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建设项目档案治理研究:背景、裂隙与弥合

2023-12-10高大伟李如洁李伟

档案管理 2023年5期
关键词:档案建设项目

高大伟 李如洁 李伟

摘 要:建设项目档案治理面临档案数量规模快速增长、质量要求更趋严格、治理环境深刻调整的重要挑战。这些挑战与建设项目档案实践的既有问题交织叠加,构成了亟待解决的治理裂隙,主要表现为档案归属流向不清、管理权认识分歧、多套制度体系并立。应以档案治理的宏观生成机理为中心,探索治理裂隙的弥合优化策略,包括凝聚价值共识、协调治理逻辑和健全制度建设三个方面。

关键词:建设项目;档案;档案治理;档案监管;依法治档

Abstract: The archival management of construction projects is faced with important challenges such as rapidincrease in the number and scale of archives, stricter quality requirements and profound adjustment of governanceenvironment. These challenges are intertwined with the existing problems in the archival practice of the constructionproject, forming a governance gap that needs to be bridged urgently. The main problems are manifested in theunclear flow of archival ownership, the divergence of understanding of "management rights" and the coexistence ofmultiple sets of institutional systems. Countermeasures are that we should focus on the macro-generation mechanismof archival governance and explore the strategies for bridging and optimizing the governance gap, which includethree aspects: condensing value consensus, coordinating governance logic and improving system construction.

Keywords: Construction project; Archive; Archival governance; Archival supervision; Archival managementaccording to law

《國务院关于加强数字政府建设的指导意见》(2022)指出要创新政府治理理念方式,推进整体协同、敏捷高效、智能精准、开放透明等数字治理,加强跨地区、跨部门、跨层级协同监管。[1]“十四五”时期档案治理体系建设也强调应健全“互联网+监管”手段,创新建设项目档案监督指导方式,提升治理效能。[2]针对社会覆盖面广、价值需求多元、利益关系复杂的建设项目档案治理难点,研究者提出应构建国家站位下的管控协调机制,[3]探索“互联网+”新型监管机制,[4]拓宽“新基建”治理视域[5]等观点,然而,相比学界对档案治理综合研究的广泛关注,建设项目档案治理的专门探索亟待加强。建设项目档案治理关联科技类、企业类和城建类档案管理,涉及档案、建设、自然资源与规划(以下简称资规)等主管部门和项目所属领域的其他主管部门、投资主管部门等,也包括直接参与工程建设的建设五方责任主体。广义的治理有党和政府实施的监督管理、执法检查、业务指导、档案验收、信用管理等外部性活动,也有建设单位主导的验收交付、合同管理等内部活动。本文将重点围绕外部性治理活动,通过治理背景透视与裂隙剖析,探讨建设项目档案治理弥合优化的宏观策略,以期为相关探索提供参考。

1 建设项目档案治理的背景透视考察档案资源及其治理环境的变化趋势是认识建设项目档案治理问题的逻辑起点。

1.1 档案数量规模快速增长。当前我国工程建设规模长期保持高位,建设项目档案数量快速增长。以高速公路为例,2011 年至2021年我国高速里程已从8.49万公里增至16.91万公里,[6]按每百公里高速建设形成1万卷档案测算,[7]年均档案增长量达84.2万余卷。基于急剧增长的档案数量催动档案理论与实践变革的历史经验,[8]不断扩大的档案增量存量规模,势必会给档案治理带来新的机遇挑战。

1.2 档案质量要求更趋严格。建设项目档案具有内容专业、知识复杂、主体多元等特点,兼之现实利益诱惑、过程监控与协同管理困难及重“外业”轻“内业”等因素影响,档案质量问题呈易发频发态势。如河南郑州“7·20”特大暴雨灾害调查[9]、福建泉州欣佳酒店“3·7”重大坍塌事故调查[10]等都披露出建设项目档案不真实、不准确、不规范等情形。建设项目档案质量问题的经常出现和严重影响,也启示应建立更具植根性、时代性和系统性的治理策略。

