智慧校园中新升本院校迎新服务系统应用研究

2023-08-01韩梦王智刚

现代信息科技 2023年11期

韩梦　王智刚

摘要：迎新服务系统是智慧校园的重要组成部分，体现了学校迎新服务管理的信息化水平。然而，新升本院校在智慧迎新方面仍存在诸多问题。因此，文章以汉江师范学院迎新服务系统为例，结合智慧校园的理念，通过线上线下同时优化迎新服务流程，采用B/S架构设计系统的应用层、逻辑层和数据层，最后从实际应用的角度出发，介绍系统为新生、迎新工作人员和系统管理员提供的主要功能。汉江师范学院迎新服务系统的设计与应用，有力推进了智慧校园建设进程，可为其他院校改进迎新服务系统提供参考借鉴。

关键词：智慧校园；迎新服务系统；流程优化；B/S架构设计；系统应用功能

中图分类号：TP311.5；G647 文献标识码：A 文章编号：2096-4706（2023）11-0021-05

Research on the Application of the Welcome Service System of Newly Undergraduate Universities in Smart Campus

HAN Meng， WANG Zhigang

（Department of Information Construction and Management， Hanjiang Normal University， Shiyan 442000， China）

Abstract： The welcome service system is an important component of a smart campus， reflecting the informatization level of the school's welcome service management. However， there are still many problems in smart enrollment in newly undergraduate universities. Therefore， this paper takes the welcome service system of Hanjiang Normal University as an example， combined with the concept of smart campus， and optimizes the welcome service process both online and offline. The application layer， logic layer， and data layer of the system are designed using a B/S architecture. Finally， from the perspective of practical application， the main functions provided by the system for freshmen， welcome staff and system administrators are introduced. The design and application of the welcome service system at Hanjiang Normal University have effectively promoted the construction of a smart campus and can provide reference for other universities to improve the welcome service system.

Keywords： smart campus; welcome service system; process optimization; B/S architecture design; system application function

0 引言

隨着高校招生规模逐渐扩大，我国高等教育已进入普及化阶段。优质高效、安全有序地做好高校的迎新服务工作，给即将进入大学的新生留下美好的第一印象，既是展示学校良好形象的契机，也是对学校迎新服务水平的检验。2021年7月，教育部等六部门发布《关于推进教育新型基础设施建设，构建高质量教育支撑体系的指导意见》，明确指出要“以信息化为主导，聚焦智慧校园新型基础设施体系，支持全流程、全业务线上办理，探索利用智能技术开发自动化办事应用，创新管理服务模式[1]”。可见，创新迎新服务模式，建设迎新服务系统，实现迎新业务线上办理，是推动智慧校园建设的必然趋势。

2016年汉江师范学院升格为本科院校，为提高学校信息化服务与管理水平，2021年5月学校正式启动智慧校园项目。作为学校信息化发展的重要阶段，智慧校园强调“以服务为核心，以管理为支撑”的理念[2]。其中建设迎新服务系统是补齐学校迎新业务信息化建设短板，实现迎新服务网络化、迎新管理信息化的重要一环。此外，在常态化疫情防控下的特殊时期，按照“外防输入、内防反弹”和“科学有效防控，安全有序开学”要求[3]，减少人员聚集接触，切实保障师生安全，将迎新服务线上化就成为迫切需求。因此，汉江师范学院加紧建设迎新服务系统，并于2022年秋季学期正式投入使用。该迎新服务系统为解决传统迎新模式中的突出问题，将迎新服务流程优化为线上迎新服务和现场迎新服务两部分，并根据B/S架构设计思路实现迎新服务系统开发。迎新服务系统的实用功能大大提升了师生信息化满意度，促进了智慧校园的后续建设，也能为其他院校建设迎新服务系统提供借鉴。

1 新升本院校迎新过程中存在的问题

一直以来，高校迎新都是一项繁忙且复杂的工作，通常需要招生就业处、学生工作处、教务处、财务处、后勤管理处、信息化建设与管理处，以及各二级学院等部门协调配合，完成新生信息采集、预定商品、新生接站、身份核验、财务缴费、绿色通道办理、宿舍分配，以及新冠疫情防控期间健康状况登记和新生疫苗接种情况调查等一系列流程。

作为新升本院校，汉江师范学院的办学规模和招生人数都在逐年增加。为了配合新发展局势，学校将入校新生分为专升本、本科生和专科生三个批次，并设置了十堰校区和丹江校区两个迎新点。面对时间紧、业务多、标准高、要求严的迎新工作，传统的迎新模式已经不能满足新生和迎新工作人员的需求，主要存在以下三个方面的问题。

