摘 要：随着时代的进步与城镇化建设的不断推进，城市改造、功能优化等项目逐渐增多，对工程档案验收、归档标准也提出了更高要求。工程建设项目审批制度改革的大背景，为城建工程档案的验收提供了更为广阔的思路，但也提出了更高的标准和挑战。本文围绕工程建设项目审批制度改革背景下的工程档案验收存在的问题与优化对策展开研究，针对完善工作机制、规范业务流程、构建线上平台、打造优秀团队等方面提出切实可行的措施，为城建档案管理部门作决策参考。

关键词：审批制度改革；工程档案验收

2019年3月，国务院办公厅印发文件，对工程建设项目审批制度改革进行深入解读，明确工程档案验收相关审批事项[1]。随后，住房和城乡建设部发文，取消档案预验收程序，实行城建档案主管部门按照竣工联合验收的规定进行工程档案验收的方案，在宏观层面形成规范的管理机制。目前，随着城建项目的不断增多，工程档案联合验收审批工作开展过程中涌现出各种问题。如何保障城建工程档案资源整合、提升工程档案验收时效，是当前城建档案部门需要面对的问题。

1 项目审批改革背景下城市建设工程档案验收存在问题

1.1 档案汇总难度加大

项目审批改革背景下的工程档案验收，严格控制档案验收行为规范，原则上可做到集中力量、统筹规划、统一归档，实现“一窗受理”，在一定程度上提高档案的真实性、完整性、准确性。但由于工程数据信息规模庞大，分布区域性明显，工程档案管理内容复杂等现实情况，以及存在城建档案主管部门信息化进展较为缓慢，受传统惯性工作模式制约，缺乏统一的标准化、规范化制度文件，监督力度不够等因素，使得各单位建档立卷水平良莠不齐，在档案的收集、整理、存放、移交等流程存在差异，档案征集、汇总、整合工作难以高效开展，工程档案材料完整性、规范性、科学性不高[2]。

1.2 部门管理职能降低

工程建设项目审批制度改革文件中指出：城建档案馆务必参加工程建设项目联合验收，并接入联合验收平台。造成档案验收相关事项管理职能属性模糊，宏观体制存在职责不清、权责不一的问题，导致监管不力，验收效率低下，直接影响了档案移交的有效性。与此同时，在工程竣工、文件验收过程中，城建档案馆的验收顺序发生改变，需要在规划、土地核验、人防消防完成验收后的环节才开始介入开展工作，大大降低了城建档案部门对其他审核部门的约束力，严重制约移交档案的主体责任的落实，在档案生成、整理过程中缺少全过程的严格监督和跟踪指导[3]，甚至会出现忽略档案整理、移交档案有难度、整理水平极差等问题，在源头上导致工程档案存在缺失、泄露、损坏等风险，影响政府将来对档案资源的进一步利用。

1.3 平台建设不够完善

2020年，住房和城乡建设部发布《住房和城乡建设部关于进一步深化工程建设项目审批制度改革推进全流程在线审批的通知》（建办〔2020〕97号），其中要求在项目勘察、设计、施工、竣工、验收流程中，要对工程建设项目数字化图纸实现全过程闭环管理，各个验收部门之间要进行数据共享，使用“一套图纸”，并按照电子档案的要求进行实时整合、动态完善、定期维护、安全管理[4]。在此政策背景下，对城建工程档案数字化、信息化要求增高，并带来了新的挑战。主要体现在两个方面，一是数字化水平低，虽然大数据、物联网、人工智能、区块链等先进技术不断出现，但是在档案行业，基础设施不健全、人员素质不达标、财政资金不充裕、数字化进展缓慢等原因，使得多元化、多样化的档案数据管理难度较大，导致大多工程档案验收只停留在纸质存档方式，在顶层设计方面尚未制定与城市建设工程相关的电子档案征集、整理、验收规范，传统纸质文件征集与人工管理利用的模式难以满足新形势下对信息传递的快速性、精准性、安全性需求，使得档案查阅难度大，共建共享难以实现，无法进行有效的监督检查，不仅降低了工作效率，而且容易造成物理存储空间不够，档案丢失、损毁、泄露等风险。二是在工程项目领域，随着改革的不断推进，基本已建成“横向到边、纵向到底”的工程建设项目审批管理系统，并逐步实现各层级互联互通、共建共享。但是在档案领域，城建档案主管单位建立的檔案管理系统大多停留在对本单位已进馆档案的组卷归档、管理利用、在线传输，尚未与工程建设项目审批管理系统实现互相融合，数据架构、信息流转形式相对独立，各建设方、验收方在完成档案进馆前需重新申报，使得在电子文件归档过程中增加不必要的工作量，无法充分发挥信息化技术的优势。