1.3 档案治理环境深刻调整

1.3.1 信息技术环境。当前数字经济已成为经济高质量发展的重要引擎,数字政府、智慧城市、数字乡村建设快速发展,建设项目档案模拟态、数字态和数据态多态并存特点显著,数智治理转向愈发明显。[11 ]工程审批、验收阶段政务服务事项电子文件如何跨部门平台获取聚合,工程设计、施工、竣工阶段各类电子记录、建筑信息模型(BuildingInformation Modeling,BIM)数据如何收集移交,开发利用阶段如何挖掘档案内容价值,服务新型智慧城市建设等问题大量涌现,推进建设项目档案治理数字化转型尤为紧迫。

1.3.2 法规政策环境。近年来《中华人民共和国档案法》(2021)、《中华人民共和国城乡规划法》(2019)、《企业投资项目核准和备案管理条例》(2017)、《政府投资条例》(2019)等法律法规不断完善,建设项目档案监管要求、主体职责与业务模式不断调整。尤其是国家密集出台了“一网通办”“一网协同”及工程审批制度改革等一系列政务服务、助企纾困政策,取消了档案监管传统“抓手”——“档案预验收、专项验收”及“档案完整移交后再出具验收证明”等,提出了多部门“联合验收”和跨平台数据共享等新任务,也需加快探索建设项目档案治理的新方法。

1.3.3 社会管理环境。随着党和国家机构改革逐步落地,在档案事业管理体系发生重要调整的同时,伴随着政府规划职能“多规合一”改革推进,建设系统原城乡规划管理职能划入资规系统,地方上大量原隶属于建设系统规划部门的城建档案馆转为资规系统下属单位,使得全国范围内建设项目档案和城建档案工作网络、监管体系和档案归属流向发生了较大变化,出现思想认识混乱、机构协调困难、监督指导“黑洞”以及各地方发展不均衡等诸多问题,也需加强顶层设计,理顺各类监管关系,下好全国建设项目档案工作的“一盘棋”。

2 建设项目档案治理的裂隙呈现

治理背景变化带来的挑战与建设项目档案实践的既有问题交织叠加,构成了建设项目档案治理亟待弥合的裂隙。

2.1 档案归属流向问题。归属流向问题是建设项目档案归口管理的基础问题,该问题早在上世纪八九十年代便引起了一些争议。1997年国家档案局曾批复指出综合档案馆和城建档案馆在接收范围上相抵触时,原件仍应移交前者,后者可接收复制件。[12]同年,国家档案局发布《城市建设档案归属与流向暂行办法》,力求统一归属流向要求,但该办法在长期实践中存在诸多需解决的问题。如,该办法规定“前期文件的原件,应保存在档案形成单位,城建档案馆留复印件或副本”,但国家建设主管部门则发文强调“建设工程项目前期文件的原件应当保存在城建档案馆”,[13]在其主导的《建设工程文件归档规范》(GB/T 50328—2014,2019年版)中同样要求工程档案“一套(原件)应移交当地城建档案管理机构保存”。再如,该办法规定城建档案报送时间为工程竣工后6个月内,然而国家建设主管部门在2001年修正的《城市建设档案管理规定》中已把报送时间缩短为竣工验收后3个月内,《城市地下管线工程档案管理办法》(2019)、《建筑与市政工程施工质量控制通用规范》(GB 55032—2022)则明确将报送时间定为竣工验收后的竣工备案前,这一制度“打架”现象在20余年内未得到解决。有研究者认为该办法“关于国家专门档案馆的规定不切实际”,[14]是导致国家档案资源流向不合理性的重要原因。此外,随着国土资源与城乡规划的动态发展和新型城镇化建设、开发区建设的持续进行,乡村、镇、开发区建设活动中建设项目档案归属流向问题也亟待理顺。

