“外贸英语函电”是高职院校商务英语、国际贸易相关专业的一门专业必修课,具有很强的实用性。从教学内容来看,这是一门英语写作与国际贸易实务相结合的课程。其教学目的是让学生掌握外贸业务流程涉及的各种函电的拟写要点和方法,具备熟练处理外贸函电业务的能力,为今后从事外经贸业务做准备。

我院商务英语、国际贸易等专业开设本课程,所使用的教材是东南大学出版社出版的《新编国际商务英语函电》。该教材是按照外贸业务的实际运作过程来安排每一章节的内容,并且所提供的specimen letter(例信)取材于实际发生的进出口贸易业务,真实性强。通过学习,学生可以接触到外贸业务中从建立商务关系、询盘、发盘、下单、合同履行到后期申诉索赔等各个环节的信函。但是,在本门课程的教学中,笔者发现有这样几个问题亟待解决:学生学完全书后,无法根据外贸业务具体情境的要求写出合理得体的信函;在写作过程中,对不同的业务情境可使用的常用句型无法灵活运用;而教师在教学过程中也存在一些困惑:如何才能在有限的学时内让学生掌握各种信函的写作方法?如何能通过教学让学生真正掌握各种常用句型,灵活运用到信函写作中来?如何才能使外贸英语函电课堂教学充满活力而不至于变成短文分析和词句讲解?

在本门课程教学过程中,笔者针对上述问题和困惑不断思考、探索和总结,认为教师应该从教学方法上进行改进,采用分解——架构两步走的教学方法,引导学生了解信函的写作方法和要点,进而灵活运用信函拟写中所涉及的常用词句,熟练掌握一笔外贸业务各个环节所发生信函的拟写方法。

分解——架构两步走的可行性

外贸英语函电课程属于专门用途英语(ESP)的范畴,从某种意义上来讲,可以被认为是外贸业务环境下的英语应用文写作。而英语应用文写作是有一定套路和规律可循的。先写什么,再写什么,使用哪些固定的表达结构达到相应的写作目的,可以对其进行总结和归纳。这就为外贸英语函电写作的分解创造了条件,也为分解之后的架构信函提供了依据,使分解——架构两步走的方法具有了可操作性。

分解信函

信函的分解是指将外贸业务函电按照内容上的先后顺序,将其分解成具体写作步骤,并且归纳出每一个步骤的写作意图,以最简单的语言对每一个写作步骤进行说明。

如建设业务关系的函电(letters for establishment of business relations)可按下例分解:

Business Relations Establishment

Dear Sirs,

Step One (第一步):to identify the Information Source(表明获知对方贸易信息的渠道)

We have learned from the Chamber of Commerce in New York that you are in the market of silk garments.

Step Two(第二步):to state the writing purpose —— Establish Business Relations(表达信函的目的,与对方建立贸易关系)

We are introducing ourselves as one of the leading exports of the same line of business (S1). And we would like to enter into business relations with you on the basis of quality, mutual benefit and the exchange of needed goods (S2).

Step Three(第三步):to introduce the goods(介绍己方产品,引起对方注意)

Our silk garments are made of super pure silk materials and in the traditional skills. They are good sellers and worth recommendation for their excellent quality.

Step Four(第四步):to express the business willingness(表达进行贸易的意愿)

We enclose a catalogue for your reference, and would be interested in receiving your inquiries.

Step Five(第五步):to end the letter to end the letter(结束信函)

We look forward to hearing from you soon.

Yours faithfully,

到此,信函的分解已经完成,整个建立贸易关系的信函被分成五个写作步骤,每个步骤都以最简单的语言进行说明。教师在引导学生进行信函分解时,应提醒学生注意,在实际业务情境下,这五个步骤的顺序是可以适当调整的。如在Step Two(第二步)中,表达建立贸易关系的话语只有Sentence 2,而Sentence 1实际上是对己方公司做介绍,可以与“Step Three(第三步)介绍己方产品”合并。同时,教师还应说明建立贸易关系的函电需按照这个五个步骤来写的原因,如读信人和写信人是第一次有函电往来,出于外贸业务信函写作礼貌性(courtesy)的原则,必须在信函的开头就表明获知对方贸易信息的渠道。外贸信函要求简洁明了,因此,第二步直接提出本函的写作目的——建立贸易关系等等。

架构信函

分解已有信函的目的是为了架构新的信函,通过分解,学生了解到建立贸易关系的信函拟写的五个步骤,掌握了写作该类信函的框架。接下来要做的就是结合具体的外贸业务情境架构一封新的信函。框架已经搭建完毕,学生要做的就是进行内容的填充。此时教师应指导学生收集归纳每一个写作步骤可以用的相似的表达方式和固定句式,并进行分类。在架构新的贸易关系信函中,每一个步骤可采用的表达方式和固定句式举例如下:

Step One (第一步):to identify the Information Source(表明获知对方贸易信息的渠道)

E.g.1 We have obtained your name and address from the Chamber of Commerce in New York and leant that youre in the market of silk garments.

