刘晓霞

（运城职业技术大学，山西 运城 044000）

0 引言

人事信息管理系统利用信息化技术，将数字先进工具应用于人力资源管理中，改变了传统的管理方式，实现了工作流程规范化和数据智能化管理，可对全校教职工基本信息、人员流动、培训情况、绩效考评、薪酬信息、职称评审等给予全面反映，从而使得管理人员对人事工作的整体面貌做到实时全面的掌握，不仅起到组织辅助管理的作用，甚至成为组织生存和发展的关键[1]。管理人员使用系统可以进行数据统计分析，依据结果优化人才配置，提高人力资源管理效率及水平，保障高校持续稳定发展。同时，通过将跨部门的数据进行整合互通，达到数据实时共享，也让高校领导层能够更完整、快速、准确地了解人力资源关键信息，提高决策的效率和效果。

1 人事管理信息系统的特点

人事管理信息系统是新时代背景下顺应当今信息化社会的发展趋势，为了提高组织人力资源管理水平，满足人力资源管理信息化需求而产生的。它具有系统整体性、流程规范性、数据集成统一性、业务数据共享性、开发应用创新性的特点，能够将跨部门业务信息深度融合，形成统一平台，实现管理协同、业务联动，并做到动态跟踪，精准管理。同时，人事管理信息系统能够根据各个高校的个性化需求定制开发，实现功能个性化定制以及应用上的创新。

2 高校人事管理信息系统建设的意义

（1）是提高工作效率，降低管理成本的要求。人事管理工作业务涉及面广，材料繁多，时间跨度大，且许多业务长期线下手工操作，管理人员工作强度高，效率低下。人事管理信息系统的引进能降低人事管理部门的工作强度，实现数据的快速整理与分析，提高效率并减少人为工作失误带来的损失[2]。例如，一所高校有400个教职工，分布在15个行政部门和教学单位，在未引入人事管理信息系统前，每天的考勤管理由纸质人工手写签到，一个月下来，15个部门和单位分别汇总考勤数据，人事管理部门再将15个部门的数据进行手工汇总统计，需要的工作人员多，且工作时间长，效率极低。在引入人事管理信息系统后，通过系统完成电子签到考勤，并自动统计数据，通过导出功能直接生成教职工月度考勤情况表，整个过程1人瞬间完成，极大地减轻工作负担，提高了工作效率，减少了人工投入，也节约了用人成本。

（2）是信息数据共享，跨部门管理协同的要求。高校人力资源管理工作常常与其他部门的工作有许多业务交叉，需要协同配合才能完成。比如人力资源管理部门承担着教职工职称评审工作，需要收集大量的材料，如教职工科研成果、教学工作、年度考核材料、班主任任职经历等，材料来源涉及科技处、教务处、人事处、学生处等多个部门，教师申报职称时，需要跑多个部门才能完成职称申报支撑材料的获取。人事管理信息系统可以根据工作需求，将多个部门的数据在一个平台系统内集成共享，将管理权限下放，获得权限的人员可以直接在系统里调取并获得所需要的数据和材料。这样一来，就实现了多部门业务联动，工作协同处理，使得管理事项变得更简约，事务办理更方便，有效解决了同一事项多头跑、分头办的难题，高效率一站式完成工作任务，做到数据共享，跨部门管理协同。

（3）是精确数据分析，提高组织效益的要求。校有大量的数据分散在人力资源管理部门或各个其他相关业务部门，想要快速准确地提取到可靠而有效的信息，单靠人工非常困难。比如，高校要制定人力资源规划，需要提前获取各个部门岗位编制占用情况、人员配置情况、流动情况、年龄及职称结构、学历占比、全校各教学单位的在校生人数以及招生计划等，以便为人事管理决策提供可靠依据，而人工信息收集及统计分析涉及部门多，人员杂，工作量非常大，且精确性难以得到保障。人事管理信息系统的引入，可以辅助管理决策，使得人事信息管理数据与各部门数据互联互通，清晰展示。管理人员可以随时查询，做数据动态统计，实时掌握精准数据，并充分挖掘数据资源并进行精确分析，实现人事决策和人才服务的精准化、科学化，提高组织的管理效益和效果。

3 人事管理信息系统在高校人力资源管理中的实际应用

综合人事信息管理系统在各高校的应用情况概括起来主要包含两块内容，对这两块内容根据维护权限进行划分，可分为管理员支持模块和员工支持模块。管理员支持模块总体从如下功能进行设计：通知公告管理、教职工基本信息、招聘管理、培训管理、年度考核评价、工资信息管理、签到考勤管理、请假审批管理、论坛管理、系统管理。员工支持模块功能设计如下：个人信息维护、年度考核自评、请假申请、工资单、论坛管理等功能。借助于这样的功能架构设计，基本能够将高校人事管理工作内容涵盖其中（如图1所示）。

图1 高校人事管理系统

下面具体分析人事管理信息系统在高校管理中的实际应用。

（1）应用于教职工信息库建设，实现信息数据动态共享。高校数字化人力资源管理建设，首先是要建立全校教职工信息库。教职工信息库包含个人基本信息、学习经历、工作经历、培训经历、职业资格、职称信息、住校家属、家庭主要成员、荣誉称号、获奖情况、年度考核、职位调动、行政职务、挂职情况等，同时还收录工资信息、教科研项目、论文、专利和著作教材等其他档案信息。人员涉及在职和离退休员工。人力资源信息包含了最为完善的员工背景信息，可以说是企业所有员工最为丰富的信息库[3]。

