李凤侠 于晓丽

摘 要：文书档案管理是重要的机关档案类型。进入新时代，大数据为文书档案管理开辟了新路径，同时文书档案管理模式与信息化建设不同步的矛盾成为新时代档案管理的典型问题。要加强文书档案管理流程再造，主要是“收管用”环节的规范化、夯实档案信息化建设的软硬件条件、制度建设和人员素质结构整体提升。要着力加强开发利用，用力挖掘，集纳全面系统的文书档案资源；用心研究，解码丰富厚重的档案文化；用功布展，复活真实生动的档案记忆；用智呈现，提升档案文化的吸引力。

关键词：文书档案管理；创新性；开发利用

文书档案管理作为档案分类模式中最重要的一种，以文字形式记录单位的发展变迁，其重要性不言而喻。在信息强国、制度强国、管理强国的时代背景下，探索文书档案管理的规范化、信息化建设显得非常有必要[1]。本文从文书档案面临的挑战和问题入手，深入分析其现状，提出创新性的解决策略，以文书档案资源的利用服务现实需要，彰显文书档案的时代价值。

1 新时代文书档案管理的发展趋势和存在问题

1.1 大数据赋能是新时代文书档案管理的最重要的特征

随着科学技术的进步，文书档案管理环境有了质的变化，档案管理的模式由被动收集转为主动开发、文书档案的载体由单套制向双套制转型。具体表现在：一是纸质档案向电子档案转型，管理工作的效率与质量大幅度提升。传统管理模式下，文书档案资料基本都是以纸质形式保存，存在档案实体易损坏、档案丢失等问题。文书档案由人工操作，费时费力，错误率高。大数据技术使电子文件成为文书档案管理的主要方式，借助电子档案自动归档系统，档案实现了产生到归集的无缝连接，提高了文书档案归档的效率。电子信息化依靠强大的信息采集能力对文书档案的信息进行系统的整合和分类。工作人员只需登录并在电子档案数据库中输入关键词，就能查询所需内容，实现了一秒钟查档，大大提高了检索的便利性。同时电子文书档案可以实现在线远程的快速传输，突破了传统模式空间和地域限制。档案存储模式发生了历史性变化，在文书档案电子信息化的设计和建设中，只需将电子文件信息存放在云盘、数据库系统中，节省了地理空间，有利于推动档案管理工作向规模化、标准化发展。

1.2 文书档案管理模式与信息化建設不同步的矛盾成为新时代档案管理最典型的问题

一是从硬件上看，电子档案信息化以信息技术和基础设施为基础，目前，机关事业单位都配备了相应的信息化设施，在文书档案无纸化建设的过程中，仍然存在电子仓储设备升级的问题。随着移动互联网技术的快速发展，数字产品将在几年内发生变化，原有的信息系统可能功能落后、可靠性不足、存储安全性不高等问题，在这种情况下，需要对信息存储设备要随时更新，功能要不断完善，以保证文书档案管理效率的提升。但是，有的单位认为信息化建设的投入是一劳永逸的事情，系统更新不及时，影响了工作效率。二是从软件上来看，人员素质还有较大差距。信息技术软件的实际应用，需要以高素质的专业人才作为保障。档案管理人员不仅要具备行业知识，还要有扎实的信息技术知识储备，才能更好地适应海量数据的要求。目前，有些文书档案管理者知识结构不合理、专业技能不高，影响了档案管理信息化的整体进程。三是从保证机制上来看，文书档案管理制度建设有短板。信息化思维和流程还没有完成体现在实际操作中，有的单位办公依然沿袭传统的收发模式。文书档案“收管存用”的落实有差距，“重收轻用”的思维方式没有得到彻底改变，文书档案发挥作用的空间较窄。

2 新时代文书档案创新管理的路径分析

2.1 基础层：文书档案“收管用”环节的规范化

2.1.1做好立卷收集管理工作。按照归档材料“齐全、完整、分类合理、标题规范、目录清楚、装订牢固”的要求，由档案管理机构负责，各中心配合，准确把握文件立卷归档的时效性，对已办结文件及时立卷归档整理装订，未办结文件认真做好记录。同时，对立卷档案仔细甄别、分清主次，把好全宗入口关，确保该归档文件一个不漏、不该归档文件不致混入，并分析材料的保存价值而且设定保管期限表，分门别类进行立卷归档，科学建立目录编号、检索系统。

2.1.2做好档案保管利用工作。强化日常管理，严格落实“八防”措施，采取“定目标、定时间、定责任、定范围”四定措施，集中力量对积存档案彻底清库，加快档案管理规范化进程；重点从档案整理的方法、步骤等要求进一步规范，认真梳理档案资料，对各类档案的分类、排列、编号采用统一格式、统一要求、统一整理装订，并对封皮、目录表等统一制作、打印，确保文件严格按照《档案法》及《档案实施办法》的规定归档。

