房产档案信息化管理探索

2010-04-07陈勇

湖南科技学院学报 2010年4期

陈勇

（湘潭市房产局房屋产权监督管理处，湖南湘潭 411100）

0 引言

传统的房产档案管理主要是以手工处理为主，这种方式存在工作效率低下、信息共享和查询困难、差错率比较高、需要庞大的库房等缺陷。房产档案管理的信息化已成为一种必然的趋势，特别是《全国档案信息化建设实施纲要》(以下简称《纲要》)的出台，为档案行业提升信息化水平提供了良好的契机。《纲要》中明确指出了全国档案信息化建设的目标和主要任务：本着统筹规划，统一标准，分级建设，安全保密的原则，加强档案信息化基础设施，加强电子文件归档和电子档案的规范化，推动馆藏档案的数字和数据库建设。房产档案管理作为档案管理的重要组成部分，理所应当走信息化的道路，房产档案现代化管理和信息化建设，是房产档案工作发展的必然趋势，也是房地产业健康发展的重要保障。

1.产档案信息化管理的概念及特点

房产档案是国家档案的重要组成部分，是政府职能部门依照《中华人民共和国档案法》及相关法律规定，代表国家管理房地产在所有权及相关权利进行交易、登记、确权等管理活动中形成的，反映权利人房屋自然状况及土地使用状况，应当归档保存的各种载体的文件材料。这些文件材料是房产行政管理法定职责的体现物，能合法地证明权利人与房屋土地之间权利关系，具有法律凭证价值。从而成为房地产产权界定的有利存证，为实施产权管理和产权保护提供了可靠的法律保障。房产档案也是房产行政管理部门在工作活动中自然形成并具有一定保持价值的历史记录。

房产档案信息化管理是利用计算机技术、扫描技术、数据库技术、多媒体技术、存储技术等高新技术，通过文字、图形、图像等形式，把各种房产档案资源转化为数字化电子档案信息，以电子信息形式存储，网络化的形式联结，利用计算机系统进行管理，形成一个有序的档案信息系统，及时有效进行管理、提供利用，实施资源共享[1]。

随着房产档案信息化管理的深入，计算机在房产档案管理领域的普及应用，使得信息能够随时随地获得，这大大提高了档案管理的效率，也使房产档案信息化管理优越于一般的档案管理，具有自己的特色：

1.1.案资料存储的数字化

房产档案信息化管理就是要使各种房产资源转化成数字化电子信息，这些信息能够直接被计算机的程序识别和读取。大量的资料在经过整合处理之后，形成相关的信息数据库，建立信息管理系统，对这些信息进行收集、分类、整理、存储，这样在需要信息的时候可以方便、及时的查阅到。

1.2.案信息传输的网络化

房产档案信息化的核心就是利用计算机网络进行信息传递和交流。通过借助互联网的平台，房产档案信息可以在世界各地进行异地传输，随时随地都可以查阅到你所需要的信息，有利于房产管理部门、房产开发商、需求者之间更好地交流，房产档案的价值也能得到充分发挥。

1.3.询应用智能化

由于房产档案信息存储都是数字化，这使得档案信息网上检索智能化，浏览快捷方便，这样节省了很多人力物力。

2.产档案信息化管理存在的问题

房产档案信息化管理所具备的内涵和特点对传统的档案系统和管理人员提出了新的要求，同时在房产档案信息化管理建设过程中，也面临着一些亟待解决的问题。

2.1.视程度不够

许多管理人员对房产档案管理的信息化工作重视不够，对档案管理信息化的内涵和房产档案信息化管理的重要性认识不足，是影响房产档案信息化管理面临的最大难题。许多档案资料未及时归档，更谈不上用现代信息技术手段进行管理。还有一些观念保守的领导和工作人员不接受也不懂网络办公的技术，依然用着老一套的管理理念和方法。

2.2.乏先进的房产档案管理理念

长期以来，某些房产档案管理部门的工作人员形成了一定的思维定势，这种定势具有较强的惯性，很难在短期内真正改变。观念的滞后，必然导致行动上的消极懈怠，这样导致信息化建设的许多工作完成不力，影响信息的完整性和可靠性。

2.3.案管理员专业素质不高

房产档案管理工作者的素质，是房产档案信息化建设的关键因素。但目前，房产档案管理员专业素质水平差异比较大，许多地方的房产档案管理人员整体素养偏低，尤其是对现代信息技术了解甚少，而且学习能力和学习积极性、主动性不高，缺乏开拓进取的精神，满足于现状，业务水平、组织管理能力等方面都比较欠缺。

