摘 要：在数字时代，人们的思维方式、工作和生活方式都发生了巨大的变化。人才的自由流动使得学校档案的流动性越来越强，借阅率越来越高，数量也越来越丰富，档案管理的数字化建设势在必行。本文基于对高校档案工作的实地调研，结合实际工作管理经验，指出档案数字化工作的意义，论述当前学校档案数字化的现状与问题，并剖析原因，提出档案数字化建设的推进策略，以期能够为高校的综合发展提供建议。

关键词：高校；档案；数字化；电子化；档案意识；信息平台；业务对接

Abstract： In the digital age， people's way of thinking， working and living has undergone tremendous changes.The free flow of talents has made the school archives more and more mobile， the borrowing rate higher andhigher， and the number of the archives being used increasingly large， which makes the digital construction of thearchival management imperative. Based on the field investigation of university archives， combined with the actualmanagement experience， this paper points out the significance of archival digitization， discusses the current statusand problems of the archival digitization in the universities， analyzes the reasons and puts forward the promotionstrategy of the archival digitization construction， so as to provide suggestions for the comprehensive development ofthe universities.

Keywords： Universities; Digitalization; Electronization; Archive awareness; Information platform; Business docking

1 引言

党的二十大首次将“教育数字化”写入报告，这为新时代加快发展教育数字化指明了方向。高校档案作为教育事业中重要一环，不仅包括学校教学、科研、日常管理活动及教职工的所有个人信息，还记录并形成学生的个人档案，包含学习经历、个人品德、能力、家庭背景等重要个人信息，对个人将来继续教育、就业、出国等有重要意义。[1]

高校档案数字化建设具有重要意义。一是提升高校的综合管理水平。档案数字化建设既是实现自动化办公的有效途径，更是顺应高等教育蓬勃发展、以信息管理服务高校提高办学质量的重要举措。二是提高档案管理的工作效率和效果。学校档案的类目多样，数量不断增加。以南阳幼儿师范学校为例，校档案馆存放着自1984年建校以来的上千盒档案，每年也会根据办学情况和招生工作，新增、转入和移交大量的档案。建设数字化档案管理中心、推进档案信息化建设，使得档案管理的过程可以节省大量的人力和时间，又因为工作留有数字痕迹而保障了工作质量，提升了工作效率和效果。[2]三是充分利用档案信息。档案管理的数字化建设能大幅提升档案资源中所包含的信息价值，将对档案的管理转向对档案信息资源的利用。四是保护传统纸质档案。高校档案的数字化建设，可以使学校内部各职能部门进行统一档案信息录入、查询、借阅等，在此基础上建设学校档案信息数据库，以开放数据的形式向学校管理、学情监测、教研活动、学生就业提供帮助，既保护了纸质档案，又使档案可以方便快捷地实现有目录可检索、有内容可查阅。

2 高校档案数字化建设实践调查

很多高校虽然已经意识到档案数字化建设的重要性，并开始积极引入大数据等关键技术，构建起数字化档案管理工作中心，但由于起步较晚、经验不足，档案数字化建设水平仍不高。

2.1 调研样本基本情况。本文选择河南省内18所的高校，通过发放问卷调研，并对5所不同类型高校专职档案员进行访谈，初步了解高校档案数字化建设的进程，基本能够反映高校数字化建设的实际情况，调研结果有效。

2.2 调研结果及问题

2.2.1 档案数字化建设情况。在调研的18所高校中，有16所已经进行档案数字化，数字化率最高的达到90%以上，数字化程度最低的10%以下；有2所高校暂未开始数字化，计划开始相关工作。关于数字化建设的规章制度，仅有5所高校制定专门的制度，占调研总数的27.8%，其他已经数字化的学校制定有电子文件归档制度，没有系统制定数字化建设规章制度。由调查可知，高校间数字化程度差距较大，省会城市高校数字化率普遍较高，地市级大学数字化率不高。

