郑忠伟 张晅 董业旻

一、办公室实施精益管理的必要性

精益源于日本丰田汽车公司，目标以最少的资源投入为代价，以提高公司利润为目标，这种运营和管理模式被定义为“精益生产”^[1]。经过后续学者的研究和实践，将精益思想贯穿在公司各项管理活动中如经营、管理、采购、生产、销售、运输、服务等领域，尤其在生产、成本控制、管理提升等领域取得良好的应用成果。习近平总书记对办公厅（室）工作提出了要高标准、高水平、高质量的做好“三服务”工作的要求。为实现办公室的高质量发展，精益的管理方法恰恰就是一种以提高工作质量、实施标准化工作方法，实施精益文化思想鼓励所有员工提出精益改善方案并实践，可以将精益管理思想实施到办公室工作中，可以从顶层管理践行精益思想，使办公室管理水平和业务能力紧跟新一轮的科技革命与产业变革浪潮 ，持续改进并应用现代化管理方式，用好数字技术赋能这一力量。

办公室日常负责的秘书工作、公文管理、后勤保障、外事管理、会议管理、督办管理、信息管理等事务与公司的经营治理活动息息相关，基于精益的十大原则制作工作流程、看到客户价值、消除浪费、持续改进、问责制、价值流标准化、可视化、根源质量、衡量价值流、领导参与，将具体工作和精益文化思想相结合让办公室员工思考不断改善工作流程、制定标准化作业、提升业务的价值流、改善业务速度，而且倡导以人为本的精益文化，不断精益办公室的行政工作，从而助力企业高质量发展。

二、精益数字化的办公室管理实施做法和效果

（一）精益的标准化工作流程

办公室为公司管理层服务最直接、联系各方面最广泛，保障公司工作最关键，居于承上启下、协调左右的核心部门，需要办公室人员具备综合素质突出、业务能力强、服务意识优等能力才能充分发挥岗位价值，精益管理里提出了创建工作标准的精益实践方法，也就是对办公室承担的工作制定标准化的工作流程，为此办公室做好制度集成、修订配套制度，构建形成“1+N+N”制度集成体系，即办公室归口管理业务制度（“1”），各部门按职能分工制定分管领域的制度或实施细则“N”项，各分子公司、成员单位制定各领域贯彻落实制度或实施细则“N”项，自上而下定制标准化工作制度。

但是对于部分无法通过制度的方式予以标准化的工作，如秘书、会议组织等更基于个人工作经验、个人能力水平的业务，可以采取制定标准化的工作手册方式记录工作方法、工作经验、工作流程，精益管理中的PDCA方法能够通过计划-执行-检查-处理的循环改进，将经验转化为文字，从实现办公室的人员能力标准化管理提升。首先在计划阶段明确为实现办公室工作标准化的目标、方法和进度。在实施阶段围绕办公室日常工作方法、工作机制进行梳理，编制标准化工作手册，并面向员工征集应用情况、向客服征集应用反馈。在检查阶段科学选择检查人员，建立检查指标体系，实施检查评价。在处理阶段明确整改内容，逐一对照落实，优化提升工作成果。基于PDCA流程形成一个渐进式的循环流程链条，上一级循环的有效执行是下一级循环实施的基础，有效实施保证了标准化管理提升的实现。形成了涉及公司会议管理、督办管理、公司领导工作联系以及公文/印章管理等七大类共19项标准化工作手册。

（二）精益的信息化工作流程

办公室作为大量行政业务的归口部门，在数字化转型的背景下，为企業工作更加智能化、自动化、数据化，在精益信息化背景下充分应用新一代信息技术，持续推进为各层级公司人员办理业务减负走深走实，让数据多跑路、员工少跑腿，办公室主要对公文管理、后勤管理、外事管理、会议管理等核心业务均实施了信息化平台。

公文管理是办公室工作的根本，是公司公务文书的重要载体，公文的精益管理从工具性、法定性、规范性、时效性几个维度进行溯源，将公文管理工作分解为公文的拟稿、审批、用印、签发、编码、收文、分送、办理、归档、销毁等多项公文梳理流程，公司全年收发和分批公文数量达近万份，上述流程原采用人工处理方式虽然保证了公文的规范性、但是会丧失时效性、质量也无法保障，通过精益原则分析公文流程存在重复性工作、质量不统一、纸质化时效慢等浪费问题，因此搭建公文管理信息化平台系统实现公文流程信息化，提高公文质量、流转效率、降低人员使用成本，在充分征求客户意见基础中，针对公文修改的情况，明确主办单位在处理公文时，根据工作需要可以进行二次批分，指定协办和阅知单位。或经协商一致后原主办单位可以转批给新的主办单位，并注明沟通情况，提高了办文的时效性。

上级单位通知原依托公文管理平台实施管理，导致价值流无法正确传递给相关人员，也存在价值流传递慢导致工作时间不足等问题，经与各级领导协商，将原有点对点推式沟通方式改进为拉式沟通，在公司信息化办公系统增设“集团通知”板块，发布包括集团公司商网中会议、培训、放假等各类通知工作通报、活动简报等文件，并且栏目内容以字体加粗加黑区分未读和已读状态，进一步提高各单位办文效率，更好的推进公文管理精细化管理工作。

办公室负责的后勤保障工作关系到公司全体员工，后勤保障工作主要由工作证办理、户口管理、餐卡管理、固定电话管理、停车管理等，公司全体员工作为该后勤管理的客户方，应为客户提供便捷的办理、清晰的流程、避免时间的浪费，办公室作为后勤管理的执行方，应避免重复的工作、规划办理的流程、提升办理的效率和质量，办公室制定精益工作流程，在现有信息化办公系统搭建后勤保障审批模块，实现了线上办理，真正实现了让员工少跑路。

