新《企业档案管理规定》视阈下银行档案管理优化研究

2023-04-12■张剑

云南档案 2023年5期

关键词：银行档案管理工作

■ 张剑

一、前言

《企业档案管理规定》（以下简称新规）自2023 年10 月1 日起施行。新规为适应新时代企业改革和发展要求而修订，对企业档案管理工作将起到提纲挈领作用，亦为银行档案管理工作优化提供了专业遵循。

二、制定新规优化企业档案管理规范

新规承接《档案法》《“十四五”全国档案事业发展规划》等法律规划重点内容，关注新时代企业档案管理工作实际情况，呈现七个特点。

（一）坚定不移坚持党的全面领导

新规突出新时代企业档案管理工作鲜明特点。相较于老版《企业档案管理规定》（2002 年版），新规提出坚持党对企业档案工作的领导，符合党管档案的根本要求，督促企业加强对档案工作的组织领导，建立健全档案工作责任制[1]。这与档案部门“为党管档、为国守史、为民服务”的本职要求保持高度一致。新规明确国家档案主管部门负责建立统一制度，对中央企业、中央金融企业、中央所属文化企业等档案工作实行监督指导[1]。新规强化上述企业档案管理领域的规范、机制、模式，是《“十四五”全国档案事业发展规划》档案制度规范建设工程中的重要组成部分。

（二）衔接规划发展目标一脉相承

《“十四五”全国档案事业发展规划》提出到2025 年档案治理效能得到新提升、档案资源建设迈出新步伐、档案利用服务达到新水平、档案安全防线得到新加强、档案信息化建设再上新台阶、档案科技创新实现新突破、档案人才队伍建设取得新发展等“七新”发展目标[2]。新规在档案形成、收集、整理、保管、利用等具体内容方面与档案规划2025 年“七新”发展目标互相呼应，是《“十四五”全国档案事业发展规划》在企业档案管理领域的具体部署、细化落地。

（三）优化内涵外延形成章条体式

新规拓展企业档案资源收集范围。企业研发、建设、生产、经营和服务等活动中直接形成的对国家、社会和企业具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录就是档案[1]。相较于老版档案定义（2002 年版）仅为文件材料的界定，新规内涵得到进一步深化，明确界定档案为企业（不区分国有、非国有）对国家、社会、企业有保存价值直接形成的记录（点明了档案的本质）。相较于老版档案外延概括性过强、形象性欠缺的不足，新规对档案的外延进行扩展丰富，明确各种文字、图表、声像等都适用企业档案的外延。新规首次建立了完整章条体式，规定了企业档案工作总则、机构人员、设施设备、文件材料形成、收集、整理、归档，企业档案保管、保护、鉴定、处置、利用、开发、统计移交等工作要求与具体方法。

（四）首次写入具体规定强化指导

新规在企业档案管理领域首次引入档案国家推荐性标准（GB）、档案行业（DA）和建筑工程行业（JGJ）推荐性标准，增强企业实施新规“按图索骥”便利性和准确性。规范、规定归纳如下表：

（五）规划实施档案数字资源管理

《“十四五”全国档案事业发展规划》提出完善档案科技创新和应用机制，加大重点科研任务攻关力度，开展新一代信息技术在档案管理中的应用，做好科研成果转化和应用，实施科技兴档工程。新规贯彻规划重点要求，部署企业档案信息化建设和数字化转型工作[3]。新规设置了“档案信息化建设”专章用于指引和规范信息化建设，要求将档案信息化纳入企业信息化总体规划，实施数字资源管理。企业电子档案应符合国家安全要求、电子文件规范格式，并与企业内部信息系统衔接，满足电子文档归档需求，确保电子文档真实、完整、可用、安全、按期归档。电子归档根据企业实际情况和上级安排采取在线或离线存储，具备条件的企业宜建设数字档案馆（室）。

（六）提供委托档案服务制度依据

新规坚持问题导向，充分考虑我国企业档案工作的实践基础，紧紧围绕企业档案工作中的焦点问题和短板弱项，着力解决实际问题[4]。新规进一步细化了对企业委托档案整理、寄存、开发利用和数字化等服务合作的一般性要求。新规提出企业委托档案服务时，按照合法、安全、可控的原则选择依法设立的具备相应资质和服务能力的受托方，签订委托协议，约定服务范围、质量和技术标准等内容，并对受托方进行监督，保证服务质量，确保档案安全[1]。其中，合法、安全、可控是合作原则，保证服务质量及确保档案安全是合作的前提基础。新规为企业开展委托档案服务合作提供了重要的制度依据。

