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图书馆知识管理创新思考

2023-01-21张晴川

合作经济与科技 2023年2期
关键词:编码决策数据库

□文/张晴川

(广州南方学院文学与传媒学院 广东·广州)

[提要]两种模式的知识管理是指通过强化图书馆自身的管理系统,对知识、信息等与智力发展有关的资源进行重新整合,进而提高图书馆的服务质量和服务水平。

一、知识管理模式

近年来,信息业的快速发展,使知识的编码、储存等更加便捷并且成本愈加低廉,除了传统知识的存在方式,存在于员工头脑中的知识也日益受到重视。不同的知识管理模式正日趋成熟,管理经验的丰富,也为知识管理提供更多便利条件。

(一)传统的知识管理模式。知识在传统上可以分为两种:一种是编码管理模式,也就是编码的、储存在数据库中、可供人员直接调用的知识;另一种是人格化管理模式,是存在于员工头脑中的,通过交流分享传播的知识。

安达信咨询公司和峨扬公司等一些大型咨询公司,在知识管理方面遵循的是编码管理模式。它们开发了多种精妙的方法来进行知识的编码、存储和调用。知识的编码、存储和调用是通过“人员到文档”的方式实现的,即知识首先从开发者那里提取出来,使之与开发者分离,再进行储存、归纳、分类,最后广泛应用于各种用途实现流通。

贝恩、波士顿顾问公司、麦肯锡等战略咨询公司则强调侧重知识管理的人格化管理模式。咨询公司注重的是人与人之间的直接交流,而数据库里的知识对象则属于辅助策略。存在于人类大脑中的未经编码,可能也无法编码的知识通过脑力激荡和一对一交谈得以提取和传播。

(二)两种知识管理模式的差异。通过对以往的知识管理案例分析,我们可以发现,有的采用编码知识管理模式,有的采用人格化知识管理模式,而两种不同的管理模式在管理过程和管理结果上出现了很多不同。首先表现在投入与产出上,编码知识管理模式的资金大部分投资于信息技术,开发能够快速提取和传播知识的知识管理系统,优势在于可以实现知识的循环利用,节约时间和交流的成本,所以从成果来看,效益是相当可观的。人格化知识管理模式采取的是一对一的服务,所提供的信息知识更精准、更个性化,需要精确到个人化服务的用户的需求内容是专而深的。

具体到图书馆工作来说,人格化知识管理模式对图书馆工作人员的综合素质和专业素质提出了极高的要求;这一模式是提高服务档次,提升图书馆影响力的主要手段。针对图书馆在不同发展阶段、不同的业务部门以及不同性质的知识,要有相应的管理模式与之相对应。另外,在知识的性质发生转变时,也要及时改变知识管理模式。

(三)两种知识管理模式共存的设想。这两个管理模式符合图书馆未来发展的要求,具有极强的可操作性和可行性。在知识管理模式的选择中要注意到不宜两者并重,在不同时期、不同发展阶段应分清主次,如果两者并重,很容易陷入是为降低客户享用知识的成本还是为客户提供丰富的知识选择的两难境地。同时,还要注意两种管理模式的搭配、互补的实用性。让两种知识管理模式共存于图书馆的不同业务部门,不是一种设想,它们的确能在一些小范围共存,只限于各业务部门独立运行,各业务部门实际上可以施行不同的知识管理模式。但是,在各业务部门密切整合下,图书馆决策层应该只采用一种知识管理战略,或者将不适合既定知识管理模式的业务部门分离出去。

二、图书馆知识管理内容

(一)在信息资源方面的管理。信息文献资源在图书馆工作发展中始终是主要对象,因为它贯穿于图书馆工作流程的每一个环节,所以信息资源管理是图书馆知识管理的核心内容。通过对文献资源、信息等显形知识的收集、采纳与加工、管理,把其中有价值的部分提取出来,进行分类存储,建立动态的知识库体系,激活固化静态的知识,使其在服务对象中得到有效的流通和应用,并且在流通和应用中增新剔旧。随着信息技术的发展,图书馆的馆藏概念和馆藏质量都发生了重大变化。图书馆馆藏的内容除了传统的纸质文献外,还有大量新型的存在于不同载体的资源信息文献,如浩瀚的网络信息资源。而对信息资源的加工整理也从传统的纸质文献资源整序保存扩展到网络信息等数字资源的整序保存,例如建立各种数据库等。为了适应新形势下信息资源的存在模式,这就要求把传统的信息资源管理模式进行变革,采用知识管理理念,借用先进的信息整合技术,对资源进行分类整理,建立不同主题的知识库,通过各种各样的传播媒体、传播渠道形成及时的有用的知识流,提供给不同用户、满足用户各种需要。

