段竹莹

摘 要：在大力发展数字经济，推动产业信息化发展背景下，档案信息价值被进一步放大，社会信息化对档案管理提出了新的要求。此时，促进现代档案管理转型势在必行，打造“以信息为核心”的档案管理新模式迫在眉睫。基于此，本文聚焦现代化档案管理转型之路，从实际出发，分析档案管理转型的必要性，并对档案管理转型的主要方向、要求及其实践要点加以论述，以期为加速转型提供帮助。

关键词：档案管理；现代化转型；数字化；信息化；转型方向

档案是信息的集合，属于社会生产重要记录和发展依据；档案管理是发挥信息价值，向社会提供档案信息这一特殊性服务的工作。在实践中，档案管理扮演着极为重要的角色，是生产生活中不可或缺的基础性工作。社会信息化发展速度不断加快，档案管理需求增多，导致档案管理难度加大，在此背景下，现代化档案管理转型逐渐提上日程。

一、现代化档案管理轉型的必要性

大数据时代社会信息化发展已成必然，在这种环境中，社会工作需要提高适应性才能保证实效性，所以，基于社会发展潮流做出必要的转型升级十分必要。对于档案管理工作来说，提高工作适应性，保证工作实效性的关键在于转型，只有始终保持现代化档案管理工作模式的先进性，才能从根本上确保该项工作具有服务社会发展的价值。因此，现代化企业档案管理转型十分必要。

当前，各行各业都在进行数字化转型，优化升级成为规避风险、提质增效、可持续发展的有效措施，这种情况下，作为社会发展基础性工作的档案管理自然不能免俗。事实上，档案管理转型是新时代国家信息化发展战略实施的必然要求，是实现现代档案管理创新，促进档案管理提质增效的必要前提，更是适应社会信息化发展、发挥档案管理服务社会发展功能的根本方法。总之，现代化档案管理转型有着必然性，更具有紧迫性。

二、现代化档案管理转型的主要方向

从当前情况来看，现代化档案管理转型势在必行，这一过程必须坚定实施可持续发展战略，以提高档案管理质量效率、有效发挥档案管理服务价值为根本目标。大数据时代，档案管理转型的本质是从传统的档案管理逐渐走向档案数据管理，让传统的纸质图文档案转变成以文字、图片和音视频数字化档案管理由“档案”变成“档案信息”。而且，转型过程中必须突出数据作为国家基础性战略资源的重要作用，基于档案管理进一步深挖和展示数据价值。基于此，现代化档案管理转型应朝着以下方向推进：

1.数字化转型

提高档案信息管理安全性和便捷性，延长档案储存年限与使用寿命是档案管理优化的基本要求，现代化档案管理转型应该以此为切入点，利用数字化转型改变档案信息载体，基于电子档案实现现代化档案管理。社会信息化发展加速，为电子档案应用提供了有利环境，各级档案馆中数字档案资源的比例均有所提升，这种新型档案资源的使用率持续提高，已经与传统纸质档案齐平。为满足数字档案管理要求，现代化档案管理必须实现数字化转型，否则，档案管理工作质效将会大打折扣。总之，现代化档案管理数字化转型是数字经济时代高质量开展档案管理的必然要求，朝着这一方向转型能让档案管理找到更具可持续发展性的优化道路。

2.信息化转型

根据中办国办印发的《“十四五”全国档案事业发展规划》可知，档案事业发展需要适应国家治理体系的现代化要求，实践工作应该以档案强国战略为导向，逐步迈出档案资源建设新步伐，走上档案信息化建设新台阶。由此可见，现代化档案管理转型需要朝着信息化方向推进，实现档案管理信息化是工作转型的基本要求。实践中，加快推进档案信息化建设在档案管理现代化发展中发挥出引领作用。朝着信息化方向转型，可以真正实现信息技术与档案管理的有机结合，从根本上满足电子档案管理需求。作为档案管理现代化的动力引擎和必然选择，档案管理信息化转型使得档案服务能力全面提升。

3.数据化转型

前文提到，现代化档案管理重点正逐渐转向档案数据管理。此时，要求档案管理深度挖掘档案数据价值，发挥优质档案数据服务供给功能。所以，在档案管理工作转型环节，应该朝着数据化方向转型，真正以档案信息的有效利用为目标优化实践。在档案管理数据化转型过程中，管理人员需要高度重视数值型数据、二进制数据、原料型数据以及结构化数据的综合管理，保障数据丰富性、真实性、完整性和安全性。而且，档案管理数据化转型还必须立足档案内容开发和利用，打造更符合现实需求的档案数据服务体系。

