大数据环境下机关档案管理信息化建设策略

2023-04-15闫晓玉江西省自然资源事业发展中心

管理学家 2023年4期

闫晓玉江西省自然资源事业发展中心

随着信息技术的发展，互联网等信息技术为档案信息化管理工作带来了新的发展契机和挑战。目前，大数据技术已广泛应用于机关档案管理中。因此，如何加强档案信息系统建设、促进机关档案管理工作更好地开展，是机关档案管理工作中需要考虑的问题。

一、大数据环境下机关档案管理的特点

在大数据时代，各种新技术的普及与运用给管理工作提供了便利。机关单位内部信息的增长和业务板块的不断拓展，向机关单位的管理工作提出了挑战。机关档案管理部门应做好《中华人民共和国档案法》和《“十四五”全国档案事业发展规划》重要工作的落实，坚持守正创新、真抓实干，加快机关档案信息化建设，实现档案工作质量和服务水平的提高。机关档案应客观、全面地记录内部工作。

档案管理信息化建设在诸多因素的影响下，很难达到信息化建设的目的，必须根据实际情况，制定相应的对策，为档案管理信息化、规范化建设提供核心驱动力，坚持与时俱进，实现机关档案管理信息化水平的提高[1]。

（一）高效率的档案查找

（二）数字化的档案管理

大数据时代的档案管理模式区别于传统的纸质档案管理模式，其通过使用扫描仪和计算机等电子设备，将纸质档案文件转化为电子版档案，具有管理方便、修改便捷及检索快速的特点。

（三）多元化的档案载体

多元化的档案载体与传统纸质档案管理形式不相同的是档案载体形式多样化，如文档、图像、视频及音频等，可以实现对相关数据文件的全方位存储，为档案提取工作的开展提供全面的数据支撑，满足了相关人员的多元化数据需求，使档案信息更加直观、全面和准确[3]。

二、大数据背景下机关档案管理信息化建设的重要性

（一）机关档案信息化管理能够确保信息存储和传递的高效安全

在传统的纸质机关档案管理模式下，档案的存储和传输受到环境和人员等外界因素的影响较大，极易造成重要档案文件的损坏和丢失。然而，信息化机关档案管理模式实现了档案信息的电子化，提高了档案信息存储的持久性和便捷性。电子化的档案信息能够快速地实现信息复制、信息更改、信息备份及信息传递，受到外界环境和人为因素的影响较小。

（二）机关档案信息化管理有助于提高办公质量和效率

在传统的纸质机关档案管理模式下，机关档案的调取和管理通常手续复杂、调取时间长、管理效率低，传统的机关档案管理模式无法适应信息化时代频繁的信息查询需要。

目前，机关档案的规模不断扩大、数量不断增加和形式更加多样，使机关档案工作需要投入大量的成本进行管理和维护，严重影响了机关办公效率。因此，可通过开展信息化机关档案管理工作，整合档案信息，提升档案管理的安全性，保证档案管理的质量，提高机关办公效率[4]。

（三）机关档案信息化管理实现了档案资源共享

机关档案管理信息化实现了档案资源的共享，通过搭建机关单位档案管理网络系统平台，可实现机关内部的衔接和联动，促进内部资源共享，提高了机关相关部门提取信息的效率，实现了内部档案信息资源的互补[5]。

1.2.3 单药MIC值测定与结果判定采用96孔V型灭菌反应板，用微量肉汤二倍稀释法测定[2]多西环素、阿莫西林、恩诺沙星、氟苯尼考对鼠伤寒沙门菌sh2034的MIC值。

三、大数据背景下机关档案管理信息化建设改进策略

（一）加强大数据环境下机关档案信息化建设工作的分析与研究

在大数据时代背景下，机关档案管理信息化建设工作可以有效提高资源利用率。同时，利用大数据信息技术，可使档案工作更加科学、便捷与高效。因此，需要分析研究机关档案现状和信息资源，使其更好地适应大数据时代的办公需求。

