张 楠

对于企业来说,在目前的形势下最关心的是用什么样的办法来抵御国际金融危机。在这个过程中,几乎没有任何一家企业能够独善其身,虚体经济和实体经济都受到了很大的影响,企业该怎么办?

对于企业来说,开源和节流也许是他们能做的。如何开源和节流?方法一般分成两种,一种是消极对策,如降低开销、裁员等,也就是节衣缩食准备过冬。另外一种是趁机调整业务模式,进行重新的整合,这种整合该怎么做?现在市场正在萎缩,企业既要保住现有的客户,又要争取来新的客户,这就是很多企业正在面对的问题。

富士施乐的文件外包服务可以在三个方面帮助企业开源节流,在降低成本的同时,让企业更专注于核心业务。首先是办公环境中的办公管理服务,其次是客户沟通服务和产品文件管理服务,最后是财务管理服务(共享中心)。

提高效率节省成本

富士施乐首先帮助客户建立一个办公室输出设备的评估体系,根据所有打印机、复印机、传真机、扫描仪等文件输出设备每个月的生产量、使用成本和每一台设备的利用率,做一个整体分析。然后根据分析报告来建议客户做出设备调整,例如部门之间的设备调配,在这个过程中富士施乐以MACD(移动、增加、优化和报废)的原则为客户进行整体设备调整,富士施乐会告诉客户哪些设备已经过了使用寿命需要淘汰,哪些设备没有被充分利用需要如何调配,为什么这样调配以及具体调配方法,将现有设备优化重组后还需要增添哪些设备等等,富士施乐还负责最终的项目实施。同时,富士施乐还通过一个技术平台帮助企业进行所有文件输出设备的日常管理。

也就是依靠这个技术平台,富士施乐提供主动式的服务,包括利用网络实时监测所有这些输出设备的使用状况,及时发现设备发生的任何问题与耗材的使用状况,并派工作人员解决或更换耗材,从而避免因设备宕机而影响使用,提高企业的工作效率。

值得一提的是,富士施乐办公管理服务不仅仅是针对富士施乐的设备,还包括所有非富士施乐品牌的所有设备。

客户沟通服务

富士施乐的客户沟通服务就是进入到客户的核心业务当中,一起去关注客户的业务关系。那么在富士施乐客户沟通服务中到底会涉及哪些内容呢?

例如一个企业在推广时会有产品宣传册、海报,在企业与其客户签约的过程中,会有客户的登记表、合同、手册等,在企业为他的客户提供服务的过程中,还会有通信、保修、维修记录等文件。

富士施乐的客户沟通服务要做的就是帮助客户对所有这些文件进行翻译、设计、排版、文件编辑,然后制作、递送、仓储以及客户在收到这些文件以后的信息跟踪,确保信息的到达率和回馈率。

信息反馈回来之后,富士施乐再把反馈的信息进行规范的整理、系统的分析,从而让客户利用这些数据分析来为下一步的行动做准备。

富士施乐的产品文件管理服务,就是富士施乐对产品的说明书、用户手册和相关文件进行翻译、排版、编辑、制作、仓储、配送等,包括从质量、工期、成本、资源等方面进行全面的控制和管理。更重要的是,客户从此只需要面对富士施乐一家公司,不必再面对设计公司、印刷公司、物流公司等众多供应商,无论是传统胶印的印刷厂还是个性化的数码短版印刷,富士施乐都可以进行统一的管理。

财务管理服务

富士施乐的财务管理服务用于进一步精简、优化客户的财务流程。目前,很多企业的财务人员花费了大量的时间和精力处理日常财务发票的整理、匹配、保管、查询以及报销核对、付款等工作,只有很小一部分精力投入在制定新的财务管理流程或更多重要的财务管理上。

富士施乐可以建立一个共享服务中心,帮助客户把所有的财务管理集中起来。如此一来,客户原本的几十甚至更多的财务人员,现在只需要几个即可,人员和时间成本大幅降低。