三、现代化档案管理转型的实践要求

正如前文所言，现代化企业档案管理转型升级势在必行，此番操作不仅能够提高档案的应用效率，更可以促进企业高质量可持续发展。实践中，想要切实发挥现代化档案管理实效性，企业必须在档案信息化管理的过程中打造个性化工作机制，确保使档案管理观念、模式、方法符合知识经济时代需求，保证档案管理与企业治理深度融合、有效衔接是开展实践的必然要求。

为达到这一目标，企业应在档案管理转型环节做好以下工作：第一，打造“大档案”管理格局；企业应基于电子文件的整合以及档案信息的统一化处理，消除业务系统“各自为政”对档案管理造成的阻碍；通过立足整体的信息资源综合管理解决信息孤岛问题。第二，保证档案管理与管理适配；根据企业管理体系特征，灵活选用档案管理形态，基于实体、档案信息以及档案信息资源等不同的档案管理形态提升档案管理与企业管理协同性和互动性，依托于档案信息化管理实现知识增值、促进企业发展。第三，强调档案管理与企业技术管理相适应；企业应该合理运用人工管理手段以及信息化管理手段，使档案管理与企业发展保持步调一致，立足企业技术管理形态更新、调整档案管理手段。

四、现代化档案管理转型的实践要点

现代化档案管理朝着数字化、信息化和数据化方向转型势在必行，这不仅是“互联网+”时代档案管理提质增效的根本方法，也是促进档案事业高质量发展的必然要求。为达到转型目标，档案管理工作需要以数字驱动、以技术赋能。此外，日常工作必须保证战略与实践并行，强调技术与业务并肩。目前，各级各类档案管理机构纷纷开启转型之路，但不同机构的档案管理转型成效相差甚远。从当前情况来看，陷入认知、协同、管理和人才困境是导致档案管理转型不力的根本原因，因此，在现代化档案管理转型环节必须以突破实践困境为切入点探索优化路径。

1.转变新时代档案管理认知

现代化档案管理转型十分容易走入认知困境，这与转型意识薄弱有直接关系。许多档案管理人员并未真正认识到档案管理数字化、信息化和数据化转型的必要性，导致这一工作迟迟未能提上日程，档案管理优化升级之路障碍重重。实践中，档案管理转型认知不足主要表现在档案管理人员对新兴技术认识不足，以及对现代化档案数据管理要求了解不多，部分档案管理人员甚至没有真正认识到档案信息重要性以及服务功能，其档案管理观念相对陈旧、档案管理方法也并不高效，无法真正满足新时代的档案管理需求。

基于此，现代化档案管理转型必须从改变认知开始。只有真正转换视角，让档案管理人员能够从数字化、信息化和数据化角度出发，审视、开展档案管理工作，才能从根本上保证现代化档案管理转型质量。在此环节，必须夯实档案管理转型的环境基础，通过改善宏观环境与微观环境，增强档案管理转型驱动力，让档案管理转型的紧迫感和正确性进一步提升。比如，加强电子政务、数字经济“互联网+”等内容宣导，为档案管理数字化、信息化转型营造良好的宏观舆论环境，加大档案管理转型资金和资源支持，改善档案管理机构内部环境，优化档案管理转型的顶层设计，为档案管理转型提供针对性辅助。

2.打造现代化档案资源体系

如今，我们身处于信息大爆炸的环境中，信息资源的应用价值大大提高。在这样的背景下，人们越来越重视数据信息综合管理，进一步提高了信息数据总量的增长速度，也对其管理质量提出了更高要求。对于档案管理人员来说，每天都有海量电子文件产生，对其进行妥善管理是归纳管理的重中之重。除此之外，现代化档案管理具有资源丰富性特征，档案管理还需兼顾存量档案。

为做好现代化档案管理工作，相关工作人员要立足丰富多样的档案信息资源，打造现代化档案资源体系，从资源综合管理角度出发推动档案管理转型。第一，促进存量档案数字化转型，利用数字化加工将传统纸质档案转化为电子档案，让档案的安全性和实用性提升，进一步满足档案利用需求。第二，增量档案的电子化转型。档案管理员需要从加强电子文件的全过程管理角度出发，运用自动化、智能化手段，提高电子档案采集使用质效。第三，数据资源整合化转型。档案管理人员应该强化多源档案数据的规范化处理与集成化管理，利用现代信息技术整合档案资源，优化其内部结构，深挖信息价值，从而进一步发挥档案管理的决策支持效用。

