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航天企业仪器设备管理信息化建设思考

2023-08-29李国柱李晨辉李泳佶葛成子中国空间技术研究院西安分院

航天工业管理 2023年6期
关键词:分院仪器设备流程

李国柱、李晨辉、李泳佶、葛成子 /中国空间技术研究院西安分院

近年来,仪器设备品种、数量随着航天科研任务的增加而不断增加,给现有管理工作带来了较大压力,特别是资产申请、采购、合同、资产验收、建账、发放、调配、维修、报废处置、资产清查、票据、定期账务核对等大量重复性工作占据主导。在这种状况下,如果仍靠传统的人工方式,仪器设备人员只能将主要精力用在处理日常事务上,无暇顾及资产分析和评估,不利于仪器设备管理精细化、规范化、科学化发展。

为此,中国空间技术研究院西安分院进行了仪器设备管理信息化建设,通过构建资产管理子系统,实现“模块流程一体化”,既能在管理系统中完成仪器设备的全生命周期管理,又能进行流程模块化的动态分析,为科研生产任务的顺利实施提供了良好的支撑作用。

一、理论基础

1.资产全生命周期管理

传统的资产管理主要是指设备在役期间的运行维修管理,目的是保障设备稳定、可靠运行。而资产全生命周期管理则侧重于整个设备相关价值运动的状态,内容覆盖购置投资、折旧、维修支出、报废等一系列资产寿命周期的要素,目的是降低运营成本、增加收入。

基于资产全生命周期管理理论,西安分院将仪器设备管理划分为前期购置、中期维护、后期处置3 个阶段,实现了仪器设备的全过程管理以及数据信息共享。

2.流程管理

流程管理强调以流程为目标,通过流程分析、流程定义、资源分配、时间安排、流程质量与效率测评、流程优化等一系列环节,保持企业运行活力。

基于流程管理理论,西安分院通过重点反映仪器设备本身特征及其利用率、完好状况、周检状态等,全方位、多层面、及时准确跟踪掌握仪器设备的状况,实现前期、中期、后期3 个阶段固定资产业务全流程的信息化、网络化管理。

二、基于全生命周期管理的仪器设备管理信息化建设

1.现状及需求情况

传统的仪器设备信息管理基于单用户电子表格数据库,而新的管理信息系统(管理模块)则基于网络平台(版),且具备权限访问的用户终端,与微软公司、上级资产管理机关的项目管理系统、西安分院横向管理部门等信息交换接口兼容。

系统自身具备信息记录、复制、移植与窗口提示等功能。具体包括:日常各类业务信息(如申请、计划、合同)的录入、统计、分析及修改;涵盖各类基础数据库(如申请、计划、合同、借用、维修、报废、处置等)及动态生成库;根据管理需求自动生成各类统计表、图、卡(如季报、资产验收单、资产借用卡、调配单等),同时对各类信息数据进行查询统计、分析汇总;信息数据与原数据库兼容、可复制;人机界面直观,实物图表操作。资产管理系统的主要功能如图1所示。

图1 资产管理系统的主要功能

2.主要业务流程

(1)前期管理及主要流程

一是建立厂商信息库,包含企业名称、质量体系认证信息、联系方式、信誉等级、服务情况、用户评议意见等,为申请者提供网络选择及参考,为管理者、决策者提供依据,可与资产数据中的国别厂家相关联。二是增加供货商管理信息库,可与资产数据中供货商相关联。三是建立型号任务信息库,包含任务名称、代号、分机名称、代码、主要技术指标等,为规划、更新投资及申请者提供审查依据。四是建立申请计划库,包含品名、型号、数量、预算金额、经费来源、用途、主要指标、申请人、审查审批信息、执行情况等,申请者可通过网络预填写。五是建立合同信息库,保存历史合同,动态查阅、统计等,实现订货过程(如提货、报关、免税、商检、保修、索赔、退货等)控制。

主要流程如下:首先由使用人填写资产使用申请单(一并提交经济论证书),所在部门审批通过后(审批未通过退回申请人,并注明退申原因)递交资产管理部门审批;资产管理部门根据申请单及数据库记录数据进行审批;审批通过后(审批未通过退回申请人,并注明退申原因)进行调配、借用处理;如需购置,则填写购置单并完成相关审批手续;审批通过后(审批未通过退回申请人,并注明退申原因)编制购置计划并记录计划信息。然后进行市场调研、合同草案、合同汇审、合同签订与完善、合同跟踪、查询统计等。最后进行拆箱、验收分派、验收报告、验收跟踪等。货品到货后,业务主管部门组织有关部门人员进行拆箱验收,同时做好货品拆箱记录、验收分派记录、验收报告单、资产入账记录等;如果未通过验收,需进行退换货、保修、索赔等处理,同时备案记录。

