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浅析图书出版企业成本管理的优化

2024-05-10王丹萍

出版参考 2024年4期
关键词:成本管理优化策略

王丹萍

摘 要:近年来,随着电子读物的兴起和网络销售渠道的普及,人们的阅读习惯和购买习惯都发生了改变。同时,在经济全球化的背景下,大量的国外出版巨头活跃在我国图书各个分销领域,这些无疑都给传统的图书出版企业带来了很大冲击。受原有事业单位管理体制和机制的约束,图书出版企业存在成本管理理念落后、成本管理追踪和控制環节不及时、成本管理方法不够科学、成本管理系统不够完善、人员不够专业等问题。基于此,本文从成本管理的重要性和存在的问题入手,运用文献分析法、归纳总结法,探究图书出版企业成本管理的优化策略。

关键词:图书出版企业 成本管理 优化策略

当前,我国传统图书出版行业正在面临前所未有的挑战,图书出版企业在经营与发展的过程中也面临诸多障碍。与此同时,电子出版行业以及新型传媒业的发展使得传统图书出版行业的市场空间被不断挤压。在激烈的市场竞争下,图书出版企业要实现可持续化发展,就要重视内部控制与管理,尤其是要增强成本控制观念,树立起全面化与精细化的成本约束理念,践行科学发展观,建设节约型企业。[1]

一、图书出版企业成本概述

图书成本是企业在图书出版的过程当中,通过投入大量的材料、资金、人力、管理等形成图书产品,并为销售产品做出的一系列努力所耗费的总和。根据性质可以分为直接成本和间接成本。直接成本是指与图书生产和制作直接相关的费用,主要包括选题策划、市场调研、组稿、设计、排版、编辑加工、审校、印刷、装订、仓储、物流等费用。间接成本通常与图书出版的运营管理相关,包括制造费用、管理费用和销售费用等。图书生产成本具有结算滞后性的特点,即便是直接成本仍需在图书出版上市一段时间后才进行结算。[2]

二、图书出版企业成本管理的重要性

在“互联网+”时代背景下,传统媒体的市场份额正在不断缩减,阅读报纸变成了浏览手机消息推送,阅读书籍变成了阅览电子书和听有声读物。图书出版企业在实体书店和线上官方旗舰店一个月的宣传,甚至赶不上短视频和直播带货一天的流量。图书成本的侧重点从前端的出版印刷逐渐向后端的线上营销倾斜,图书的利润也被大大削薄。近年来,随着管理会计概念的普及和应用,成本管理在图书核算管理当中的重要性得到了进一步的凸显。

1.优化图书出版流程和资源结构

成本管理过程作为图书出版企业经营管理工作的中心环节,贯穿图书出版的整个流程,从选题策划到设计排版,从内容印刷到成本核算,从合同制订到图书销售,都与成本有着直接的关系。无论在这些流程的哪个环节运用科学有效的管理手段,都能有效控制和降低成本,避免资源浪费。从图书的选题阶段开始,就要进行成本预算,预测和规划不同阶段可能产生的成本,包括为了节约成本所采取的措施。通过各阶段成本占比对作者资源、编辑资源、印刷资源、储运资源、发行资源、管理资源等进行全面分析,优化整体资源结构,提高资源利用效率。

2.提高企业战略规划和经营决策水平

图书出版企业的成本管理在战略规划和决策支持中起着至关重要的作用。目前图书出版企业面临的最大问题就是为了快速提高市场占有率,不断增加市场图书的品种和印量,导致图书库存积压问题严重,不仅面临图书减值的风险,还要承担额外的库存成本。通过对不同出版项目的成本效益分析,可以在战略目标规划上设定优先级,将图书资源集中在最具战略价值的领域,如开发系统专业资源,按征订量印刷和发货,减少退货。此外,准确、及时的成本数据可以为出版社的决策提供有力支持。例如,在决定是否推出新书或拓展市场时,成本分析可以提供关键信息,帮助决策者评估潜在的风险和回报。

3.增加企业利润和核心竞争力

成本管理是图书出版企业财务管理的核心环节,选择科学有效的成本核算方法,重视事前和事中的成本控制,对于企业提升利润具有显著的影响。在当前库存商品的大量积压和人力、纸张、油墨等成本攀升的情况下,如果不重视成本管理,图书利润空间就可能被压缩,甚至出现毛利为负的现象。[3]通过详细的产品成本数据,一方面可以帮助企业更加精确地控制生产过程中的成本,增加图书的利润空间。另一方面还可以帮助企业科学地设定图书价格,提供更具竞争力的图书产品和服务,从而吸引更多的读者,提高品牌知名度和市场地位。

