国有企业档案系统与业务系统相对接的创新实践

2023-09-04周平陈笑天

档案管理 2023年4期

周平陈笑天

摘要：企业集团数字档案馆（室）以条线方式建设，是在企业数字档案馆（室）点建设方式基础上的扩展和延伸。本文首先探讨了数字经济对企业集团档案管理的影响，然后运用案例研究法和经验总结法，以河南投资集团有限公司企业集团数字档案馆（室）试点建设为例，总结建设经验和不足，分析建设难点，提出企业集团数字档案馆（室）建设路径，并探讨档案系统与业务系统相对接的档案管理模式。

关键词：档案管理；档案数字化；数字档案馆；数字经济；企业集团；协作组；业务联动

Abstract： The construction of enterprise group digital archives （ room ） in line mode is the expansion and extension of the former construction in point mode. This article first explores the impact of the digital economy on the archives management of enterprise group， then with the method of case study and experience summary， it takes Henan Investment Group Co.， Ltd. as an example， summarizes its experience and limitation， analyzes the difficulties， proposes the path of enterprise group digital archives （offices） construction and discusses the archive management mode that connects the archive system with the business system.

Keywords： Archives management; Archives digitization; Digital archives; Digital economy; Enterprise group; Collaborative group; Business linkage

1 引言

在数字经济时代，打造数字档案馆（室）、智慧档案馆（室），提供更快捷、更准确、更全面的档案信息，是推进档案工作实现数字化转型，加速赋能數字经济发展的必然途径。数字化管理可以更好地满足数字经济时代快速发展对信息管理的需求，实现对信息资源的精准管理和全面利用。从实践层面上看，数字化管理还可以提高企业集团的信息化水平、管理效率、决策能力，增强竞争力和创新能力。

2021年1月，《中华人民共和国档案法》（以下简称新《档案法》）颁布施行，新增信息化建设相关内容。“各级人民政府应当将档案信息化纳入信息化发展规划，保障电子档案、传统载体档案数字化成果等档案数字资源的安全保存和有效利用。”“机关、团体、企业事业单位和其他组织应当积极推进电子档案管理信息系统建设，与办公自动化系统、业务系统等相互衔接。”[1]2021年6月，中共中央办公厅、国务院办公厅印发《“十四五”全国档案事业发展规划》，明确要大力推进档案信息化，加速推进数字档案馆（室）建设。[2]为进一步落实《“十四五”全国档案事业发展规划》信息化建设要求，2022年5月，国家档案局印发《企业集团数字档案馆（室）建设第一批试点单位名单》，确定了61家企业集团为试点单位，河南投资集团有限公司（以下简称“投资集团”）是首批试点单位之一。[3]

本文运用案例研究法和经验总结法，以河南投资集团有限公司企业集团数字档案馆（室）试点建设为例，总结建设经验和不足，分析建设难点，提出企业集团数字档案馆（室）建设路径，为相关研究和实践提供参考。

2 数字经济对企业集团档案管理的影响

数字经济的快速发展和日益普及，对企业集团档案管理提出了新的挑战、机遇和更高要求。数字经济是以信息技术为基础的新型经济形态，它以数字化为特征，依靠互联网等信息技术，整合社会资源，创造新的商业模式和价值，推动经济发展。数字经济改变了传统环境下信息采集、组织和分析的方式，同时各种业务系统的广泛使用均使电子文件数量剧增、种类多样、内容丰富，对原有的档案收集、管理的方式提出了挑战，要求电子档案做到“来源可靠、程序规范、要素合规”，迫使集团企业档案管理工作必须转型升级。企业集团是按照资产关系组成的不同层级的企业个体集合，具有多层级、跨行业、跨区域等特点，档案信息资源分布具有分层级、分散式的分布特点，无法满足企业集团各类业务对信息共享、资源共享的需求，档案服务模式和理念急需结合数字经济进行改变。档案工作作为企业集团数字化转型的重要一环，应充分发挥档案工作基础性、支撑性功能，发挥档案信息资源服务企业集团各项大局功能。因此，企业集团档案工作升级转型不仅是提质增效的必然要求，也是档案工作高质量、跨越式、数字化管理的必然选择，是数字中国战略背景下和企业集团数字化转型的必然趋势。