（七）明确监管档案检查范围内容

新规延续《档案法》的法治理念，健全企业档案工作监管制度，设置了“监督管理”专章[4]。该章明确档案主管部门依法组织对企业档案检查，并规定了档案检查的范围和内容。具体包括：档案工作责任制和管理制度落实情况；档案库房、设施、设备配置使用情况；档案工作人员管理情况；档案收集、整理、保管、提供利用等情况；档案信息化建设和信息安全保障情况；对所属单位等的档案工作监督和指导情况[1]。该章同时规定了根据实际情况进行表彰奖励的六种具体情形和对违反新规的企业或个人依据《档案法》等法律法规予以处理。

三、领悟新规优化企业档案管理机制

目前，银行已经建立并完善现代企业制度，适用新规，优化档案管理工作恰逢其时。

（一）顺应数字管理优化的必然趋势

数字经济时代，数据是重要的生产要素。银行档案记录的各项数据本身就是直接的生产要素，参与到银行日常的经营管理活动中来。但是，目前档案数据分层级、分散式、碎片化的存在状态，导致档案数据总体上不能很好适配银行各类业务对数据共享、资源共享、风险预警、不良处置的迫切需求。档案工作在发挥基础性、支撑性作用的同时，纸质档案服务理念和工作模式亟需结合数字经济时代数字管理需求开展优化，以更好促进银行各项工作开展。因此，银行档案工作优化不仅是档案工作本身数字化管理高质量开展的标志，亦是顺应数字经济时代推进数字中国建设的必然趋势。

（二）维护自身合法权益的必然选择

实际工作中，档案管理在银行各工作流程基本处于末端位置，是最易被忽视的节点。档案管理部门和岗位因此被错误认为“后台部门”和“后台岗位”。存在重要性认识不到位的情况，在管理方式、管理成本、管理渠道等方面容易累积问题，进而对银行整体风险防控工作带来一定影响。事实上，档案是记录银行经营管理过程的唯一载体。当面临各类纠纷时，档案可以发挥溯源可靠、程序合规、要素齐全、支持决策的重要作用。档案流程后置并不代表档案重要性后置。随着银行加强主责主业“第一结构”，档案管理优化对银行有效防范风险作用将更加凸显。优化档案管理工作成为银行合规稳健经营的必然选择。

（三）落实新规严格管理的必然要求

新规在企业档案具体工作方面提出明确要求。今后银行档案管理需要强化前瞻思维，知悉严格档案管理的氛围正在形成，对档案管理的要求只能高于新规要求，不能低于新规要求。要依照新规尽快制定或修订银行档案管理制度。新规明确提出加强党的领导，配备档案职能部门和档案工作人员，将档案工作纳入企业整体规划、年度工作计划和考核体系，国有企业应当按照业务监督和指导关系向档案主管部门或母公司（投资主体）报送企业年度档案工作情况，落实防火、防盗、防有害气体等“九防”要求，保护档案基础设施，按照《全国档案事业统计调查制度》报送报表。因此，银行虽然自主实施档案管理，但遵循新规必将导入规范化管理轨道，进而接入国家档案管理体系，成为国家档案事业的重要组成部分。

四、实施新规优化企业档案管理路径

银行在前瞻性思考和全局性谋划的基础上，锚定《“十四五”全国档案事业发展规划》“七新”发展目标和新规重点要求，精准实施“八个推动”措施，破解档案管理工作难题，实现档案管理工作高质量开展。

（一）推动档案治理效能得到新提升

提高政治站位，依法管档，做好银行全宗档案管理。建立统筹协调工作机制，健全档案工作责任制，与中心工作同研究、同部署、同推进。新规落实《“十四五”全国档案事业发展规划》提出建立企业档案工作分类监督指导机制。银行按照前述《全宗卷规范》（DA/T12）要求精细化开展全宗档案管理。及时梳理现行有效档案法律法规制度，根据国家档案局发布涉及银行的国家标准和行业标准，参考《商业银行业务档案管理规范》（DA/T98-2023）分门别类规范制定或修订银行档案制度，编制《银行档案管理制度树》，并推动档案管理制度动态更新。

（二）推动档案资源建设迈出新步伐

银行建立以档案数字资源为主导的档案资源体系。落实新规关于企业档案资源范围、内容、形式、结构等方面的要求，结合《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》，各类档案应归尽归、应收尽收。执行《电子档案移交与接收办法》《档案信息系统运行维护规范》（DA/T56）《电子文件归档与电子档案管理规范》(GB/T18894)《纸质档案数字化规范》（DA/T31）《录音录像档案数字化规范》（DA/T62），做好档案“存量数字化”和“增量电子化”工作，落实新规要求中央企业总部传统载体档案数字化率达到百分之九十的量化要求，提升电子档案在银行档案资源体系中的比例。

