安徽医科大学第二附属医院 谢艳

促进医院档案管理工作的信息化建设，构建相关的管理体系，可以使得医院的档案更加有效地实现信息共享，提升档案管理工作的质量与效率，使得档案信息的功能可以充分发挥出来。并且，建立信息化的档案管理体系，可以使得医院的管理工作有所支撑，为医疗研究工作提供更多真实有效的信息数据。与此同时，档案管理的信息化建设也可以在很大程度上使得医患关系得到缓解与改善，进一步提升其管理与服务水平，医院在进行决策之时也可以有更多的数据作为支撑。

一、医院档案管理概况

医院档案主要指的就是医院现在与过去在从事医疗、管理、经济以及科研等工作之中，产生的一些具备储存意义的各种文件、数据以及图表等种类与载体各不相同的记录，这些记录来源于医院与患者，是医院工作过程中所有需要储存信息的综合体，在医院管理工作之中发挥着重要作用，是其中不可或缺的一部分。医院档案记录着其实践活动之中的真实信息，不仅对于医院有储存意义，对于国家、社会以及医院就医的患者来说也同样如此，是历史的凭证，同时也是医院进行就医的参考资料，对于医院决策层来说，可以在医院档案之中查询医院的实际情况、掌握医院的历史病例等等，具备较高的参考价值。要想将档案价值充分发挥而出，最基本条件就是需要加强对档案信息资源的利用。在当前信息化的时代背景之下，医院档案资源服务水平、患者的实际需求等都会受到其档案管理水平的直接影响。如果其档案服务水平不足、管理存在不合理之处，需要利用之时无法及时找到，那么档案信息的价值就无法充分发挥出来。所以，进一步提升医院档案的管理水平，使得其更具信息化与科学化，为医院本身与患者提供更加高效、高质量的资源服务对于医院的改革与发展来说可以起到关键性的作用。

二、实现医院档案管理信息化的必要性与意义

（一）必要性

当前，在信息化社会的背景之下，随着信息技术的不断发展，医院档案管理的信息化进程也向前迈了一大步。在当前快速发展的社会之中，人们对于档案信息的需求也随之不断提升，在当前发展趋势之下，医院也需要紧跟时代步伐，加快自身内部的档案信息化建设的脚步，使得档案管理可以实现现代化这一目标，档案信息也可以更加有效地利用起来。近几年，医院在此方面也得到了一定的发展，但是由于其管理意识不足，并且在信息化建设方面的技术以及相关设备也比较落后，导致当前医院在信息化档案管理方面存在很多问题。在医院的可持续发展过程中，档案发挥着非常关键的作用，通过促进其信息化水平的提升，可以使得医院的信息档案更加全面、有效地利用起来，从而促进医院档案管理信息化的发展。

（二）意义

1.有利于档案原件的保护工作。将医院之中的档案信息全部信息化处理之后可以使得档案原件被有效保护起来，避免其在借阅、使用的过程之中被损坏；并且可以有效规避重要资料丢失这一风险。在医院的实际发展过程之中，将医院内部的一些重要信息、资料档案信息化，借助计算机技术来扫描档案信息的原件，并将其以电子形式保存起来，使用之时调取电子档案，可以有效地避免原件遭到破坏甚至丢失的现象。

2.进一步优化档案的保存方式。在医院的日常工作中，档案管理部门需要对日常工作中产生的各类文件进行记录，确保档案文件可以被及时登记在册。在以往传统的纸质时代，档案人员需要采取人工操作的形式来进行记录，与电子档案对比而言，需要花费更多的时间与精力来进行此项工作，同时花费的人力、物力也相对较多。进入信息化时代之后，将档案信息信息化处理可以使得相关从业人员的繁杂工作简单化，借助计算机技术可以在很大程度上改善档案管理人员的工作条件，在进行信息档案的修改时，只需要在计算机中输入相关的指令即可，对于档案管理人员来说，大大提升了其工作效率与工作质量。

3.使得档案信息资源得以整合。将医院的信息档案进行整合可以使得其档案信息更具共享性、系统性与有效性，整合的最终目的就是为了使得档案资源更具利用价值，并扩大其使用范围，这同时也是当前档案管理工作的未来发展趋势。与档案原件相比，电子化信息化的档案文件更加容易检索，并且可以使得其档案信息的使用范围与利用程度大大提升，方便医院各部门与科室按照其实际需求进行检索与浏览，并且可以在其修改信息之后随时进行保存。这样，可以使得信息档案的利用率大大提升，使得医院内部的档案资源可以最大限度地进行共享。