1.1 信息渠道分散导致查找接收困难

以往高校迎新信息的发布渠道包括招生信息网、学校官网、学院网站、微信公众号，以及各种QQ群、微信群、网上论坛等。对于即将进入大学的新生来说，为了全面了解学校的发展历史、各院系的专业信息、住宿饮食条件和学校周边设施，及时办理新生报到手续和绿色通道、贫困申请等相关业务，就需要从各种分散的渠道中筛选、分辨出真实有效的信息，这无疑给新生快速进入大学生角色、适应大学生活造成了困难，阻碍了新生对新学校的自豪感和归属感。

同时，不同的信息渠道容易分散学生的注意力，导致新生遗漏、错过重要消息。录取通知书附带的入学须知无法容纳学校所有的信息[4]，再加上学费缴纳、贫困申请、体温填报等迎新通知信息是在不同的时间阶段发布的。尤其是在疫情期间，学校要根据当地当时，乃至全国各地区的疫情最新消息和防疫政策要求，及时调整入学时间和注意事项。新生为了做好入学准备，需要按照学校发布的通知填报相关信息或申请业务，这些都要求在特定的时间内完成。一旦学生接收信息不及时，不能如期完成，就會影响后续的迎新进度。

1.2 业务系统孤立导致数据难以共享

智慧校园建设重视对有价值的数据进行规划、控制、保护和利用[5]。在传统的迎新模式中，学校各院系部门会将需要采集的迎新数据，制作成各种表格或者文档发给新生填写，由各部门迎新负责人收集整理后上传到业务系统。这些迎新数据归属于学校内不同的部门管理[6]，且各部门都是各自定义、各自存储、各自维护新生数据，业务系统之间彼此孤立，逐渐形成“数据孤岛”，造成数据信息共享困难。

一方面，学校各院系部单独采集新生信息，新生需要在每张表中填写自己的姓名、性别、民族、籍贯、出生年月和身份证号等大量必要的重复性信息，浪费了时间和精力；另一方面，各部门为了共享迎新数据，就需要安排特定的人员通过手动操作将数据从一个业务系统中导出、转移、再导入到另一个业务系统中，既无法保证新生数据的准确性，也无法保障新生数据的安全性。同时，这种手动操作的数据共享，数据的时效性较差，不利于学校迎新工作人员实时掌握各院系新生到校人数、全校新生到校比例和各迎新流程的办理情况，也在很大程度上影响了学校各院系部门间的迎新协同工作。

1.3 迎新流程繁杂导致耗费人力物力

以现场迎新办理的流程越多，所需要的人力和物力支持就越多。高校现场迎新的地点一般会选择在比较空旷的室外广场或者操场，各院系部需要根据场地安排提前布置迎新摊位，方便新生根据迎新流程到相应的迎新摊位办理入校手续。

对于学校迎新的负责人而言，为了确保现场迎新能够顺利有序地开展，不仅要协调好迎新场地、工作人员、用电、用网设备等资源，更要做好应对极端天气、网络不畅、电力故障等突发状况的急救措施。

对于现场迎新的工作人员来说，需要人工处理的新生数据又多又复杂，大大降低了迎新效率。不仅容易造成迎新业务办理时间过长，出现需要长时间排队等待的现象；而且随着办公时间的增加，迎新工作人员的精力会逐渐降低，此时人工办理难免会出现漏办、错办的现象，无法保证各项新生数据的完整性和准确性。

对于大学新生而言，需要现场办理身份核验、信息录入、费用缴纳、宿舍分配、领取物品等众多环节。一方面，整个报到流程需要多个部门配合才能完成，新生不能实时了解入学流程是否必须办理，是否办理成功，就需要往返于不同的办理地点进行咨询。另一方面，迎新环节过于死板，某一环节没办理成功就不能进入下一个环节。一旦出现排队现象，就需要花费更长的时间，进而拖慢了整个迎新报到流程。

2 迎新业务流程分析

针对新升本院校迎新过程中出现的问题，汉江师范学院在智慧校园建设项目中，推出迎新服务系统业务。通过发挥网络资源优势，开发线上迎新功能和现场迎新功能，设计更加科学合理的迎新业务流程，优化后的迎新业务流程分为线上迎新服务和现场迎新服务两部分，如图1所示。

线上迎新服务利用建设的网上迎新服务系统，将以往需要迎新现场办理的部分工作前置到新生到校前完成。新生收到大学录取通知书后，即可按照通知书中的提示登录迎新服务系统，查看新生报到注意事项，了解新生入学的政策、服务和学校各部门发布的新闻公告。

