摘 要：近些年，随着科技水平的不断提升，信息技术在各领域中的应用已十分广泛，档案信息化建设已成为高校档案管理工作的重要方向，同时这也是社会发展的客观要求。文档一体化是档案管理的重要指导思想，需要相关人员在工作中重视文件流转和归档一体化管理，这一方式能够确保数据的完整，弥补了纸质档案管理的缺陷。高校注重档案信息化管理，不仅能够大幅度地提高文档管理效率和质量，同时还能够将高校档案管理资源的价值发挥出来。本文首先介绍了高校档案信息化建设的内容，其次阐述了基于文档一体化的高校档案信息化管理的意义，然后分析了高校档案信息化管理存在的问题，最后提出了具体的解决策略，以期提升高校档案信息化的水平。

关键词：文档一体化；档案；信息化

信息化时代，信息技术成为影响人们生活与生产的重要手段。高校教育理念、教育环境等方面也出现了一定的改变。近年来，高校纷纷推动数字化校园建设，同时也在积极推动自身的管理系统同档案管理系统的对接，为高校档案管理带来新的挑战与机遇[1]。

1 高校档案信息化建设的科学内涵

文档一体化在我国首次提出是在1985年6月教育部和国家档案局召开的档案专业教育改革座谈会上。基于文档一体化的高校档案管理，是表现当代档案管理理念的必要手段，同时也是建设高校档案信息化的需要[2]。高校档案信息化建设能够极大地发挥信息化网络的优势，利用先进的科技开发档案信息资源，保护好高校内的各种文档信息，不断提高档案利用率，做好档案管理。随着高校档案信息化建设的持续推进，涌现出更加多样化的档案形式，档案管理机构职能与工作体制也出现了一定的改变，这也给高校档案信息化管理带来了更大的挑战。

2 “文档一体化”的理论基础

在高校档案信息化建设中，要真正实现文档一体化管理，充分发挥文档一体化的价值，就必须要有一定的理论基础作为支撑[3]。从文件生命周期理论来看，在实际的管理过程中，由于高校档案数量非常多，而且类型较为复杂，体现出文件生命周期的阶段性特点。而高校档案的这种特点也是建立在文件整体性的前提下的，所以这两种特点同时构成了文件的运动生命周期，文件运动阶段性对纸质文件具有极为重要的作用，而其整体性对电子文件也具有非常重要的作用。这就使文档一体化具有理论基础，能够更好地发挥其自身的价值。从文件连续性理论来看，高校只有实现文档一体化，才能够确保档案管理工作的连贯一致。除此之外，档案与文件管理的继承性，在实际的工作过程中也具有重要影响，因此同样是实现文档一体化的理论基础。

3 文档一体化的标准和规范

文档管理整个体系是以文档一体化为总方面的管理系统，而其中档案、文件的管理是两个子系统，他们之间存在着一定的关联，所以并非相互独立系统。在工作过程中，需要按照档案管理的标准规范实施文件管理，把电子文件纳入到档案管理时，会对原本的档案管理产生一定的影响。为确保文件的管理标准更加规范，需要严格规范文件管理过程，使档案管理人员有据可依，更好地处理相关工作。当前，各高校在进行档案管理时，主要将《档案法》《电子公文归档管理暂行办法》等作为文档一体化的标准和规范，并且要求每一位档案管理人员严格遵守，以确保高校的文档管理工作更标准，提高其工作质量和效率。

4 基于文档一体化的高校档案信息化管理的意义

4.1 提升档案管理工作的效率

传统的档案管理方法已经很难适应现阶段各个高校的档案管理工作要求。高校档案的类型非常多，既有不同岗位中工作人员的档案，也有各个专业的学生和教师的档案。随着现代社会的快速发展，高校要更好地开展档案管理工作，提高相关人员的效率和质量，就需要实施文档一体化管理。相关人员在实际工作中，通过将先进的信息技术融入到文档管理中，能够让文档储存的时间比以往更长，同时也能够使文档的查阅更方便。除此之外，档案归类和登记可以在网上完成，不仅节省了纸张，还有效地减轻档案管理者的工作强度，同时使得档案管理更加规范化。

4.2 符合社会发展的客观需求

近年来，社会经济发展迅速，高校不断扩招，就业问題也随之增多。为了方便就业单位查询毕业生各个方面的资料，高校需要搭建一个能够随时随地查询毕业生信息的平台[4]。使用人单位更全面地掌握他们的情况，进而能够从不同角度来判断毕业生是否可以录取——这种方式也在一定程度上增加了学生的就业机会，而且他们也能够在平台上找到自己的信息或所需资源，因此从某种角度上来讲，文档一体化为学生及用人单位都提供了便利。

