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IT项目管理中的影响因素与改善方法分析

2024-04-27时飞

互联网周刊 2024年7期
关键词:组织结构

摘要:在当今信息技术蓬勃发展的时代,IT项目管理已成为企业成功实施各类技术解决方案的关键。然而,随着项目规模的扩大和复杂性的增加,IT项目管理面临诸多挑战和困难。因此,理解IT项目管理中的影响因素对于提高项目成功概率至关重要。基于此,本文將系统地分析IT项目管理中的影响因素,并提出相应的改善方法,以期为从业人员提供有益的启示。

关键词:IT项目管理;技术因素;组织结构

引言

当前,企业数字化转型进程不断加快,IT架构和系统的调整升级成为转型的关键环节。而复杂的IT系统调整与重构涉及面广、风险高,这对企业的IT项目管理能力提出了更高要求。与此同时,由于许多企业对IT项目管理重视不够、方法经验不足,在具体实施中往往出现管理混乱、资源挤占等问题,导致IT项目无法如期、保质完成,这不仅影响了数字化转型的进度,还可能产生巨大的资金和信誉损失。因此,分析IT项目管理过程中的影响因素,寻求针对性的改进方法,是企业顺利实现数字化转型的重中之重。

1. IT项目管理的价值

第一,提高了IT项目的成功率。通过引入科学系统的项目管理理念与方法,不论是传统的瀑布式、敏捷模式,还是DevOps,加强对项目规划、需求管理、质量管理、风险管理等关键进程的控制,可以很大程度上确保IT项目的关键指标,如功能、进度、成本、质量等,都能达到既定目标。这极大降低了项目在实施中出现失控或偏离轨迹的概率,保证最终形成一个可用、可靠、性价比高的项目交付成果,满足用户的需求。因此,科学的IT项目管理降低了项目失败的风险,以使项目价值最大化。

第二,缩短项目周期,加快产品和服务交付速度。通过制定翔实可行的项目进度计划,并在执行过程中进行动态跟踪,可以使各项工程活动有序高效推进,减少等待、浪费的时间,充分利用工作量空白期。同时,严密的质量检查也可以及时发现和消除缺陷,减少返工和修改带来的额外耗时。两方面因素的综合作用,可以显著提升项目执行的整体效率,有助于大幅压缩整个项目从启动到交付的时间周期,这在竞争激烈的IT市场中具有决定性意义[1]。

第三,严格控制项目各阶段的成本投入,确保按预算执行。IT项目管理可以通过细致的成本计划、管控,尽可能避免成本超支,保证项目使用的资金总量在不突破既定的高限预算范围内顺利完成。与此同时,管理过程中还注意避免各类低效和重复的资源投入以及浪费现象出现,充分利用每一分钱的投入,确保投资最大化地转化为项目效益,获得最佳的投资回报,提升使用效益。

2. IT项目管理中的影响因素

2.1 技术因素

在IT项目管理领域,技术因素扮演着至关重要的角色,其对项目实施的影响程度不可低估。

一是系统和技术的复杂性。在现代企业中,内部销售、采购、生产、质量、仓库、财务、人事与差旅、报告与分析流程等系统,以及前端面向客户、供应商、物流等合作伙伴的系统,涉及高达数以百计的系统接口,形成了错综复杂的IT系统环境。在这样的环境下进行新项目的设计和实施,其难度和风险无疑是巨大的。同时,超出预期的复杂性往往会导致项目计划失控,甚至会导致整个项目失败。因此,对于项目管理者来说应引起重视。

二是新技术的引入和运用。为了实现创新,许多IT项目选择引入一些前沿的技术方案,从系统开发语言,到数据处理、虚拟化,到物联网(IoT)、人工智能(AI)。然而,这些新技术往往处于发展的初期阶段,可能存在一些不成熟的地方。在具体的推广和应用过程中,这些问题才会逐渐暴露出来,给项目带来不小的技术风险。此外,有时候选用的商业化技术产品并不完全适合企业的实际应用场景,无法达到预期效果,这也会影响项目的进度和结果[2]。

三是与其他系统的兼容性问题。在现有的IT系统环境中,通常包含大量的历史遗留系统和商业软件,对于一个期望端到端流程之间高度整合、运转顺畅的企业来说,这些系统之间的数据交换和业务集成是不可或缺的。

