跨域协同：“京津冀”档案资源共享服务模式探析

2023-02-27王孟影

档案天地 2023年2期

■王孟影

以往，群众查询开放档案需要前往相关档案馆进行实地查询，有时需要跑多个地方才能查到，费时费力。随着信息技术的不断发展，人们对于档案资源的利用也提出了更高的要求，档案资源的查询共享模式也需要进一步改进发展。《“十四五”全国档案事业发展规划》中指出新一代信息技术广泛应用，档案工作环境、对象、内容发生巨大变化，迫切要求创新档案工作理念、方法、模式，加快全面数字转型和智能升级。档案工作存在制约高质量发展的观念障碍、制度缺陷、技术瓶颈和人才短板，地区及行业间发展不平衡问题仍然明显存在，档案利用服务不充分问题依然突出，基层基础工作还有薄弱环节[1]。

为在京津冀协同发展工作中得到进一步的突破，三地在已有的基础上，进一步扩大合作半径。2015年，三地档案部门联合召开了京津冀档案事业协同发展研讨会[2]；2019年，三地举办了“档案服务京津冀协同发展”主题沙龙；2020年，京津冀档案馆协同发展工作会议召开，讨论并通过了《京津冀档案馆工作协同常态化机制》及《北京市、天津市、河北省档案馆近期重点合作项目》[3]；2020年12月起，天津市委办公厅、市委宣传部联合北京市委办公厅、河北省委办公厅，以三地党委办公厅名义在“学习强国”平台推出“档案法相关知识”专项答题活动[4]；2021年5月，三地档案馆宣传部门联合召开馆际宣传工作座谈会。正确面对机遇和挑战，不断推动档案工作的发展和进步。

一、跨域协同：“京津冀”档案资源共享服务模式建设的必要性

2020年9月28日，三地档案馆签署了《北京市、天津市、河北省档案馆民生类档案跨馆利用合作协议》。《协议》中包含三地档案馆的婚姻登记和学籍类档案信息资源实现异地跨馆利用。除此之外，未来跨馆利用档案类别呈拓宽趋势，并不断完善相关利用规范和制度[5]，建设档案资源共享服务模式有其必要性：

（一）有利于促进档案资源的统一管理和有效利用

“统一领导，分级管理”既是由我国社会主义制度决定的，又是档案工作发展的客观需要，它是我国档案工作的组织原则和管理体制[6]。跨域协同发展的基础是需要对档案资源进行整体统计，了解到每个档案馆都有哪些档案，将这些统计上网，从而了解所有数据，为后续的跨域协同服务提供资源，进一步促进三方的发展，促进国家的统一管理以及档案的有效利用。

（二）有利于对档案资源进行保护

档案资源样式多样，对于档案资源的保护是必要的。档案资源有些原件非常珍贵，建设档案资源共享服务模式，既有利于保护原件的完整与安全，更有利于社会大众对这一部分档案资源的利用。目前国家整理出版了众多珍贵史料的选编、书籍等，这也便于档案用户的利用。但这些著录价格高、数量少等问题，导致档案资源并没有完全实现全方面的利用共享。这就需要建设档案共享模式，进一步实现档案资源的保护和利用。

（三）有利于对档案资源的共享

在2019年之前，档案学者还可以去各个地方的档案馆查阅自己所需要的档案资料。自疫情发生后，封控成为常态化趋势，给档案用户带来非常大的不便。如何实现档案资源的跨区域协同发展，跨区域的利用，是我们在新时代亟待解决的问题。档案资源普查最终的目的就是实现它的价值，让其得到利用。资源普查可以使得我们更好地了解到具体的资源分布，都有哪些资源，可以通过公共的网站数据库，获取到自己所需要的内容，从而使得资源得到共享，被更广泛地利用。

