的变化，大量的电子出版物及网上信息资源的出现，致使高校系资料室的文献收藏结构也发生了变化，从原来重视纸版文献建设转向与电子型文献建设并重，从单一印刷型载体的室藏结构体系，向多层次、多类型、多载体并存的结构体系方向发展，这是新时期高校系资料室文献资源建设的一大特点，也是馆藏信息数字化建设的重点。由于海量的网络资源及资料室本身的电子出版物越来越多，致使文献信息的采集、整序、检索、管理和开发利用日益高技术化。教学科研人员和学生，只要借助网络，就能进行资源共享。但原有的高校系级资料室并不具备数字化功能，对电子出版物的阅读形成障碍，因此资料室面临着一个向数字化转变的重大挑战。如果能够完成好这个转变，将会使文献信息资源检索速度大幅提高，不但给广大读者带来更多的方便，也将使高校系级资料室的工作迈向新的台阶。

3.高校系资料室的资料员素质偏低

目前很多高校系级资料员专业素质较低，业务能力较差。在高校系级资料室管理人员中有相当部分的人没有受过图书情报专业教育，有的是其他工作干不了而改行当了资料员，有的是为了解决家属问题，有的是由年老体衰等待退休的人员担任。再加上大多数高校资料员的福利待遇低于教师，晋级评定职称又受到很多限制，处于“低人一等”的地位，工作成绩得不到重视等现实因素，管理制度松散，资料室工作被认为是无足轻重，可有可无的工作。对期刊的管理工作缺乏足够的重视，把期刊管理看成简单的“看摊”工作，管理水平匮乏，缺乏主动服务的意识，有些资料室对期刊不及时的加以分类上架，有的资料室管理员对借阅的的种类、册数、损坏赔偿等没有按规定执行，有些不能外借的期刊也随便被借走，而且还迟迟不还，等到他用完了这些期刊早已失去时效性。这些严重影响了高校系资料室的图书利用。另外，高校系资料室的资料员大多学科知识缺乏，知识面狭窄，缺乏信息意识和情报服务技能，只能进行借借还还等机械性的低水平服务，很难胜任参考咨询等深入揭示图书内容特征的高层次服务，在岗位时只能保持那种坐等式的被动服务，工作中往往是有求才应，缺乏主动服务意识，对读者的需求表现比较淡漠，即使有主动服务的热情，也会力不从心，这样既影响图书馆服务质量，更使期刊资源不能很好地被利用，许多有价值的期刊资源被闲置。[1]

二、如何提高系资料室图书的利用率

1.建立科学的管理制度

高校系资料室要想发挥其真正的作用，必须建立一套科学的管理制度，没有科学的管理措施和规章制度高校系资料室的工作是做不好的，高校系资料室的图书利用率也无从谈起。首先我们要规范借阅制度，长期以来，高校系资料室对读者的借阅期限一直没有严格的规定，资料员也总是睁一眼，闭一眼，全凭读者自己。这种借阅制度导致了系资料室图书的利用率较低，因此，我们必须严格借阅制度。其次，设立必要的奖惩制度来约束资料员的工作，高校应采取一定的激励机制，以鼓励系资料室资料员继续接受系统学习和技能培训，不断提高资料员整体素质和他们的社会地位。[2]

2.建立科学完善的检索系统

随着计算机技术和网络技术的发展及其在图书馆系统的广泛应用，高校系资料室必须改变传统的检索方式即书本式检索和卡片式检索，而要建立完善的计算机检索体系，将登录的所有图书刊目加工进行分类索引，对与本部门教学科研有关的重点课题作专题综述。另外对于那些使用频率高的、比较权威的重点文献要进行全文数字化，以满足师生的需求对期刊目录进行数字化处理。除此之外我们还要建立电子期刊导读库，高校系级资料室的期刊管理人员应收集本专业电子期刊网址，利用专业知识，并根据教学和科研的需要，对网上信息进行科学的筛选和整合，从而组成有效的网络信息资源，并通过各类搜索引擎和互联网信息整合系统，利用计算机多媒体技术，与相关网页建立超级链接，建立学科导航库，使读者通过资料室的网站就可以获得需要的资料信息，并不断利用先进的检索工具挖掘和开发网络信息，准确、有效的查询与获取有用信息，对网上的信息资源进行整合和二次开发。这样读者就可以快速定位检索期刊，浏览分布在不同数据库中的期刊。