2.2 组织因素

在IT项目管理中,组织因素是影响项目成功的重要因素。一是组织结构与文化的影响。传统的功能化组织结构往往存在着各部门之间的割裂与隔阂问题,缺乏统一的领导和资源调配机制,这对于跨部门的IT项目实施来说是一大挑战。在这样的组织结构下,各部门往往各自为政,导致项目推进效率低下,甚至可能出现资源浪费和冲突。此外,组织文化也会对项目的开展产生深远影响。缺乏创新文化、不能与时俱进的企业往往难以激发员工的积极性和创造力,在项目过程中可能会出现沟通不畅、创意匮乏等问题,从而影响项目的顺利实施。二是项目团队的能力与成员间的协作影响。IT项目通常是知识密集型的,需要各领域资深顾问组成高效的团队来应对复杂的技术和业务挑战。如果项目团队中核心成员的综合能力不足,或者团队成员之间缺乏有效的协作与沟通,将会导致项目工作难以实现有机协同。此外,团队成员之间的协作不畅也可能会导致信息孤岛的产生,从而影响需求表达、问题解决和风险管理等关键环节。三是高层领导的决策方式和风格影响。

2.3 人为因素

在IT项目管理中,人为因素是影响项目成功的关键。一是项目团队成员自身的技能与工作态度对项目的成功至关重要。由于IT项目的高度复杂性,需要各领域的专业人士共同参与,包括技术专家、业务用户和管理人员等。如果核心岗位成员缺乏必要的专业技能和经验,就无法胜任项目中的需求分析、方案设计、开发实现和集成测试等任务,从而影响到项目的进展和成果。此外,如果项目团队成员的工作态度不积极,也会给项目带来负面影响,导致项目进度的延误和工作质量下降。二是各利益相关方的需求与期望影响[3]。IT项目的用户及高层管理者往往对项目成果有较高的期望和要求,他们会在需求获取和范围确定阶段就表达出自己的倾向。如果管理层对项目的业务价值判断失误,或者在确定需求范围和进度计划时没有充分考虑可能存在的技术风险,那么项目的目标和计划就缺乏合理性,从而影响项目的顺利推进。三是关键用户的参与度与反馈情况的影响。在理想状态下,用户应全程参与项目的各个阶段,包括需求提交、设计评审和测试验收等,以确保系统能够完全符合业务需要。然而,部分用户可能对项目的重要性认知不足,很少真正参与系统分析和设计,直到后期才发现存在的问题,导致大量的返工。

3. IT项目管理的改善方法

3.1 技术管理策略

针对IT项目管理所面临的技术复杂性风险,必须采取一系列针对性的措施来加强技术管理,以确保项目的顺利实施与成功交付。

第一,进行全面的评估和分类识别。在项目启动阶段,通过深入调研企业现有的IT系统状态,评估项目需要融入和适应的技术环境的复杂程度,包括但不限于接口复杂性、数据安全隐患以及业务依赖关系等方面。同时,也要充分评估新技术带来的风险点,以便及时采取相应的应对措施,这种分类识别的方法有助于提前确定项目过程中的高危技术活动,并将其纳入重点管控范畴。

第二,对于新技术的运用必须加强管控,防止技术风险累积爆发。在引入新技术时,必须进行严格的技术评审,充分评估其成熟度和可靠性。在项目实施的各个关键节点,都需要进行技术风险的复核,必要时可以成立专门的技术隐患攻关小组,以防止风险的进一步积累。同时,也应建立健全技术培训与知识转移机制,以应对核心技术人员流动可能带来的风险。

第三,完善系统集成测试管理也是确保项目交付质量的重要环节。在项目设计阶段,应增加集成测试案例设计评审环节,以确保测试的全面性和准确性。在系统开发后期,要求充分的集成测试周期,并建立完善的问题清单管理机制。测试结束后,需要进行风险技术回顾,总结运用新技术的经验教训,以防止类似问题的重复发生。

第四,建立完善的技术支持服务体系也是至关重要的[4]。企业需要统一建立IT技术支持中心,配置合适的技术资源,包括IT内部有关技术和第三方系统负责小组的参与、外部供应商的支持,以便能够及时响应项目在设计、开发、测试等各个阶段遇到的技术问题。这样可以最大限度地降低技术不确定因素对项目计划的影响,确保项目能够按时交付,并达到预期的质量要求。