2.1.3做好档案管理制度执行工作。按建立健全了管档人员工作职责制度、档案借阅查阅登记制度、保密制度及档案学习培训制度，通过强化制度和规范程序，使机关文书档案管理工作有章可循，有据可依，切实提高文书档案规范化、标准化管理水平。

2.2 技术层：夯实档案信息化建设的软硬件条件

2.2.1加大资金和技术投入，提升电子信息化基础设施。要在信息技术设施上下功夫，重点建设符合实际的电子文书档案数据库，为数字化发展奠定基础。要科学运用算法优化、大数据处理等技术，建立运行快捷、安全性能强、开发利用水平的数据化存储管理系统，实现数字文件归档、查询、开发利用的便捷准确。

2.2.2强化数据信息安全管理。大数据技术为文书档案管理带来革命性变革的同时，也易受到网络生态中外界的威胁和挑战。文书档案管理作为政府机构的关键信息，信息安全是重中之重。因此，单位要不断提升档案安全管理水平，一方面，加强人员流程的操作规范，避免出现人员技术性错误导致数据流失；另一方面，要紧跟时代步伐，加快开发数字档案软件的安全系统功能，比如防火墙、防水墙等，建立安全有效的网络屏障，防止黑客和外部网络的攻击和威胁。

2.2.3有序实现存量数字化。文书档案的信息化建设不是一蹴而就的，需要循序渐进地实施。对于存量档案的数字化问题，则需要一段时间的持续录入工作才能实现。因此，单位要科学分析其任务，制定合理的任务清单、信息化进程，提前录入，结合单位性质选择外包公司，实现库存的电子化信息化文书档案。

2.3 保障层：制度建设和人员素质结构整体提升

2.3.1以推进档案治理体系和治理能力现代化为目标，着力加强文书档案管理的制度保障与考核指导体系建设。要建立现代化的管理模式，树立做好档案工作就是留存历史、服务群众的理念，把文书档案工作与主流业务同部署、同检查、同考核，建立自上而下的奖惩机制，坚持目标考核管理，打通档案管理利用的渠道和流程。要注重考核指导体系的建设，加大建设文书档案管理的评价体系的科学化建设，积极参与档案主管部门考核评价，比如综合业务评价、数字档案室测评、规范化档案室评价等，以评促改、以评促建，推动档案管理制度化建设走深走实。

2.3.2汇聚人才动能，为档案规范化建设提供坚实人才保障。文书档案管理的创新研究离不开专业人才的培养和储备。要以打破人才瓶颈为重点，通过组织专业培训或与高校联合培养人才的方式组建一支高水平复合型的专业人才队伍。可定期举办档案标准化讲座、信息化前沿问题研究等，邀请专家、学者为档案管理人员授课，切实提高其业务能力；加强与各高校历史学专业、档案学专业师生的交流合作，联合开展关于文书档案创新管理的教学实践活动，利用课题研究推动专业人才的培养和锻炼；积极组建成立文书档案创新协作组，将单位的文书档案创新的研究者凝聚起来，使其加入到档案研究队伍中来，为文书档案管理的创新发展提供不竭动力。

3 文书档案资源开发利用的策略方法

档案资源的开发利用是档案发挥资政育人作用的主途径，目前，文书档案资源开发要坚持围绕单位中心任务，推出有力度、有温度、有感染力的档案文化产品，以适应新时代档案事业发展的要求。

3.1 用力挖掘，集纳全面系统的文书档案资源

保护是利用的前提和基础，全面集纳文书档案资源至关重要。每一件文书档案资源都是单位历史的重要见证，虽然现在档案的类型极大丰富，但是以文字为主的档案资料依然是主流，同时新时代音视频档案、口述档案有力地弥补了文字档案材料的不足。就文书档案挖掘而言，档案管理部门要本着对历史负责、对人民负责的态度，深入开展文书档案资源全方位的征集整理，要对单位的珍贵照片、口述资料、重大活动档案等进行数据收集、梳理、整合、归档，建立文书档案资源基础数据库。同时，利用大数据、虚拟现实、3D影像等技术，将文书档案资源转化为数字模式，形成文书档案资源大数据库。无论是培育文书档案“实”资源库亦或是“云”资源库，既要注重抢救、修复与管理，也要重视挖掘、更新与补进最新资源，这主要依赖于档案部门以高度的责任担当、强烈的开拓意識实现文书档案的整合与汇聚。此外，要加强部门合作，对单位参与的重大活动、重大工程项目等档案进行收集整理，更好留存单位历史记忆。