在线上迎新服务阶段，新生可以根据个人需求，使用手机下载“今日校园”APP进入迎新服务模块，或在PC端中输入指定的网址登录迎新服务系统。按照迎新服务要求完成信息采集、预订军训服装、申请绿色通道、缴纳财务费用，以及登记到站信息，最后系统会自动生成电子迎新报到单。在个人的迎新服务中新生可以实时查看迎新二维码、个人基本信息、已办理和未办理的迎新环节。

线上迎新服务使学校迎新负责人能够提前收集到新生的相关数据，并共享给学校各院系部门。学校迎新人员可以查看新生提交的信息、审核新生的资助申请、统计新生的返校信息和收集新生的疫苗接种情况等，以便提前做好现场迎新的准备工作。

学校迎新现场提供“一站式”迎新服务。根据新生登记的到站信息，学校迎新负责人可以随时调整到各大车站迎接新生的车辆数量，合理利用有限的车辆资源，确保有足够的车辆及时将新生从各车站送到迎新现场。因疫情防控，新生家长暂时不能入校，学校安排教师、学生和退休职工等组织志愿者开展“一对一迎新服务”，引导新生办理入校报到事宜。

新生到校后凭借录取通知书、身份证和个人迎新二维码，在各二级学院迎新点办理迎新报到手续。新生只需要将身份证放在读卡器上，或者迎新工作人员扫描学生个人的迎新二维码，迎新服务系统即可自动匹配新生的身份证信息和录取学籍信息等，精准且迅速地完成资格审查环节。然后新生根据现场迎新流程，选择办理现场缴费或绿色通道、宿舍分配和领取服装，最后入住宿舍，完成入校手续。同时，新生也可以进入手机或电脑的迎新服务模块，查看个人已办理和未办理的迎新环节。

利用迎新服务系统，优化迎新业务流程，采用线上线下相结合的迎新模式。发挥线上迎新功能，让数据多跑路；简化现场迎新环节，让新生少跑腿。全方位为师生营造高效、便捷、一站式的入学报到环境[7]，推动学校迎新服务网络化、迎新管理信息化发展。

3 迎新服务系统技术架构设计

汉江师范学院迎新服务系统基于现有的智慧校園开放平台，主要采用B/S架构[8]设计风格实现，如图2所示，免除了研发、维护和升级客户端的成本。用户通过浏览器进入迎新服务系统，根据系统提供的服务项目使用超文本传输协议HTTP向Web服务器发出操作请求。Web服务器解析用户的请求，通过接口访问数据库服务器，由数据库服务器进行相应的操作处理，并将加工过的数据结果返回给Web服务器，最终Web服务器将结果以HTML形式呈现给用户。

3.1 应用层

应用层直面使用迎新服务系统的用户，采用HTML5规范，辅以JS、Javascript、CSS等开发语言，兼容Chrome、FireFox、IE等主流浏览器。根据登录角色的不同，迎新服务系统分为新生界面、迎新服务人员界面和系统管理员界面。用户点击导航信息提示，可以查看个人基本信息、实时迎新数据大屏和迎新流程办理状态等内容。

3.2 逻辑层

逻辑层以设置迎新服务系统、管理系统用户、分配用户权限、办理迎新环节、处理迎新数据和维护迎新系统服务器等业务为核心目的。该层采用面向对象的组件技术，使迎新服务系统平台模块相对独立，并基于Web Server开发，能够为将来二次开发提供API。而且具有良好的稳定性、扩展性和跨平台运行的特性，方便完成跨业务部门的业务流程和相对应的细颗粒度的分级授权体系。

3.3 数据层

教育部发文明确要求建立“覆盖全国、统一标准、上下联动、资源共享”的教育政务信息资源大数据，打破数据壁垒，实现一数一源和伴随式数据采集[9]。因此，数据层借助学校搭建的共享数据中心平台，为开展迎新服务提供数据支撑。系统利用Oracle Data Integrator（ODI）数据集成工具，将高招数据、学工数据、教务数据、财务数据、一卡通数据等基础信息资源库全部对接到数据中心，全校各业务部门遵循同一套数据标准管理各自的系统，增强底层数据的互通性，提高数据分析的精确度和效率。

此外，为了增强迎新服务方式的便捷性、灵活性，迎新服务系统采用PC端和移动端混合登录模式。随着智能移动终端的普及，以及移动互联网的不断升级，智能移动终端已经能够代替电脑的大部分功能。同时，智能移动终端彻底摆脱了电脑网络的束缚，移动网络的高覆盖率打破了时间和空间的限制，满足随时随地了解学校迎新工作进展的需求[10]。因此，使用智能移动终端完成迎新业务办理成为必然趋势。新生和学校迎新工作人员可以根据个人喜好，在PC端或移动端登录迎新服务系统，查看新生个人信息、办理新生报到流程等。

