杨红英

摘 要：档案管理属于单位各项管理工作的关键一环，不仅影响到水务工作有序开展，还对水务基础设施建设以及县域经济发展具有非常重要的现实意义。新时代，国家治理体系及治理能力日益提升，档案工作渐渐从幕后走到了台前，正处于“档案管理”变革为“档案治理”的关键时期。因此，水务机构必须严格遵循档案管理相关规定，构建更加完善的档案管理制度，确保档案管理工作可以为水务工作提供更多助力。基于此，本文重点分析了现阶段水务档案管理工作中的突出问题，并提出了相应的解决对策。

关键词：水务档案；管理：分析

引言

《“十四五”全国档案事业发展规划》中提到，新发展阶段我们应贯彻执行新发展理念，致力于构建新发展格局，以高质量发展为核心，积极构建档案管理体系、利用体系、安全体系等，加快档案信息化发展，使档案工作日益现代化。在这一形势下，水务行业应解放思想，积极创新，找准档案管理定位，有的放矢地开展各项管理工作，探寻有效的管理新路径。水务档案管理是水务工作的重点，也应该做到与时俱进。尤其是档案信息化建设进程的加快，基础建设数字化要求越来越高，针对档案收集、保管等方面提出了更高的技术要求及专业化管理规定。基于此，怎样加强水务档案管理工作，提高水务档案管理水平，是目前水务机构重点研究的课题。

一、水务档案的价值

水务工作点多面广，涉及城乡经济方方面面，覆盖工业、农业、服务业和建筑业等各行业，水务档案作为水务活动真实、全面的记录，指导价值显著，可为水务部门战略计划、执法活动等提供所需的信息。在水务工作相关业务中，水务档案可为领导决策提供所需信息。作为水务工作的第一手资料，水务档案科研价值显著，通过深入研究与分析水务档案，可获得更关键、更重要的科研成果。同时，在水务部门科学规划、成本控制和生态保护等方面，水务档案提供了重要的借鉴，经济价值显著，能够为社会创造更多经济效益。在人类生存与发展中，水资源尤为必要，为了能够可持续、科学合理地利用水资源，需使用到水务档案相关资料，以此为重要依据，科学配置水资源结构，积极迎合社会用水所需。

二、水务档案管理工作中存在的问题

1.缺乏健全的资料收集、整理、归档制度

水务档案材料通常情况下是在水务系统工程建设过程中逐渐形成的，不管是档案材料的收集、整理或立卷归档，都应当融入工程建设的整个流程中，所以，对不同时期的档案材料实施全面、准确的收集归档，是档案工作人员必须履行的职责。为确保上述工作目标顺利实现，应当依据更加完善的档案管理制度，而基于现阶段的具体情况而言，在水务系统工程档案管理相关的参建单位和项目法人之间很容易出现联系不紧密、责任模糊等问题，造成相关档案无法第一时间全面、准确地收集归档，从本质上来说是因为没有构建完善的档案收集、整理以及归档制度。

2.水务档案资料整理工作缺少统一指导

水务行政主管部门应当积极投身于工程项目的建设管理中来，虽然其内部设置了档案室，但仅仅是对内部档案材料予以整理，并没有对水务系统工程档案实施指导与监督，造成水务档案整理工作没有科学、有效的指引，不能够实现统一验收，在很大程度上制约了管理工作的开展。

3.水务档案资源利用效率有待提高

结束项目资料收集工作之后应当对收集到的各类材料实施加工处理，最终得到系统性的档案资源，尤其是要重视检索工具的设置，以促进档案开发利用效率不断提高。但是，现阶段的管理工作并未对水务档案实施合理分类，仅仅是直接存放于档案室中。因为检索方式陈旧，水务档案查阅利用便捷性不高，无法充分发挥其利用价值。由于水务档案有极强的专业性，涉及诸多专业和类别，若不能够对其实施合理加工编辑，在后期查阅利用时会面临很大的困难，不但会导致资源浪费，而且在发生问题后还不能够通过水务档案来准确划分责任。