E.g.2 Through the courtesy of the Commercial Counselors Office of your embassy in Beijing, we have known that you are…….

E.g.3 We have learned from your website that you are one of the largest retailers in the area.

E.g.4 Your name and address have been given us by Bank of China, New York Branch.

E.g.5 We owe name and address to the Bank of China, New York Branch.

Step Two(第二步):to state the writing purpose —— Establish Business Relations(表达信函的目的,与对方建立贸易关系)

E.g.1 We are writing in the hope of entering into business relations with you.

E.g.2 With a view to building up business relations with you, we are writing to you and hope to receive your catalogues and price——lists for reference.

E.g.3 We shall be pleased to establish business relations with you at an early date.

Step Three(第三步):to introduce the goods(介绍己方产品,引起对方注意)

产品介绍所使用的句式非常多,需根据具体的产品以及公司所属的行业进行合理选择,其关键在于吸引对方的注意,提高建立贸易关系的成功率。介绍产品一般突出其质量、价格以及市场需求量等方面:

be of high quality and low price物美价廉

excellent in quality and reasonable in price 质量上乘、价格合理

be in great demand (产品市场需求较大)

Step Four(第四步):to express the business willingness (表达进行贸易的意愿)

E.g.1 We enclose a catalogue for your reference, and would be interested in receiving your inquiries.

E.g.2 We shall be glad if you will kindly forward your price list

E.g.3 To give you a general idea of our products, we are sending you under separate cover a catalogue for your information.

E.g.4 Enclosed please find our latest price lists and illustrated catalogue.

Step Five(第五步):to end the letter(结束信函)

E.g.1 We are looking forward to hearing from you soon.

E.g.2 We anticipate your earliest reply.

E.g.3 Your earlier reply is highly appreciated.

E.g.4 We look forward to your favorable reply.

教师应指导学生尽可能多地收集和归纳每一个写作步骤的常用词句,并熟练掌握。只有达到一定的积累,才能在函电业务拟写中根据外贸业务的实际情况灵活运用。

注意要点

教师在引导学生进行信函分解和架构的过程中,应注意以下几点:

注意外贸业务信函中有特定含义的表达,并要求学生重点掌握专门用途英语一个鲜明的特点就是专业词汇和术语较多, 外贸英语函电亦不例外。这些专业术语体现了外贸英语这门专门英语 “专 ”的特色, 也增加了教师与学生在教与学两方面的难度。例如,“performance of contract”含义为“合同的履行”, in ones favor 应理解成以某人或某公司为受益人。如果不能准确地理解这些词组在外贸业务情境下的含义,可能造成对整封信函理解的偏差。

应从信函整体来分解信函在写作过程中,外贸英语函电常常出现某一自然段表达多个含义的现象,这需要教师指导学生合理分解信函,避免学生按照自然段随意分解写作步骤,影响信函整体的架构。

教师应指导学生尽可能多地收集和归纳每个写作步骤可使用的句式和词组这些句式和词组是学生根据具体的业务情境架构新信函的基础,学生应重点掌握这些句式和词组并在信函的拟写中灵活运用。

总结

分解和架构的对象都是外贸业务流程中所涉及的信函文本。但在具体信函上,分解的对象是教材中所呈现的specimen letters(例文),而架构的对象则是具体的外贸业务环节所需要的信函,如接到买方发来的询盘信时需拟写的回复或发盘信等。需要注意的是,分解例文信函的主要目的是为了架构新的信函,而不是对例文进行阅读理解,这也就避免了外贸英语函电课堂教学成为短文分析课在而失去课堂应有的互动、探索的氛围。

在分解信函到架构信函两步走的过程中实际有三个环节。分解信函是第一个环节,通过对specimen letter(例信)分解,学生掌握外贸业务函电的写作步骤。收集和归纳每个步骤常用的词组和句子句式是第二环节。只有收集归纳一定量的词组和句式,在架构信函时,学生才能够根据实际的业务情境拟写出符合要求的信函。最后,根据外贸业务情境架构新的信函是第三个环节。

在教学过程中,教师应根据外贸业务中所涉及的各种信函,引导学生分解信函,归纳写作步骤,为架构信函打好基础。同时应要求学生牢记不同主题的信函写作步骤,并训练学生根据具体的业务情境合理运用每个写作步骤,架构出简洁明了又得体的外贸英语信函。

参考文献:

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[4]程同春.国际商务英语函电[M].南京:东南大学出版社,2001.

[5]王红梅,黎小秀.外贸函电的特点及其翻译对策[J].井冈山学院学报(哲学社会科学),2005,26(1).

作者简介:

顾乾冰(1982—),男,江苏宜兴人,扬州环境资源职业技术学院助理讲师,研究方向为英语语言文学。

(本文责任编辑:尚传梅)