三、图书出版企业成本管理存在的问题

1.成本管理理念落后

许多图书出版企业的成本管理观念还相对传统陈旧,缺乏全员参与成本管理的思想意识,没有做到对成本管理的全过程监控。在开展成本管理初期,更多的是依靠责任编辑的个人理解和总编室的历史经验,没有明确的管理目标和成本预测分析。在后期又完全依赖财务人员的单品种图书成本核算数据分析,忽视了对成本的全过程监控。因图书生产流程较长,所有成本数据在年度核算时仅由财务部门汇总无法实现成本的高质量把控。有的企业由于缺乏源头控制成本的意识,有些图书在财务核算后,还要增加部分编辑成本和销售成本。

2.成本管理追踪和控制环节不及时

一些图书出版企业在成本控制过程中只制订了规划,但没有对其进行全面的监管和监控,导致图书的实际成本与原定计划不符。许多人认为成本管理是财务部门的事情,但实际上,成本管理应涵盖出版企业的各个环节,包括策划、编辑、印刷、发行等。如果仅从财务部门的角度来管理成本,可能会导致成本数据不准确,无法真实反映图书的实际成本,而且由于缺乏对图书成本的跟踪制度,无法及时发现和解决成本超支的问题。

3.成本管理方法不够科学

当前多数图书出版企业仍采用财务部门单独核算的模式,在进行单品种图书核算时仅限于图书生产过程中的各项成本,忽视了产出前的宣传策划和产出后的营销成本。因印制费用在生产成本中占比最大,大部分企业通过加大印量来降低单册图书的印制成本,这也导致图书印刷量过大,不仅偏离了市场需求,还造成了产品积压和资金周转困难。[4]

为了全面降低生产成本,有的企业在装帧设计、排版和纸张选用环节进行超低控价,导致图书整体品质下降,无法得到消费者的青睐。有的企业为了应对市场的激烈竞争,提高短期的销售量,一味地降低销售折扣,甚至将图书低于成本价销售,导致卖一本亏一本。

4.成本管理系统不够完善,人员不够专业

大部分企业都没有将成本管理工作与信息系统进行结合,而且由于企业内部缺乏专业的技术人才,對出版流程信息系统的开发程度不足,没有发挥出版、发行、财务一体的信息系统数据优势。许多企业都由会计负责成本工作,缺乏专业的成本管理人员,导致成本核算不准确,无法为决策提供有效的数据支持。此外,一些企业仍采用传统的单品种成本核算方法,无法适应现代出版业的发展需求。

四、图书出版企业成本管理的优化建议

1.树立全员参与成本管理的理念

成本管理的主体是对图书成本的形成和发生负有责任的所有参与者。首先,为了提高成本管理的有效性,从图书选题策划开始,就要将编辑部门、发行部门、总编室、印务部门以及财务部门的力量充分调动起来,让每个环节的人员充分意识到自己的主观能动性对降低成本的重要作用,在整个企业当中形成良好的成本管理和成本控制氛围,树立全员参与成本管理的观念意识。[5]其次,可以引入目标成本法,将图书的目标售价和目标利润作为基础,合理确定产品的目标成本。然后再将图书的设计、生产、宣传、营销等活动与成本管理进行有效结合,将可能发生的编辑成本和销售成本全部列入,结合目前市场需求和往年类似选题图书数据进行成本的预测分析。最后,还要对其中的重要流程进行追踪与监控,使成本管理真正地被贯彻落实到每一个环节当中去,达到全员全程参与的效果。

2.加强成本管理的追踪和控制环节

图书出版企业要高度重视事前和事中的成本控制,及时开展对成本的追踪和管理。将成本管理延伸到图书印制材料的采购、生产以及评估等环节,可以降低企业的经营风险,进而增强出版成本控制的有效性。尤其是要对出版合同、销售合同和采购合同进行监控,并在询价、报价、谈判、合同、付款、履约等环节进行跟踪管理。[6]财务部门要加强与编辑部门、印制部门和发行部门的沟通和交流,制订信息统计程序表和合同汇总表,对信息进行汇总与分析,并在此基础上形成一个完善的成本管理流程,贯穿于企业的整个运营过程,对企业成本进行动态化监管。对于重要图书业务的追踪和控制,要随时关注各项成本的变动情况,要求财务部门定期提供精确的财务会计信息,形成成本分析报告,避免成本超支问题的发生,为企业运营活动的正常开展提供依据。

3.采用精细化的成本管理方法

精细化要求图书出版企业以国家的相关法律制度作为依据,实现效率与效益的提高。同时,要运用现代化的管理模式,对管理对象进行精细与准确控制。这有利于优化成本管理的效果,将成本控制在一定的范围内,对管理流程进行优化,减少不必要的支出。在成本管理的整个环节当中,都要体现精细化管理的理念。