2.2 管理权认识分歧。归属流向问题只是治理裂隙的表现之一,更为主要的问题是档案与建设系统对建设项目档案工作管理权的认识分歧。

回溯历史,1990年国家档案局对建设部“管理城市建设档案工作”职能设置提出“法律依据不足”异议,[15]然而在1987年兩部门联合印发的《城市建设档案管理暂行规定》中已然明确城建档案工作由城市建设主管部门管理。1993年国务院办公厅亦发文对建设部具有“管理城市建设档案工作”职能予以了支持。[16]建设部曾发函强调该部办公厅管理全国城建档案工作,城建档案部门负责业务指导。[17]此外,1991年建设部就《全国档案馆设置原则和布局方案(草案)》向国家档案局申明城建档案馆由主管城市建设的部门直接领导,[18]然而,次年国家档案局印发的正式方案规定专门档案馆是归口中央或地方各级档案行政管理部门(或与有关部门)直接管理的事业机构,即强调档案主管部门具有归口性“直接管理”职责,没有使用此时《档案法》中的“主管”“监督、指导”措辞,客观上也带来了城建档案馆“直接领导”部门和“直接管理”部门的认识混乱。在实践中,建设主管部门的城建档案工作管理职能一直有所延续,相关办事机构(即城建档案管理办公室、科等,多与城建档案馆、室合署办公)设置较为普遍,这些机构掌握了城建档案工作相对全面的信息,广泛开展档案监督指导和验收管理。相反,虽然法律赋予了档案主管部门管理各类档案工作的权力,但仍难以全面介入建设项目档案工作体系中,仅对政府机构及相关投资主体的部分项目(如重大、重点建设项目,地方公建项目等)实施散点式监管,也更多依赖企业档案的管理口径推进制度建设,施加影响力。

此外,据笔者多次参加建设系统有关会议的感受,相当比例的城建档案工作者对档案主管部门、综合档案馆的管理和业务能力存疑,对档案主管部门直接管理职能及开展项目档案验收持不同观点。这一现象也有研究者论及,[19]甚至有研究认为突出的实践问题不是建设主管部门“越权”“侵权”,而是档案主管部门不能切合实际地监督指导。[20]

2.3 多套制度体系并立。管理权的认识分歧致使建设项目档案制度建设冲突现象愈演愈烈,加深了档案治理裂隙。自国家建设、档案主管部门1987年联合发布《城市建设档案管理暂行规定》后,至今30余年来,两部门协作产出的制度成果大幅减少,兼之其他行业领域主管部门主要参考档案系统的有关制度细化落实,这就导致当前我国建设项目档案治理逐渐形成了档案和建设系统“两套”制度体系——事实上在档案、建设等系统各自的制度体系中也存在协调性不足的问题。[21]这“两套”制度体系虽依据相同的法律法规,但在更具指导性、操作性的部门规章、行政规范性文件和标准规范上存在诸多不协调之处。

历史上在《建设项目(工程)档案验收办法》(1992)发布的前一天,国家档案局曾发函建设部商议废止《城市建设档案管理暂行规定》,但建设部未予支持。[22]2011 年国家档案局也提到与住建部启动了该规定的修订,[23]但现实是国家建设主管部门在1997年单独发布了《城市建设档案管理规定》并在2001年、2011 年、2019年修正了3次。这是建设项目档案制度不协调的真实写照。又如《国家重点建设项目档案管理登记办法》(1997)、《重大建设项目档案验收办法》(2006)等均为国家档案局单独行文并授权各地档案局实施档案登记验收,只在验收成员构成上提出如验收工程在城市规划区,应吸纳城建档案管理机构。然而,江苏省建委曾对该省转发的《国家重点建设项目档案管理登记办法》提出异议,认为该文件与现行法规规章不符,将带来行政管理的混乱,不宜在本省执行。[24]