(2)中期管理及主要流程

一是账物管理,建立仪器设备资产数据库,管理者可直接操作(如增、删、补、统计、查阅等),相关部门经授权可使用该数据(如财务)。二是调配管理,显示同类型、同性能要求的仪器设备状况、分布位置、利用忙闲程度等,使管理人员掌握并有效配置资源。三是维修管理,建立维修信息库,实现维修过程实时跟踪且质量情况有历史记录(如故障情况、原因、使用单位、当事人、处理结果、维修费用统计等);通过网络实现维修申报、审查、过程处理、数据处理、历史维修频次、资金投入显示。四是库房管理,进行仪器设备数量、种类、质量状况、进出流量等信息统计。五是现场管理,及时跟踪在用仪器情况(如使用部门、使用人、质量状况、开关机时、承担项目等),重点以精、大、贵资产管理为主。六是目标管理,统计分析各项管理目标的完好率、待修率、利用率等。七是统计报表管理,实现自定义统计分析及报表。八是计量管理,建立计量器具库,编制计量器具计划并实时监控,对各类计量信息、计划及执行情况进行统计分析。

主要流程:管理资产台账、报销单据和资产配置,并建立资产卡片;报销仪器设备、装机套、低值配件等单据;资产配置变动;仪器设备资产台账及其配置变动;如需借用,填写借用信息卡(申请)后进行借用登记(产生记录单并且备案)、借用审批、借用、借用归还/归档;管理关键仪器设备资产使用,现场反馈,反馈处理,现场事故登记;管理计量周期;维修申请、维修界定。

(3)后期管理及主要流程

一是报废申请,二是报废评估,三是报废调拨。报废处置流程:汇总整理、审查、审批、处理定价、调拨、财务核销、资产及档案、计量数据核销等;处理信息并分类归档;统计分析。

三、主要保障措施

1.基础数据的准备与导入

鉴于仪器设备数量及其信息量庞大,采用办公自动化系统自带数据进行自动关联,并对1 万多条基础数据按标准进行规范和导入。基础数据导入后,即启动系统试运行,该过程是调试和完善的过程,主要目的是验证每个功能模块的可实现性和易用性。例如,验证仪器设备台账输出、卡片打印、批量审批、系统自动登录、资产申请分类汇总等功能是否方便使用,人机界面是否友善,数据和输出格式是否准确以及各种细节元素。通过系统的调整和完善,为仪器设备管理系统的正式投入使用打下基础。

2.加强培训,推进使用

适时培训可以促进系统的普及并确保其使用规范。系统启用前安排了多次培训,例如,对本部门管理人员进行系统的操作培训,便于处理日常业务;对各部门仪器设备管理员进行系统功能的培训和宣贯,让其了解仪器设备管理方式的转变并掌握基本的操作要领;为各单位员工提供系统操作指南和使用咨询。由于全新的网络化业务处理模式与以往传统的纸质信息载体的处理方式存在很大差异,要克服多年形成的办公习惯,按新的流程办事,使用人员往往存在抵触情绪。系统推广使用还必须得到各级领导的支持,比如停止纸质单据审批和传送,强化网络化仪器设备管理意识,培养使用习惯等。

3.信息的适时把控

仪器设备全寿命周期管理的信息化、流程化、网络化有效地规范了仪器设备信息,减少了人为差错和大量重复性管理工作,实现了由资产静态管理方式向资产静、动态一体化管理模式的转变。全面实施信息化后,西安分院内各单位和个人进行仪器设备申请和领用、使用和变更、维修和资产报废等业务均实现了无纸化办公,可以随时随地查询仪器经费的使用和仪器的购置、分布、使用频率、运行状态等情况,为仪器管理决策科学化提供有效依据。

通过前期有计划、有步骤的准备,中期稳妥扎实的部署和后期持续不断的推进,西安分院资产管理子系统大大促进了现有仪器设备管理效率的提高。通过不断完善,西安分院仪器设备资产从申请、规划、设计、制造、选型、购置、安装、使用、维护、检定、修理、改造直至报废处置等全过程管理进一步规范化、精细化,实现了管理中的数据及信息共享,推动了仪器设备资产管理从静态管理向资产静、动态一体化管理模式的转变,进而推进了仪器设备管理科学化进程。

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