支雅楠

随着我国高新技术的发展,文件档案的计算机管理提上了议事日程。文件档案的计算机管理克服了以往工作环节、工作程序的重复雷同,将文件和档案作为统一的系统工程加强文件管理的超前控制,保证了档案的质量,从而充分发挥了档案的作用。现行文件和档案管理计算机技术的历程,不仅记录着企业现行文件和档案规范化、系统化管理的轨迹,而且反映着企业经营管理和产品开发信息化的进程。根据计算机技术在企业现行文件和档案管理中应用的环节、功能及运作的不同,可以把其划分为以下三大阶段:

一、现行文件和档案管理分别应用计算机技术阶段

现行文件应用计算机技术源于企业管理信息系统。现行文件应用计算机技术是企业加强各项管理所需要的,是企业管理运用计算机技术的直接体现和必然结果。档案管理应用计算机技术主要是用于档案整编、检索、统计及借阅等业务职能。主要包括:其一,用计算机编制档案检索工具。以著录项目组成档案机读目录数据库,然后按不同的要求,利用库内数据自动编制案卷目录、专题目录、分类目录等;其二,用计算机进行档案检索。按照档案著录项目中所标识的特征和形式特征,检索出符合不同利用者要求的档案目录及其原件;其三,用计算机对档案管理中形成的各种数据或情况,包括入库与出库数量、库存空间占有率,档案调阅、归还等进行登记与统计。

总之,在计算机技术应用于企业管理之初,现行文件和档案是各自分别运用计算机技术解决原由手工操作的各项文件管理工作。

二、现行文件和档案管理综合应用计算机技术阶段

为了实现现行文件和档案管理不同阶段信息资源的共享和交换,减少数据的重复输入,规范各系统的数据接口,就需要加强现行文件和档案管理综合应用计算机技术。不管企业应用的现行文件和档案计算机管理系统软件的结构与功能有怎样的差异,但它们基本上都是遵循现行文件和档案手工管理的程序。计算机技术的应用仅是使原有手工管理更加规范化、系统化及效率化,并未对现行文件和档案管理产生根本影响。

三、文档一体化阶段

所谓文档一体化就是将目前档案工作现实中各部门相对分散独立的文件管理和档案管理统一成一个有机整体进行管理。文档一体化的理论依据是文件生命周期理论。文件生命周期理论告诉我们文件从其产生形成到最终销毁或作为档案永久保存是一个完整的生命过程。这一过程可分为若干阶段,由于各阶段有其不同的价值、作用和特点,各阶段文件存在着与之相对应的保管地点和存放方式。文件的生命运动过程划分为制作阶段、现实使用阶段、暂时保存阶段和永久保存阶段四个阶段。

文件生命周期理论强调文件从始至终都是一个完整的、动态的、连续的生命运动过程。而我国档案工作通过归档口的设置将文件的制作阶段、现实使用阶段作为文件,将暂时保存阶段和永久保存阶段作为档案并采取非统一的标准和方法进行管理,使文件运动的不同阶段相对独立,因此造成文档分离的不正常现象。要解决这一实际工作的难题必须实现文档一体化将文件和档案即将原来分离的现实使用阶段、暂时保存阶段揉合起来,这种揉合是符合文件运动的特点的,这两个阶段的文件都处于现行和半现行阶段,都具有不稳定性、中间性和过渡性的特点,都主要是为产生文件的部门为发挥其原始价值服务的。从本质上四个阶段都是文件,只是其价值、特点、存放地址不同,因此文档一体化在现实中主要是对现实使用阶段、暂时保存阶段文件的一体化管理。文档分离带来大量弊端造成大量失控的具有重要价值的账外文件,由此档案部门馆藏质量降低进而导致不能很好地发挥参考服务作用,导致档案部门信息服务功能降低,也导致了档案部门地位的降低。文档一体化强调的是文件生命运动的现实使用阶段、暂时保存阶段文件管理和档案管理实现统一有序,强调文件在其生命运动各阶段应保持连续统一,将相对独立的、环节雷同的两种管理体系交融起来,关注档案工作的提前介入。档案工作者提前介入文件的生命周期从信息源头做起的思想受到一致欢迎,这种思想主要来源于为解决文档分离使电子时代档案工作从根本上动摇而提出的,也是解决现实文档分离的根本办法。

需要指出的是:上述三个阶段的划分,并不是依次替代关系。由于在任何一个企业,尤其是大型企业或企业集团,在现代信息技术的应用上很难一步到位,内部档案机构健全,规模较大,人员和管理条件、管理设施等配备齐全,档案管理制度化、规范化的大型企业档案工作稳定成熟,日趋完善的当务之急是在企业内推行文档一体化,以克服文档分离的现状。从法律法规、规章制度管理标准、行政管理体制、组织机构、工作环节原则程序和工作方式等方面加以改革?鸦同时研究使用成熟的文档一体化软件使档案工作及时介入文件形成之始,并且在网络化电子文件方面深入研究文件档案的连续性和一体化管理,以迎接非传统载体形式虚拟档案对文件管理的挑战。所以在企业中,三个阶段,或者其中的两个阶段往往是长期并存的。但可以肯定地说:随着以计算机技术为基础的现代科技的普及和发展,以及企业运用计算机技术解决生产、管理问题的迫切需要,将使得企业利用计算机技术辅助各类作业过程成为必然与可能。