(二)在人力资源方面的管理。人员的能力资源是图书馆知识管理的核心。人员的主观能动性和创造性在图书馆发展的任何时期都是基本动力。以创新型管理和服务为目标的知识管理就是要拓展人员的智慧潜能,数字图书馆的管理人员在现代社会已经不再是被动的信息资源管理者,应在文献信息方面成为导航者、在信息资源方面成为组织者、在信息分析方面成为采集者。人力资源管理的重中之重就是营造信任的工作环境和宽松的学习氛围,在图书馆这个小环境和社会这个大环境中搭建不同层次的学习知识和交流信息的平台,针对工作成效采取各种奖惩激励措施,做到被动与主动相结合来激发员工的创新潜能,实现个人工作与图书馆发展相结合的共同创新。

(三)在信息技术方面的管理。信息技术对现代图书馆知识管理来说是它的一个重要组成,对图书馆各项工作的展开、推广和图书馆的知识创新起着工具、辅助和保障作用。为适应信息化发展,图书馆在组建数字图书馆时,采用了许多高端服务器、多类网络通信技术、智能存储系统、将面向对象的软件技术、人工智能技术与先进的知识组织和调度系统相结合,利用数据库、数据挖掘、人工智能技术来挖掘获取信息中的隐性知识,使信息变得透明并且向知识转化;利用大型数据库技术、新型编目和检索技术、智能搜索引擎及网络技能等来实现大量的信息知识存储和传播。

三、对知识管理工作决策的新型构思

知识管理工作决策常规上可以归纳为三种决策,每种决策下面又分类区分为两个重点。第一种决策属于大家都熟知的知识管理的市场化决策,重点在于知识来源的寻找与归纳,所用工具是知识地图。第二种决策属于知识管理的系统化决策,重点是知识内容的储存与流通,常用的工具是知识库。第三种决策属于创新型的知识管理的社会化决策,它的重点是知识价值的创新与推广利用,主要工具是知识社群。

(一)知识地图的建立——社会化决策。知识地图也叫知识分布图(网络上大部分称作知识黄页簿),是知识的库存目录。知识地图作为向导指南,列出了代号、名称和索引等,但不包括具体内容,可以节省员工搜索知识源头的时间。一个好的知识地图针对冷僻的知识,只需有个提示,通过层层推荐加以追踪、剖析而找到所需知识。此外,利用知识地图,也可以分析哪些知识区域尚待加强或开发,哪些知识应当推广及扩散等。在这个过程中要注意做好动态知识的提取、分类和整理工作,使知识地图的构建更加精准和便捷。

(二)知识库的建立——系统化决策。存在于人脑中的知识,大致可以分为客观的易于用语言或肢体表达的显性知识和主观的不易形式化的隐性知识两种。显性知识是可以客观存在的概念,能够以具体方式储存、流通;隐性知识却是主观的概念,如果必须将其形式化,能做到的也是虚构化的描述或是条例化的原则。将显性知识整理成文件利于知识的储存与流通,是知识管理系统化阶段的主要工作,是任何时期任何阶段的知识库的建立工作。知识库可以将保存的知识以容易取得及了解的形式呈现给需要的客户。显性知识经过整理后存储至知识库中,配套索引系统提供查询提现,会促进所保存知识的流通、扩散。至于难以言传的隐性知识,可以通过鼓励员工之间的互动,加强员工之间的交流来传承、记载,并归纳储存到显性知识中,成为显性知识的补充源。

(三)知识社群的建立——社会化决策。所谓知识社群,是指员工自动自发(或半自动自发)而组成的“知识分享”的团体,其凝聚的力量是人与人之间的感情及信任,或是共同的兴趣爱好,而不在于正式的任务与职责。社群的加入与否完全出于自己的主观意愿,在社群当中可以互相督促和学习,可以得到相互尊重和肯定。知识社群最能发挥隐性知识的传递和知识的创新,由于员工在社群活动中自动自发地交换意见与观念、分享外部的新感知,因此形成了最宝贵的人力知识资源。在社群这个自由的、广泛的空间里,通过人与人之间的交流与沟通,更容易产生知识创新,实现知识的高度利用。