4.方便医院工作人员对于档案信息的检索、浏览与利用。在以往手工档案保存时期，需要手工查询资料，不仅会耗费大量的时间与精力，还有可能在耗费时间精力的同时达不到查询目的。而将其信息化处理之后，借助电子目录以及文件进行档案管理，建立与之相对应的电子查询体系，在查询之时只需要输入关键词，就可以找到相关的档案资料，方便快捷。

三、医院档案管理信息化建设中的问题

（一）对于信息化建设的重视程度不足

当前，大部分人都认为医院之中的主要工作就是医疗，过于重视医疗技术与水平的发展，认为只有提升医疗技术与水平才可以使得医院得到进一步的发展，却忽略了建设医院档案信息化管理体系的重要作用。随着当前社会的不断发展与进步，信息化技术被广泛应用于各大领域之中，而医院方面想要跟上时代发展的步伐，就需要增强对于档案信息化工作的认识，将其与医疗工作放在同等重要的地位，促使其可以共同发展。在当前信息化技术背景之下，医院的发展与信息化建设息息相关，办公自动化、通信体系、管理体系、局域网体系以及科室的信息存档等信息化体系都被广泛应用在了各大医院之中。但是，当前医院的档案信息化工作却被大家忽略，这也是导致当前医院档案管理信息化建设工作落后的一大原因，其信息化水平较低，使得当前医院之中的档案信息无法最大程度的发挥其价值，档案信息的使用以及共享都受到了医院信息化水平的限制。

（二）档案管理较为混乱

尽管当前很多医院都已经建立了综合的档案管理室，但是很多档案还分散在不同的部门之中，比如，医务部门负责病历、医疗资料等方面的档案，而综合档案室负责经济、文化以及财务方面的档案。这样多个部门之间的管理使得工作过于混乱，责任也无法落实到人。

（三）投入资金不足、基础设施不完善、系统开发速度较慢

随着医院的不断发展，其档案数量日益增加，大大提升了档案管理工作的难度。再加上当前医院在档案信息化管理方面资金与技术的支持不足，导致技术无法更新，基础设备无法得到有效的维护，系统开发较慢等问题，这些都在很大程度上影响了档案信息化的管理与建设工作。

（四）标准化程度较低，缺乏完善的管理体系

在当前的医院档案信息化建设过程之中，缺乏统一的标准，这就在很大程度上制约了信息化的进程。主要表现在病历系统、收费系统以及统计系统之间的规格与管理方面，医院中各个部门规格与管理体系各不相同，这就在无形之中增加了档案管理工作的难度，使得各个部门之间的信息不对称。因此，缺乏统一的标准与管理在很大程度上制约了档案信息化的建设工作。

（五）档案管理人员的综合素质良莠不齐

在很多医院，档案管理人员都是兼任，在档案管理工作方面并不专业，综合素质良莠不齐。一些年龄较大的档案管理人员理念较为滞后，无法理解信息化档案管理工作的实质，无法跟上时代发展的步伐，对于信息化建设的理解也比较片面，他们认为只要借助现代化的设备就可以实现档案的信息化管理，无法充分了解档案信息化管理工作的核心。在开展医院档案信息化建设的过程中，不仅需要信息化技术以及现代化的管理理念，还需要进一步提升档案管理人员的专业水平与信息化水平。

（六）系统安全性无法得到保障

在信息化的档案管理中，医院的各类信息数据都保存在数据库之中，包括患者的病历也在其中，一旦其信息化管理体系遭到恶意入侵，都有可能导致患者的病历被删除或者篡改，这会在很大程度上影响系统的安全性，并且有可能引发重大的医疗事故，加剧医患之间本就紧张的关系。虽然医务人员都会将患者的电子病历设置密码，但是在实际工作之时，医务人员往往会忽视信息安全问题，一旦密码遭到泄露，就会产生一些不良影响。

四、医院档案管理信息化建设的优化方式

（一）加强对于医院档案信息化建设的重视程度

在医院的管理工作中档案管理占据重要地位，是医院管理工作中不可分割的一部分，其管理水平的高低会直接影响到医院的整体水平，因此，在进行改革的过程中首先需要从观念上进行转变。加强医院管理层对于其的重视程度，制定出更加规范的建设计划，同步发展档案管理与医院业务建设工作。组织档案相关工作人员进行新知识与技术的学习，并将档案工作的相关制度落实在实际工作中，使得医院管理层、领导以及其他工作人员都意识到档案的重要性，全力配合其建设工作，促使档案信息化的建设工作可以顺利开展下去。