2.2.2 档案管理经费及人员情况。档案管理工作专业性较强，档案数字化需要较大资金投入，因此档案人员的专业性和专项资金是档案数字化建设顺利进行的保障。调查结果显示，已经进行档案数字化的高校全部都设有专项经费，大部分高校金额每年为10万元以下，个别高校超过10万，且经费保障充足的高校，数字化程度较高。调查设计了一项针對高校档案人员的情况，结果显示，所有高校都有专职档案管理人员，根据学校的规模有4～10个人不等；少数档案并未全部集中在档案中心的高校，在每个部门还分散有兼职档案人员。有专业背景的档案人员占全部人员的25%左右，大部分高校档案专职人员仅有1～2个专业出身，有个别高校档案专职人员全都没有专业背景。高校档案人员的专业素质普遍不高，有的档案人员虽有专业背景，但是由于年龄较大，知识更新慢，无法满足档案数字化的要求。

2.2.3 师生对数字化建设的态度情况。档案管理是学校行政管理中的重要一环，但由于档案管理相对于其他管理工作更贴近后台工作性质，因此长期以来存在档案管理思想薄弱、对档案管理工作理解不足的问题。调查结果显示，大部分教师都认为档案数字化建设很重要，大部分教职工对档案管理的流程不熟悉、不了解，对档案不重视，如表1所示。一些教职工甚至为了工作方便，不配合档案管理工作，未经部门同意私自留档、改档、用档等。

与教职工相比，部分学生的档案意识则更加薄弱。很多学校的學生对档案的认知仅停留在对升学、就业有影响，甚至有些学校的学生对“档案”完全没有概念，根本不清楚档案的具体作用、移交流程和保存方式。例如，每学年的新生入学登记表都会出现许多信息失准的情况，如姓名、户籍填写出错等，后期录入电子档案时发现问题，就需要消耗人力进行复核。有些学生在毕业后也不关心档案去向，甚至将档案留在家中，出现档案丢失等严重后果。

2.2.4 档案基础设施配置情况。所调研高校都成立了专门的档案馆，有的成立早，有的刚成立，有的档案馆和图书馆在一起。由于可划拨给档案储存的建筑空间相当紧张，半数以上的高校缺少专门的数字化档案室。部分高校虽然成立档案中心，但并没有将全部档案归入档案馆，比如人事、财务等档案还由所在部门自主管理，这就导致档案管理的独立性和安全条件无法得到保障，更使数字化建设困难重重。虽然高校已经开始数字化建设，但校园内的数字化资源更向教学内容集中，档案管理的技术水平相对仍比较落后。一些学校购进的软件与设备并不是太匹配；一些学校的档案管理部门，为档案存储所安装的计算机档案管理系统自购入安装后长期未能得到更新，一些早期安装的管理软件甚至在最新的PC操作系统上出现相当严重的兼容性问题。33.3%的高校配有专门的服务器，而且仅有2所高校档案管理系统可以与日常办公系统对接，部分高校的互联计划还在制订之中。

3 档案数字化建设滞后的原因

3.1 管理层对档案工作重视程度不足。从学校整体档案业务的现状来看，有半数以上的学校未能对档案管理工作进行规划，其中大部分学校在档案管理方面缺乏充足的经费，甚至未设置专门的管理经费项目。档案数字化建设硬件方面包括档案信息的存储设备、管理设备、整体机房环境、纸质档案电子化所需的扫描识别设备等，还需建设专门的数字化档案室保障安全。各种存储、管理设备需要重金投入购置，学校管理层没有将这部分资金需求列入年度预算。

3.2 档案管理人员专业素质不高。大部分高校档案管理工作人员年龄偏大，不适应现代化档案管理的新要求，仍在应用传统纸质版资料进行档案记录工作。档案管理整体人员具有专业背景的较少，专业素质不高，又缺乏系统、详尽、专业的技术培训，存在档案材料漏收、错收的问题，整体材料的准确性、完整性不高，真实性较差。在后续档案收集整理、排序分类、管理服务等工作上更是无从下手、效率低下。

目前，档案数字化建设还存在工作节奏慢，录入电子信息后没有及时对信息进行归类整理与加工，信息得不到及时有效的处理等问题，导致后期工作中再整理工作量大、部分内容缺失、信息不完整的情况，影响整体工作质量。

3.3 档案电子化工作滞后。不同于大型文化机构、政府机关的档案室、档案馆等，学校的档案管理部门往往人手较少，因此更需要利用自动化管理工具，将档案电子化，以减少物理空间占用，优化档案业务流程。但在档案电子化方面，由于长期缺乏重视，缺少适用于学校档案管理的专业软硬件，电子化建设进度也始终滞后。[3]

