施工企业成本管理信息化的应用路径

2023-03-22北京王丹萍

现代企业 2023年2期

□ 北京王丹萍

在市场经济条件下，施工企业的经营规模有了较大扩张，逐渐成为社会经济的重要组成部分。“十四五”规划期间，我国施工企业既面临发展的机遇也存在生产经营的压力，为了实现可持续发展目标，早日实现企业既定战略发展规划，必须要做好企业经营管理的智慧化、信息化、数字化转型升级道路建设，这是现代施工企业产业链重建、价值链升级的关键所在。成本管理作为施工企业管理工作的核心，积极推进成本管理的信息化建设，能够降低生产经营中的成本支出，进一步提高成本管理成效，解决当前成本管理中面临的信息孤岛问题，确保在工程项目中获得更为丰厚的经济收益，进而提高区域市场核心竞争力。针对成本管理信息化建设存在的紧迫性的情况，以及客观存在的成本管理难度高、困难多等问题，探索出一条科学合理的成本管理信息化建设路径尤为重要。

一、施工企业成本管理信息化建设的重要性

1.降低成本支出。施工企业承接的工程项目大多具有投资金额大、施工周期长、工程项目繁杂等突出特点，需要在工程项目中支付高额的资金。现代施工企业生产经营难度较大，在加强成本核算与监督，严格收支管控，提高经济效率方面，更是困难重重。传统模式的成本管理并不适合现代企业的成本管理需求，会对经济效益造成较大负面影响，最终致使工程项目远低预期标准。通过成本管理信息化建设，可以加强对工程项目细节的成本管理力度，确保工程项目施工过程的成本管理质量始终处于最优状态。

2.提高管理效率。施工企业利用成本管理系统，能够在企业内部促进成本数据信息的传递，各个部门、各个项目之间都实现了生产经营成本信息资源的共享，形成业务流程的自动化，这样有助于提高管理效率，同时还能降低成本管理的人员成本、时间成本以及经济成本。成本管理涉及海量数据，需要大量人工处理工作，信息化模式与传统模式相比，能建立更加统一的成本管理规范和标准，系统能够满足综合动态的运营分析，实时出具管理报表，减少人工处理数据的工作占比，显著提高了成本管理效率，也减少人工的出错率，切实提高了成本管理质量。尤其在竣工结算环节可以提高收尾并账项目的管理及核算水平，能够降低清欠工程项目的剩余费用能力，避免出现某个工程项目尾款拖欠数年未结算的情况。

3.提供决策支持。构建成本管理系统，可以提高数据信息收集能力，将分散在各个项目、各个部门的经济数据，及时、完整地记录下来，能够客观反映项目投入产出、成本效益等方面的情况，加强对预算执行、资产变动、经济运营等财经状况的监督。除此之外，还能够收集市场中的各类信息资源，如区域内同行业发展状况信息、行业政策调整信息、市场经济发展趋势等重要信息。管理者便可以从系统中及时获取成本资料，利用大数据技术、云计算技术进行分析利用，准确发现企业在成本管理中存在的不足和缺陷，及时对成本管理措施进行优化调整，为经营生产决策提供可靠帮助。

二、施工企业成本管理存在的问题

1.成本管理制度有待完善。从当前施工企业的成本管理工作来看，之所以存在成本管理能效偏低、成本压缩难度较高等问题，很大程度上是由于缺少健全、科学、可行的成本管理制度。成本管理制度的不健全，导致成本管理工作“漏洞百出”，即便管理人员有再强的管理能力，也难以真正发挥出成本管理的核心价值。施工企业成本管理不完善主要体现在以下几点：第一，成本管理流程并未在信息化系统中有比较清晰、规范的体现，缺少完善的刚性控制管理内容，这样容易导致成本管理掺杂过多的人为和主观因素干扰。比如，在成本评估方面，管理人员在进行成本管理时，未能严格按照规定利用信息系统对成本偏高的因素进行分析，这样不仅容易出现数据错误，也影响了成本管理效果。第二，成本管理绩效考核制度不健全。由于缺少信息化成本管理绩效考核管理机制，无法及时获取成本管理绩效考核数据信息，难以对成本管理质量和效率进行客观的评价，也会在很大程度上影响成本管理人员的工作积极性，更会弱化成本管理制度的作用和价值。

2.信息孤岛问题有待解决。对于施工企业生产经营管理工作来说，信息孤岛问题普遍较为严重，尤其在成本管理工作中尤为严重，严重阻碍企业的全面信息化进程。尽管部分企业已经在成本管理信息化建设中投入了大量优势软硬件设施设备资源，但企业内部各个部门之间却尚未建立稳定的沟通渠道，很多与成本管理有关的数据信息未能得到及时传输，进而给成本管理带来了较大负面影响。很多企业收集到的有价值数据信息资料，正是由于“信息孤岛”，导致这些数据信息资料没有得到有效开发和利用，一方面，降低了生产经营管理能效，往往会错过比较好的决策；另一方面，由于缺少全过程信息化成本管理能力，也无法使生产经营成本降至最低。