（三）推动档案利用服务达到新水平

新规提出加强对重大活动、重点工作、重要历史节点开展档案研究整理与开发利用，发挥档案对国家和社会的价值。银行可围绕成立周年纪念、“一带一路”倡议落地、基础设施投资基金投放、银行与政府签署战略合作协议、“双碳”目标、抗击疫情、能源和粮食安全、服务乡村振兴等重要历史节点、重点事件、重点工程开展档案编研，编制专题汇编、大事记，举办陈列展览，拍摄专题记录片，建设档案专题数据库等多种形式，溯源银行聚焦金融主责主业、服务经济社会发展的初心使命。

（四）推动档案安全防线得到新加强

贯彻总体国家安全观，银行全方位筑牢安全防线。坚持底线思维和极限思维，以大概率思维对应小概率事件，警惕档案领域“黑天鹅”“灰犀牛”事件。强化档案安全保护、档案库建设管理、档案数字资源安全管理能力。从档案实物安全、信息安全、软硬件安全、风险隐患排查和应急处置等方面入手，经常开展档案安全隐患排查治理。维护密集柜，核验消防设施有效性。构建人防、物防、技防“三位一体”的银行档案安全体系。对安全问题隐患零容忍。档案库房视频监控记录至少保存六个月。分级分类实施异地、异质备份。档案备份至少每年一次，并组织开展有关应急演练工作。

（五）推动档案数字建设再上新台阶

银行档案管理积极融入数字中国建设。启动银行档案管理数字转型战略。开展银行档案资源优化、流程再造工作。植根银行IT 蓝图，通过数据化、网络化、智能化和智慧化方式对档案工作组织、建设、运行和管理进行系统化改造，建立符合新规的专业档案工作新模式。档案管理要与业务系统紧密结合，基于业务活动实现各类记录“形成—流转—归档”一体化，进一步完成电子档案数据化、智能化“移交—保管—利用—开发”。积极试点银行数字档案馆建设，档案管理突出数字化、智能化特色。争取银行成为金融行业档案管理示范单位。

（六）推动档案管理创新实现新突破

积蓄档案创新发展动能，优化档案管理体系。银行可以试点档案条线垂直管理。目前，多数银行档案管理工作执行总分行管理体制，分支机构的档案工作主要由分支机构档案人员承担。档案条线在总分行管理体制基础上，试点增加银行总行对分支机构档案工作的垂直管理比重，有助于统一档案管理标准，提升管理沟通效率。考虑与属地档案馆建立工作联系并保持日常沟通频率，按新规要求定期向档案馆移交档案，做好有关档案密级变更标注和开放审核工作。条件成熟后，联合档案馆开展行业档案科研课题研究，研究成果为银行业务决策提供档案参考，为有关部门研究问题提供智库支持。

（七）推动档案人才培养取得新发展

新规细化了《“十四五”全国档案事业发展规划》中人才培养、队伍建设相关要求，提出档案工作人员应忠于职守、遵纪守法，具备相应的专业知识和技能[1]。银行营造有利于档案专业人才成长的良好环境，加强档案人才队伍政治能力建设，制订档案人才队伍培养方案，努力培养精通档案专业和金融业务的高端复合型人才。档案管理工作设立专职管理部门和管理团队，建立科学的档案人才评价体系，搭建档案序列老中青人才梯队。鼓励和引导档案工作人员按照有关规定评审档案专业技术资格，参选全国档案系统“三支人才队伍”。持续组织好档案专业人员继续教育培训工作。

（八）推动档案境外合规落实新规定

境外档案是国内企业“走出去”过程中形成的知识资产和宝贵资源，亦是银行境外开展各项业务的管理重点和关键环节。新规提出中央和地方档案主管部门加强对企业境外档案管理工作的监督指导，旨在维护国家信息安全，督促各类企业重视境外档案的合规管理，避免违规风险。因此，银行应坚持“双重遵从”原则（既遵从我国档案管理规定，亦遵从境外档案管理规定，并以境外档案管理规定优先。境外档案管理未明确规定的情况，遵从我国档案管理规定），制订境外档案管理方案，合法利用境外档案信息，及时完成境外档案合规数字归档，以有效应对境外“长臂管辖”突发情况。