具体来讲，一是电子化工作量大、进展慢。某些学校的档案管理仅放置若干的文件柜，将档案一锁了事，对于一些年代久远的档案，未能及时按照规定进行分类、鉴定和销毁，长期成捆、成摞堆放，导致后期相关人员想要将早期纸质档案电子化时困难重重。二是工作人员不重视、效率低。档案工作人员对电子化的重视程度不够，没有积极主动学习，又缺少将纸质档案转化为电子档案的经验，在档案的扫描、系统挂接和录入上工作效率较低，难以跟上新增档案的生成速度。三是数字化环境不优、工作滞后。数字化建设需要投入大量的资金购置软硬件，但由于各方对档案工作的不重视，导致档案工作的数字化基础设施落后。低下的工作效率与落后的软硬件设备之间互相掣肘，导致学校的档案电子化工作远远落后于校园教学的数字化进程。

4 高校档案数字化建设的推进策略

档案数字化工作稳步推进的基础是优质的技术环境，主要包括软件与硬件两个方面。只有做到软硬件环境的同步建设，才能保证档案中的信息在平台共享下的最优化利用。

4.1 优化硬件设备与基础设施。在硬件方面，档案信息的存储设备应当保证大容量、高质量和长期的使用寿命。时下比较常用的存储设备是硬盘、闪存等主流的高速读写存储设备，每个学校可以根据学校本身发展的需求选择不同的存储方式来保存、备份学校档案信息。光盘的保存寿命较长，且一次刻录难以修改，近年来单张蓝光光盘的容量也已达到400G甚至更高，适合用来对电子档案数据进行定期备份。如南阳科技职业学院已经陆续完成了对建校至今的各类重要档案的光盘备份工作，并有专人负责定期进行读取测试，检查光盘数据层是否出现老化等问题。也有部分学校使用硬盘、闪存，这些可以作为非密级可公开学校电子档案数据的存储介质，为后续的信息资源平台建设做好数据存储与读写工作。[4]当然，还有一些学校会采取云存储的方式，与第三方存储服务合作，将学校的档案数据上传或备份至云端管理系统，但这种方式需要考虑信息安全和云存储成本，目前在高校的档案管理中并不常见。除了存储设备要满足数据存储需求，管理数据所需的硬件设备也应及时更新换代，保证性能，对于扫描仪、文字识别设备等纸质档案电子化的重要设备，要定期检查、维护，校方也应拨发充足的经费，用于老旧设备的汰换和既有设备的硬件升级。

4.2 提升软件技术，建设信息资源共享平台。软件技术贯穿档案数字化建设的全过程，是档案信息化的核心内容。[5]这种全过程性体现在电子档案从录入归档到最终信息提取应用的各个方面。现有的技术要适配各类实体档案的扫描和录入。对于纸质档案，应做到高效率的智能区域文字扫描识读，保证图像转文字的正确率；对于教学活动、行政事务留存的音像、视频类档案，在软件管理系统中应当有专门的存储空间与标签标记，对其进行转换数字格式、高清化等加工，为其生成时间、类别、内容主题、相关人等检索关键词。这些电子化档案除了保存在硬盘、光盘等存储设备上，还连接学校的局域网，供学校门户网站采用，或在内网上开放给教职工，方便他们进行信息查询。

在档案充分电子化的基础上，建立基于档案信息库的学校信息资源共享平台。将档案中的非密级数据进行整合，以档案信息库的形式支撑校内的信息资源共享，结合学校学生、教职工的实际需求，构建以用户为导向的交互式档案查询系统。[6]比如，学校的学生往往比较看重就业形势和毕业后的职业规划，而校方的档案管理系统记录着每年学生的档案去向、实习实训、校企合作记录等，这些碎片化数据反映了学校学生的就业情况，完全可以开放给师生作参考。档案数据中也包含每年的招生情况、生源结构、学生的家庭状况、入学成绩等，对这些数据进行动态整理，有助于帮助校方改进招生宣传，制定招生策略。档案数据中还包括教师队伍的变动情况，通过数据整理和分析，可以得出近几年来的教师入职、离职情况，结合升学率等关键信息，建立起适应本校的人才体系模型，对可能出现的管理问题给出预测。

