王荣荣

摘 要：数字化档案承载着新时代档案工作的历史使命，档案数字化是档案信息化建设的重要组成部分，地质档案信息化建设为企业的发展插上腾飞的翅膀，把信息数字化技术与档案管理工作进行有效融合，运用数字化技术提高档案管理工作效率，提高档案利用价值，为档案工作的提升发挥重要作用。利用档案系统为信息的提取与应用提供科学、有效的保障，在档案管理工作进程中构建数字化平台系统极其重要，也是对档案管理工作质量提供有效保证。本文主要研究在档案管理工作中档案数字化的运用特点及重要意义，并对其现在的运行和未来发展问题进行详尽的探讨。

关键词：档案；信息；数字化；服务；发展；应用

电子档案是具有凭证、查考和保存价值的电子文件及其相关信息的集合，元数据是描述电子档案内容信息、结构信息和背景信息及其管理过程的数据。电子文件归档指归档部门将业务系统中具有凭证、查考和保存价值且办理完毕、经系统整理的电子文件及其元数据管理权限向单位档案部门提交的过程。

2020年6月20日，第十三届全国人大常委会第十九次会议审议通过新修订的《中华人民共和国档案法》，自2021年1月1日起正式施行。新档案法第五章档案信息化建设中指出：各级人民政府应当将档案信息化纳入信息化发展规划，保障电子档案、传统载体档案数字化成果等档案数字资源的安全保存和有效利用。档案馆和机关、团体、企事业单位以及其他组织应当加强档案信息化建设，并采取措施保障档案信息安全。档案法的第三十七条对电子档案的合法要件、地位和作用、安全管理要求和信息化系统建设等方面作出明确规定。对电子档案管理信息系统、数字档案馆、档案信息资源共享服务平台的建设提出要求。

一、地质档案数字化进程

本单位作为石化企业下面的一个档案馆，应上级文件精神指示，开始尝试接收电子档案资料，并制定相应的归档标准。标准规定，石油天然气勘探与开发地质成果报告的术语和定义、地质成果报告的组成、文字报告、附件、审批文件的编写格式及要求、地质成果报告印制要求以及电子文件制作的要求。成果文件信息包括正文、审批、附图、附表、附件、多媒体、数据库、软件和辅助信息库等分类。在收纸质档案的同时，把相应电子文档刻录在一张光盘上，文字的电子格式主要是Word格式，表格数据是EXCEL格式，图片采用JPG等格式。这些承载电子文档的光盘被存入专业的磁带柜里，电子文件没有存入原始档案，只是作为复制本档案存放，以便于借阅利用。地质档案的种类涉及地质、物探、化探、鉆井、测井、录井、试油气、油气田开发和科学技术研究等地质成果报告。

依据自然资源部关于加强地质资料管理的通知，自然资源部关于进一步加强地质资料社会化服务的指导意见。刻盘电子文件使用内部开发的专业软件制作。其制作过程包括以下阶段，整理阶段是根据相关规则开展地质档案资料电子文件整理工作。源电子文件逐件整理，文件夹方式存放；存档电子文件逐件整理，文件方式存放；其中，电子附件归档方式是将附图册归为附件的整理方法。源电子文件整理是设立附图册的源电子文件夹，命名是该附图册的名称。将所有源电子文件放到该文件夹下，将附图册的Word版本直接放到该文件夹下，或将封面、扉页和目录制作成一个Word文件。在附件界面分别挂接附件存档和源电子文件，并完善目录信息。数据整理包含数据库、软件和多媒体类等。对数据整理的总体要求：数据库、软件和多媒体单独建册，不可合并、拆分。数据库、软件类、安装包、说明性文件和相关技术文档等分别设立文件夹，多媒体可以单独存放也可以设立文件夹。结构化数据库和图形数据库需提供存档电子文件。软件类相关技术文档存放在源电子文件夹。数据核查是电子档案制作中的重要环节，其中，包括地质资料的齐全，各类电子文件数量齐全。地质资料完整，各类电子文件内容完整不缺失。地质数据表现在各类电子文件数据有效能打开。存档、源电子文件内容一致合规。导入阶段包括系统安装、系统登录、系统主界面和信息导入，以矿权为单位对资料进行规范化制作，资料基本命名应符合要求。通过光盘制作软件填报相关信息，并导入和挂载相关文件。导出阶段要求利用光盘制作软件导出规范化的数据包和相应表单，一键导出管理性表格及生成原始性信息记录。现行地质档案电子文件归档与管理为后期的档案信息数字化打下坚实的基础。