2.1 企业集团数字档案政策梳理。2018年4月，全国网络安全和信息化工作会议上，习近平指出，加快数字经济发展，是推进供给侧结构性改革、实现高质量发展的必由之路，要以数字经济为引领，加快信息基础设施和数字产业化发展，推动数字技术与实体经济深度融合。这一指示为企业集团数字档案室试点的推行提供了更加明确的战略指导和政策支持。2021年6月，中共中央办公厅、国务院办公厅印发了《“十四五”全国档案事业发展规划》，明确提出了要加速数字档案馆（室）的建设，应用大数据、人工智能等新一代信息技术建设高水平的数字档案馆（室），加强电子档案长期保存技术和管理研究，创建科学的可信存储与验证体系，保证电子档案真实性、完整性、可用性、安全性等相关要求。为进一步落实新《档案法》及《“十四五”全国档案事业发展规划》信息化建设要求，2021年12月，国家档案局印发了《关于开展企业集团数字档案馆（室）建设试点工作的通知》，2022年5月23日，印发《企业集团数字档案馆（室）建设第一批试点单位名单》，确定了61家企业集团为试点单位，标志着企业集团数字档案馆（室）建设正式拉开帷幕。河南投资集团有限公司是试点单位之一，这些政策文件的出台，为数字经济背景下的企业集团档案管理转型和升级提供了政策支持和指导。

试点建设明确了建设企业集团数字档案馆（室）的目标，探索构建以企业总部为中心、所属单位为节点的企业集团数字档案馆（室）体系的步骤方法；探索数字经济条件下加快数字档案馆（室）建设的路径方法，业务系统电子文件归档新技术及加快企業档案资源数字转型新路径；验证有关标准规范的适用性，为完善档案信息化标准规范提供保障；形成可推广可复制的经验做法。除此之外试点工作还对工作的组织管理、资金保障、评估考核等提出具体要求，进一步保障了企业集团数字档案馆（室）建设的可行性和科学实施。

2.2 企业集团档案管理转型升级。在信息化高速发展的今天，数字经济呈现井喷式增长，企业集团在数字化转型过程中需要更好地管理信息资产。企业集团档案管理的现状包括传统纸质档案和部分数字化档案的混合管理。同时企业集团业务系统不断丰富，电子档案管理系统孤岛式的状态给电子文件的归档与利用造成巨大负担，档案资源呈现碎片化管理。因此，对档案管理工作提出了更高的要求，急需对档案管理体制机制进行转型升级以满足企业发展需求。2021年10月，国务院发布《2030年前碳达峰行动方案》，提出要推进各领域数字化智能化绿色化融合发展。企业集团档案数字化管理可以减少纸质档案的使用和管理成本，提升管理效率和质量，符合低碳经济的理念，有效降低碳排放。因此，持续实施“存量数字化、增量电子化战略”不仅是企业集团档案管理的必要趋势，也是实现双碳目标的重要举措之一。

（1）存量档案数字化。随着数字化和智能化的不断发展，企业集团的档案数量和管理复杂性也在不断增加。传统的纸质档案管理方式已经无法满足企业集团档案管理的需求，因此需要进行转型升级，以适应数字化时代的需求。

存量档案数字化是指将传统载体档案转换为数字形式，这一过程可以通过数字扫描、图像处理、OCR文字识别等技术手段实现。传统载体档案存储不仅需要大量的空间和人力成本，而且容易受到自然灾害、人为破坏等因素的影响，导致档案的丢失或损坏。进行数字化可以提高档案的安全性和可持续性，也可以节约管理成本和空间资源。同时，数字化成果便于传输、共享和利用，对于破除企业集团“数据”孤岛，具有重要意义。