办公室负责的外事管理需要做好因公出国、因公护照办理、涉外活动、国际会议等工作，其中因公出国涉及审批邀请信、日程安排、人员分工等申报材料，申报材料的质量需符合上级单位和相应领事馆的要求，是管理的重点和难点，目前采取的标准化的文档指导手册、定期的业务培训、专业化的外事专员指导、多层次的审批等管理手段，仅实现了材料质量的把控，但是材料的层层传递还是存在时效性不足的问题，导致大量因公出国无法在所需出发前完成，导致流团。针对时效性问题，依托信息化建设开发因公出国后端管理系统开发上线，利用信息化提升外事管理水平，优化管理流程，提高了审批效率。

（三）精益的督办看板管理

精益的看板管理能够将管理目标通过看板展示，使管理直观、透明，进而实现管理流程的精确控制、精益生产。公司重点任务和决策的落实过程，也就是办公室工作中的督查、督办工作若能够通过看板的方式开展实施，以全新搭建的线上信息化督办管理系统为拉动点，建立了公司领导牵头、督办部门综合协调、主办部门研究措施、分解落实，协办部门积极主动配合，督办任务逐级分解各负其责的统筹协调机制，搭建督办任务下达、跟踪、调整、办结四大功能板块，基于信息化数据实现对任务状态、督办监控、督办完成率、督办任务类型、督办级别的实施展示，并按照业务需求实施不同用户不同权限配置，明确督办任务范围、督办工作流程、督办完成情况评价和督办工作考核，成为抓落实的有效的管理工具。通过信息化督办管理系统，形成了实时的任务进展情况看板，督办系统的具备自动提醒、超期警告和信息导出等功能，协助了任务主办、协办部门的任务管理過程，提高了督办管理工作的规范化、科学化水平，降低了人因影响，形成的督办管理数据库，更为公司经营管理能力、工作经验积累、优化改进提供数据基础。

（四）精益的会议计划管理

办公室是公司的会议归口管理部门，需要组织重大会议如总经理办公会、党委会、专题会、总工例会等，重大会议是集体研究公司上级指示、改革发展、经营管理、重点工作，审议重大议题并决策的会议，在日常管理中存在议题紧急情况较多无法及时决策、议题准备不足导致无法充分讨论并决策、部分议题质量不达标等情况。采用精益管理中的计划管理办法，通过对会议实施长期规划、中期规划和短期计划管理，不断改进会议管理的薄弱环节，建立一套科学、规范、流程化、标准化的管理和运行模式，适当的时间做好适当的会议管理，消灭过程浪费，做到会议需求方、会议组织方和会议决策方均衡化。

在长期规划管理中，以年度为周期制定公司重大会议管理计划及管理制度，明确会议的各项要求，将会议管理分解为会议管理制度、参会人员组织、议题征集、议题审查、议题审批、发布会议通知、组织会议召开、会议记录、编制会议决议及发布、决议执行、决议督办等动作，并搭建线上会议管理系统，制定会议管理顶层原则。在中期计划管理中，以季度为周期总结前序议题，对议题进行归类整理，识别公司经营治理重心，如重大工程项目、重大科研项目、重大改革治理等，对季度公司经营治理重点任务进行会议提前跟踪、提前确认会议节点，保障相关决策与会议节点时间符合。在短期计划管理中，依托线上会议管理系统，实现会议议题申请前置管理，在议题发起人发起时刻，即开展前置沟通、提高会议准备质量，通过对会议的组织过程和组织步骤的精确管理，使会议的整个过程都能得到有效的控制。

（五）精益管理的精益文化

精益管理文化秉持消除浪费、精益求精的理念，推动企业实现价值创造最大化。办公室也应抓牢“提质增效”的主线，用精益文化凝心铸魂，办公室工作坚持践行“五个坚持”、牢记“三服务”事业要求，通过主题教育活动提升思想认识，组织各领域开展精益改善评比，营造精益文化氛围，激发全员参与主动改善积极性，不断提升精益管理能力。精益管理文化从探索引入、实践创新、精心培育、保障深耕四个维度出发，将精益文化赋能企业高质量发展，把降本增效的外在要求转变为职工的内在驱动力。

以信息管理为例，公司信息是围绕公司的中心工作，在经营管理、科研设计、项目总承包、安全生产、党建、企业文化建设、人才队伍建设等方便，可作为公司、上级单位了解情况、进行科学决策和知道工作依据的各类信息，信息报送办公室承担的归口管理重要工作，信息报送从本质上是基于人与人、点对点的信息不断交流、整合的过程，在这个过程中推进人员以精益文化为首则，自我驱动以“高质、高效、高标准”履职，以解决信息报送工作质量要求高、信息时效性急和信息传递慢的难点，通过对信息联络员的培训、定期的业务交流、畅通的联络渠道、高质量的个人要求、领导的高度重视，配套的激励政策，再由办公室信息负责人对信息进行汇总、筛选和处理，向上级单位推送优秀信息，采用率逐年提高。是精益文化在现有管理流程中的良好实践。

三、结语

在办公室工作中，以精益管理文化为核心，倡导精益管理理念，在办公室行政管理领域搭建了“人人乐于精益、事事成于精益”的精益氛围，在标准化管理、公文管理、督办管理、会议管理几个方面成功实施了精益措施，各项重要业务流程得到改善和提高，提高了工作的质量和效率，使得办公室工作获得相关方的认可，带动公司整体精益思维的转变。