3.项目成本内容有待补充。部分施工企业在项目质量与项目成本之间存在较为矛盾的管理问题，既想保证施工项目的高质量，又想尽可能提高施工项目的经济效益。很多企业过于追求高质量，却忽视了控制项目成本，存在明显的项目成本超支现象，例如，会让施工小组大量支取施工材料，错误的认为只要施工材料使用量够高，项目整体施工质量就会变得更高。有些企业将管理重心放在了成本控制方面，过于节约，甚至减少用量，没能做好施工项目的质量管理。这些都会对正常生产经营活动产生不利的影响。除此之外，如果企业盲目追赶项目工期，即使提前竣工交付工程项目，往往会支付更高金额的人工开支成本，甚至有可能出现安全事故等意外事件，这样势必会导致项目成本大幅度增加。

4.项目沟通机制有待完善。施工企业的特点是组织结构采用传统的多层次的金字塔结构，项目分布在全国各地，各个项目部的人员调整比较频繁。项目管理链条较长，总公司难以准确、及时掌握到各个项目部的全部信息，这样便无法根据各个项目部承接的工程项目实际情况，及时给予相应的管理决策，导致决策层对项目的变化响应滞后。而且，各个项目部与企业各部门存在大量沟通协调业务，需要定期交换文件，但由于缺少信息化系统的支撑，很多重要的文件或者有时效限制的文件，只能通过快递或者传真的方式进行传输，严重影响了文件资料的传输安全性与时效性。此外，跨项目的资源协调难，也是目前面临的项目管理难题，很多重要的施工资源在跨项目过程中丢失、闲置，严重增加了项目成本。

三、施工企业成本管理信息化建设路径

1.完善企业成本管理制度。为了能够切实提高现代施工企业的成本管理成效，必须建立成本管理制度并结合信息化系统加以完善，通过刚性控制减少人为和主观因素干扰，对成本进行监管和约束。针对成本管理信息化建设，制定相应的人才培养制度。首先，积极开展信息化人才招募管理制度，利用互联网和大数据技术，加强对优秀成本管理人才的招募，适当提高成本管理队伍招募门槛。其次，定期对成本管理展开全面的教育培训，不仅要对先进的成本管理理念与技术进行培训，更要加强互联网技术、大数据技术、云计算技术等信息技术教育培训，为成本管理信息化建设奠定坚实基础。最后，应当提高成本管理人员信息化系统创新能力，这也是提升成本管理信息化建设水平的关键所在。

2.找准成本管理信息化关键。首先，施工企业应当在构建信息化系统时，在组织内部成立专门负责成本管理信息化建设项目小组。项目小组负责人通常由企业顶层管理者担任，需要能够发挥出统筹兼顾作用，确保信息化系统建设可以高效推进，避免遇到层层阻碍。更为关键的是，要对企业的生产经营状况以及战略发展规划有比较全面的了解。其次，成本管理信息化建设要体现出“横向”与“纵向”特点，真正覆盖到企业内部各个部门。而且还需要做好内部宣传工作，确保每个干部职工都对成本管理信息化建设有系统性了解，并且能够积极主动配合信息化系统平台建设。再其次，必须立足于实际，根据承接的项目大小、企业规模等多方因素，构建最适合企业成本管理需求的信息化系统。最后，要在组织内部，确定相关部门的成本管理内容及要求，这样能够确保信息化管理模式更加完善、可行。此外，还需要做好信息化系统、软件的引进工作，可以与能力较强的系统、软件开发商进行合作，为企业量身打造成本管理信息化系统。

3.统一信息平台建设标准。为了真实、完整、准确的反映成本信息，构建成本管理信息化系统时，需要以成本核算为中心，建立“全面、实时、可视、准确、安全、完整”的高效率运营管理体系。①全面：将全部的收入、成本纳入统一的系统进行管理，保证业务流程化，数据真实可追溯。②实时：针对重复的计算、核对、统计工作占用大量手工劳动力情况，可以利用系统自动化的方式来代替人工操作，将管理流程在信息化系统中固化，通过系统实时进行校验、控制并出具统计报表，提高效率，释放人力投入，可以节约人员开支成本，将更多人力资源投入到更有价值的工作中。另外也能保证工作的准确性，提高业务规范性。③可视：公司、部门、项目按权限随时查询全部信息，一方面业务人员能持续跟踪数据进度，及时反馈，强化事前、事中调控能力，加强风险防范。另一方面各级管理人员能通过雷达图、驾驶舱、折线图等工具实现对企业经济运营情况的实时监测，为各项决策提供数据支撑，进而提高决策效率。④准确：统一项目部与企业各部门的信息采集渠道，所有收入、成本数据实现从业务系统、财务系统自动采集、提取，避免各项目部、各部门的人工填报操作，使数据更加准确、高效。⑤安全：打通项目部与企业总部各个部门之间的信息沟通渠道，用线上化方式代替传统传真、聊天工具的沟通渠道，让文件资料等重要信息资料，在更加安全、高效、稳定的信息化系统中进行传输，彻底改变过去只能依赖快递或传真传输的被动局面。⑥完整：构建公司、部门、项目三级核算体系，保障三级核算口径的一致，打通成本管理系统与财务管理系统、业务系统之间的对接，实现物流、财流、信息流三流同步，打通信息孤岛，完整反映企业各个层级的收入成本情况。

