摘 要：随着社会的发展和进步，事业单位文书档案数量日益增多。事业单位文书档案管理效率问题日益凸显，引起了社会的广泛关注，提升文书档案管理效率，成为事业单位价值提升的迫切需求。提高事业单位文书档案管理效率需要结合当下实际需求，从方方面面改进，并及时调整管理策略，以达到优化文书档案管理质量、实现管理成果持续扩大的目标。文章细致剖析事业单位文书档案管理面临的形勢，综合分析事业单位文书档案管理效率不尽如人意的情况，并提出相应的解决措施，以期为事业单位的文书档案管理提供一些参考。

关键词：事业单位；文书档案；管理效率

事业单位的发展离不开文书档案管理的支持和帮助。目前，部分事业单位的文书档案管理存在一些问题，影响了事业单位的管理效率和服务质量，制约着事业单位的发展。因此，本研究针对事业单位的文书档案管理现状以及存在的问题，提出了文书档案管理的一些措施，希望能够提高事业单位文书档案管理效率，为事业单位的蓬勃发展奠定良好的基础。

一、事业单位文书档案

事业单位文书档案是指事业单位中各类文件和资料以及与文件、资料有关的信息和数据记录，包括会议纪要、公函、合同、报告、调研报告、决策文件、规章制度和人事材料等。文书档案记录了事业单位发展历程、人员工作过程、决策依据和人员评定等重要信息，是事业单位管理、决策和发展的有效支撑。文书档案有其独特的存放要求和管理方法，需按规范要求管理文书档案，以支撑后续的工作和检查。

二、事业单位文书档案管理的重要作用

事业单位文书档案管理是指对公共机构收集、归档、保存和借阅各类文件资料等全过程的管理工作。

首先，妥善管理事业单位的文书档案可以保障单位合规性。事业单位的文书档案直接涉及公务运转的合法性，因此，良好的文书档案管理是保障单位公务合规性的前提。通过文书档案管理，事业单位可以充分记录历史事件、决策原因和事实陈述等信息，使文书档案符合法定时限、辖区档案管理规定和信息保密制度的要求，确保了文书档案的完整性和真实性。基于此，事业单位人员能够依法依规办事，进而更好地履行各项职责，执行各项决策。

其次，事业单位的文书档案管理机制可以提高单位运作效率，全面推动事业单位各项工作。事业单位人员可以通过文书档案快速获取相关历史资料、重要信息和决策依据，为方便开展科学管理、资源整合和绩效考核等各项工作提供支持。

最后，事业单位的文书档案管理可以促进单位文化的传承。不同事业单位具有不同的办事理念、办事方式和服务特色，这些是单位文化的重要组成部分。事业单位的文书档案保留着本单位长期积累的经验，体现着优秀人员的工作作风以及单位的品牌价值。通过全面有效的文书档案管理，能够将事业单位的发展方向、变迁和创新成果展现给大众，凸显单位的文化历史，助力基层和社会发展。

总之，存放、整理、保管和检索文书档案是事业单位的重要工作之一，建立健全事业单位文书档案管理体系，能够完善组织结构，有效推动公共管理领域的发展。

三、提高事业单位文书档案管理效率的制约因素

部分事业单位将文书档案工作视为一项边缘化工作，认为这项工作对事业单位的经营管理与发展影响不大，没有足够重视文书档案管理工作。部分事业单位缺乏创新观念，没有树立文书档案规范化管理意识，信息化建设水平不高，这使得文书档案资源的利用率不高，无法充分发挥出其作用与价值。从目前情况来看，部分事业单位对于文书档案管理重视度与关注度较低，尚未形成相应的管理机制和科学的管理办法，极大影响了事业单位文书档案管理效率。

1.文书档案管理不标准

（1）文书档案分类混乱。事业单位组织结构和职能划分与行业标准存在差异，导致各种文件出现管理不规范的情况，这些情况包括文件归属不明确、归档方法缺乏统一规定以及档案保管不规范等，难以形成有效的档案信息资源。

（2）档案管理制度不健全。部分事业单位管理人员缺乏档案管理经验，如不善于保管和存储文书档案、档案处理方法不规范，致使文书档案管理工作存在缺陷。同时，部分事业单位档案管理制度没有得到领导和有关人员的重视，文书档案管理流程和档案使用流程不规范。

（3）缺少技术支持。事业单位存在档案管理专业人员流动性大、科技设备设施落后等问题，很难保证文书档案管理现代化技术的应用，设备设施缺乏有针对性地维护和更新。

2.文书档案管理与实际需求脱节

事业单位文书档案管理与实际需求脱节，文书档案管理不能够满足机构工作的需求，在一定程度上影响了文书档案管理效果。主要表现在以下几个方面：

一是文书档案获取困难。事业单位需要从已有的档案中搜索或提取相关信息，尤其是历史资料，在没有完善的档案管理方法和档案管理系统支持的情况下，会出现文书档案分类混乱、档案保管不规范等现象，导致文书档案获取困难。