1.4 档案队伍素质不高

一是部分区域“重建设轻管理，重技术轻档案”思想严重，有关部门对于工程项目安全、质量及施工环节重视，对档案管理、信息收集、数据安全等方面缺乏关注，城建项目核心管理部门与城建档案负责部门人员配备、人才培养力度不均衡，使得竣工档案文件的整理工作远远滞后于主体工程的进展。二是大多城建档案负责人员年龄较大、学历较低、信息化意识淡薄，同时档案部门开展业务培训、理论指导、调研交流活动较少，使管理人员自身业务能力和专业素质难以在短时间内与项目审批改革工作要求相匹配，无法将现代科学技术与城建工程档案管理相结合，不利于档案验收工作的数字化、信息化、智能化推进。三是项目建设、自然资源、人防、消防等档案移交单位档案管理人员往往是兼职档案工作，流动性大且水平较低，很少由专业性强的固定人员单位，容易在归档过程中出现资料不齐全、流程中断、收集脱节、逻辑关系混乱等问题，影响了工程建设中档案资料的同步，验收效率大打折扣。

2 项目审批改革背景下城市建设工程档案验收优化对策

2.1 统一业内标准，实现流程再造

在工程项目审批改革背景下，城建档案馆承担工程建设项目验收工作有着“一套文件、多项审批、集中验收”的特点，如果制度不统一、标准不科学、流程不合理、业务不规范，造成电子证照、设计图等档案原始资料属性、内容、格式方面存在漏洞，将导致验收环节工程档案难以修改，纠正代价过高，影响整体进度。

2.1.1修订工程档案编制规范。依据《档案法》《建设工程质量管理条例》《建设工程文件归档整理规范》等相关政策文件，结合实际情况，对工程档案验收业务流程进行优化调整，细化实施标准和流程，明确工程施工技术管理记录、检验报告、施工记录等各项目档案制定标准，提供统一化、精简化模板，设计配套的管理机制，从而为各部门工程档案制定工作提供制度保障，以此为后期验收工作的良好开展做好铺垫。

2.1.2完善归档机制，优化归档模式，简化审批程序。城建档案馆一方面要精简申请材料，压缩审批时间，合并重复或者具有共性的申请文件，制定审批事项清单和审批流程图，必要时进行流程再造，着力从验收业务本身制定高效工作流程。另一方面要与城建项目各审批部门制定安全可靠的信息推送、共建共享机制，“让数据多跑路、群众少跑腿”，推行一般电子档案线上审批与纸质档案线下接收相结合的工作方法，实现验收审批时限压缩、工作提速增效的目标。杭州市城建档案馆，设立工程档案电子文件在线接收系统，可将各审批单位盖有电子印章的电子文件线上传输至城建档案馆，快速提供反馈信息，待审核通过后再通知其将纸质档案线下移交并办理手续，真正意义上实现了一次办理。

2.2 明确管理属性，强化流程监督

改革后工程验收工作在流程上减少了预验收环节，规划、竣工、消防、人防等单位对档案验收不太重视甚至浮于应付。在此前提下，城建档案主管部门必须要履职尽责，强化监督责任。

2.2.1健全验收机制明确自身职责。严格执行管理手段，提高制约力约束力，扮演好服务角色，在建筑档案验收过程中与其他部门相互配合，协同发展，进而为城建工程项目审批服务。

2.2.2落实主体责任制，可在档案生成前期制定签字制度，精确细化负责各环节的责任人，并在档案移交过程中由负责人亲自签字盖章后进行存储，一方面增强档案管理人员责任意识，发挥本职工作效能，自觉树立档案意识，确保按时提交城建档案馆审核验收归档。另一方面便于后续出现资料丢失、互相推诿时及时溯源，进而保证城建工程档案的完整性。

2.2.3建立全流程监管机制。在项目开展前要及时开展业务指导培训工作，将各项政策、指标要求、规范标准、监督事项及时告知工程项目参与单位，在验收过程中依据检查清单对档案资料形成质量、完整性、合规性进行深入分析研判，根据平均错误率对全部单位分级监管[5]。同时采取随机抽取检查对象、随机选派执法检查人员，将抽查情况和查处结果及时向社会公开的“双随机、一公开”办法，结合“互联网+监管”技术手段，在城建工程档案验收中实现全流程全周期监督检查，从而在区域内、行业内建立差异化、协同化的监管体系。

2.3 优化平台建设，助力科学发展

在工程竣工联合验收的模式下，传统的纸质档案收集、管理、归档方式已远远达不到压缩审批时限、实现共建共享、提升工作效率的要求，数字化、信息化、智能化管理已是大势所趋。