随着对地质档案广泛利用的需求，对前期纯纸质档案进行数字化加工。纸质档案存放越是久远，其载体的安全性就会降低，纸质档案随着时间推移和阅读次数的增加会受到不同程度的磨损甚至损坏，字迹也会越来越模糊老化，难以长时间保存。例如，高温高湿等环境因素均可促进纸张发生水解，载体受损老化，不利于保存和利用；纸质档案只能少数人借阅，多人共享比较困难。纸质档案数字化的基本环节主要包括以下部分：档案前期整理、纸质档案扫描、图像档案处理、图像存储、相对应目录库建设、电子数据挂接、数据验收、数据备份以及成果资料的管理等。在扫描之前，根据档案管理情况，在数字化初期，对存放在库房的全部纸质地质档案进行全面清理与数字化部署工作。规范档案中目录内容，需要妥善拆除其上面的装订物，在拆除装订物时应注意保护档案不受损害，扫描完成后需要及时用棉线再次装订完整。对于破损严重、无法直接进行扫描的档案，要先进行专业的技术修复，凹凸不平影响扫描质量的原件需先进行处理平整后再进行扫描。对纸质档案进行数字化加工，将其存储在光盘、硬盘等载体上，对其进行编号，参照纸质档案的档号及分档办法对其进行划分种类，包括地质单井类电子档案、地质综合科研类档案、地质实验类档案。地质档案的特点是内容形式多种多样，其中包含数据、图纸、实物图像、合同以及文件等。根据相关规范开展成果地质资料电子文件整理，通过专业软件填报相关信息，并导入和挂载相关文件，导出规范化的汇交数据包和表单，完成对纸质档案的数字化处理。

安全性对于档案数字化显得尤为重要，要保证档案原件的安全。在档案数字化过程中对档案进行拆卷扫描时，每一步都要十分注意对档案原件的保护，操作人员需要十分小心认真，不能因为人为的原因对档案原件造成污染、损坏、丢失等无法挽回的损失。同时，要保证档案信息内容的原始性和保密性。数字化副本异地保存，建立数据备份和恢复机制降低发生电子档案灾害时的损失，定期备份，相关服务器的数据也要同步更新备份。

由于馆存纸质档案数量大，纸质档案易损性的特点，数字化过程比较漫长。首先，对一些利用率高的进行数字化处理；其次，根据档案接收年份由新往旧的顺序，逐步往前推动数字化的步伐，计划分阶段完成全面数字化。

二、数字化档案的利用

第一，纸质档案数字化以后，电子档案为档案的充分利用发挥了很大价值。为借阅者提供拷贝，数字化后的档案信息一般都转化成为通用的标准文档存储格式，以方便打开和利用，档案馆向利用者提供载体拷贝，一份电子档案可以同时提供给多个利用者，实现资源共享。档案数字化后有利于检索，缩短查阅时间，比纸质档案逐页翻阅要方便得多，很大程度上帮助借阅者对大量资料进行快速筛选，节约检索时间，提高利用效率。电子档案可以把档案内容通过网络传输给需要的人，数字化档案能够以网络为载体，把档案中的信息在较短时间内传输到需要的地方，对于一些距离遥远和偏僻的企业单位，电子档案为他们节约大量的时间和财力。借阅者对数字化档案的多样化提出很多要求，他们不仅要查阅原始档案材料，还要看原始图像、原始视频、原始数据等，数字化档案多样化存储满足了人们的需求。

第二，地质档案数字化以后，为了方便利用，开通了在线利用平台，设置在线搜索和借阅的主要窗口。搜索方式根据需要选择，输入查询内容，点击搜索按钮，可以在线阅读。如果需要实物地质档案，利用者查找到需要的档案后提交在线借阅单，档案管理人员提取资料提供利用。对于利用者需要大批量拷贝地质档案的情况，则需要填写地质利用保护、保密承诺书。对于本单位以外人员，需要开具单位证明，所利用资料只用于执行或完成介绍信需求内容，不用于除执行或完成该内容外的其他任何目的，不向本单位非必要接触人员提供所利用资料，不随意丢弃、处置资料及其复制品；未经本单位许可，不以任何方式将资料信息提供给第三方占有或使用。若项目需与第三方合作开发并利用本单位资料，则在经本单位许可后，与第三方签订相应的安全保密责任书并实施有效监督，在与第三方合作结束后监督其销毁；因个人保管不善和利用不当等非不可抗力因素，造成资料被泄露，由此而产生的一切直接或间接后果，依照国家有关法律、法规及本行业相关规定接受处理。