3.2 组织结构优化

在IT项目管理的改善方法中,组织结构优化策略扮演着重要角色。

第一,构建项目的组织结构和权责机制是组织结构优化的关键。可以通过成立专门的项目管理办公室PMO来统一规划和管理企业的IT项目组合。在重大项目中,设置项目管理委员会,让项目经理和项目管理团队跨越部门,全面负责项目的规划、执行与控制。高层管理者需要赋予项目团队足够的执行权力,以便他们能够更灵活地调配资源,提高项目执行效率,这种项目化的组织结构可以有效地统一行动,提升项目管理的效率。

第二,完善项目的文化与激励机制也是优化组织结构的重要手段。通过员工培训、典型案例展示等方式,积极创设项目文化,提高员工对项目重要性的认识。同时,建立与之匹配的项目目标考核与奖惩激励机制,以调动员工在项目实施过程中的积极性和主动性,这样的激励机制有助于激发团队成员的工作热情,提高项目的执行效率。

第三,构建高素质的项目管理团队,加强组内协作,也是优化组织结构的关键步骤。通过聘请外部顾问和选拔企业内优秀业务和技术人员,形成具备丰富项目管理经验和协作能力的项目团队。同时,建立常态化的组内沟通机制,开展定期工作会议,促进团队凝聚力提升。只有团队成员之间良好的协作与沟通,才能够保证项目的顺利进行和成功交付。

第四,健全科学、高效的管理决策机制是优化组织结构的重要保障。除了设置项目管理机构外,还可以成立项目管理委员会,负责审定项目立项和监督项目推进。在这过程中,高层管理者需要充分发挥决策支持作用,及时调整项目策略和资源配置。同时,建立项目管理相关信息快速反馈机制,保持对项目实际进展和风险的敏感性,以便及时应对各种挑战和变化,这样可以有效防范管理失误,保障项目的顺利实施。

3.3 人力资源管理

在IT项目管理中,人力资源管理策略是确保项目顺利进行和取得成功的关键。

第一,团队培训和管理。建立清晰的项目组织结构和角色定义,明确每位成员的分工和职责,有利于提高团队成员之间的协作效率。同时,对业务人员和技术人员都要进行系统的专业培训,以提高其项目管理意识和能力,提升团队的协作效率和工作质量。

第二,实施全过程的用户需求管理。在项目启动阶段,应该积极主动地收集用户的需求,并明确需求的类别和优先级。通过变更需求管理制度,详细记录变更的原因和涉及范围,科学评估变更对项目的影响。此外,在项目实施过程中,要持续跟踪管理需求的变化,以确保项目能够按时按质完成。

第三,加强用户沟通和参与。除了在项目启动阶段进行深入的访谈和問卷调查外,还应该建立项目措施讨论机制,与用户共同制定详细的需求说明文档,以便用户进行确认和复核[5]。在项目的设计和开发阶段,还应该不定期地邀请用户参加方案评审,以确保项目方案符合用户的期望和需求。此外,还需要监测用户参与项目的时间投入,以确保用户满足协作的要求。

第四,建立严密的交付成果测试管理流程对于项目的成功至关重要。在项目实施的后期,应该提前预留充足的用户测试周期,并与用户共同制定详尽的测试方案,跟踪关键用例的执行进度。同时,建立问题清单管理机制,及时响应用户在测试中的反馈,促使问题得以快速解决,以确保项目的交付质量和用户的满意度。

结语

综上所述,随着时代的变迁和技术的进步,IT项目管理的挑战和难题也在不断演化和升级。因此,需要持续关注行业发展的动态,及时调整和完善管理策略。同时,还需要不断学习和积累经验,不断提高自身的素质和能力。只有不断地与时俱进,才能更好地应对挑战,推动项目管理的不断进步和发展。未来,在IT项目管理的征程中,我们将继续坚持科学管理、务实创新的理念,积极探索符合时代要求的管理模式和方法,努力打造高效、稳健、可持续发展的项目管理体系。

参考文献:

[1]文辉.企业项目管理模式现存问题及优化对策[J].中国市场,2023(26):93-96.

[2]陈海涛.试析新形势下中小企业项目管理[J].交通企业管理,2022,37(5):50-52.

[3]唐诗余.企业项目管理工作思路及其要点分析[J].企业改革与管理,2021(6): 13-14.

[4]周婧亭.企业项目管理能力分析思路构架实践[J].绿色环保建材,2019(12): 212,214.

[5]冯雨.关于IT项目管理中的影响因素与对策的探讨[J].IT经理世界, 2019,22(4):66-68,73.

作者简介:时飞,硕士研究生,研究方向:企业信息化、人工智能、财务与供应链流程改进。

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