4 迎新服务系统应用功能

基于系统技术架构，学校开发了迎新服务系统。根据不同的系统登录角色，应用的主要功能也有所区别，可以分为新生功能、迎新功能和系统功能，具体如图3所示。

新生功能是准大学新生与大学交互的首个环节[11]。为了避免迎新资讯发布渠道太多，新生查找信息不便，学校指定迎新服务系统作为学校迎新资讯发布的唯一平台。一方面迎新服务系统提供实时通知查询、新生信息填写、绿色通道申请、财务费用缴纳、迎新流程反馈等功能，要让新生通过全面了解学校校情、入学要求。另一方面迎新服务系统为新生提供与学校师生进行信息交流沟通的平台，新生可以通过系统向学校老师咨询学习、生活、情感和职业规划等各类问题，或者与其他同学分享日常生活、交流学习经验，以便新生迅速适应大学生活，建立起对学校的认同感和归属感。

迎新功能旨在为迎新服务人员提供简单、方便的迎新办理操作步骤，能够帮助他们减轻迎新前、迎新中和迎新后的工作压力。将部分迎新流程前置到新生到校前完成，迎新工作人员提前对相关业务进行审核，可以减少现场迎新人员和物资的组织协调。现场迎新时，新生只需要出示身份证或迎新二维码，迎新工作人员就可以在迎新服务系统中查看到新生的个人信息，不必再手动录入新生数据。为了了解迎新实时进展，系统提供多维度的统计查询，包括全校统计、院系统计、专业统计、环节统计、校区统计等，同时管理人员可对统计结果进行数据钻取以查看详细信息，并可导出数据，进一步对数据进行离线处理。

系统功能服务于系统管理员，主要是对迎新系统中的用户、数据、设备等进行配置和维护，有利于对整个迎新过程的统一管理与跟踪，为管理层制定迎新决策提供支撑。其中，权限管理功能尤为重要。学校迎新管理员在迎新服务系统中通过对其他迎新工作人员拥有的权限进行控制，让不同岗位或层级的迎新人员，只能使用和看到其职权范围内的迎新系统功能和信息，以确保分工协作体系能顺畅运转。同时，迎新数据涉及新生的个人信息、家庭信息、经历信息等敏感信息，通过严格权限划分，在使学校各院系部门在最大范围内实现迎新数据的共享的同时，有效地提高迎新服务系统的安全性，减少误操作、新生数据泄露等风险的发生。

5 实践应用

顺利通过前期测试后，自2022年9月起，汉江师范学院迎新服务系统已经正式为新生入学提供了线上支持服务，并在PC端网上办事大厅服务平台和移动端今日校园APP运行。

当新生使用迎新服务模块时，系统将接收学校通知、填报个人信息、挑选军训服装、申请助学贷款、缴纳财务费用、登记到站信息等功能（如图4）有机集成，为新生提供了高效、便捷的一体化入学手续办理环境。学校根据新生预报送的信息提前安排接送车辆、调配宿舍床位、定做军训服装，提高了资源利用率。新生到达学校迎新现场后，仅需展示迎新二维码，由迎新工作人员对相关信息确认即可，显著提高了迎新的办理效率，减轻了迎新现场各工作部门的压力。

2022年9月新生报到期间，迎新服务系统面向2 500多名本科新生和1 100多名专科新生开放，取得了良好的迎新效果和师生好评。迎新服务系统中的“迎新大屏”功能对新生报到人数、各院系报到率、新生缴费和绿色通道办理情况等进行实时统计，如图5所示。

6 結论

迎新是高校新一轮工作的起点，是反映高校迎新服务和管理水平的一面镜子。为解决新升本院校在智慧迎新方面出现的问题，汉江师范学院利用智慧校园支撑平台，对现有系统和资源进行整合提升，建设迎新服务系统，实现预报到提前在线上完成，以简化现场迎新服务流程；以B/S网络架构模式，将迎新服务系统的核心部分集中到服务器端，降低系统开发、维护和使用成本；并针对新生、迎新工作人员和系统管理员的不同需求，提供个性化的迎新服务功能。迎新服务系统使新生能够及时了解迎新资讯、学校业务部门可以共享迎新数据、迎新人员极大提高迎新效率，实现了学校迎新服务质量和效率的双提升，使学校师生体验到了迎新服务网络化和迎新管理信息化带来的高效、便利，有力地推进学校智慧校园建设进程，同时也为其他高校的迎新服务系统建设提供了参考。

当然，线上迎新服务不仅是应对当时新冠疫情防控的应急措施，也应成为各校迎新工作的发展趋势。目前，学校的迎新服务系统还局限在新生报到期间，今后学校将继续探索迎新服务系统功能，使其在优化迎新服务工作的同时，也能为新生入校后的学习、生活、社交等方面提供更优质的服务。

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