针对建设领域国家政策的调整,尤其是2019年工程审批制度改革变专项验收为联合验收的情形,国家建设主管部门及时调整了《城市建设档案管理规定》《城市地下管线工程档案管理办法》等文件,但目前档案系统的《重大建设项目档案验收办法》《建设项目档案监督指导工作指南》等仍未做出修改,不仅降低了这些制度的实际效力,同时由于这些制度常作为其他行业主管部门拟定其文件的依据,客观上对建设项目领域档案监管的规范性产生了不利影响。“两套”制度体系并立的现象在标准化建设上更为显著。如《建设项目电子文件归档和电子档案管理暂行办法》(国家档案局,2016)与《建设电子文件与电子档案管理规范》(CJJ/T 11 7—2007)在规范术语、管理要求上有多处不一致。在《电子文件归档与电子档案管理规范》(GB/T18894—2016)有關科技类电子文件归档依据上,仍要求参照文书类电子文件有关规定执行,也忽略了建设系统《建设电子文件与电子档案管理规范》和《建设电子档案元数据标准》(CJJ/T 187—2012)的已有成果。

在归档整理上,《建设工程文件归档规范》与《建设项目档案管理规范》(DA/T 28—2018)也有多处不一致,如前者仍把档案保管期限划分为“永久、长期、短期”,无视档案系统早已采用“永久、定期”划定方法的要求;又如前者提出建设单位不需保存监理日志和施工日志,但后者仍要求建设单位必须保存。研究者认为项目档案验收已事实形成了分别以GB/T 50328和DA/T 28为核心的两个“标准族”,[25]所给出的建议是除在合同中明确约定外,若档案需向城建档案馆移交则使用GB/T 50328,若建设单位自己保存则使用DA/T28,亦即需要整理“两套”不同的档案,这与当前政务服务“坚持整体协同”“坚持以人民为中心”“利企便民”[26]的要求背道而驰。

当前建设工程档案跨行业领域治理挑战正逐步加剧。由于社会管理环境的变化,建设系统城建档案管理工作逐渐分化为建设、资规两个序列,这将导致已存在的“两套”制度体系,有向档案、建设和资规系统“三套”制度体系进一步变化的趋势,弥合治理裂隙任重道远。

3 建设项目档案治理的弥合优化

建设项目档案治理在宏观层面的生成机理上是价值目标、治理逻辑和制度设计的集合,即来自建设项目档案各类治理主体的价值目标,基于行政、知识、契约等治理逻辑,通过控制、协作、竞争等多种形式渗透到实践活动中,完成宏观制度设计,形成某一时期的治理体系。弥合优化治理裂隙应以该生成机理为中心,探索可行策略。

3.1 凝聚价值共识。建设项目档案治理是多元治理主体价值目标集中化的过程。理顺治理需求,凝聚价值共识,驱动松散并带有分歧的治理关系转为基于共识的治理共同体是治理体系弥合优化的首要任务。

促进资源管控和有效利用是建设项目档案治理的基础共性需求。资源管控关注国家建设项目档案资源的完整与安全,有效利用则强调再造档案产品形态、实现档案价值。随着社会进步和时代发展,各类治理主体也会有各类进阶需求,如适应信息技术发展的数智转型、适应机构改革的实践网络完善、适应一体化政务大数据体系建设的资源整合等,反映档案治理发展新方向,添加治理活动中“国家意志”“组织意图”的新内容。在价值共识凝聚上,多元治理主体应立足国家站位下加强资源管控与有效利用的共性需求,强化系统观念,坚持整体协同,贯彻“党的领导、人民立场、依法治档、改革创新、安全底线”[27]总原则,以包括质量问题易发频发、归属流向不清、管理权认识分歧等在内的档案运行链条“补链强链”为行动主线,统筹推进建设项目档案实践与外部治理环境的融合共生,提升建设项目档案业务、流程、制度及监管信息的协同管理与服务水平,形成“嵌套共生的发展格局”,[28]营造档案主管部门主导的共治生态,实现动态发展环境中多元治理主体自身适应性调整和价值共创。