高校系资料室还可以根据本系、本专业的教学科研的实际需要，就某一领域的学术论题编制各种专题摘要，为教学、科研人员提供专题文献信息服务。此外，资料员要多了解本系学科的发展趋势和研究动态，注意浏览国内外学术水平较高的专业会议简报，经常与一些学科带头人进行交流，及时了解他们在教学、科研、生产活动中的信息需求，及时掌握他们需求的反馈信息。从而对有关文献进行整理筛选，调整文献资源结构，为科研人员开展定题服务。最后，资料员要搞好成果查新工作，帮助教师按照已选准的方向查阅资料，提高效率避免重复研究走弯路，把研究精力调配到科研中后期，特别是创新思维的环节。这样才能适应图书数据管理发展的需要，更好地为高校的教学及科研服务。

3.提高高校系资料室的服务质量

随着计算机网络和信息技术的飞速发展和广泛应用，高校系资料室传统的单一的借借还还的被动的一次性服务，已经不能满足广大师生的科研需要了，我们必须提高高校系资料室的服务质量。在网络环境下，高校系资料室资料员不能把主要精力放在完成日常图书资料的分类、上架、借阅登记等传统的被动的服务方式上，而应向以计算机检索为主建立专题数据库，进行全文检索，制作出机编索引文件，用多种检索途径的自动检索系统，同图书馆的数据库进行联机检索。对资料进行收集、整理和深入的筛选分析，为师生提供满意的服务。[3]把单纯的提供资料原文的服务方式拓展到信息服务领域，及时、准确地为用户提供所需要的信息资源。首先，资料室要开展文献期刊的导读工作，宣传报道室藏文献，对新进资料进行快速宣传和推荐。帮助师生鉴别、选择文献中有价值的、新颖的知识信息。要将新进的书刊及时通知教学科研人员，使他们能尽快地获得最新信息，及时了解出现的新观点、新成果，以及新的发展方向，以便取得新的成果。如开展“新书展览”、“新刊展览”等。其次，要及时公布获得的最新教学、科研信息。在高校教学科研人员从事研究的课题大都是科研的前沿问题，他们希望用最快的速度，最短的时间获得国内外最新的科研信息。资料室对学术动态、科研成果，要及时报道，对新观念、新走向尽可能提供导航和咨询。高校系资料室的资料员要树立全心全意为读者服务、读者至上的观念，要不断提高自己专业水平和管理技能。

4.建立一支高素质的资料员队伍

建立一支高素质的资料员队伍，全面提高资料员的业务素质，是做好高校系资料室工作的根本保证。进入21世纪，高校系资料室在市场经济的潮流下，正从传统的纸质型向数字型转化，这就对高校系资料室资料员提出了更高的要求。资料员不仅要具有一定的管理水平和技能，而且还要能够熟练的使用计算机，精通网上编辑工作及资料的编纂分类工作。资料员除了要掌握图书情报学科的基本理论和基本技能外，还要不断学习本系学科专业知识，懂得一些基本的专业知识。另外，资料员在思想上还要具备“甘为人梯”的无私奉献精神，只有这样才能使自己的工作更上一层楼，使自己能真正成为与教师和学生对话的内行，切实体验读者角色，了解他们的需求，对读者的咨询充满耐心，增强服务工作的责任心和针对性，从而提高高校系资料室的服务质量，进而提高高校系资料室图书的利用率。

总之，高校系资料室只有与时俱进，跟上时代的步伐，适应时代的要求，建立科学的管理制度、完善的检索体系，不断提高服务质量，才能提高高校系资料室图书的利用率，更好的为高校的教学、科研服务。

[1]：孙爱芳.高校图书馆期刊利用率低的原因与对策[J].科技情报开发与经济，2008（31）：69-70.

[2]：梁维敏.提高高校图书馆电子期刊利用率的探讨[J].情报探索，2009（6）：74-75

[3]：王丹.浅谈网络环境下高校院图书馆的期刊管理工作[J].农业图书情报.2008.（11）.150-152.160