区块链技术在高校档案管理中的应用

2023-02-13渭南师范学院许秀

办公室业务 2023年1期

文/渭南师范学院许秀

高校档案所包含的信息较广、涉及人员较多。例如，涉及学生个人档案、教师个人信息和科研信息等。而且高校的人员流动性较强，档案管理难度较大，做好档案的安全性管理十分重要。通过借助区块链技术，不仅可以对档案信息进行加密，还能提高档案信息的透明度，用户可以通过访问的接口来获取区块链上的档案信息。而且区块链技术也可以通过时间戳、免信任、分布式、非对称加密和智能合约等功能来保护档案信息的安全，避免档案信息出现被篡改或者丢失的现象，从而更好地发挥出高校档案的价值。

一、区块链技术概述

关于区块链技术的理解，有两种概念：第一种认为区块链技术是一种链式数据结构，主要通过发展的先后顺序来连接数据区块；第二种则认为区块链技术是一种分布式的计算机编程技术，能够对数据的准确性进行检验，也可以借助密码学技术来提高数据的安全性。当前区块链技术的组成内容较多，包含识别技术、数据储存技术、通信协议技术、加密技术、智能技术等。通过数据储存技术能够用区块的形式来对信息进行记录和储存，从而确保信息的完整，并进行数据库的建设，加强各项数据的读写。当前加强区块链技术在档案管理中的应用研究成为我国重要的研究项目，所以相关高校也应当积极探索区块链技术和档案管理之间的结合。

二、区块链技术在高校档案管理中的应用优势

（一）和电子档案具有一定的共性。当前，区块链技术和电子档案之间有一定的共享性，为区块链技术的应用奠定了基础。目前，高校档案管理已经基本实现了电子化，档案信息都直接储存在数据库当中。而区块链技术能够将各个数据块之间进行链接，其顺序和电子档案的管理顺序存在一定的相似性，进而为区块链技术的应用提供了条件。

（二）能够保证档案的安全性。要做好高校档案的安全保障，需要从档案信息的收集、储存和提取三个环节中着手，避免出现随意更改的现象。借助区块链技术能够追根溯源，来对档案信息进行保护，切实保证档案信息的安全性。

（三）能够保证档案的真实性。要发挥出档案的重要价值，必须确保档案信息的真实性和可靠性。区块链具有智能合约、加密算法的功能，能够有效保证档案信息在收集和记录过程中的规范性，进而确保档案的真实性。

（四）实现智能身份认证功能。随着区块链技术的应用，能够为高校档案管理建立信用公共账本，提高档案在局域网中的共享，端口人员能够查询如人员的出生年月、科研成绩等相关的档案信息，使得档案信息的共享性得到了很大提升。

三、区块链技术在高校档案管理中的应用难点

虽然加强对区块链技术的应用，能够提高高校档案的安全性和真实性，提高档案管理水平，但是在应用中也存在着一定难点，影响了应用水平。

（一）区块链技术稳定性不高。当前区块链技术的稳定性有待提升。关于区块链技术在高校档案管理中的应用还处于探索的阶段，理论上，区块链技术的使用能够提高档案的真实性和完整性，但是在实际应用中，无法完全保证高校档案的可靠性。运用区块链技术进行档案管理时，当链上的档案出现问题时，则无法对有问题的内容进行删除或者更改，需要重新上传档案的信息。

（二）区块链技术的应用成本高。区块链的数据储存，是采用云端储存的形式，在进行数据的储存和读取时需要进行大量的计算，而这些计算对于网络资源和设备的要求都比较高，因此所需的建设成本也比较高。此外，区块链上的不同节点来对之前的数据进行保存，所以随着时间的增长，区块链上的数据数量越来越多，需要更大的储存空间，导致储存成本也随之增加。

（三）区块链技术存在着风险。根据区块链的共识机制，要对链上的数据进行修改，需要得到其他节点的认可，所当算力达到51%以上，才能对区块链进行篡改，但是成本较大，因此实际意义不大。如果区块链的节点较少，在理论上存在一定破解的可能，进而影响链上数据的安全性。在对用户身份信息验证时，区块链技术是使用随机生成的私钥或者是公钥，如果用户对于自身账号的保护不足，就容易出现被盗号的现象，一些黑客会利用账号漏洞来对偷取用户的私钥，从而登录系统，获取档案信息。