首先，需要提高对机关档案信息化建设规律及趋势的认识，并根据实际情况开展机关档案管理工作，发挥大数据技术的作用。

其次，要加强分析、研究及解决机关档案信息化管理过程中各环节存在的问题，确保机关档案信息化建设工作不断取得更大突破。

再次，将大数据技术运用到实际工作中，充分发挥机关档案文献资料的价值效应。

最后，要结合时代需求深入研究与利用相关信息技术，提高计算机和数字设备在工作中的使用率，提升信息收集、整理与分析能力。

（二）科学利用大数据手段实现对机关档案信息资源的有效利用

在大数据环境下，为提高机关档案信息的利用水平，需要充分利用档案工作信息化建设的成果。为实现对档案信息的有效利用，要做到以下几点。

一是积极发挥档案信息化建设的作用。要充分利用信息网络技术，在网上建立多个系统开展档案信息的管理和服务工作。

二是要积极发挥档案信息在服务于社会建设中的作用，不断解决机关档案信息化管理过程中存在的问题，加强与社会各界的沟通联系，使其在信息流通过程中发挥应有的作用。

三是要不断完善电子档案管理工作的内容，在网络平台上设置电子档案查询功能和检索功能。分类收集、整理和分析档案信息，一定要重视电子档案中信息的作用、意义以及在社会发展中的作用。

四是要完善档案信息整理工作，提高信息的利用水平。利用大数据分析工具，实现数据资源的有效挖掘。数据分析能够准确定位信息资源，有利于为相关部门提供更加准确的信息。机关干部可以将工作中的宝贵经验、实际问题等转化为更加优质高效的信息资源，使大数据技术发挥更大的作用，例如，在“干部档案信息查询”的基础上完善。

（三）合理安排信息化建设工作

随着机关档案信息化工作的不断深入，各部门越来越重视档案管理信息系统，因此，档案馆在建设过程中要逐步加强队伍建设、增强专业技术力量。

在充分利用人力资源的同时，应为其创造现代化办公环境，提高其信息化利用率。要充分利用各种网络平台和信息系统进行数据采集、加工和分析工作。

为提高档案信息化工作效率，要积极探索信息化建设模式的创新。比如，可采用多种方式实现机关档案管理信息系统的实时采集、共享等功能；可以采用多种智能化手段促进档案借阅服务体系的形成及完善；还可以通过建立科学完善的管理制度、实行严格规范的人事管理制度及完善相关设备等方式，全方位、多角度地监测与分析档案信息系统。

此外，还可以在电子文件存储的基础上建立数据库、大数据分析模型或大数据处理等机制。

（四）提升机关档案信息化建设人员的综合素质

机关档案信息化建设的关键是工作人员的综合素质问题。

首先，工作人员只有提高思想认识，才能正确对待档案信息化建设工作。当前，机关档案管理部门应提高对相关人员的思想认识及工作能力要求，并根据不同岗位人员的实际情况提供相应的培训指导。

其次，应加大对相关人员的培训力度，通过培训提高他们对档案工作的认识及业务能力。机关相关人员应注重业务知识的学习，提升业务能力，使档案工作更好地服务于社会发展和生产建设。通过教育和培训使相关人员能够认识到大数据的重要意义，并能积极应对档案信息化建设带来的挑战，增强档案管理人员做好档案管理工作的信心。

（五）建立良好的档案信息安全机制

机关档案工作人员应加强思想认识，建立良好的档案信息安全机制，在档案信息管理工作中，要加强对软件开发人员的培训，提高其对信息安全的认识。

首先，要明确信息安全等级保护制度的要求，将信息安全等级保护制度落实到具体工作中，排查和整治安全隐患。对于不重视安全工作的人员要给予处理和惩戒。

其次，强化日常的安全意识工作，组织软件开发人员参加技术培训和信息安全教育培训，将风险意识落实到具体工作中。对于一些对硬件安全有特殊要求而且运行环境比较恶劣的系统，必须通过技术升级解决安全问题。

最后，重视对数据安全的管理及检查制度。通过加强数据安全管理，建立常态化的数据检查制度，保障数据存储的安全性。在开展数据存储和处理工作时，必须利用专业的数据库设备，定期维护和检查相关服务器设备，对重要数据资源严格保密。在维护数据库服务器设备时，必须规范对数据库服务器的管理，要及时更换数据库服务器设备。同时，要定期检修相关服务器设备，保证硬件设备的正常运行。

另外，档案管理工作中必须进行数据安全防护管理。在使用系统处理数据时，也要制定相应的安全防护措施。一旦发生故障情况，要及时联系相关部门处理，保障信息安全及档案信息化建设工作的顺利开展。