此外，还要结合电子档案做好档案的加密工作。目前，为档案管理系统和档案信息资源共享平台建设专用防火墙，对管理员分权、分级、设限，或采用多种方式的登录鉴权，都是维护档案数据信息安全的有效方式。[7]

4.3 建立档案数字化的制度和标准，确保档案电子信息准确无误。档案管理工作从档案信息的收集、归档到查阅、利用，再到档案信息工作的整体化建设及交流，是一个系统化管理的过程。这个过程涉及项目多、人员多、面广，如果缺乏统一的管理制度和标准，会为后期的数字化档案管理带来不必要的麻烦。因此，必须运用管理制度进行规范化和标准化，即明确档案信息化管理的具体工作内容、工作标准及负责人员，同时允许标准化体系随着实际需求作出变更，提升档案工作的规范性及安全性的同时提高管理效率，确保档案管理可持续发展。

档案的第一属性是真实性。要构建数字化的档案信息系统，就要保证扫描、录入的档案数据准确、真实，能够与纸质档案内容一一对应，电子数据内容出现问题时有据可查。这就要求学校档案管理人员在将纸质档案进行电子化转移的过程中，严格依照电子化标准，不仅要对各类教学档案进行扫描、文字提取，还要认真核对纸质档案与录入数据的差异，再三确认电子化档案与纸质档案的吻合程度，必要时要在系统中以电子档案附件的形式保存纸质档案的电子扫描件。对于一些包含大量数据的财务档案，要认真核对各项数字，防止录入错误。档案管理人员还应做好档案电子化优先级的判别。并非所有档案都需要第一时间进行电子化处理，一些明显有着较高信息应用价值的学校档案，应当赋予其尽快处理的优先级别。

4.4 转变档案管理思维，提升档案数字化管理能力。学校的档案管理，不仅需要掌握档案技术、设备维护和系统搭建的计算机人才，能够熟练运用最新档案管理系统、准确甄别档案价值、具有档案管理数字化经验的新型档案人才也必不可少。[8]作为学校的档案管理人员，要在努力做好自身本职工作的同时，以驾驭档案管理系统的操作为标准，以熟练档案信息数据的提取和信息共享为目标，不断提升个人的综合素质及信息技术水平，在平时的工作中多与教职工、学生进行沟通交流，普及档案的重要性，发掘师生职工对于档案的信息需求，将其反映在档案管理与档案信息利用的工作之中。同时，学校档案管理人员在数字化建设初期就要根据自己对学校档案的了解及其特点，给出合理化建议，并掌握部分计算机编程知识，以便于根据学校的发展和需求进行软件调整。

5 结语

随着教育事业的不断发展，档案管理正逐渐成为衡量学校行政管理水平的重要依据，教育部门在评估办学质量时也会越来越注重学校对档案材料的保管与利用。面对档案数字化中诸多亟待解决的问题，只有各方重视与支持档案数字化建设工作，不断优化数字化建设技术环境，将电子档案中所包含的办学信息与学校信息资源共享平台有机衔接，同时完善相关制度，提升档案管理人员的综合素质和能力，才能深度发挥学校档案所包含的信息价值，更好地服务于廣大教职工、学生及社会的信息需求。

参考文献：

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[2]楼蔚文，赵爱国.数据治理的系统性探索：以高校档案治理体系构建为例[J].档案管理，2023（02）：97-99.

[3]周丽莎.高校档案数字化建构过程中的质控要点与发展评价[J].黑龙江档案，2022（06）：11 8-120.

[4]刁玲武.档案信息资源共享模式优化探讨[J].黑龙江档案，2023（02）：98-100.

[5]丁海斌，赵锦涛.数据集成技术在档案管理系统中的应用研究[J].档案管理，2022（06）：94-99.

[6]杨鹏，金波.数智时代智慧档案建设的逻辑理路与运行线路[J].档案学通讯，2023（02）：48-56.

[7]万绚，李财富，方黑虎.基于STOF架构的Web3.0时代LAM合作创新服务模式及策略研究[J].档案管理，2020（02）：43-46+50.

[8]闫晓玉.档案文献遗产数字化保护与利用[J].办公室业务，2022（04）：173-175.

（作者单位：南阳科技职业学院 张志红，学士，馆员 来稿日期：2023-06-20）