刘海苹 北京信息科技大学

新时期，随着高校资金规模不断扩大，办学空间不断拓展，建校规模也日益扩大，多校区运营的管理方式已变成一种普遍现象。高校财务处室作为业务职能部门，不仅要考虑财务工作本身的发展现状，提高核算质量，完善管理办法，也应该系统地考量并解决业务经办人员、审批人员及财务人员的时间空间分布问题，进一步优化学校资源配置，为学校节省财务资源成本和人力资源成本[1]。这对于提高高校财务工作效能、提升财务业务管理水平及校内人员对财务服务满意度都具有十分重要的现实意义。

一、概述

随着信息化在财务工作中应用，高校的财务核算工作从过去的手工记账转变成了电算化记账，报销方式从面对面结算收取现金变成了无接触网上银行转账，这些改革已在很大程度上提高了财务核算管理的水平。但在不断发展的财务信息化工作中，财务工作仍面临严峻的挑战，如何改善高校财务核算的密集劳动工作属性，如何解决高校多校区分布的财务业务处理难题，如何创新高校财务核算管理手段，这些将成为会计核算管理工作的全新的课题。

二、高校财务核算管理的现状及问题

(一)报销单退单率较高，存在大量待退或返工单据

信息技术的发展及应用推动了高校智慧校园的建设，为高校的财务工作注入了新的动力，同时也带来了新的挑战。近年来，高校相继实行网银系统和自助投递系统，并逐步取消报销单现场审核入账领取资金或填写汇款单据的环节，减少了财务大厅现场排队审核的等待时间，但与此同时，也带来了退单、返单率高的问题，并产生了由现场长时间等待变成了教职工多次跑腿的现象。传统的财务报销是教职工在财务大厅排队等待逐个单据审核，现场便可知道资料是否齐全、单据是否有误等问题，但引入网银系统和自助投递柜后，经办人无需现场打印汇款单或领款，减少了经办人财务业务处理环节，减少了财务人员与报销经办人的接触，报销人员直接将财务报销单据投递到自助投递柜，通过自助投递系统中的物流信息可以准确地追踪到报销单单据的处理进度，但没有了报销单单据的初审环节，报销单据也呈现出五花八门的模样，单据粘贴混乱、不合规票据、缺乏审批手续等报销资料不齐或不合规全各类基本问题频繁出现。正是这些基础财务问题日益增多，造成了越来越多的单据被退回和修改，无形之中同时增加了财务工作人员和经办人员的工作时间成本，同时大量的退单堆积不仅也增加了单据保管的风险也使得财务核算进度变缓慢，这与利用信息化提高财务工作效率的目标是背道而驰的[1]。

(二)单据签批难，财务审核滞后，审批流程有待完善

高校财务资金来源多，但高校的财务支出审批权限机制是十分严密的，审核流程也十分复杂，不同经费性质及不同金额的审批流程和权限不同，部分经费甚至还需要经过多个归口部门的确认。目前在财务核算审核和报销单单据审批环节存在两类突出问题：

一是财务报销单单据签字审批困难，高校中很多领导都是双肩挑人员，兼顾教学、科研、行政管理等多方面的工作，事务繁忙，而高校中超过一定额度的经费使用必须要经过相关职能领导的签批，受制于时间和多校区空间上的限制，使得签批流程变长，从而影响财务支付进程；此外，近年来受疫情形势影响，居家办公导致无法入校办公也是导致签批困难的重要原因。

二是财务审核及干预工作滞后，当前高校财务工作中财务审核都处在业务流程的最末端环节，一份单据所涉及的业务流程以及所有的签字审批环节都完成后才会流转到财务环节，财务审核若发现单据有任何问题整个单据就会被退回，修正错误、补充有关资料完成后再次返回财务环节[2]，甚至很多业务流程如有误还存在不可逆的情况，这使财务核算效率和财务核算质量都大打折扣。