（2）增量档案电子化。增量档案电子化是指在保证纸质档案原始性和可信度的前提下，将新的档案以电子形式进行管理，提高档案的管理效率和安全性，并且方便用户的查询和利用。新增的电子文件主要来源是各业务系统产生的原生电子文件，多以数据形式产生、传输和利用。新《档案法》“第三十七条电子档案应当来源可靠、程序规范、要素合规。电子档案与传统载体档案具有同等效力，可以以电子形式作为凭证使用”确立了电子文件的法律证据作用。

在增量电子文件管理中应进行单套制管理，单套制管理应遵循整体系统原则、来源可靠原则、程序规范原则、要素合规原则和安全管理原则。单套制管理是业务部门、前端业务系统与档案部门、电子档案管理系统共同配合的过程。电子档案单套制管理应满足电子文件形成、归档和电子档案管理均通过安全可信的系统或电子设备实现；具备满足电子档案管理需要的信息化基础设施和必要的管理制度与规范；经费和人员配备能够满足电子档案单套制管理需要；档案、业务、信息化、安全保密等部门建立工作协调机制，满足电子档案单套制管理工作等条件。

规范各业务系统的电子文件归档，建立统一的数据标准，各业务系统按照统一的标准对数据进行描述和归类；建立完善安全保障机制，包括数据加密、访问控制、防火墙等，保障数据在传输和存储中的安全性；建立数据互通的监控和管理机制，及时发现和解决数据互通中出现的问题，确保数据互通的顺畅和稳定，从而实现多业务系统之间的数据互联互通与共享。

总之，通过存量数字化和增量电子化两个方面的工作，可以有效地提高档案信息的互联互通，提升利用效率，进一步促进企业的发展和创新。

2.3 企业集团档案管理数字化预期效益。随着数字经济的快速发展，档案数字化管理对于企业集团的重要性日益凸显。档案数字化管理是指将企业的纸质档案转化为数字化形式，并通过信息技术手段进行管理、存储和共享。档案数字化管理不仅可以大幅提高档案管理效率和数据质量，降低管理成本和风险，还可以促进信息共享和流通，推动企业创新和可持续发展，为企业带来丰富的社会效益和经济效益。

在社会效益方面，档案数字化管理可以促进信息共享和流通，加强企业间的合作和协同，提高行业整体的信息化水平和竞争力。随着信息技术的不断发展，企业集团档案利用云计算、物联网等技术手段进行管理和共享。可加快企业内部信息的流通和共享，促进企业内部部门间的合作和协同，从而提高企业的工作效率和生产效率。同时，还可以促进企业与外部合作伙伴的信息交流和共享，加强企业与行业间的协作和竞争，推动行业的数字化转型和升级。

在经济效益方面，档案数字化管理可以大幅降低档案管理成本和风险，增强原件保护性，提高档案管理效率和数据质量，及时有效提供档案数据信息及决策依据，从而为企业带来可观的经济收益。传统的纸质档案管理需要大量的人力、物力和空间资源，管理成本高昂，同时也容易出现文件丢失、损毁等情况，风险难以控制。档案数字化管理则可以将纸质档案转化为数字化形式，不仅可以降低档案管理成本，而且可以提高档案管理效率和数据质量。档案数字化管理还可以通过利用信息资源和知识产权，创造更多的商业价值和创新机会，推动企业的可持续发展。

3 河南投资集团数字档案馆建设实践

河南投资集团成立于1992年，注册资本120亿元，是省属重要骨干企业，系河南省政府重要的投融资平台，业务涵盖金融、综合能源、浆纸物流、科技投资、环保产业、健康生活、信息产业、燃气等领域。2017年，集团成为河南省首家国有资本运营公司试点单位，2018年被国务院国资委认定为全国“双百企业”综合改革试点单位。至2022年12月底，总资产达到2925.4亿元，净资产1062.11亿元，参控股上市公司69家，作为第一大股东管理资产超20000亿元，拥有国内AAA，国际A-高信用评级。[4]