4.3 实现了资源的共享

在过去，大部分高校档案采取封闭模式管理，但是对于“世界村”大环境而言，如果现阶段仍然使用这种封闭模式管理档案，是无法满足实际工作需求的。文档一体化管理能够为档案管理提供一个新平台，将先进的信息技术、互联网与档案管理融合起来，为不同的使用者提供信息支持，让他们能够借助平台在相同时间内查询到需要的信息，为各项工作的顺利进行提供便利，能够有效地降低信息查找的烦琐性。

5 高校档案信息化管理存在的问题

5.1 学校对档案工作重视度不足

当前，仍有许多学校未能充分认识到档案管理的重要性，也没有了解到这项工作对高校科研工作和教学工作的重要作用。一直以来，档案工作处于边缘从属地位，被认为和教学工作与科研工作的地位无法相提并论[5]。所以，常常会面临人员配备不齐，资金投入少等各种问题，有时档案人员还被抽调临时从事其他工作。由于高校领导未充分重视档案管理工作，导致实际工作过程中，经常发生归档立卷不够及时的问题。这种问题不仅造成各种材料立卷不及时，而且在一些时候，还会发生因文件保管不善而出现残缺的情况，以上这些问题导致各高校档案工作质量低下。

5.2 档案工作人员的档案管理意识有待加强

高校档案工作在档案收集及整理等环节，由于许多高校档案人员缺乏主动创新意识，不能够运用档案信息提供良好的服务，难以充分地发挥档案信息的优势。部分档案管理人员觉得档案管理不能同教学和科研的价值相比，没有真正认识到自身工作的价值。这种情况下，档案管理人员很容易出现自卑心理，使得其自身的使命感和责任感不强，致使档案管理意识越来越淡漠。

5.3 档案工作人员的档案业务素质有待提升

要想实现档案管理工作的高效开展，高校就必须要确保相关人员具有一定的档案专业技术能力和水平。但是现阶段，部分人员业务水平以及理论水平较低，而且在知识、职称、年龄结构方面也存在一定的问题。近年来，网络信息技术的应用已经深入各行各业当中，然而高校仍缺乏这方面的人才。随着档案工作的交流不断增多，相关人员的工作压力也在增大。另外，档案人员拥有高级职称的比重不高，因为当前许多高校档案人员的专业能力和水平有限，这就致使高校档案工作的整体质量得不到有效地提升。比如，因为一些兼职档案管理人员档案业务能力较低，使得他们在进行档案收集工作时很多材料存在正件但缺少附件，影响到后续的工作。

上述这些情况的出现，制约着高校档案工作的发展。为了能够更好地满足当前高校档案工作的要求，档案工作必须要与时俱进，加强对信息技术的运用，所以必须要实施文档一体化的档案信息化管理。

6 基于文档一体化的高校档案信息化管理的措施

6.1 建立健全档案管理规范

提升档案管理的信息化建设质量，需要实施文档一体化管理。为此，高校就必须要提供相应的物力、人力以及财力。高校应根据自身的实际情况，构建完善的档案管理制度，确保数据管理达到相关标准，进一步加强高校的档案管理，从而更好地应对复杂的档案系统建设工作。同时还要根据有关规定，科学分类档案文件。应定期培训高校档案管理人员，使其能够学习和掌握档案管理最新技术，提高其工作积极性和自觉性，保证其能够充分认识到档案管理工作的价值。管理人员不仅要能够准确把握档案管理发展的方向，同时还要对档案工作实施全方位的管理和控制。另外，文档同档案之间具有十分紧密的关联，从根本上上讲，两者之间的区别只在于时间与范围，而在主题以及内容方面无明显差异。学校应设立统一的档案管理部门，进而提升文档一体化的管理水平，将统一管理组织的作用充分施展出来，清楚地划分各个职能部门自身的职责，全方位地监督管理各项档案，从而不断提升高校档案的信息化建设水平。

6.2 系统规划档案管理软件

在实际工作中，由于许多学校档案机构软件无法同其他部门软件兼容，这就导致相关人员不能够有效地利用档案[6]。所以，高校应该从全盘管理的角度出发，更合理地规划档案管理软件，并且还要充分考虑文档一体化过程中可能遇到的情况。第一，为了使档案及文件在内部调用传输，高校应选择智能性高的系统软件，这也是实现档案一体化的基础。第二，应结合各部门工作内容确定档案保管方法，充分考虑高校档案管理的差异性。第三，在使用文档的过程当中，档案管理人员应尽可能防止出现病毒攻击、泄密及丢失等情况，充分考虑档案的安全性。使用有效的加密技术，同时根据具体情况来科学地分级档案文件，将一些关键文件储存到专用储存器当中。避免出现擦伤以及划伤等问题，对于归档载体应当做好安全处理。另外，在储存文档的前期，管理人员需要同时使用纸质文件和电子文档来完成，并且在销毁纸质档案文件时，必须要确定电子文档无误安全，从而确保档案完整。