(三)财务信息化整合程度不足，高校信息化建设中存在“信息孤岛”现象

互联网技术的迅猛发展给高校的教学、科研及管理等工作带来了诸多便利，因此信息化在各部门业务的应用及建设中越发重要。当前，各高校财务处已建立了多项业务的信息管理系统，包括网上预约报销系统、财务核算系统、酬金劳务管理系统、工资管理系统、学费管理系统。这些系统在一定程度上提升了财务工作效率，改善了财务服务质量，但这些系统多数是独立存在的，各系统模块之间缺乏有效衔接，如工资系统与酬金劳务系统数据割裂，未形成统一的薪酬系统，且工资系统功能单一，也无法与日常核算系统对接，甚至部分工资收入还依靠手工输入，系统处于半自动化的状态。此外，财务与校内其他单位之间的信息化数据不连通，也无法共享，存在“信息孤岛”现象[3]，如科技处的科研系统与财务处核算系统不对接，科研项目立项及科研预算调整都通过纸质单据签字传阅，手工二次录入调整；资产处的资产管理系统与财务处的网约系统连接不畅，导致出现超预算范围采购事项及资产入库有误等情形；人事处的人员信息系统与财务处预约报销系统不对接，无法直接获取校内人员的职称或职务信息，对差旅费报销过程中的不同职称或职务人员对应的交通工具等级及住宿标准只能依靠人为判断。财务现存的各种低版本系统缺乏改进及整合，校内各单位信息系统之间存在的技术壁垒使得数据信息无法共享，这些都严重阻碍了高校财务信息化建设的进程，甚至影响高校整体信息化水平的提升。

三、新时期高校财务核算管理的优化策略

(一)加强财务退单统计分析，注重财务核算培训

降低财务报销单据的退单率需要靠财务人员和报销经办人员的共同努力。财务部门可按月或季度统计全校提交报销单据总量、退单数量、退单人员、退单原因，同时，根据报销单退单类型的出现次数和频率进行排序，对常见的基本退单问题和排在前几位的问题进行统计和提示。建立对学院(或部门)和项目负责人报销情况的公示机制，参考各单位的经费总额及报销单据数量，设定一个标准数量，达到标准数量以上的报销单即可计入统计范围，对退单进行红黑榜公示。对财务报销单据的退单率达60%以上的单位和项目负责人进行公示，并组织对其部门和项目负责人进行集中培训或辅导，对退单率最低的单位和项目负责人也进行公示，用以展示报销单据合格质量风采，或者作为其他激励的参照。依据统计数据，对各个部门、院校进行有针对性的上门培训，以期降低报销单退单率。另外，为新入职教师提供财务方面的基本培训，使新入职教师对学校财务工作有基本的认识，便于后续开展科研及相关报销工作。

(二)引入电子签批功能，整合业务流和财务流

《中华人民共和国电子签名法》(2019年修订)》第一章第二条规定，电子签名是指数据电文中以电子形式所含、所附用于识别签名人身份并表明签名人认可其中内容的数据，第三章第十四条规定，可靠的电子签名与手写签名或者盖章具有同等的法律效力。目前高校诸多项目经费存在着多个归口单位、多个校区等诸多因素造成的签章困难，但若利用电子签名技术解决这些难题，使得报销单的签字审批不再受时间和空间的限制，可以很大程度上解放财务审批的人力及财力。但在实施过程中，应充分运用信息技术、合理地评价风险、建立电子签名管理体系，开发电子签名的系统模块，并将电子签名模块与现有网约报销系统模块进行对接，允许相关人员在财务系统中完成无纸化审批。但是值得注意的是，电子签名不仅能在网上手写，还能上传签名照片，所以必须对电子签名的电子资料进行有效的保管，以免出现不必要的财务风险[4]。

此外，对于大额、频繁发生的类似资产采购流程问题或入库错误问题，可以在初始业务流程比如采购审批环节增加财务审批，将财务审批前置相当于财务人员提前介入了项目开支的审批，可避免其在完成采购、招标甚至入库等不可逆环节后发现该流程有误或预算有误导致该项目无法支付的情形。以此为契机，条件成熟后可将大额资金或流程复杂的业务均设置财务前置审批，充分把控业务流程上的财务合规问题。

(三)优化整合财务信息系统，加强校内系统模块信息共享

传统的财务信息化建设主要是建立一个体系或模块来解决某一问题，信息化的推进也是以打补丁的方式进行逐个补漏。要想进一步优化财务信息化建设，首先，要将财务内部的各个信息模块互相打通，如将酬金劳务系统与工资系统集成升级为薪酬一体化系统，便于统筹工资劳务及酬金各项信息，简化核算的工作步骤；其次，将收费系统与非税系统对接，实现学费批量划扣、开具缴费通知书、线上缴费、开具电子票据和对账，提高收费管理的工作效率；另外，可在财务系统中嵌入各种制度和标准，比如，将中央和国家机关工作人员赴地方差旅住宿费标准纳入到预定报销体系中，减少人工审核住宿费用超标问题，既能满足内部控制建设要求又能推进财务信息化建设。