4.建立成本管理信息化平台。在构建成本管理信息化系统时，应当做好成本管理信息化系统运行程序的构建，确保运行程序能够覆盖预算管理、合同管理、人员管理、财务管理、物料和设备管理、质量管理等多个环节，突出管理系统的集成化特点。可以通过信息化系统实现预算的全生命周期管理，包括预算编制、预算执行和监控，严格地控制预算的使用情况，如果出现超出预算的情况，就需要提交相关资料，申请增加预算，经过预算委员会审核并批准后才能在系统中支付，依托信息系统的数据流共享，实现预算的事前计划，事中控制、事后分析，为实时控制、目标管理提供可靠保障，更为绩效考核管理提供科学的参考依据。

在合同管理中，利用信息化系统，对合约内容进行详细的检查，利用合同管理系统，将全部合约采取信息化的方式进行管理，这样不仅可以提高合约管理质量，还可以及时为成本管理各个环节提供详实的合约信息，这对于施工项目的成本控制与财务风控有着关键价值。

人力成本与人员绩效是施工企业成本管理的重要组成部分。当前，一切行为都可信息化，信息化的人力成本与人员绩效管理成为施工企业运营的核心之一，施工企业依据本身的实际情况进行全面的研究分析，结合企业大数据生成所需分析结论，以此为企业实时准确地提供数据支持。同时，通过绩效考核可以全面了解职工的优缺点、个人素质、理论素养以及业务水平的高低、工作态度是否端正等综合全面的资料，依据掌握的信息资料进行分析与判断职工与岗位的适应度，为施工企业人员工作岗位调整提供参考依据。

财务管理系统的建设应实现与业务系统、成本管理系统之间的无缝对接，一方面加强与业务流程的协同，如物资出库等支持自动生成记账凭证，实现财务系统与业务系统的实时集成，真实反映发生的各种经济业务的账务处理过程，实现财务业务一体化管理，提高核算的准确性；另一方面财务人员在财务管理系统中记账后数据能实时同步到成本管理系统，确保成本管理系统能够广泛收集各类有价值的财务数据，也保证了财务数据的核算科目和方法等口径与成本管理的一致性，从而为成本管理系统建设带来数据支撑。

在构建物料和设备信息化系统时，应当突出系统的实用性、可操作性、创新性、可升级性、数据信息资源可共享性等特征，这是提高成本管理成效的关键，可以利用信息化系统，实现施工材料等变动成本以耗定支，同时加强库存物资监管。还可以将全部机械设施设备信息在信息平台中进行管理，对每个施工机械设备的租赁时间、租赁成本、使用情况、故障情况、占用情况、闲置情况进行详细记录，合理配置每个施工机械设备，确保施工机械设备可以发挥出最大的效益，进而将成本控制在最低，尤其能够防止某些大型机械设备闲置却无人知晓的情况再次发生。

施工质量与施工成本之间也存在紧密联系，可以通过信息化系统，计算和分析出哪些施工项目频发施工质量问题，哪些原材料供应商存在产品质量问题，加大质量监管力度，避免工程项目频频出现返工现象，进而实现控制项目成本的目标。

5.加强对大数据的开发运用。从整体上来看，大数据技术是成本管理信息化应用的核心技术之一，能否真正运用好大数据技术，会对成本管理能效产生关键性影响。施工企业应当做好对大数据技术的开发与运用。

前期可以利用大数据技术对业主方的经济实力、市场信誉、债务情况等方面进行综合评价，尽量找有实力、有能力的业主方合作，这样能够避免在后期竣工结算过程中，出现尾款迟迟不到位的情况。

物资管理方面，可以对每个子项目的施工材料使用情况、施工流程安排情况、施工进度计划情况进行准确的模拟和分析，根据大数据的分析结果，判断每个子项目会使用多少施工材料，严格控制施工材料的采购量、出库量，从而做到对施工物料的精准配置，这样能够避免施工成本大幅度上升。

在项目进度计划管理中，可以利用大数据技术、云计算技术，设计项目工期模型，对工程项目的施工进度进行合理计划，确定具体的工期时长、项目开工时间、项目竣工交付时间、项目尾款清算截止时间等，将各个工程项目的成本管理内容，录入到事前建立的数据模型中，这会更加直观的分析出来项目成本与项目进度之间的逻辑关系，有助于提高成本管理能效，避免出现严重的成本超支问题。