3.2 协调治理逻辑。建设项目档案治理体现价值目标驱动的治理逻辑的显性化。在政府、市场和社会主体等类型主体的治理活动中,政府以档案、建设、资规和数据等主管部门为主,既有基于科层制的秩序井然的行政逻辑,也有基于专业领域蕴含着壁垒性的知识逻辑;市场基于契约型逻辑,涉及各类参建单位、投资主体等;社会主体基于各类理性逻辑与感性化诉求的集合,以非营利性机构、媒体、公众等为主。治理逻辑的调和与冲突发生于政府内部、“政府—市场”及“政府—社会”的关系之中。如历史上“档案保证金制度”脱胎于建设主管部门以行政逻辑管控档案的力有不逮与市场经济大潮下的启发,又很快消失于对理顺“政府—市场”“政府—社会”关系、减轻企业负担等契约逻辑的尊重。前述政府内部的治理裂隙既反映了专业主管部门与行业主管部门行政逻辑的博弈,也有档案、建设等领域知识逻辑的竞争。应当认识到,无论是推进建设项目电子文件“应归尽归、应收尽收”,实现数智时代档案工作“守土有责”“守土尽责”,还是提升档案利用服务均等化、智慧化水平,抑或是价值共识凝聚中对共治生态的营造,都表明新时代对治理裂隙的弥合不能局限于对现有行政、知识或契约逻辑的简单修补,而应挖掘强化具备变革、赋能因子的新变量,引领撬动多重治理逻辑协调,有效推进基于共识的治理共同体打造。

一方面,中国式现代化历史进程中档案工作现代化的发展定位[29]及新时代档案事业发展取得的历史性成就,[30]都突出强调党对档案工作的领导。作为党的机构的档案主管部门应加强行政逻辑背后的政治引领,跳出现有政府内部治理逻辑不畅的“怪圈”,引领政府内部、“政府—市场”及“政府—社会”关系调整,做好以“三个走向”“四好两服务”等为根本遵循,以依法治理为主要路径的治理体系现代化体制机制建设,强化各主体法定职能落实,真正推动“多元治理主体协调统一、各尽其能”。[31]

另一方面,当前数字政府、数字中国建设的“数据赋能”[32]“以数字化驱动生产生活和治理方式变革”[33]趋势启示建设项目档案治理应深耕独立于传统逻辑之外的、具有刺破现有治理坚冰的技术逻辑。即加强大数据、智能化、非现场等技术手段应用与数据治理,探索基于“互联网+监管”“智慧监管”的一体化在线协同监管,统一分散化治理口径,推动建立以多元主体协同、数据互联互通为特点的网络型治理结构。

以“自上而下”模式为例,可由国家档案主管部门建设一体化在线协同监管系统,搭建监管“总站”,采集管理全国重大(重点)建设项目信息;在各行业、各地区等设立“分站”,在行业、地方数据管理部门信息化基础设置与数据共享的支持下,接入各治理主体数据并统一管理,消除“数据烟囱”。各治理主体实施相应职责范围内的监管事项,同时向社会公开有关信息,接受监督反馈。通过“总站”“分站”数据交互和监管信息分析处理,支撑主管部门对全国建设项目档案工作的全面实时管控,提升数据治理效能。也可参照此模式推进行业性、地方性一体化在线协同监管系统建设,创新“自下而上”实践。

3.3 健全制度建设。制度建设指通过制度设立、改革与创新等方式支撑固化价值目标和治理逻辑,是建设项目档案治理的關键要素。

建设项目档案制度建设有三个主题:一是协调,即消弭制度体系的抵牾冲突;二是强基,即调整完善已有制度设计的某些惯例与不足;三是更新,即实施满足治理新需求的制度设计,突出时代主题下的改革创新。协调、强基与更新紧密关联,相互渗透,需要在制度建设时通盘考虑。如在推进建设项目档案数字治理制度建设时,既要分析《中华人民共和国建筑法》《建设工程质量管理条例》等立法依据多使用“经济技术资料”“相关资料”词语、未使用“档案”概念及未对建设项目档案工作做出专门条款规定的历史问题,也要正视近年来城市更新、智慧城市建设等政策多见“数据”“数据治理”“城市数据体系”的提法,鲜见表达建设项目档案、城建档案的发展问题,还要解决各类主管部门制度设计的协调问题。