四、区块链技术在高校档案管理中的具体应用策略

（一）加强对“时间戳”特性的应用。要充分地发挥出区块链技术在高校档案管理中的优势和重要作用，工作人员要加强对区块链技术特性的研究和应用，加强对“时间戳”特性的应用。当前高校档案管理最大的问题就是档案信息真实性得不到保证，许多人事档案都会出现学历造假、科研造假的现象，不仅直接影响着档案管理，也对高校人才队伍的管理造成了影响。通过应用区块链技术，能够有效地解决档案信息造假的问题，有效地保证档案信息的真实性。在应用过程中，工作人员可以加强对数字签名技术、时间戳技术和数字摘要技术来预防文件伪造现象的发生。第一，数字签名技术，主要是避免出现文件作者的造假现象，通过该技术能够对作者进行识别。第二，时间戳技术，主要是避免时间造假现象的发生。通过该技术的应用，能够对档案文件的形成时间进行记录。第三，数字摘要技术，主要是避免文件内容造假现象的发生。技术人员可以结合区块链数据结构（如表1所示）的特点，运用哈希算法，通过哈希值的变化来掌握文件造假的可能。哈希算法具有正向快速、逆向困难的特点，在开展档案管理时，能够正常快速地输入档案数据，进而产生哈希值。但是当档案数据出现某个字符输入错误时，所产生的哈希值和正确输入所产生的哈希值会存在很大的差异。所以在开展档案管理时，能够结合哈希值的变化来了解档案数据输入的准确性。从而对档案文件的各种信息进行全面的识别和保护，有效地确保档案信息的真实性。例如，在使用区块链技术时，工作人员应当做好哈希值的设置工作，进而按照时间的顺序来将文件的操作记录进行链式结果，两个相邻的区块链哈希值会出现交错的现象，从而保证区块链的首尾连接。因此，档案管理人员可以借助区块链技术来对档案的形成过程和保管过程进行全面的追溯，减少档案信息更改和造假的可能，更好地提升档案信息的真实性。

表1 区块链数据结构

（二）加强对“免信任”特性的应用。高校档案管理主要是进行人事档案和学生档案管理的管理，在应用区块链技术开展档案管理时，工作人员可以加强对“免信任”特性的应用。对不同角色设置不同的权限，建立智能身份认证。由于区块链技术本质上是一种数据库，是由多个节点组成以及不同物理地址维护的数据，所以单一的用户是不可能控制好该数据库，需要按照特定的规则来对该数据库进行操作。通过应用区块链技术，能够实现机器信任，在区块链上公证各种证书，从而形成信任的证书，进而发挥好“免信任”的特性，在高校档案管理中建立一个分布式的智能身份认证系统。该系统的建成，能够为师生提供区块链身份证明，包含师生的姓名、图片、联系方式、专属二维码等信息，确保信息的永久性记录，不会出现篡改或者丢失的现象。

（三）加强对“分布式”特性的应用。当前许多高校的档案管理系统属于中心化网络，当网络出现被攻击现象或者网络环境的安全性得不到保证时，整个档案管理系统都会受到影响，甚至瘫痪，影响了档案管理工作的开展。区块链技术所具备的分布式账本技术，具有去中心化的功能，可以对高校档案进行分布式数据库的建立，减少档案管理系统对中央节点的依赖，提高整个档案系统的容错率。通过加强区块链技术在高校档案管理中的应用，能够提高管理的智能化水平，确保每一个节点都具有同样的数据，进而做好数据的维护工作，保证系统中数据的安全性，进而更好地提升档案信息的权威性。即使高校档案管理系统的某个节点受到网络攻击，也不会对整个系统档案信息的安全性造成影响。工作人员可以将高校的各个归档部门建设成为一个单独的分布式节点，然后再建立一个区块链账本，做好档案信息的记录和储存，并做好档案信息正确性的验证工作。例如，当高校二级学院需要进行科研教师档案管理时，因为国家重点实验室开放课题并不是由上级部门统一申报和下达，需要教师个人去申请添加项目成果，再由负责节点维护的科研管理人员进行项目成果真实性的审核，再借助节点来进行投票，结合投票结果来决定是否将项目成果上传到区块链当中。具体的角色分类如图1所示。

图1 区块链档案二级管理节点

（四）加强对“非对称加密”特性的应用。区块链技术具有“非对称加密”的特性，能够使用非对称密码来进行数据的加密和解密，提高档案数据的安全性。通过非对称加密方式对数据进行加密和解密，则可以形成公钥和密钥，公钥的生成是不可逆的，所以其他人不能通过私钥来进行公钥的推断；而私钥则不会对外公开。所以通过公钥和密钥，能够有效地提高档案信息的安全性。高校档案的信息内容，不同档案的公开程度不同，因此可以将高校档案划分为公开档案、私有档案和机密档案三种类型进行管理。针对不同类型的档案，可以采用区块链技术来控制好档案信息的公开范围，保证档案信息权威性的同时，又可以确保档案信息的安全性。例如，在进行私有档案信息传输过程中，高校可以应用区块链技术来对档案信息进行加密，进而将相关档案信息发送给需求方，从而确保档案信息在输送中的安全性。

（五）加强对“智能合约”特性的应用。智能合约包含所有信息，当用户受制于数字化协议才能对档案管理系统进行操作。当高校启动了智能合约功能后，就不会再受到人为因素的影响。当合约的一方出现违约现象，通过智能合约模块，能够自动地保护另外一方，避免违约造成的损失。例如，在构建档案管理系统时，高校应当和计算机企业签订相关的协议和合作，当出现智能合约后，系统就会自动执行合同条款的内容，加强对双方行为的约束，有效地规范了档案管理中的各种交易行为。