3.加强信息化管理技术应用

现代化档案管理转型必须以先进技术为支撑，在这一过程中要求档案管理人员加强信息化管理技术应用。明确档案管理信息化建设的技术要求是强化科学技术支撑的关键，要求档案管理人员充分了解先进科技应用的必要性，掌握档案管理转型的个性化技术引进和应用需求，进而以全面提升档案管理技术性和实效性为目标，夯实技术基础。档案管理转型环节，必须加强数字化、自动化、信息化技术应用，积极构建档案管理信息平台。通常来说，基于技术引进的档案管理转型，需要确保先进技术为自动收集档案、安全访问档案数据库、便捷利用档案资源和综合处理档案内容提供支持，也需要保证先进技术应用可起到优化档案数据服务的作用。而且，加强信息化管理技术应用需要实现全文检索、OCR技术和双层PDF技术的有效集成，更必须重视物联网、人工智能和大数据等技术的综合应用。此外，加速现代化档案管理转型还应该推动管理系统对接，基于先进技术联通档案管理系统与业务财务办公系统，为进一步提高档案数字化、信息化、数据化管理质量提供保障。

4.夯实数字化档案管理基础

（1）构建精细化制度体系

正如前文所言，现代化档案管理转型常常走入协同管理困境，其根本原因是档案信息化管理缺乏完善的制度支撑，不能依靠精细化制度體系为转型保驾护航。因此，档案管理转型优化环节应该构建精细化制度体系，明确档案管理规章制度，夯实档案管理信息化建设基础。夯实档案信息化管理制度基础，需要基于现代化档案管理转型需求量身定制精细化制度体系，使制度的保障约束作用得以切实发挥。比如，建立健全档案利用管理制度，完善档案数字化加工技术规范，改进档案信息归档制度，为高质量实施全过程管理提供保障。此外，还要完善档案信息化建设相关制度，构建个性化档案信息化建设规章制度，制定明确的档案管理规范。同时，档案管理人员也需要加强监管机制建设，以便进一步夯实档案管理数字化、信息化和数据化转型的制度基础。比如，优化档案归档流程，建设数字化线上归档机制，建立档案管理动态监管机制与责任追踪机制。

（2）开展长效化人才培养

从现实角度来看，档案管理数字化、信息化和数据化转型进一步提高了档案管理的专业性和技术性，也对档案管理人员的能力提出更高要求。因此，培养复合型人才，提高档案管理人员的适应力和专业性至关重要。为此，档案管理转型需要以加强内部人才梯队建设、构建高质量培训体系并深化内外协同管理为重点，积极夯实人才基础，提升档案管理转型升级的源动力。

实践中，档案管理机构需要先做好内部组织架构调整，使其更符合现代化档案管理实施要求。档案管理部门需要保持独立性，但也不能超脱事外，在组织架构调整方面还需要考量内外协同问题。为此，应打造一个由高管直接领导和专业人才组成的档案管理部门。该部门可在工作中基于自动化程序与数字化技术实现内外协同。为做好人才培养，档案管理机构需要先优化档案管理人员结构，提高档案管理队伍的整体水平以及发展潜力。

此时，可引进兼具档案管理、信息技术以及专业知识的优秀人才，打造复合型工作队伍，提高档案管理实效性。若无法直接聘请到复合型人才，则需要从实际出发“查缺补漏”，面向在职档案管理人员开展针对性培训，定期组织专项业务培训，持续提高档案管理人员的综合实力。为丰富人才储备，档案管理部门需要加强校企合作，以订单式人才培养模式提前锁定优秀人才，还应该加强校招与社招，不断网罗优秀人才。此外，新员工入职后，需先经历轮岗培训，以便熟悉各部门工作内容与档案管理需求，让他们能更快地适应本职工作。

五、结束语

综上所述，数字化、信息化和数据化是现代化档案管理转型的主要方向，在社会信息化发展中，档案管理应该以打造智慧档案模式为最终目标。为满足档案管理转型升级需求，必须从思想和行动两个层面着手推动档案管理转型，真正做到全方位升级。现代化档案管理转型需要明确新的工作重点，并依靠先进的科学技术赋能，还应该从多维度着手改善档案管理转型环境，夯实档案管理转型基础。

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（作者单位：中国科学院上海技术物理研究所）