校内各单位使用的信息系统，都是针对具体的业务需要或具体问题而进行独立的开发与设计，各个系统各自独立运作、存储，形成一个闭环的体系。随着业务发展变化，需要进行系统的衔接与共享，如为了提高高校资产核算及管理水平，减少人工对账工作量，各高校已建立财务核算系统与资产管理系统的中间库，资产处将已经完成入库手续的资产推送到中间库，经办人在预约报销资产单据时选择中间库已经推送过来的资产数据完成预约，财务完成账务处理后又将凭证信息通过中间库返回资产管理系统，此模块基本可以保证财务与资产数据的一致性，但当前依然存在个别经办人预约资产报销时查询不到资产入库信息等数据传输不及时、传输不全面的问题，有待进一步解决。校内各单位的信息系统都是由不同的公司负责的，以现有的资金规模和人力资源配置，无法抛弃校内各单位信息系统，重新统筹规划设计以财务预算、核算等业务为主线以学校各部门或单位如人事处、科技处等资源归口部门为共享平台的系统[5]。因此，在保证信息安全的情况下，通过建立数据接口，将有关数据传输并应用到财务核算系统，是解决信息孤岛问题的关键。

(四)提升财务人员的专业技能与综合素质，建立健全科学完善的财务核算体系

随着信息技术日新月异的发展，高校财务改革进程也进一步加剧，对财务工作人员的职业素质提出了更高的要求。作为高校财务核算工作的实践者，其专业素质直接影响财务工作的质量。要做好高校财务核算管理基础工作，必须加强对会计人才的选拔和培训，注重专业能力建设，加强对财务人员的持续培训和交流等继续教育工作，使之成为常态化的学习机制。加强对财务工作人员信息技术学习与引导，强化对财务软件的使用和维护的学习，并引入激励机制，充分发挥和调动财务人员工作积极性，为进一步提高学校的财务管理水平奠定良好的基础。

健全的财务管理体系对提高高校财务管理工作具有举足轻重的作用，尤其是会计核算工作体系。会计核算工作即为预算执行过程的财务账务具体反映，其不仅具有核算职能，更兼具监督管理职能，财务核算人员应该做好高校财务工作的守门员，积极主动地学习和了解国家最新的财经法规及政策，健全学校的财务核算制度，规范高校的财务核算管理工作。

(五)创新宣传方式，利用网络平台打造财务核算管理亮点宣传渠道

尽管目前各高校已开通各类财务宣传渠道，如利用校园办公网平台、财务处网站、微信公众号、财务大厅橱窗等各种线上、线下形式公布各类财务政策文件，但依然有很多教职工及学生不了解相关的财务操作流程以及相关财务政策。主要是当前文字性质的宣传由于文字篇幅过长往往让师生无从下手，也无法引起师生学习财务制度的兴趣。高校财务部门可将财务系统操作流程根据不同的业务类型进行视频录制教学，将文字变为视频演示，更生动地讲解财务业务；还可以深入学院或部门进行面对面的宣传，有针对性的进行宣讲及服务[6]，讲解财政政策、财经法规制度以及本部门在日常财务核算中存在的问题，加强部门教师对财务的合法、合规性的认识；也可根据学院或部门实际需求设立财务“对口帮扶”小组，每组财务人员对接特定的学院或部门，同时收集该群组成员对财务工作的提议，以便更好地提升财务服务水平。此外，还可以设置财务微信公众号的自动回复功能，对常见问题及财务业务流程设置好关键词及回复规则，满足师生随时随地查询相关财务信息的需求。创新宣传方法，加强全面宣传，减少财务知识盲区，才能进一步降低退单和返单率，更好地提高财务核算效率。

四、结语

随着我国政府会计制度的重大变革，信息技术的普遍应用，高校财务管理环境的日趋变化，师生对财务工作服务要求逐步提高，高校必须提高财务人员对财务核算工作的创新意识，不断加强对财务人员专业素质建设，注重在实践中发现问题，多角度剖析原因，灵活使用各种财务管理方法及创新策略，促进高校财务质量提升，在变革中探索财务核算发展的路径，推动财务核算管理升级。■