投资集团成立30年来，一直高度重视档案管理工作，持续开展档案规范化建设，不断加快档案信息化转型，档案实体安全与信息安全保障能力逐步提高，档案管理工作迈出坚实步伐，先后接待30余家省内党政机关、企事业单位参观学习。已建設档案管理及相关制度263个，现有专职档案管理员91人，兼职档案管理员1620人；入选河南省档案专家两名、工匠型人才两名、青年档案业务骨干一名；综合档案室面积近万平方米，管理全宗409个，指导、管理控股企业科技档案20万卷，200万件，平均数字化率达到92.2%。为适应企业数字化转型，进一步规范企业集团档案工作，在对集团系统档案管理情况全面摸底的情况下，2021年申报国家档案局企业集团数字档案馆试点，2022年通过国家档案局第一批“企业集团数字档案馆”试点申报评审，计划今年通过国家档案局组织的验收。通过以点带面、以上率下的建设方式，研究适用于投资类集团型企业数字档案馆（室）建设方案，尝试分期、逐级建设完成贯通各级所属单位的数字档案馆（室），并验证业务系统电子文件归档新技术，加快企业档案资源数字转型。[5]

3.1 建设优势。（1）经费保障。为做好本次试点建设工作，在前期集团档案系统建设经费投入的基础上，计划新增预算约1810万元作为本次建设专项经费，新增预算已通过集团决策审批。主要用于：档案系统升级、咨询服务、业务系统归档功能开发、系统接口开发、传统载体档案数字化以及其他管理成本等。

（2）人员保障。集团数字档案馆（室）试点项目建设是一项系统性工程，涉及范围广、复杂度高，需要多部门、各所属单位协同推进。为此，投资集团成立了项目建设工作领导小组，成员由集团主要领导、分管领导、档案管理部门负责人、技术管理部门负责人、各专业部室领导、各控股企业领导及相关人员共同组成，负责项目决策、管理与实施。

项目建设工作领导小组下设专项工作小组，负责组织专项项目调研、定期召开项目进度沟通会，沟通项目建设情况，及时解决项目推进过程中遇到的问题，通力协作，稳步推进各项工作。

（3）技术保障。数字档案管理系统及档案信息资源遵循智慧集团“迁云上云”的基本要求，部署在由集团全资子公司打造的“黄河云”上、“黄河云”是我省目前最大的第三方数据中心，可实现数据的安全存储、备份和使用需求。

智慧集团承建单位河南汇融科技服务有限公司（以下简称汇融科服），是集团全资子公司，为本次数字档案馆（室）建设工作提供全方位的技术保障。汇融科服为集团及下属企业提供信息化战略规划、应用系统建设与管理、网络及基础设施建设、信息安全管理、数据治理与规划、系统运维与运营等服务，具备覆盖CBOT（咨询、建设、运营、移交）的一体化、一站式能力，拥有人均1.6个专业证书的IT技术服务团队，基于CMMI、PMBOK、ITIL和ITSS规范，提供从需求提出、可研、立项、咨询、建设、运营到移交的全生命周期管理服务。

（4）基础设施保障。投资集团新总部大楼规划了1350平方米的数字档案中心，包括标准化库房、实物档案区、实物档案查阅区、电子档案查阅区、档案整理区等功能分区。数字档案中心将按照一体化、数字化、智慧化的建设理念，将计算机技术、自动控制技术、通讯与信息处理技术相结合，有效解决档案安全问题。通过应用物联网、云计算、大数据技术与档案工作融合，对实体档案、数字档案、档案环境、档案设施、档案流程进行智慧化管理。

（5）制度保障。集团依据《档案法》等相关法律法规，形成了针对档案“收、管、存、用”全生命周期管控的11项档案管理制度，是本次试点项目建设的基础依据。集团将奉行“公平、公正、公开”的原则，选取咨询服务经验丰富且对集团档案管理现状、核心业务情况了解透彻的专业厂商，并外聘业务及技术专家共同组成本次试点项目的咨询服务团队，进一步验证及优化完善集团档案管理的相关制度。