二是存档档案时效性不强。文书档案的管理是建立在纸质档案长期存储的基础上，而部分事业单位保存文书档案时，存在档案保管不规范的问题，没有采取合适的温度调节与环境保护措施，致使档案在保存过程中出现损坏、无法恢复的状况。

三是文书档案筛选不当。部分事业单位的档案内容种类多样，数据量较大。一些较为常见的文件容易被整理和筛选，某些特殊类型的文书档案可能被忽略。这些文书档案中可能包含着机构的核心数据、策略和决策依据等信息，如果不妥善保存和保护，影响事业单位的发展。

四是技术不足和人力资源短缺。缺乏专业、专门从事档案管理工作的人才，导致文书档案管理流程不够顺畅，难以为单位提供实际的技术和人才支持。

3.事业单位文书档案管理技术落后

部分事业单位文书档案管理的技术手段较为落后，难以大幅度提高文书档案管理效率。

首先，数字技术应用不足。事业单位在档案管理数字技术的应用方面受到了许多限制，如缺乏专业保障、过于追求安全性、不够重视数字化管理和备份等。

其次，数据处理手段陈旧。部分事业单位的档案管理系统落后，如存档载体采用纸质形式，纸质档案维护复杂。在数据处理方面，事业单位仍然采用纸质文书收集数据，没有相应的数字化流程，导致数据处理存在冗余、错误和延迟的问题。并且，事业单位档案存储空间有限，档案库无法容纳日益增长的文书档案。事业单位人员缺乏合理的存放和整理方法，导致存储空间混乱，大大加剧了文书档案丢失或被损坏的风险。同时，缺乏高效的文档管理系统或数据库，或者现有系统已经过时，无法满足快速检索档案、共享与备份档案的需求，数据处理变得低效。陈旧的数据处理手段容易受到信息安全威胁，如过时的系统存在漏洞，无法有效保护档案信息，加剧了数据被泄露的风险。此外，陈旧的数据处理手段需要人工手动操作，容易出现操作失误，存在处理速度慢，效率低下的情况。

再次，档案系统不完善。（1）检索功能。部分事业单位的文书档案管理系统采用简单的关键词搜索功能，搜索算法不够智能，可能导致检索结果与实际需求不匹配。管理系统没有明确的分类和标识规则，导致文书档案在录入系统时没有被充分描述和注释，不利于快速定位和检索所需文件，也无法准确识别文书内容和属性。（2）筛选功能。文书档案管理系统只提供了有限的筛选条件，无法满足复杂的筛选需求。例如，缺少按照时间范围、作者、部门和文件类型等多个维度筛选的功能。并且，文书档案管理系统采用简单的筛选算法，无法根据复杂的筛选需求自动识别和匹配文书档案。此外，文书档案管理系统没有综合排序功能，导致无法按照多个维度排序，从而使有关人员无法筛选出符合要求的文书档案。（3）组织查询功能。文书档案管理系统没有统一的组织结构，导致文书档案的组织方式不明确或混乱。文书档案管理系统缺乏多样化的检索和过滤工具，无法根据特定的需求高效查询。并且，文书档案管理系统没有提供排序和分组的功能，导致查询结果无法按照特定的顺序或逻辑组织和展示。文书档案管理系统的查询功能界面设计不友好，难以直观显示查询结果和文书档案的组织结构。同时，在文书档案中，存在一些相关的文书关联信息，如文件附件、归档位置和审批流程等。目前，文书档案管理系统未能完整记录和展示这些关联信息，有关人员在查询时无法获取全面的信息。此外，文书档案管理系统没有提供统计和生成报表的功能，难以提供定制化的数据统计和分析功能。（4）横向比较功能。文书档案管理系统没有提供灵活的比较选项功能，难以根据需求比较属性、字段或内容。当档案管理人员横向比较文书档案时，系统没有提供清晰的比较结果展示方式，导致其难以理解和分析比较结果。并且，文书档案管理系统的比较功能只能对比某些字段或特定内容，无法实现全面的文书档案比较。比较功能的操作流程复杂，不方便管理人员的使用。

最后，人员素质不高。部分档案管理人员的专业素养较低，无法运用大数据和云计算技术综合开发和利用档案信息资源，无法有效服务事业单位档案工作，包括软件的操作和使用、信息安全风险的预防以及设备的维护等，在一定程度上影响了文书档案管理的效果和效率。