三、数字化档案的质量保障

电子文件具有真实性、完整性、可用性和安全性，移交前由业务部门负责，移交后由档案部门负责。业务部门应在电子文件归档时按照国家有关要求对其真实性、完整性、可用性和安全性进行检查。电子文件、电子档案的内容、逻辑结构和形成背景与形成时原始状态相一致的性质为真实性；电子文件、电子档案的内容、结构和背景信息齐全且没有破坏、变异或丢失的性质为完整性；电子文件和电子档案可以被检索、呈现或理解的性质为可用性；业务系统负责电子文件归档格式的转换，并保证电子文件和元数据文件可正常读取。业务系统不使用压缩文件及加密文件，如必须使用，归档前须解压或解密后归档至电子档案管理系统。可追溯性保障电子文件的逆向流通管理，即识别一个特定文件或档案来源的能力，通过记录标识的方法回溯某个数据或文件的形成来历、审批流程、登记统计以及分析判别的性质为可追溯性。业务系统应具备文件全流程登记、统计以及展示功能，保障电子文件可追溯。电子档案管理系统应对电子文件和电子档案进行分析和判别，对发现问题进行自动登记和统计。安全性的保障体现在业务系统和电子档案管理系统应保证系统环境安装了杀毒软件并更新到最新病毒库，检测归档信息是否感染病毒，符合信息安全等级保护要求。电子文件归档时，其相关纸质原件应一并归档，移交人负责建立纸质与电子文件之间双向索引。

四、电子档案的发展

近几年，为了规范各单位业务系统电子文件归档工作，加强地质电子档案管理，确保归档电子文件的质量，满足电子档案“来源可靠、程序规范、要素合规”的要求，依据《电子文件归档与电子档案管理规范》《电子档案管理系统通用功能要求》《电子公文归档管理暂行办法》等相应的规范要求。通过电子档案管理系统，实现对电子档案进行的接收、管理、保存和利用。单位及个人在履行其法定职责或处理相关事务过程中，电子文件由内容、结构和背景信息组成，电子文件及元数据按指定结构形成的数据单元为数据信息包。档案管理过程可控以及数据存储可靠，未被破坏以及未被非法访问的性质定为安全性。业务系统确保所形成电子文件及其元数据的归档范围以及保管期限和存储格式符合檔案管理要求。

地质档案业务系统对归档功能的要求，表现在内置电子文件分类方案以及保管期限表等工具方面，支持归档部门完整收集以及整理应归档电子文件及其元数据。能记录电子文件拟制以及办理过程中全部修改信息，能通过有效措施，防止电子文件被恶意篡改，能按内置规则自动命名、存储电子文件及其组件，保持电子文件内存的有机联系，建立电子文件与元数据之间的关联关系。业务系统在向电子档案管理系统传输数据前，应对电子文件及封装的元数据进行数字签名，并以相应的文件格式传递归档电子文件元数据及电子文件流信息。在接口程序推送端要生成推送清单，包括推送时间和推送条目，推送是否成功等相关信息。地质档案系统应能对收集、积累和归档的电子文件的所有操作进行跟踪和审计。

目前，国际和国内在建设电子文件管理系统、构建电子文件管理流程方面均采用或者参考成熟的开放档案信息系统（OAIS）模型。OAIS参考模型成为数字档案系统普遍遵从的标准规范，来自图书馆、档案馆、科学数据和文化传承等领域的相关项目和系统规划和设计。从电子档案移交、接收、管理和长期保存过程来看，电子档案信息资源库也可以划分为电子档案接收库、电子档案管理库、电子档案利用库和电子档案长期保存库。

2020年8月，中国石化集团以新《档案法》《电子文件归档与电子档案管理规范》等文件为制定依据，发布《中国石化业务系统电子文件归档管理规范》，用于加强中国石化业务系统电子文件归档管理，提升中石化档案管理的规范化和信息化管理水平。《规范》要求电子文件归档和电子档案管理须贯彻全程管理、前端控制和统一管理原则，并针对业务系统形成的电子文件提出具体要求，以适应中石化“争创一流”的数字化转型升级要求。有利于推动电子档案科学管理，规范电子档案管理系统建设，确保电子档案真实、完整、可用与安全。该标准的颁发能够起到规范电子档案管理过程的重要作用，并促进电子文件全程管理水平提升，对科学化、规范化和系统化提升电子档案管理水平具有重要意义。

为推进“十四五”时期中国石化档案事业高质量发展，集团于2021年末印发《中石化档案事业“十四五”规划》，明确要求有序推进数据资源整合共享，加强档案数据治理，提高档案数据质量，积极探索大数据等技术与档案管理的结合，开展人工智能技术在档案行业的应用研究，助推智慧档案建设。

参考文献：

[1]《中华人民共和国档案法》（新修订，2021年1月1日实施）[Z]：1-3.

[2]档案行业标准《纸质档案数字化技术规范》标准编号DA/T31-2005[Z]：1-8.

[3]《中国石化业务系统电子文件归档管理规范》[Z]2016：1-10.

[4]《新修订的中华人民共和国档案法解读》中国档案报 [Z] 2020：1-2.

（作者单位：中国石油化工股份有限公司华北油气分公司）