二、跨域协同：构建“京津冀”档案资源共享服务模式思路及原则

“京津冀”三地地缘相近，三地之间交通便利。三地之间流动人口众多，跨区域协同工作日益增多。在京津冀地区协同发展的背景下，如何更好地促进档案资源的利用和事业的发展，需要建立以三地档案馆为主的档案资源共享服务模式。模式主要涉及档案资源集成、档案资源共享以及档案资源维护三个部分，以此来推动“京津冀”地区档案事业的建设与发展。建设档案资源共享服务模式的主要思路：通过将三地档案馆馆藏资源进行统计整合完整，为跨区域协同服务各方面提供预约、查档、利用等服务，利用者通过共享模式可以获得所需要的资料，在相关政策的允许下下载并利用，最终实现跨区域档案资源的集成与共享。跨域信息平台建设中应遵循实用化、标准化和有助于平台业务延展的原则。

（一）构建档案资源共享服务模式思路

我国对跨区域共享所做的示例较多，参考国内的各项设施以及相关模式的建设思路和跨区域服务模式构建原则，采取B/S(浏览器/服务器)架构，与XML数据结构无缝对接。通过这样建成跨域档案资源共享服务模式的总框架：汇总三地档案资源库数据资源，借助互联网信息技术，开展远程查档、预约服务、申请借阅等模块，以原有的数据库为基础，构建共享平台，将档案资料、档案馆以及用户紧密联合到一起，实现档案资源的共享，提高档案资料的利用率。跨区域协调档案资源共享服务的整体框架如图1所示。

图1 跨区域协调档案资源共享服务的整体框架

（二）跨域协同：构建档案资源共享服务模式遵循的原则

首先，实用化。“京津冀”跨区域档案资源共享服务模式是依托于三地档案馆所藏档案资源为基础建立的，目的是为三个地区的社会大众服务，便于对档案资源的利用。跨区域共享服务平台模块的开发和数据集成都应以跨域协作为基础，坚持适用原则，为档案用户利用档案创造便利，为用户节省时间和精力，更快、更便捷地解决所遇到的困难。跨区域平台主要是将三地档案资源进行整合，能够实现异地查档、开放档案资源的下载和应用，直接与户口所在地档案馆进行对话，获取自己所需要的资料等内容。因此这一平台必须要注重实用化的原则，创造简便且易操作的程序，拒绝复杂的数据加工模式。

其次，标准化。跨区域协作服务主要就是实现跨区域平台进行档案资源的操作性，真正地实现多部门以及多地区间信息的真正共享。平台信息的操作以及构建需要遵从统一的标准，制定统一的规则。例如电子资源的保存格式，制定统一的专门标准，并建立相应的区域性信息收集及处理标准，以及数据合成时应遵守的统一标准原则；在平台进行统一运作时，要有统一的技术标准以及安全标准，做好服务工作，并且能够保证所有上网档案资源的安全问题，构建统一的服务标准等内容。

最后，拓展化。跨区域协同发展，构建档案资源共享服务模式是为了遵从简便实用为主要原则。随着现代科技与社会不断进步，群众获取档案信息资源的方式、利用渠道等都需要不断地更新和发展，服务范围也逐渐扩大。因此，跨区域协同发展需要遵从共享服务平台的基本功能，跟随时代潮流，构建适应持续发展的要求，避免造成重复建设以及繁杂的工序出现。从而需要我们坚持拓展化原则。

三、跨域协同：档案资源共享服务模式的应用

（一）共享中的档案资源整合

跨区域档案资源共享服务平台主要是由“京津冀”三地的省、市、县级档案馆中的档案资源构成数据为来源，通过平台的数据转化、电子化等程序，在平台中实现跨区域协同服务中的档案信息共享。通过进行超链接服务，连同全国各个地方的档案馆，使得用户可以快速准确地找到相关链接。“京津冀”三地的档案资源可以进行分模块整理，分成不同主题进行保存，标明资源的出处，并在这一基础上调查用户兴趣，制定专门的个人服务，满足大家的需求。