（6）经验保障。投资集团信息化基础扎实、行业特色鲜明、改革创新意愿强烈。2021年3月，投资集团启动增值税电子发票电子化报销、入账、归档试点工作，通过建立和优化电子发票归集、财务报销、会计核算和电子档案管理的一体化系统，实现了由“分散层级式”向“共享集中式”转变，由“手工操作”向“智能管控”转变，由“纸质归档”向“数字管理”转变，历时7个月，于11月份圆满完成试点任务并通过国家验收，成功跻身全国电子发票改革第一方阵。此项目建设过程中积累了丰富的技术经验和应用经验，可为本次试点项目建设内容的“单套制”归档技术验证提供重要的探索基础和经验借鉴。

3.2 建设难点。企业集团数字档案馆（室）是由多层级、跨领域、多行业的企业集团成员企业数字档案馆（室）组成的数字档案馆（室）群体，与企业数字档案馆（室）建设相比，企业集团数字档案馆（室）建设在管理、技术和服务方面存在难点。

（1）多全宗建设，对管理要求高。按照《国家档案局办公室关于开展企业集团数字档案馆（室）建设试点工作的通知》要求，所属单位建成数字档案馆（室）比例有要求，如200—400家下属企业，建成数字档案馆（室）比例不低于40%。[6]而企业集团是由不同层级的个体企业组成的经济联合体，[7]一般具有跨行业、跨区域、管理体制不同等特点，因而在档案管理上也呈现出档案涉及行业多、管理层级多、管理水平参差不齐等的情况。所以企业集团数字档案馆（室）是多全宗建设的系统工程，在建设过程中要对各个单位补短板、强弱项、提能力。

（2）建设内容复杂，对技术要求高。企业集团数字档案馆（室）建设内容包括总部及下属单位基础设施建设、电子档案管理系统建设、数字档案资源建设、制度规范建设、安全保密体系建设等五个方面，[8]最终实现总部与所属单位数字档案馆（室）实现互联互通。企业集团规模大、层级多、行业多的特点，对系统功能、架构的安全性、先进性和可拓展性提出了较高的技术要求。同时需要兼顾企业集团数字化转型要求和档案智能化管理需求，在技术上还需深度开发，引入AI、知识图谱、区块链等技术，为企业集团智慧档案馆（室）建设转型做好技术铺垫。

（3）建设周期长，对服务要求高。企业集团数字档案馆（室）建设是一项长期工程，不依靠外部资源，仅靠企业自身是很难顺利完成的。在基础设施建设、电子档案管理系统建设、传统载体数字化建设工作中，亟需厂商的支持，尤其是电子档案管理系统建设和传统载体数字化建设工作是持续性和长期性工作，服务质量好、技术水平高的厂商对于数字档案馆（室）建设往往起到事半功倍的效果。

3.3 创新做法。（1）全面摸底，有的放矢。集团系统共建企业业态场景多、管理跨度大、运营模式新、档案管理水平不一，建设难度大。一是对系统档案管理情况进行了全面摸底及统计，内容涉及是否有专用库房、库房面积、硬件配备情况、档案管理软件、电子化率、人员配备、人员职称、库存情况等，为申报试点奠定了基础；二是合理制订实施计划，制度建设和系统建设两手抓，建立日报、周报、月报机制，有序开展项目实施。

（2）协同协作，共建共享。档案工作是一项系统工程，涉及范围广、复杂度高，需要多部门、各所属单位协同推进。一是打破行业板块壁垒，将90家企业按区域、档案工作现状及管理水平划分协作组，指定档案管理先进企业任组长单位，发挥引领带动作用，促进档案工作均衡协调发展；二是建立协作考核机制，按照国家档案局制定的《企业档案检查工作办法》及《数字档案馆建设指南》，协作组内自查自评，协作组间互查互评，找差距、补短板，将工作落到实处。