四、事业单位文书档案管理效率提高的路径

1.构建文书档案管理体系

建立健全文书档案管理体系是解决档案管理效率低下的重要措施之一。

首先，制定明确、细致的文书档案管理规章制度，围绕文件编制、审批、归档、借阅和销毁等环节，规范员工的操作，完善文书档案的管理流程。

其次，完善文书档案管理工作的监督检查机制，定期组织专项检查，发现问题及时整改，確保文书档案管理工作全面规范。通过宣传教育和培训，增强相关人员的标准意识，强化文件管理规范，确保文书档案管理水平得到提高。同时，使用科技手段，创新文书档案管理方式和方法，大力倡导数字化管理，实现电子化存储、检索和共享，提高文书档案管理效率和准确性。加强对文书档案质量的把关，严格控制产生档案的数量和质量，保证文书档案具有规范性和可查性。要为不同重要程度的文件档案制定不同的分级管理标准，明确各级档案的处理时间和方法，以提高文书档案管理效率。

最后，需要完善事业单位内部档案管理系统，包括建立统一的分类标准和管理程序、制定相应的管理制度以及利用技术手段来防范信息被泄露等。同时，必须借助先进的数据管理技术，在确保信息安全和合规的前提下，开发基于云计算、区块链等新兴科技的档案管理解决方案，推进文书档案管理体系的现代化变革。

2.优化和完善文书档案管理流程

首先，需要详细地分析文书档案管理流程，通过深入掌握业务流程与操作模式，发现管理难点与局限性。在完成流程分析之后，建立明确而规范的文书档案管理流程，确定关键时间点、审批应用和操作步骤等流程规则，并配置相应的技术工具来辅助监督执行。此外，还需要对文书档案存储空间与保护等方面做出充分而规范合理的设置，并不断评估、分析和优化文书档案管理流程，达到提高文书档案管理效率与品质的目标。具体的优化措施包括：（1）运用IT技术开展日常文书档案处理的自动化、协同、交互与流转，提升文书档案信息的可访问性和共享性，保证档案使用的时效性；（2）建立明确的字段控制、表单布局和审批流程，简化文书档案管理步骤，缩短档案处理时间。此外，需要加强对员工的培训，使其可以适应新方案和技术平台的流程优化要求。

优化和完善事业单位文书档案管理流程，既需要从流程设计角度出发，也需要加强对员工的培训，建立相关的晋升机制，使其能够快速适应新的档案管理要求。

3.创新文书档案管理方式方法

（1）引入信息化手段：可以采用数字化文档管理系统，实现文档的电子化存储、检索和共享等功能，提高文档管理效率和准确性。（2）提高文书质量：加强对文件编制的审查和把关，严格控制文件产生数量和质量，使文书更加准确、规范。（3）推动知识共享：加强不同部门之间的信息共享和协作，避免误操作和重复劳动，提高文书档案管理效率。（4）实施分类管理：根据重要性，分类管理文档档案，设计不同的分级管理方式，明确各类文件的处理要求，以提高文书档案管理效率。（5）加强安全保障：文书档案涉及机密信息，在管理过程中必须注意信息安全保障，建立完善的安全审查和管理机制，保护信息安全。

五、结语

从事业单位文书档案管理现状来看，提升事业单位文书档案管理的信息化、智能化和规范化意义重大。通过引入信息技术手段、培训工作人员和制定标准流程来解决管理难题，优化了事业单位文书档案管理，促进了管理流程的健全、高效，最大限度地提高了文书档案管理的效率和质量。未来，应该继续探索各种新的管理策略和工具，进一步提高事业单位的档案管理水平。

参考文献：

[1]彭 兰.事业单位文书档案管理效率的提升路径[J].公关世界，2021，No.514（23）：88-89.

[2]冯亚峰.事业单位文书档案管理效率的提升路径探讨[J].办公室业务，2023，No.402（01）：64-66.

[3]王殿利.提升事业单位档案管理核心竞争力的路径研究[J].城建档案，2020（02）：81-82.

[4]单 石.基层事业单位档案现代化管理工作的对策[J].经济学，2021（1）：14-15.

[5]黄珊珊.探索事业单位人事档案管理信息化建设路径[J].人力资源，2020（08）：24-25.

[6]叶 莉.法院行政文书档案管理面临的问题及应对之策[J].浙江档案，2019（8）：60-61.

[7]张 倩.高校文书档案区块链智能管理平台的建设构想[J].档案与建设，2020（4）：21-24+65.

[8]牟 俭.新时代城乡建设文书档案管理创新策略研究[J].兰台世界，2020（z1）：80-81.

[9]马璀莹，吴 飞，谈隽等.徽州文书档案保护利用经验对苏州丝绸档案的启示[J].山西档案，2022（2）：158-163.

（作者单位：临沂市河东区档案馆 ）

作者简介：徐若香（1984—），女，汉族，山东临沂人，研究生，馆员，研究方向：档案工作。