三、加强水务档案管理的有效方法

1.完善档案管理体制

新时代，水务单位应高度重视档案管理，革新管理思维，立足于实际工作所需，建立健全水务档案管理系统，集中、统一管理水务档案。首先，设置专门的档案管理部门，集中统筹负责档案管理工作，并对其他部门档案管理工作展开全面、专业及科学的指导，提高档案管理水平。安排专业人员管理档案，确保管理具有科学性，规范、标准地开展档案资料的收集、整理与归档等各个工作环节，形成全方位、多层次的档案管理体系，切实提高单位整体档案管理水平。其次，合理划分档案管理责任，明确具体的管理职责，增强人员责任意识，确保各项管理制度能够真正落到实处。领导及工作人员应意识到水务档案管理的必要性，注重人员管理，制定科学合理、规范的档案管理流程，细致地审核与识别档案。定期检查档案，针对所发现的问题应当及时整改，并对发现的档案安全问题及时采取补救措施。最后，水务档案管理人员应意识到水务档案管理的意义，更新管理思想，与时俱进，基于新时代水务档案管理各种需求，逐渐形成先进的管理思维，并在日常工作中积极发挥主观能动性。

2.优化档案管理模式

目前，水务机构现代化、信息化发展趋势明显，对此，水务档案管理模式也应积极调整与创新，促使其能够更好地适应水务发展形势，切实发挥自身价值，助力水务事业稳定发展。因此，水务机构领导应高度重视档案管理工作，制定与实施科学、合理的档案管理制度和严格的奖惩措施，安排专人负责督导检查，并配备专兼职档案人员，统一负责各门类、各载体的档案资料的管理。同时，档案管理工作各环节应密切相连，各部门积极沟通与交流，有利于更高效地收集与整理档案资料，也可根据实际情况开展分阶段式、追踪式收集，确保所收集的资料全面、真实。收集完资料，应根据相关文件要求规范化整理与分析档案资料，并基于分类标准科学归档与立卷，便于后期高效率查找与利用档案资料，充分发挥档案资料的价值。档案管理人员需重点掌握档案管理各环节的关键点，抓住管理核心，细化分类与处理重要文件，深入挖掘其价值。配置适宜档案保管的库房，配齐相关设备设施，根据档案载体的不同要求存儲和保管档案，定期清点档案数量，检查档案保管状况，做好档案防火、防盗、防紫外线、防虫害、防水、防潮、防尘、防高温和防污染等防护工作，发现问题及时处理，确保档案的安全。

3.加大投入力度，完善设备设施配置

增加档案室业务用房，设立档案查阅室、档案专用库房、档案管理人员办公室。同时，多渠道争取投入资金购买档案室所需设备设施，档案库房应严格按照“防治结合”的原则配备智能密集架、文件柜、防磁柜、微型消防柜、温湿度计、烟雾感应器、水喷淋系统、摄像头和二氧化碳灭火器等设备设施，保障档案资料安全存放。档案管理人员办公室增设碎纸机、装订机等必备设施，确保办公环境整洁，档案安全存放。

4.全面整理归档，提高规范化水平

首先，统一标准，集中检查。水务机构档案管理人员要充分认识档案整理的重要性，根据档案管理规章制度对水务档案实施全方位筛查，对档案面签、封面统一打印，严格执行档案管理标准，保证档案管理工作规范化开展。其次，统一排序，集中整理。根据收发资料的时间以及具体内容，按照类型编序，规范制作目录索引，根据顺序实施整理并编辑入库，认真对待档案收集、整理以及归档的各个流程，保证水务档案能够全面、准确地展开收集分类。与此同时，要积极和各部门展开沟通交流，明确各类档案文件的真正来源与具体内容，提升档案材料的全面性和真实性。还需要第一时间登记文件，实时监管文件处理工作，确保水务档案材料能够及时归档，按照规范流程做好相关工作后对水务档案实施排列编码，为后续的查阅使用带来有力保障。最后，统一梳理，集中保管。根据《归档文件整理规则》的规定要求，充分联系各部门具体工作，结合水务部门行政、党务等收发文的具体内容展开深入研究，按照归档文件材料的实际价值，合理确定档案文件的保存期限，随后统一实施分类整理并制作好档案目录，装订后编号归档，确保水务档案规范归档。

5.加强业务培训，提高业务素质

水务档案材料包含诸多业务内容，也表现出极强专业化的特征，水务档案管理既是一项业务性的管理工作，又是一项技术性的操作工作，对档案工作人员素质要求极高。因此，需要档案管理人员具备较高的综合素质和业务能力，应当通过强化业务指导培训，不断提高档案人员的工作能力与专业水平。可采取“请进来，走出去”的方式，邀请行业内专家开展档案知识培训讲座，指导其学习档案管理工作先进经验，传授档案业务实操技术，培训具体内容不单要包含档案材料的收集、整理、归档等专业知识，还应重视文书拟稿、印制等相关发文规范，通过培训使档案管理人员熟练掌握工作方法与技巧，严格遵循档案管理相关规章制度。