2.3.1城建档案馆向本地区上级部门及时汇报工程档案信息化管理工作的难题与挑战。提高行业分管领导对工程档案管理的重视，积极争取政策与专项财政资金用于工程档案信息化平台建设工作，保障未来发展过程中对新设备、新技术、新模式的引进与应用，彰显大数据、人工智能、计算机网络、物联网、区块链等现代科学技术优势，创设更高效率、更高质量的工程档案事业协同发展体系，使工程档案验收归档工作能够快捷、便利、高效进行。

2.3.2以数字赋能助力工程档案管理工作转型升级。城建档案馆要将档案管理系统与项目审批平台打通融合，实现信息共建共享共同管理，彻底推翻“信息孤岛”的问题，加快工程电子档案在线接收的推进步伐，确保平台具备电子档案在线传输、提交、审核、反馈功能。在验收过程中，建设单位可在项目进行过程中按照事先划分的进度与文件资料产生的次序，在平台上实时传输文件资料，平台可按照标准流程要求自动完成著录、组卷、移交任务，由城建档案馆了解情况并及时审核反馈，进一步加强工程项目开展过程中档案验收办理的监督管理，监控各单位工程项目进程，查看工程档案收集进度与管理水平，及时为其提供纠错指导，将验收压力分配到日常工作中，从而压缩审批时间，提高审批质效，保证工程档案审核的真实性和有效性[6]。

2.3.3加强档案数据安全风险管理。城建档案馆要做好风险防控与应急演练，配置防火墙、漏洞扫描、杀毒软件等安全设备，采用数据加密、访问控制、数字签章、身份检验、数据脱敏等关键技术和异地异质备份手段，防止恶意窃取、病毒侵入、隐秘文件泄露、数据损毁等风险问题的发生，在向电子档案单套制过渡过程中确保工程档案信息数据绿色、安全、高效运转。

2.4 完善人员配置，加大人才培养

项目审批改革背景下，新形势、新理念、新技术为城建档案部门工程档案工作的高质量发展创造了机遇，但是对管理者和业务人员提出了更高的要求。档案工作人员的专业能力与素质水平的高低，直接影响工程档案立卷、整理、归档、验收等各个环节的成效[7]。

2.4.1城建档案馆要积极争取上级有关部门人才引进政策支持，立足于补齐工程档案信息化管理人才及创新能力的短板，在社会和高校有针对性地招聘专业对口人才，填补工程档案管理工作中的人才缺口。

2.4.2城建檔案馆要提升内部档案管理人员业务水平，结合当前工作需求，有方向性地采取线上线下理论培训、工程管理业务授课、政策法规广泛宣传、前往先进地区实地考察等方式开展培训活动。

2.4.3城建档案馆要加强内部管理人员责任意识、服务意识，适应新形势下工程档案管理工作的需要。

2.4.4城建档案馆要通过国际档案日宣传、线上平台互动、主动上门服务、现场座谈答疑、政策文件传达等方式提高城建项目参与单位工作人员的档案意识，加大其对工程档案归档的重要性认知。同时在项目开工前及时组织召开业务培训指导活动，重点围绕工程档案整理工作中存在的收集不全、排序混乱、移交流程不清晰、涉密档案安全处理等常见问题进行重点讲解，确保参与建设、参与验收的单位提交高质量、高水平的项目工程档案，进而为后续信息资源开发利用打下坚实基础，为书写城建工程档案事业高质量发展新篇章贡献力量。

参考文献

[1]林丹霞.建设单位报送工程档案的动力机制分析[J].兰台世界，2021（S1）：6-8.

[2]周小梅.城建档案信息化建设的现状及对策分析[J].中国建设信息化，2023（05）：82-85.

[3]邵云飞.新时代背景下基建工程档案验收过程中的问题及优化路径[J].四川劳动保障，2023（06）：111-112.

[4]刘鸿健，汪琦钦.建设工程档案验收问题及对策研究——基于工程建设项目审批制度改革背景[J].福建建筑，2021（10）：145-149.

[5]夏文胜.工程建设项目审批制度改革背景下建设工程档案验收问题及对策研究[J].安徽建筑，2022，29（06）：188-189.

[6]谭兰芳.工程建设项目审批制度改革背景下工程档案联合验收的经验借鉴与探索[J].城建档案，2020（02）：42-44.

[7]龚伟卫.新时期建设工程档案验收移交工作的要义[J].城建档案，2021（09）：38-40.

作者简介：宋馨（1990— ），大学学历，德州市城乡建设融合发展中心（德州市城建档案馆）馆员，研究方向：城建档案验收、城建档案管理、档案信息资源一体化等。