农克平,李道逸,李素芬

摘要:目的:分析人事档案管理中存在的问题,探讨利用GPMS软件管理档案的优势。方法:结合近年来利用GPMS软件管理疾病机构人事档案,比较传统的档案管理方法与模式的应用弊端。结论:使用GPMS软件管理人事档案,体现了人事档案信息化管理工作的优势,对人事档案的利用和管理有着重大的现实意义。

关键词:GPMS软件;管理;人事档案

中图分类号:C931文献标志码:A 文章编号:1002—2589(2009)14—0135—02

人事档案信息电子化管理,它服务面广,容量大,便于社会各种机构和人员利用。[1]通用人事信息管理系统(GPMS世纪版)是按照国家人事部、国家技术监督局颁布的人事信息指标代码标准,由北京金益康集团公司和国家人事部联合开发的,该系统从我国人事管理的实际需要出发,充分考虑了我国人事管理流程的独有特色,并以先进的数据库和开发工具为手段,成为目前最适合政府机关、国有企事业单位实现人事管理信息化的软件系统。本文将传统疾控人事档案管理方法与应用CPMS软件管理进行比较。

1.传统方式在疾病机构人事档案应用弊端

疾病预防控制中心是在市卫生防疫站原有基础上由若干所单位撒并组建而成,随着几所单位的撒并,大量的档案资料需要重新整理、归档,但由于撒并前各单位人事档案管理存在差异、业务不尽相同,在人事档案利用和管理工作中存在以下几个问题:

1.1人事档案大多手工操作,工作效率低。各单位负责人由于受各种旧观念以及人力、物力、财力等因素的制约,传统的人事档案管理主要是提供纸质档案信息,工作手段主要是依靠手工操作来进行,一方面在建立档案检索工具时,耗时耗力地进行人工操作,另一方面在利用时,仍然要通过人工找寻和人工操作调阅档案原件,劳动量大,手续繁琐,效率不高而且档案的查全、查准率很低。

1.2分类不明确。根据中组部1990年修订的《干部档案工作条例》(以下简称《条例》),干部档案分为10类,但一些单位没有按《条例》中所规定的内容予以分类,致使档案整理和利用极为不便。

1.3人事档案经常翻阅,易于损坏。档案信息化可以妥善解决珍贵档案文献的保护和利用问题。[2]传统的人事档案的整理是按照以前的规定必须把各类材料按次序排列并立成卷。对档案的翻阅、更改,容易对原件造成机械性损伤,破坏了档案的原貌;不利于档案的保护,翻阅过多,会加速档案原件的脆化和褪变,不利于维护和变更。

2.应用GPMS在疾病机构人事档案中的管理优势

开发计算机在干部人事档案管理方面的应用,改进提供利用的手段。[3]该单位在2000年引进国家人事部信息中心和北京金益康新技术有限公司联合开发“通用人事信息管理系统”软件——GPMS软件。该系统涵盖了信息查询、统计分析、报表处理、工资管理等人事管理工作的方方面面,使人事资源的利用率与整体工作效率得到提高;其完善的安全机制和数据维护功能满足了人事部门对信息管理的安全保密性的特殊要求;可以直接上机查询,并且可以通过一定的程序进行相应的整理,(如学历认定、职称晋升、更改专业职称、新增学历、年度考核等等)。这样,涉及档案的升学、晋职、升资、调动、退休等一系列问题,都可以利用计算机管理,解决了原由手工操作的各项烦琐而又繁重的文件管理工作,办事效率得到极大的提高。将GPMS软件运用到人事档案管理上,可以实现下列功能:

2.1数据录入及编辑方式兼容性强。GPMS软件提供了列表、视图和模板等多种录入方式,以及代码录入、文本录入、批量录入等录入方法。指标审核和指标计算(例如利用出生日期计算出年龄)功能可以有效提高录入的工作效率。此外,还可以通过系统的多媒体数据功能录入员工照片、影像等多媒体信息。

2.2提高查询统计效率。方便统计利用者信息、档案利用率等各项数据。人事管理者对已建立的应用数据库,可按任意字段、任意组合条件进行查询,可随时调用常用查询条件,满足日常信息查询工作的需要。对于浏览查询的结果,可以选择查看全部信息或者部分信息,也可查看当前最新信息或全部历史记录,以及个人数据信息或照片、奖状影印件等多媒体信息。例如领导需要年龄在45岁以下、学历本科的中级职称的人员名单,通过该模块功能,键入统计条件,即可获得相应的信息,整个过程只需要短短的一、二分钟,统计工作变得轻松。比起从前的翻档案查找,在速度和准确率上都有很大的提高。同时,采用密码和身份确认也可以有效地解决保密的问题,防止丢失泄密,有效地发挥人事档案的作用,为领导和各部门提供快捷的服务,实现档案资源的合理开发利用,是搞好人事档案工作的最终目的。