在发展建议上:一是宜统筹设立高层次议事协调机构,在综合考虑不同行业领域建设项目档案实践情形及地方政府自主权的基础上,针对“条块结合”中“条”的“离心”“互斥”和“块”的“松散”“滞后”问题,宜以党和政府多部门联合发文、国务院行政法规等形式发布有关政策制度,强化“统一领导、分级管理”“按专业统一管理”原则,建立党领导下的档案主管部门主导,各方面共同参与的体制机制,健全制度顶层设计。二是从国家档案资源体系建设的站位出发,协调科技档案、企业档案、城建档案、村级档案、开发区档案等制度设计的多条口径,丰富行政管理、合同管理、信用管理等多种手段,明确直接或委托性执法监督、业务指导机构,规范综合档案馆、城建档案馆(室)、企业档案馆(室)等管理职责,清晰档案归属流向,健全建设项目档案治理网络。三是强调各行业系统及地方应贯彻落实依法治档,依据“合政、合法、合公、合德”“双随机、一公开”等要求,加快推进政策规范、技术标准建设并构建联动机制、审查机制,推进监管互认,同时及时跟进社会各领域出现的建设项目档案新现象,建立企业、社会有效参与机制,推进协同共治。

在制度建设重点内容上,以笔者参与的某省城建档案管理地方规章建设为例,为应对数字政府、新型城镇化、城市更新、韧性城市等建设及工程审批制度改革挑战,解决该省城建档案馆(室)在建设、资规系统分设导致的归口管理混乱及规范化信息化建设滞后等问题,在草拟阶段建立了包含建设、档案、发改、资规、人防、数据等部门及城建档案管理机构、高校的团队,重点实施制度性探索。

一是明确政府职责,即明确人民政府对城建档案工作的领导与支持,明确省住房城乡建设行政主管部门是省级城建档案工作主管部门,要求县以上人民政府应结合实际情况确定当地主管部门,要求各级主管部门应在业务上接受同级档案主管部门监督、指导;二是厘清城建档案管理机构职责及包含建筑信息模型在内的城建档案管理范围,明确建设项目责任单位职责,强调各责任单位对其形成的工程文件负终身责任;三是建立告知制度与数据共享机制,要求各级行政审批和政务服务机构负责在政务服务网、受理窗口等公共平台或场所,书面告知建设单位移交城建档案的责任,要求行政审批和政务服务机构应对当地城建档案管理机构开放工程审批与验收数据的收集渠道或开通、预留通用数据接口,便于档案收集;四是规范移交报送,实施信用管理,即要求建设单位应在工程竣工联合验收备案前移交建设工程档案,若暂缓移交应提交信用承诺,并纳入地方建筑市场信用管理体系;五是突出城建档案信息化建设,推进数字转型,规范原生电子档案法律效力与条件要素等;六是健全城建档案事业发展保障,完善利用服务、科技创新、队伍建设、应急响应、法律责任等要素。

4 结语

建设项目档案治理是档案治理体系和治理能力现代化建设的重点难点,坚持国家站位下的宏观考量,揭示治理裂隙并探索弥合优化策略,打造基于共识的治理共同体是当前建设项目档案治理的关键任务,也是本文研究的主要内容。在资源建设、技术进步等维度跟踪推进社会性治理研究外,未来研究还应关注建设五方责任主体构成的各项内部性治理活动,建立更为全面的治理体系优化策略,进一步提升档案治理效能。

*本文系国家社科基金项目“国家建设工程档案资源保障体系研究”(项目编号:17CTQ049);郑州航院研究生创新基金“大数据背景下建设工程档案智慧监管机制建设研究”(项目编号:2022CX30)及“数智时代下城建电子档案审验云平台建设与分析决策服务研究”(项目编号:2022CX32)阶段性研究成果。

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(作者单位:1.郑州航空工业管理学院信息管理学院高大伟,副教授,副院长,硕士生导师;李如洁,图书情报硕士研究生;2.南阳市卧龙区会展服务中心 李伟,馆员 来稿日期:2023-06-16)

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