(1)采购环节实现精细化的成本管理。可以通过招标的形式坚持公开公正的原则选择供应商,在确保材料质量的情况下尽可能地降低采购价格。还可以通过定向采购的形式,基于质量、技术、服务以及价格这四个方面来选择竞争力最强的供应商,并与其建立起长期的战略合作关系,达到互利互惠的效果,使供应渠道更为稳定,同时实现材料成本的降低。同时,还要与供应商签订相关协议,实现适时采购的目标,以此来减少物料库存,降低采购成本。

(2)出版设计环节实现精细化的成本管理。对图书的成本因素进行合理把控,综合考虑技术与经济两个层面的因素,确保图书必要功能实现的基础上达到成本最低的效果。

(3)售后服务环节实现精细化的成本管理。为了确保读者价值的增值,图书出版企业要将发行成本最小化作为目标,采取有效的手段降低服务成本。一方面,要广泛搜集出版市场的信息,关注读者和客户的反馈;另一方面,要对忠实读者进行回访,做好满意度调查,增强图书开发的针对性和有效性。

4.引入图书出版行业ERP业务管理系统

在市场化与数字化深入发展的背景下,ERP业务管理系统的建设与应用已经成为一个重要的趋势,这也成为图书出版企业对成本进行管理与控制的重要手段。通过这种方式,可以为图书出版企业搭建一个统一化的基础平台,并借助灵活高效的软件帮助企业实现技术的创新和升级。

(1)实现对成本数据的资源共享。图书出版企业可以基于ERP业务管理系统实现业务与财务之间的集成,使财务、编辑以及发行等环节相互融合,消除系统之间的信息区隔,促进信息的沟通,增强数据的可比性和一致性,从而实现数据资源的共享。通过这种方式,可以使财务管理成为企业成本管理的核心,为成本控制提供技术支持和管理工具。

(2)实现对成本数据的实时监控。图书出版企业在传统财务核算的过程中存在及时性和准确性不足的问题。而ERP业务管理系统可以有效解决这一问题,它可以对图书生产过程当中所产生的全部费用进行实时监控。使对外采购、委托印制以及版税稿酬等及时进行结账,还可以对成本类型、成本项目、成本分摊等进行灵活定义,同时对相关会计科目进行核算,并对预估成本进行计算。在获得真实的费用支出之后,还可以启动“成本调整”的功能,将库存成本和财务数据调整为真实的成本。同时可以对资金的使用过程进行追溯,改善资金信息与物料信息滞后的情况。[7]

(3)实现图书成本的预测分析。图书出版企业还可以基于ERP业务管理系统对图书成本进行预测,实现全过程的成本控制。基于事先计划、事中控制以及事后考核,ERP业务管理系统可以依托跨地区、跨部门的形式对成本信息进行实时整合,构建起生产计划、采购计划、利润计划、预算计划等计划体系,并将计划功能与成本控制功能进行集成,实现统一化的管理,达到全过程成本管理的效果。[8]

5.加强成本管理人员的教育和培养

在图书出版企业发展的过程当中,专业技术人才是提高核心竞争力的关键。为了对成本管理进行优化,企业要加强对成本管理人员的培训和教育,使他们通过不断学习的方式来提高自身的能力和素质。

(1)定期开展培训和教育。对于图书出版企业来说,其在发展的过程中需要储备同时具备丰富的出版理论知识、图书发行知识和经济管理知识的复合型人才。目前企业成本管理人员基本是财务人员,所以企业要利用专业的培训机构对财务人员进行集中培训,除了使他们具备财务领域的专业技能之外,还需要向他们普及出版、发行和管理等领域的知识,以便他们在开展工作的过程中提高成本管理的有效性。

(2)构建完善企业内部人才培养体系。人才培养是一个长期的过程,首先,企业要界定关键岗位的人才培养标准,实施人才评估选拔工作,选拔出能胜任成本管理岗位的专业人员,而不仅仅是能做这些工作的人。其次,通过集中培训、定期轮岗、导师辅导、挑战性任务等培养方式,依据动态管理机制对人才定期追踪和考评,将考评结果与企业内部的绩效考核和职位晋升相衔接,在企业内部形成积极向上的人才培养氛围。

五、结语

综上所述,在图书出版企业当中开展成本管理工作可以减少图书在生产过程中出现的资源浪费,使现有的人力、物力和财力发挥最大的作用,同时减少不必要的消耗和开支,提高企业的经济效益。为了对成本管理的效果进行优化,企业要树立全员参与成本管理的理念,加强成本管理的追踪和控制环节,采用精细化的成本管理方法,引入图书出版行业ERP业务管理系统,并加强成本管理人员的教育和培养,以期通过成本分析为企业的经营决策提供支持。

(作者单位系中国社会出版社有限公司)

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