（二）整合医院档案信息资源

医院中的档案信息资源包括电子病历、影像数据、检查数据、财务数据以及收费系统等等，这些档案信息组成了一个完整的档案信息库。因此，只有将这些资源整合在一起，使得信息资源可以统一管理并实现共享，才可以使得医院中的档案信息化建设更加完善。在这样的信息化体系中，档案的查询可以不受时空的限制，为档案管理人员与医务人员的工作提供更多的便利，真正实现电子版的档案管理。

（三）加大资金投入与技术支持、加快系统开发速度

医院需要加大对于档案信息化建设方面的资金投入与技术支持，完善计算机、数码相机、打印机等相关的基础设施。技术则主要是系统的选择与研发以及系统维护等软件的应用。资金、技术以及基础设施在档案信息化的建设过程中缺一不可。在系统开发方面，需要结合医院自身实际情况进行开发，并且为了加快其开发速度，需要选择正规软件并在其基础上进行针对性的修改，建立起适合医院发展的系统。

（四）实行一体化的管理模式

要想进一步促进档案信息化的建设进程，医院就需要将档案与信息管理二者进行结合，实行一体化的管理模式，构建一个更加高效、合理的信息体系。当前各大医院都有其自身的信息化管理体系，但是其中的档案管理系统与其他信息系统之间是相互分离的状态，缺乏联系性与协调性。在医院综合的管理体系中，档案管理体系是不可或缺的重要组成部分，要想这一体系可以提供更加真实、有效、多元的信息，又能够节省人力、物力与财力，就需要将档案信息管理体系融入医院整体的管理体系，使得其成为一个更具综合性的资源信息库。

（五）以人为本，提升医院档案管理人员的综合素质

在医院档案信息化建设工作进程中，发挥主导作用的是档案管理人员，其专业素质与档案信息化建设水平紧密相连，因此，我们针对档案管理人员要做到以下三点：其一，在工资、评优以及晋升等方面给予档案管理人员与医务人员一样的待遇，使得其可以在岗位上充分发挥自身价值；其二，需要定期开展相关培训，比如信息化技术、计算机技术、信息管理等方面的培训，为其营造更好的氛围来提升自我，增强其专业水平与综合素养；其三，做好人才储备工作，引进同时掌握信息化技术与档案管理技术的人才，为信息化建设工作打好基础。总之，随着当前社会的不断发展，档案管理工作需要随之不断发展，电子档案、信息技术等都需要档案管理者不断学习，并将这些新知识、技术应用在工作之中。

（六）提升档案的利用率

为了可以跟上时代发展的步伐，在开展医院档案信息化的建设工作时，应当结合实际工作进行，使得其发展更具现代化的特色，反馈给医务人员更加高效、优质的服务水平，将档案的价值充分发挥出来。实现医院档案管理信息化这一目标，可以使得档案服务不受时间空间的限制，为医务人员的工作提供更多的便利，从而促使医院的工作效率得到有效的提升。

（七）加强对于信息化档案体系的安全防护

显然，现代化的信息管理体系之中，安全防护问题十分关键，医院中的档案管理人员可以通过网络监控系统、防火墙等技术来保护医院档案信息化体系的安全，尽最大可能防止病毒或者不法分子入侵档案体系，避免出现档案信息丢失或者系统崩溃等情况。与此同时，医院还需要进一步提升医护人员以及其他相关人员对于信息安全的意识，做好身份认证这一工作，避免信息遭到他人的恶意盗用，导致患者的信息泄露，甚至有可能导致医疗事故的发生。

（八）处理好电子档案与纸质档案之间的关系

对于以往传统的纸质档案管理工作来说，信息化的档案管理方式在现代社会中更具有优势，很多医院都开始应用信息化的档案管理模式。但是，纸质档案与信息化档案相比，前者更具备原始性与证据性等特点，这也是信息化档案无法完全代替纸质档案的关键点所在。因此，在当前医院的档案管理工作中，需要将这两种方式各自的优势发挥出来。

五、结语

促进医院现代化建设、提升其服务水平的重要途径之一就是加强医院的档案信息化管理水平，可以在促进医院发展的同时提升医院的经济效益、服务水平与管理水平。医院应当将档案的信息化建设工作重视起来，意识到其必要性与意义，通过研究、讨论制定出符合自身实际情况的档案信息化发展策略，进一步优化其档案相关工作，建立更加标准、合理、规范的档案管理制度，以此来促进其信息化水平的提升。通过培养综合素质更强的档案管理人才，使得档案管理可以更加专业的服务于社会，以此来促进医院的改革与进一步发展，提升其经济效益与社会效益。