通过在高校建立人事信息管理系统，完善教职工信息库建设，并将全校教职工通讯录在模块列表里按照校领导、教学单位、职能教辅部门、新教师入职准备组、离退休人员、员工服务部门等分组清晰展示，不仅能让人力资源管理部门全面有效管理校内教职工的信息，还方便全校教职工对通讯录信息的查询和调取，实现信息数据的动态共享。查询权限可根据授权级别开放，以保障教职工信息安全。

（2）应用于由进到出的一站式事务办理，流程清晰办事高效。人事管理信息系统设置由招聘、入职、转正、职称晋升、职位调动到离职退休等管理环节，建立了一站式入职报到、转正、职称评审、岗位聘任、年度考核、职位调动、离校、退休等业务模块，做到了对高校教职工的进、升、转、出的全流程管控。以办理入职为例，新进人员不再需要拿着报到单到各部门挨个签字，只需要在系统里填写入职报到申请单，提交的单据直接通过系统传送到全校各部门负责人的端口，并通过信息提示其审批，各部门负责人看到审批信息提示后，在线签字审核即可，不过几分钟便可完成入职报到申请的所有相关签字，流程清晰，办事方便快捷，工作效率大大提升。

（3）应用于跨部门业务数据的衔接互通，管理决策科学化。在高校管理中，许多工作往往会涉及跨部门的业务数据信息。通过工作信息数据衔接，获得准确记录，再对记录的信息大数据进行统计分析，可更加智能化地为高校人事信息管理提供决策支持和依据[4]。

以工资管理为例，教职工的工资额由高校人力资源管理部门计算，依据来自多方面，如教职工基本工资、绩效工资、职称工资、考勤情况、请假情况、社保公积金缴纳情况以及扣税情况等。每个月由人力资源管理部门依据基本工资和绩效工资，扣除其他应扣款项，得到教职工的应发工资，并将所有详细信息录入人事管理信息系统，将数据推送到财务部门，与财务业务数据进行衔接互通。财务人员得到教职工工资数据，便会据此进行全员工资发放工作，并进行缴税扣税，这样就做到了部门联动，实现了服务上的自动协同。此外，人事管理信息系统可以与学工系统里的学生信息数据衔接互通，通过统计学生数量以及在各院系的分布情况，计算生师比，从而为人力资源规划，师资招聘工作提供科学依据。

（4）应用于教职工自助服务平台，提升职工幸福感和满意度。信息化人力资源管理促进了全员参与管理，使每一位员工都可以参与到人力资源部门的工作中，改变了传统的员工在管理过程中处于被动地位的状况，形成了新的互动管理的局面[5]。教职工自助服务平台为教职工提供个人基本信息维护更新、请假申请、出差申请、报销审批、论坛管理等功能。通过自助服务平台，推动全员参与信息管理，工作业务在线上即可办理完毕，无须线下多部门人工处理，节约人工成本和办公经费，实现了办公自动化，档案保存数字化，人事管理人性化。比如，教职工在自助终端线上填写提交请假申请表，可随时查询上级以及人事管理部门的审批状态，实时跟进办理进展，免除了个人填写纸质申请单一次次找上级以及人事部门签字审核的烦琐工作，既提高了人力资源管理服务质量，也提升了教职工的幸福感和满意度。

（5）应用于高校智慧一体化平台建设，实现数据集成统一。近年来，我国教育改革不断深化，高校信息化建设工作也在深入推进，各部门都建设了属于自己的业务系统，大多都是“按需、逐个、独立”建设，部门间的数据始终分散在各个部门，资源无法共享，数据标准也不统一，提取调用十分不便，不可避免地就形成了一个个信息孤岛[6]。高校智慧校园一体化平台的建设通过系统集成、业务流程重构和创新应用等手段，将高校各个业务系统整合在一起，实现信息共享、资源共享、协同办公等功能。人事管理信息系统是高校推进智慧校园一体化平台建设系统整合的关键部分，其可以有效地与高校已有的身份认证系统、教务系统、科研管理系统、财务管理系统、教学平台、学工系统等进行衔接互通，实现数据的集成统一，减少信息孤岛和冗余，提高信息处理的效率和准确性。

4 结束语

人事管理信息系统的开发应用不仅符合当今互联网信息化的时代背景，也满足了当前和未来高校人力资源管理长足发展的需求，能为高校领导层提供全面而精确的数据信息，为管理层的准确决策提供参考依据。并且，通过线上自助服务平台，为人力资源管理部门和全体教职工带来业务办理上的便利，而且流程规范，简约高效，极大地减轻了职工的工作负担，提升了管理服务水平。随着高校信息化建设的不断发展深入以及师生规模的不断扩展，管理需求也将变得更加复杂，人事管理信息系统也必须要随着高校实际管理需求不断拓展，持续创新功能，不断适应新变化，为高校人力资源管理信息化提供新的解决方案。■