2.3生成花名册和个性化登记表快速、简便。人事管理者常用的花名册,GPMS软件也可以快速的生成。无论需要什么样的花名册或干部任免审批表、工资变动审批表、员工基本情况登记表等各种格式的登记表格,软件都可以满足。只需勾画出所需的表格样式,然后指定每个单元格希望显示的指标项,软件就会自动调用相应的数据填写表格。所产生的表格可以转换成Excel电子表格,也可借助批量打印、套表打印、全表打印等功能,制作出整洁的表册。

2.4构造符合自身需要的人事数据库。GPMS软件根据国家标准提供了60多个人事管理指标集,包含近700个指标项。这些内容囊括了人事劳资业务处理的所有常用信息,如人员基本信息、学历及学位、行政党派职务、工资、岗位变化、合同信息、保险福利、专业技术工作等等。构造一个适用于单位的数据库,只需要从中选出需要的指标项即可。如果这些指标仍然不能满足本单位特殊的需要,还可以自定义指标,从而满足不同层次、不同性质、不同业务工作的需求,可操作性极强。

2.5便于自动调整和统计。GPMS软件预置了国家机关事业单位工资标准体系,可以帮助你自动完成工资晋级、晋职、定级、晋档等调整。同时还可以将这些数据发送至财务软件。你也完全可以使用自定义的工资调整标准和计算公式来处理本单位人员工资。可以根据单位的工资变动要求自动进行工资晋档、晋级处理,也可以自动处理针对各种政策的工资改革。根据本单位工资代发银行的要求,可生成建行、工行等代发文件格式,实现工资发放电子化。

2.6自动化的统计报表。信息数字化使档案能及时归档并尽快提供利用。快速生成年未报表,在GPMS软件中,只要录入详细的人事信息,一切复杂的计算和统计工作皆由计算机自动完成,并按照你预先设计的报表格式生成报表。各类统计表均可存储、编辑统计和打印,并可按统计结果进行数据反查,直接快速浏览相关人员的信息。GPMS软件内包含了国家人事部要求的机关、企事业单位干部各种统计年报和工资统计年报样表,可自动完成各类报表的统计和汇总工作。确保圆满完成当年的人事年报统计工作。

2.7保障信息安全。提供“精确到每一项操作”的权限设置。系统管理员可根据实际需要,进行数据访问、功能操作、单位部门权限的设置,保证系统操作的安全保密性。系统提供数据备份、恢复功能,如出现异常情况时,系统管理员可通过条件定义和手工方式进行数据库恢复,避免重大损失,即使发生灾难性的事故,仍然可以使用数据库异常恢复功能进行数据库恢复,将损失降低到最小程度。

总之,实行人事档案数字化管理,充分利用现代化信息技术带来的便捷,更好地发挥人事档案信息资源的共享性和价值性。[4]使用GPMS软件管理疾控机构人事档案,规避了多数传统管理模式的弊病,实现了数据资料的安全、便捷、快速、查询、利用,充分体现了人事档案信息化管理工作的优势,对不断促进人事档案的利用和管理有着重大的现实意义。

参考文献:

[1]陈爱钦,浅谈人事档案信息电子化[J].福建电脑,2006,(12).

[2]丁梅,试论高校档案信息化建设[J].兰台世界,2007,(2).

[3]王丽芹,关于干部人事档案工作的几点思考[J].中华女子学院山东分院学报,2006,(4):90-92.

[4]李仲月,高校人事档案信息化建设初探[J].淮海工学院学报(社会科学版),2006,(12):99-100.

On the use of software management GPMS disease advantage of personnel files

Nong ke pingli dao yili su fen

(Nanning center of prevention and disease control,guangxi nanning 530011)

Abstract: ObjectiveTo analyze the personnel files management problems, to explore the use of software management file GPMS advantage. MethodsIn recent years the use of combination disease GPMS software management personnel file, the more traditional model of records management methods and the drawbacks of the application. ConclusionGPMS software management personnel files, personnel files reflect the information management work, to the personnel files of the use and management of great practical significance.

Key words: GPMS software management personnel files