（3）升级改造，业务联动。基于集团现有档案信息化建设基础，完善已有电子档案管理系统功能，探索研究业务系统电子文件“单套制”归档技术方案。在与各业务系统对接过程中，发现线上归档文件多不具备法律效力，缺少红头和电子签章，且缺少归档过程性文件及相关元数据字段属性，规范各业务系统的电子文件归档及电子档案管理，打通业务系统与档案馆系统数据对接，实现实时归档，构建完整可控、上下联动的电子档案资源信息共享服务平台，推动各业务系统均衡发展。一是搭建电子签章平台，确保文件在归档过程中自动进行电子签章，提高文件的合法性和可信度，同时利用电子签章数据的安全性和可追溯性，以确保签章过程的可信度和完整性，提高文件归档的效率和质量；二是对协同办公、合同法务、投资管理、财务共享平台进行升级改造，集成电子签章平台，确保文件的真实性和完整性，使归档文件具备法律效力；三是在OA系统归档时引入元数据管理功能，建立名称、类型、大小、创建时间等元数据索引，实现对归档文件的有效管理和检索；四是根据单套制过程性文件归档要求，在OA系统收文、签报、通知通告、工作简报等业务流程中，增加修订稿的归档功能，保留所有修订和修改的历史记录，确保文件的准确性、真实性、完整性、安全性和可追溯性。

（4）科技赋能，打造亮点。投资集团采用新科技，赋能档案管理工作，按照一体化、数字化、智慧化的建设理念，建成新大楼数字档案中心。一是搭建智慧档案馆馆区综合管理系统，采用云计算与物联网技术，将各个子系统通过平台化控制操作，监测、分析和整合各大子系统的数据以做出智能化的响应，实现数字档案与实体档案的一体化管理。二是引入AI人工智能技术，基于AI语音、人脸识别模型，实现以人搜照片、搜视频，可快速查询与定位所涉及用户身份的档案信息，便捷、高效、安全完成档案利用，以数据驱动决策。三是建设统一应用、集中存储的数字档案馆系统，有效解决档案信息资源“各自为政”的问题，实现集团各级单位数字档案资源的统一管理、互联互通、分级授权和共享利用，最大程度提高集团化档案管理工作效率，节约管理成本。四是以绿色低碳概念为指引，对档案馆功能用房和设施设备配置进行科学规划和节能设计，有效降低碳排放。

3.4 取得的成绩和不足。目前投资集团数字档案馆（室）仍在建设期间，通过近两年的建设工作，截至目前，完成内容包括：投资集团总部及90余家下属单位企业数字档案馆（室）平台搭建和测试；集团总部及90家下属单位档案制度体系的修订和编制；集团及下属单位统建业务系统与电子档案管理系统的接口升级开发工作，包括OA系统、合同管理系统、投资管理系统、财务系统等；投资集团总部及90余家下属单位企业历史数据迁移；投资集团总部及90余家下属单位企业存量档案数字化工作等。尽管投资集团在企业集團数字档案馆（室）建设方面取得了巨大的成绩，但建设过程中仍存在三方面的不足。

（1）业务部门参与度不高，业务协同不足。由于企业部门职能划分、专业差异、管理理念等原因，业务部门在数字档案馆（室）业务定制、业务系统电子文件归档等建设工作中无法准确描述业务现状，难以提出有针对性的解决方案，容易出现系统在部署和开发过程中与实际业务需求不一致的情况，导致系统使用和利用效果不尽如人意。

（2）管理水平不均衡，业务支撑不够。各级下属单位档案管理水平基础不同、管理水平差异较大，在数字档案馆（室）建设中参与程度出现参差不齐的问题，无法完全承担本单位数字档案馆（室）建设，导致整体建设出现短板，容易出现“木桶现象”。

（3）数字资源数量不多，利用效果欠佳。在现有档案资源建设中，传统载体档案占比较大，数字化资金成本较高、建设时间较长，各单位建设积极性有待提高，亟须加快传统载体数字化进度，提高数字化副本数量。各业务系统中产生的电子文件由于格式、技术等原因，尚未实现应归尽归。数字资源建设的短板容易直接影响利用效果，加大数字档案馆（室）建设阻力。

3.5 建设路径建议。面对全宗多、建设内容复杂、各级单位管理水平参差不齐等局面，如何找准定位、立足于本企业集团自身情况建设数字档案馆（室），探索一条科学、有效的建设路径是急需解决的问题。笔者根据本单位企业集团数字档案馆（室）建设经验，提出“摸家底、做规划、组团队、建标准、严建设”五大步骤。[9]