6.推进数字化建设，提高管理能力

随着信息时代的到来，纸质档案逐渐向数字档案进行转变属于必然。现阶段，水务机构在档案管理的过程中，对数字化管理的重视度不够，导致工作存在脱节的情况，依然沿用着传统纸质档案的管理方式，或者只是简单地对档案展开数字化处理，未构建专门的档案管理系统，在线使用与管理功能不完善。对此，要想促进档案管理工作质量的提高，并确保各项工作的有序进行，必须重视数字化建设。水务机构要把档案管理信息化建设当成是智慧水务建设工作中的重要任务，要开展好学习调研活动，积极组织专题会议，尽快打造数字档案室。借助水务档案管理数字化建设，衔接公文办理系统，不断拓宽档案材料的来源渠道，实现数据信息的有效传输共享，电子文件归档及时、快速。另外，因为互联网存在开放性强的特点，使得档案数字化管理可能会遭受部分风险，档案管理部门需要做好网络安全防护措施，定期更新防火墙软件，并对数据展开备份与加密，避免遭受网络黑客与病毒的攻击。

7.建立健全监督体系，提高管理规范度

水务档案管理部门和上级主管部门之间需要建立上下联动的管理监督体系，展现出监督指导职能，通过定期或是不定期的方式，对水务档案行政与业务管理展开全面的监督检查，促进水务档案工作意识的提高，落实水务档案管理问责机制，实现档案管理工作的规范化开展。同时，水务机构需要结合《档案管理工作条例》提出的相关要求，制定与水务工作特点相符的档案管理制度，秉承“真抓、严抓、常抓”的原则，实现全程监督检查，制定完善的档案工作责任追究制度。在优化水务档案管理的过程中，需要将重点放在标准化、规范化管理上，防止人为因素对档案形成干扰与破坏。针对水务档案材料的形成、整理、归档、流转及运用等相关环节，运用具有标准化、规范化特点的管理模式，合理使用各类现代信息技术，如图像分类技术、海量数据存储技术以及智能检索技术等，通过特定程序固化水务档案管理中的流程化操作，即审核、登记和流转等，以此让水务档案更具规范性、严谨性。为了能够解决水务档案管理过程中存在的档案完整性差，出现档案遗漏、遗失等问题，水务机构需做到齐抓共管，严肃责任追究。另外，水务机构应结合专项审核中发现的各类问题，构建规范的档案管理长效考核机制，将“严建、严管、严用”等作为立足点，优化水务档案管理环境。

8.加强档案宣传，提高利用力度

坚持常态化走出单位，组织更加多元化的宣传活动，进一步拓展档案材料的利用范围，促进档案意识不断增强，让人们更加科学有效地运用档案。或者选择国际档案日印发《档案利用服务手册》等方式，设计制作展板，借助电视、广播、新媒体等不同途径做好宣传工作，介绍水务档案管理过程中取得的成绩，让越来越多的人真正了解自己拥有依法利用档案的权利。同时，利用室藏档案资料编辑《水务志》《水务全宗指南》等材料，有效记录单位组织机构沿革、领导简介和大事记。另外，为方便查找利用，数字化扫描文书档案，档案室编制适用的检索工具和参考资料，全部档案目录实现计算机检索。建立高效、快捷的档案查阅和借阅机制，对项目设计、工程建设以及竣工验收等方面需要的档案资料，能够第一时间提供查阅和利用，有效服务水务工作。同时，还可以筹办水务史展，通过图片、文字和实物集中展现水务发展成就，宣传水务工作。

四、结语

作为一种重要的信息资源，水务档案可体现出水务工作的必要性与价值。在水务工作中，水务档案管理必不可少，应认识到水务档案管理的重要性，在实际工作中做好各类水务档案材料的收集、整理以及归档工作，建立统一的档案管理模式，提升档案管理水平，加强信息化建设，深层次挖掘水务档案价值，促使其在水务事业发展中发光发亮。

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（作者单位：济南市水务服务中心）