四、针对图书馆知识管理工作的决策

在服务方式、服务内容、服务对象、服务观念、服务手段等方面的巨大改变,迫使图书馆在信息技术、知识创新管理等方面采取各项决策措施提升自身知识结构。

(一)图书馆要采取相应的信息技术。图书馆所需的信息技术支持水平,取决于它所选择的知识管理模式。对编码模式来说,强大的信息技术支持至关重要;而对人格化模式来说,这种重要性就要小得多。采用编码模式的要耗费大量的资金购买先进的大型电脑存储系统。例如,安达信咨询公司开发了专用的搜索引擎,峨扬公司则安装了许多数据库。其中,最高层应该定位为“精华”数据库,因其容量有限,仅存放有关特定课题的最先进知识;其次是装载有具体知识“对象”的较大数据库;最后是存储各种其他材料,容量大得多的“寄存箱”式的一般数据库。

两种知识管理模式,都需要信息技术提供不同的软件与硬件设施和支持水平。在编码模式中,它必须带有足够的文件存储空间,兼备多类搜索引擎,以便人们查寻和使用所需的文件。而在人格化模式的决策中,最重要的是必须有一个概念化系统,人们通过这个系统能够找到需要的人或人群获得帮助。

(二)以知识创新为基础进行知识创新管理。知识创新与知识管理不同,知识创新它以客户为导向作为服务目标,以联盟、合作为基础,以网络化的组织机构为知识创新载体而进行的价值创新,是改变传统管理观念,改单一文献管理为全面知识类型管理,发挥人员的主观能动性,进行知识创新。知识创新管理有三个方面,即理论创新管理、技能创新管理和组织创新管理。通过跟踪国内外图书馆学的最新发展动态,在知识层面上和品种上发展、丰富图书馆学的研究领域,形成理论创新管理。由与技术创新全过程相关的机构和组织所构成的网络系统的管理形成技术创新管理。通过优化图书馆的职能部门以及工作流程,建立符合图书馆知识管理的有效组织管理体系,形成组织创新管理。

(三)图书馆通过内部网络实施知识管理。图书馆通过内部网络实施知识管理可以实现以下功能:(1)针对大量的不同类别的信息、服务和工具可以同一访问,一次性发布,然后做多个链接到各个分支,降低了复制劳动和过时信息的数量。(2)通过内部网络实施知识管理,信息可以更加方便地定位和定时发布。(3)提高了应用的综合性,通过在内部网上运行,将应用安置到页面上,旁边有使用说明,降低了支持劳动。(4)内部网络实施知识管理它保证每个员工能够得到最新信息,并且改善了通信工具。(5)每个员工都可以变成开发员。通过鼓励员工成为Web出版者和开发员,使得许多部门都能够指定一个板块管理者。

(四)采用项目管理的系统管理方法。项目对社会的企业、公司单位有明确的目标和直接或间接的利益。而在图书馆实施项目管理还是初级阶段,图书馆进行项目管理是为了适应信息时代环境、改变服务效率低下而进行化被动为主动的变革,传统的知识管理方法是在原有基础上持续稳定、有序地保持其发展,而项目管理则是推动、引导其发展。图书馆要改变传统的对项目进行职能性管理方法,采用项目管理的严格意义上的系统管理方法,以项目作为提升手段,聚合图书馆的人力、物力、资金实现非盈利性目标。

(五)给予人员有效的激励。人员需要激励,才会参与知识共享、共建的过程。两种不同的知识管理战略要求不同的激励体制。在编码模式的知识管理战略中,决策者必须建立、健全管理制度,鼓励员工记录自己了解的知识信息,并把所生文件存入电子数据库。在采用人格化知识管理战略的时候,鼓励知识共享、共建的激励方法很多,要促使人员积极响应这些行动,需要真诚有效的激励方式,决策者必须奖励那些直接与别人共享知识的员工。现实工作中,单位应把员工向文件数据库提供内容的数量和质量,划分等级成为他们年度绩效评估的一部分。

综上,在知识经济时代,图书馆为适应社会信息化发展,要改变单一纸质文献管理观念,改变固守区域性小数据库建设的理念,以联合、结盟等方式积极主动的服务态度投入到知识经济建设中。图书馆应充分利用各种信息技术手段,以知识创新为目标,以人力资源管理为核心,调动人员的创新积极性,加强对隐性知识的挖掘、提现和对显性知识的再建、集成,生成符合不同用户需求的新型的、个性化知识产品,提供能够支持用户进行知识应用和知识创新的服务,使图书馆成为一个在社会上具有竞争实力的,可持续发展的文化经济实体,更好地为社会的经济建设和文化建设服务。■

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