（二）共享中的专业服务

以“京津冀”地区各级档案馆资源为主建设跨区域服务平台是一项重要的探索，目前三地之间有建立相应的协作项目，但有些地方并不全面，所以需要综合所有资源。基于跨区域协同服务进行数据的应用和交互，进一步盘活地区间档案资源共享利用的要素。如远程查档、线上服务等能力；跨区域利用资源、异地查档以及预约查档等都能够及时有效。依托跨区域档案资源共享服务平台，以整合资源为切入点，推动整体模式的形成，异地查档、线上服务、资源开放等。

（三）共享中的安全监督

跨区域进行档案资源协同服务是将三地档案资源整合到一起，除此之外还有众多各类信息，其中也包含有个人信息，保护信息的完整与安全就需要建设完善的防火墙制度以及监督制度，避免造成个人信息的泄露，造成不必要的麻烦。在服务过程中要做好专门的监督，既有上级部门监督，也包括人民群众的监督。应设置专门的投票反映模块，使得社会群众可以专门进行反馈，提出意见。

四、跨域协同：开发档案资源共享服务模式应注意的问题及解决措施

8年来，在开展京津冀档案信息资源共享服务基础上，三地档案部门不断扩容“朋友圈”，大力推进三地民生档案服务平台建设，编制跨馆查档服务指南，不仅为老百姓日常查档提供巨大福利，也成为京津冀协同发展取得显著成效的生动缩影。“京津冀如同一朵花上的花瓣，瓣瓣不同，却瓣瓣同心。”习近平总书记的妙喻情真意切、寓意深远。以协同之举，拓发展之路，谋百姓之福。如今，三地民生档案实现跨馆异地利用，民生短板不断补齐，基本公共服务均等化水平持续提高，不仅让三地群众真正体验到“让数据多跑路、让群众少跑腿”带来的便利、唱响协同发展释放的民生红利，更为三地档案部门在档案资源建设管理、开发利用、档案宣传、人才培养、档案工作创新等方面的合作奠定了坚实基础。

（一）建设统一的格式规范

信息资源共享的前提是需要制定相应的标准规范，为后续做好相应准备。三地档案资源共享平台服务模式的数据采集、处理、存储以及上传都是在不同地方以及不同部门完成，平台的建设需要遵循统一的格式规范标准。“京津冀”三地发展处于不同的水平，北京、天津两地区发展要比河北靠前，三地之间发展是不平衡的，基础建设上存在着差距，平台建设以及标准制定，需要三地进行统一协商，共同制作。参照专门的平台建设标准、档案规范等行业标准，建立专门的软、硬件相应的标准，制定平台、数据等统一标准，真正实现各地方档案资源的互相联通。

（二）构建完善的管理体制

随着国家事业的发展，衍生出专门的档案管理理念，档案资源的共享服务这一概念相对来说不是很完整，理论体系尚在建设中，相关管理制度以及标准也没有得到统一。由于跨域协同需要统一协调多个部门，各个部门所遵照的相关标准并不相同，存在着一定的参差。一些特别专业性的档案存放于专门部门，信息壁垒严重，造成部分信息收集困难。电子数据类型、信息平台接口、相关保密制度等也缺少统一的安全适用的标准[7]。

（三）建立完善的安全保护系统

各级档案馆都保留着涉及公民个人信息的情况，构建跨域协同档案资源共享服务要注重安全保护系统的构建，避免造成公众权益损失，甚至引起社会不稳定等情况的出现。目前，线下服务主要是做好登记、规范出入等内容，共享平台的建设应该更加注重数据平台操作以及平台安全保护。信息技术时代进行档案远程服务是时代发展的潮流，开展专门的跨区域在线查询服务，守住安全提供信息、安全查询信息的底线，提高档案资源的利用率。和其他公共服务类数据有较大的区别，档案资源数据具有专业性、隐私性和敏感性。因此，档案资源信息共享服务平台的维护应共同配置档案、网络专门技术人才，以利于保障平台信息的准确性和安全性。构建共享平台做好跨域时的监控管理和网络环境监察，建立应急预案制度，加强相关人员安全意识的培养，以及用户的安全意识。