6.3 明确文档一体化管理流程

文档一体化过程中，文件及档案的管理体系是相同的。档案质量对文件收集、生成、整理及归档具有一定的影响作用[7]。而另一方面，档案质量又受文件质量影响，两者间存在着非常紧密的关联。数字化校园的建设过程中，管理人员在开展相关工作时，文件到档案的流程一般会按照以下的方式进行：产生公文，流转公文，归档文件及保存档案。在电子公文的形成阶段，就需要进行全方位的干预，在收集归类电子公文的时候，档案管理人员可以借助数字化校园当中的归档功能，同时还可以查看验收公文背景信息等，最后要将文件及元数据存储到数据库。

6.4 提高办公自动化水平

近年来，网络信息技术早已应用在学校的人事、财务、教学等各方面，并取得了较好的成效。当前，档案不再局限于传统文字形式，利用的范围得到显著的扩展，同时档案种类及数量也变得越来越多样，不同类型用户的要求也得到满足。为了有效防止那些重复的工作，高校可以借助使用办公自动化技术，从而提高档案管理工作效率，满足不同职能部门要求，为档案管理信息化建设提供保障。除此之外，还应该增加技术及设备方面的投入，以此作为高校档案管理信息建设的支撑，并且还需要配备专业管理技术及人员，根据高校档案管理工作的实际需要，定期邀请专家学者对其进行培训，让其能够更熟练地运用相关技术设备，同时还应该让各部门了解到一体化管理工作的重要性，进而为高校的档案管理信息化建设创造有利环境。另外，还可以适当引进现代管理人才，确保他们的专业能力与当前档案管理信息化建设的要求相符合，从而不断优化档案管理机构人员结构。

6.5 合理选择文档一体化管理系统

在数字化校园中，系统维护、收文发文管理等多项内容，都属于文档一体化管理系统[8]。不同管理模塊间互相联系和结合，完成电子文件及档案归档的管理，实现系统信息的共享与集成。其中，收文管理和发文管理是数字化校园中公文管理的两个方面。收文管理能够借助数字化平台，将高校的职能机构各自的业务，以电子文件的形式加以处理。而在此环节中，相关人员要想快速地定位文件，就需要结合公文的序号、登记日期等方面的信息来完成。然后再进行收文登记及催办等操作管理，另外，相关人员还应该监督和控制整个流程，最后完成文件发布。内部文件或外来文件的处理可以通过发文管理来完成，相关人员在起草电子公文后向主管机构传送过去，并由其按照相关要求进行审批、会签或修改等工作，在完成这些工作后，发布到数字化办公系统当中。电子公文同纸质公文的形式存在着较为明显的不同，需要对电子公文进行初次鉴定及销毁。除此之外，要将有价值的电子公文进行归档，并且相关人员还需要进行后续收文与监控。

7 结束语

综上所述，近年来，随着社会的不断进步，以及科技水平的不断提升，传统高校档案管理方法已经不能够满足现阶段的时代发展新需要，在这种情况下，高校档案工作人员通过应用先进的网络信息技术，实施文档一体化管理，不仅能够有效提升档案管理规范性，而且还能够减轻档案管理人员工作压力。

参考文献

[1]赵丽华.高校实施文档一体化管理的几点思考[J].黑龙江档案，2021（01）：144-145.

[2]周虹.高校档案管理信息化工作优化策略探讨[J].文化产业，2021（12）：124-125.

[3]张美英.高校档案信息化管理模式改革创新思路和措施[J].黑龙江档案，2021（05）：70-71.

[4]刘洁，刘大鹏.数字化时代高校档案管理信息化建设[J].办公室业务，2022（11）：98-100.

[5]陈建华，张剑.数字化时代下高校档案管理信息化建设探究[J].兰台内外，2022（11）：4-6.

[6]呼俊迪.大数据时代高校电子档案管理创新研究[J].城建档案，2021（10）：78-79.

[7]杨金梅.信息化环境下高校档案管理中的问题及改善策略[J].兰台内外，2021（13）：34-36.

[8]刘敏.基于文档一体化的文书档案信息化管理策略[J].兰台内外，2020（18）：55-56.

作者简介：刘清，硕士研究生学历，西安工程大学中级职称，研究方向：档案信息化。