3.2 用心研究，解码丰富厚重的档案文化

档案不是“故纸堆”，其生命力在于提炼出新的文化内涵，彰显出新的时代价值。一般而言，任何档案符号的撷取都包含能指与所指两个意义层面。这就决定了利用文书档案传承档案文化，不仅要关注文书档案的载体选择，更要关注文书档案所涵养的档案文化的重构与再输出。从单位领导层面而言，要统筹研究力量，强化研究规划，通过对文书档案进行深入的系统阐释，把先进人物的感人事迹讲出来，把单位的厚重历史说出来，把单位的优秀精神品质呈现出来。从单位内部层面而言，要组织队伍精深钻研档案的文化内核，进而帮助人们更加立体地理解、思考并认同嵌入其中的文化基因，准确把档案文化本质。一方面，可以结合单位特色、紧跟上级中心工作、人民群众的新期待，结合市场要求，开发档案文化创意产品。这样既能反映社会主流意识形态，也能更好满足公众精神文化需求，让档案文化在“润物细无声”中滋养人心。另一方面，可以结合文书档案的客观实际，立足“见人、见物、见精神”，推动档案体验式发展，比如，让受众或者其他人员走进档案室、数字化加工室，亲身体验档案工作的价值和乐趣，增强档案工作的魅力。

3.3 用功布展，复活真实生动的档案记忆

打造高质量精品展陈，再现档案里的峥嵘岁月，需要下功夫才能做成事。传统档案展览习惯采用一个橱窗、数张图片、几件物事等平面静态方式来呈现[1]。然而，文书档案自身不具有直观叙事功能，又因可视性差，难以生动传达档案基因的深刻内涵。利用文书档案打造“记忆之场”，必须坚持政治性、思想性、艺术性相统一，聚焦主题把好导向，用史实说话，增强表现力、传播力、影响力 [2]。一是借助现代科技与艺术相融合的制作手段，让场景“动”起来，让故事“活”起来，让眼睛“亮”起来。通过不断增强现代感和吸引力，让人们漫步沉浸在档案展览中，各类文字、图像、实物、声音等档案记录系统立体式涌来，以再现、复刻我们的珍贵记忆。二是利用文书档案布展不仅要求思想内容有震撼力、典型形象有感召力，还必须善于捕捉和选择合适时机。可以围绕重要节日、重要事件展开历史回溯与纪念，温情唤醒集体记忆。

3.4 用智呈现，提升档案文化的吸引力

能否利用文书档案展现档案文化价值，关键还在于呈现方式是否易于被人们接受。以全程媒体、全息媒体、全员媒体、全效媒体为特征的全媒时代的到来，让我们以跨时空、跨时代的身份理解和建构档案文化，再现鲜活生动的岁月提供了技术支撑。因此，要解决如何让文书档案承载的内容深入人心、沁人心扉的问题，就要创新宣传方式，充分利用全媒体传播手段[3]，融合视觉、听觉、触觉等于一体，拓展文书档案寄存场域和展示空间，让观众哪怕“不在场”参观，也能体悟收藏在档案室内的文化精品。有的地区已经做了比较成功的尝试，比如，红军强渡大渡河长征文化线路数字化展示体验及教育传播试点项目，就通过5G、AR、大数据和4K直播等新技术实现沉浸式体验和线上研学移动化需求，增强公众对长征文物保护和利用的参与感和获得感。作为“互联网+中华文明”重点示范项目中唯一的革命文物示范，该展示被列为长征国家文化公园重点工程。总而言之，用智呈现，就是要主动融合现代高科技手段，借助最新VR、AR、裸眼3D等现代技术，建立线上立体的档案文化宣传平台，打破档案文化传播的时空界壁[4]，实现由“中心式架构”到“参与式架构”的转换，让人乐于接触和接受档案文化，自觉在档案传播弘扬社会主义核心价值观。

参考文献

[1]吴月莉;高校文书档案管理规范化与信息化建设研究[J].兰台内外，2022（11）：28.

[2]骆郁廷;陈娜;论红色文化的微传播[J].江淮论坛，2017（05）：17.

[3]韩萃萃;探索红色资源保护利用的理论与实践——以东莞市凤岗镇红色资源为例[J].文化月刊，2022（08）：30.

[4]陶俊怡;红色基因传承的文化记忆维度[J].《新疆社会科学》，2021（09）：25.

[5]奋进新征程 勇担新使命 为中国式现代化贡献档案文化力量——2022年档案馆与文化建设研讨会主题报告（摘要）[N].《四川档案》，2022（12）：25.

（作者单位：德惠市委老干部局）