（1）摸家底，全面做好现状评估。明确建设目标，立足实际情况，对集团总部及各级下属单位开展全面的、科学的、有针对性的档案工作评估，从基础设施、制度标准、档案资源建设等多个维度开展评估，建立评估体系。基于现状总结企业集团数字档案馆（室）建设的优势、劣势，确定发展目标，预判可能出现的建设难题和短板，提出解决方法和应急预案。

（2）做规划，科学制定顶层设计。根据评估结果，充分评估内部、外部资源，做好顶层设计和统筹规划。将企业集团数字档案馆（室）建设纳入企业集团总体规划，按照统一规划、统一设计、统一标准的建设方案要求，从全局角度对数字档案馆（室）的管理体制、系统架构、部署方式、资源建设等方面统筹规划，确定实施步骤和考核机制，科学、有效地指导后续的建设工作。[10]

（3）组团队，挑选专业人才队伍。企业集团档案管理工作普遍存在档案专业人员稀缺、档案工作专职稀少的问题，而企业数字档案馆（室）建设又是一项对信息化技术、档案管理等多个学科知识要求较高的工作，因此，成立由档案部门、信息化部门和业务部门组成的多领域的工作组织，负责标准制度建设、解决建设过程中的技术和业务问题，落实责任是至关重要的。[11]

（4）建标准，规范制度体系编制。从管理、技术等维度分行业编制统一的档案制度体系是企业集团数字档案馆（室）建设规范性的保障。通过制度体系建设规范数字资源建设，保障档案信息资源应收尽收、应归尽归。制定涵盖收、管、存、用、销等各环节业务流程的管理规范，使业务流程标准化和规范化。编制元数据、四性检测、归档接口等方面的技术规范，保障电子文件的真实、完整、可用和安全。

（5）严建设，把关建设过程和质量。建设内容包含基础设施建设、数字资源建设和系统功能建设，严格按照规划设计，根据建设目标，逐级、逐项分解建设任务，确保数字档案馆（室）建设有序开展。建设过程严格把关建设进度、质量、安全等要素，落实制度体系要求，定期总结建设过程中遇到的问题和难点，确保项目顺利建设。

总之，企业集团档案管理面临着诸多挑战和机遇，应通过企业集团数字档案馆建设，不断加强数智化转型，实现精准管理和全面利用。下一步，河南投资集团将重点聚焦试点项目验收及智能馆库建设，打造全省数字档案馆建设试点观摩基地，树立数字档案建设“河南样板”，为数字河南建设做出积极贡献，推动档案事业再上新台阶。

*本文系河南省档案局科技项目《投资型集团数字档案馆（室）建设模式研究》（项目编号：2022-X-021）的阶段性研究成果。

参考文献：

[1]中华人民共和国档案法[EB/OL].（2018-08-24）[2023-04-28].https：//library.shanghaitech.edu.cn/2018/0824/c3965a33281/page.htm.

[2]中办国办印发《“十四五”全国档案事业发展规划》[EB/OL].[2023-04-19].https：//www.saac.gov.cn/daj/toutiao/202106/ecca2de5bce44a0eb55c890762868683.shtml.

[3]国家档案局办公室关于印发《企业集团数字档案馆（室）建设第一批试点单位名单》的通知[EB/OL].[2023-04-19].https：//www.saac.gov.cn/daj/tzgg/202206/b8bbe7ad2a8f466b890c6d20051a7656.shtml.

[4]河南投资集团[EB/OL].[2023-04-19].https：//www.hnic.com.cn/about/jtgk/.

[5]国家档案局办公室.《国家档案局办公室关于开展企业集团数字档案馆（室）建设试点工作的通知》（档办函〔2021〕304号）[Z].

[6]杨艳.企业集团数字档案馆建设策略研究[J].中国档案，2013（04）：62-63.

[7]国家档案局.关于印发《企业数字档案馆（室）建设指南》的通知（檔办发〔2017〕2号）[Z].

[8]王可欣，牛力.面向“十四五”的新一代数字档案馆建设路径及趋势分析[J].档案管理，2022（04）：34-36.