2.4.术手段落后

目前许多房产档案管理部门无论是信息化基础设施建设、应用水平，还是对互联网的认识程度、参与程度等都远低于其它行业。多数房产部门的工作方式基本上是接收移交档案，编目立卷、存出入库、查阅调卷。办公电脑的应用主要还是在文字处理、财务管理等数据处理方面，管理介质大多数仍为纸质档案，光盘技术和机读方式等信息化手段虽已有运用，但十分有限，数据库的功能和水平与当今信息传输技术和房产档案应用的要求相差比较远[2]。

2.5.案检索效率不高

档案检索方式有手工检索和计算机检索。目前，传统的手工检索占有很大比重。各档案部门在手工检索的途径上做了大量的工作，编制了多种形式的检索工具。在编制检索工具中出现了求“多”不求“精”的现象，误认为编制的检索工具越多档案工作服务质量就会越高。

3.强房产档案信息化管理的对策

3.1.度重视房产档案管理的信息化建设

房产档案管理的信息化建设，是一项系统工程，顺利实现这项系统工程关键在于领导和各级管理人员的重视。房产档案管理信息化需要先进的技术和设备，需要建设综合化网络，需要投入大量的资金，没有足够的资金作保障，所有的工作都无从谈起[3]。因此，房产档案管理信息化工作，必须得到行业主管部门、档案管理部门的重视和支持。同时，房产档案的各级管理人员都应该高度重视信息化建设工作，把房产档案的信息化建设当作一项重要的工作来做好。

3.2.高房产档案管理人员的专业技能和素质

提高房产档案管理工作者的素质，是加速房产档案信息化建设步伐、推动档案事业发展的关键。房产档案管理人员应努力学习，拓宽视野，了解所涉及工作领域的现状及发展动态，提高自身素质，增强对信息的概念、作用和档案信息化的重要意义的认识，运用档案学科新理论、新技术来指导和改进档案工作。加强档案管理人员的业务培训，尤其是信息化素养的培训。帮助他们树立改革意识、科技意识、竞争意识、创新意识等一系列全新的观念。

在房产档案管理工作队伍建设中应当引入竞争激励机制，改变在档案管理部门长期存在的“铁饭碗”现象，积极推行全员聘任合同制，对现有人员实行公平竞争、择优上岗，真正做到优胜劣汰，能者上庸者下，从而使档案工作者清醒地认识到自己的工作成绩与其生存和发展息息相关，从而激发每个人的工作活力和开拓创新精神，最大限度地发挥个人潜力，使房产档案管理工作出现充满生机活力的新局面。

3.3.善房产档案管理的技术系统

房产档案管理的技术系统主要包括信息归集系统、信息检索系统、档案咨询系统、数据分析系统和信息安全系统等[4]。

信息归集系统是全面、准确地收集房屋产权的静态与动态信息，形成房产档案数据库的工作系统。完善信息归集系统主要要做到两点，一是要保证信息资料的准确性和全面性，二是要及时更新数据库存的信息，保证房产档案信息与房屋产权变动情况同步。

信息检索系统是房产档案输出和利用的系统，建立房产数字档案的目的主要就是检索方便，利用和管理方便。要充分利用计算机技术的优势，建立一个多功能、多角度、方便、快捷的检索系统，在数据库存可以将房屋地址、产权人姓名、房屋面积、交易时间、产权状况等与房屋产权管理相关的每一个要素作为检索条件，并建立多级检索系统，从而提供方便、快捷的检索服务。

数据分析系统是发挥房产档案管理的政策咨询功能的一个系统。因为房产档案信息不仅要满足房屋产权交易和咨询的需要，而且也应该为政府职能部门进行宏观调控提供科学的决策依据，所以必须建立完整的房产档案数据分析系统，以便对房产档案信息进行多角度、多方面的分析、整理和利用，从而为政府适当运用宏观调控手段，调整房地产市场的结构、保证房地产市场的平衡，保证房地产市场健康发展提供准确、科学的决策信息。

信息安全系统是保证房屋产权信息完整保存，不被损坏或丢失，不被非法篡改和利用的保障系统。数字档案的安全保存存在许多技术上的问题。房产档案管理部门应充分研究房产数字档案保存可能存在的诸多危险因素，做到防微杜渐，并做好充分的技术保障。

3.4.善房产数字档案管理的法律与制度

近年来，随着经济建设的发展和广大人民群众法制观念的不断增强，涉及到房产方面的民事案件和刑事案件不断增多。现有的档案法律法规和有关制度，一方面存在对新兴的数字档案管理的适应性问题，同时档案管理事业的发展日新月异，不断地提出法律和制度方面的要求，因而关于房产档案管理工作的法律和制度建设问题摆在我们面前。房产数字档案资料是由产权人提供的历史记录和依据，既具有私人权益属性，又属于社会财富。所以在查阅、利用方面时常出现一些矛盾和冲突，为此，在查阅、利用房产数字档案问题上，应尽快建立健全相关法律依据和规章制度，在完善管理措施的基础上，把档案用活，最大限度地发挥房产档案的社会效益和经济效益。