全面预算管理系统信息化建设的实施路径研究

2023-01-12王秋娜昆明大学

现代企业文化 2022年31期

王秋娜昆明大学

全面预算管理信息化建设主要依托于全面预算管理系统的建设予以实现。高校全面预算管理系统建设的主要目标是实现真正的“业财融合”，让职能部门和基层单位真正参与到预算的编制工作中，实现分层分级管理，同时对战略目标进行有效分解，实现预算编制、预算审批、预算下达、预算调整、预算执行控制、预算分析、预算绩效考核等完整的一个闭环系统，并可按照高校预算管理思路可视化管理预算，以期改变现有的传统预算编制方式，即用EXCEL 编制预算，纸质版传递资料，处理流程不可视化、权责不明晰、业财严重脱节的管理痛点和现状。

国内的全面预算管理信息化建设起步较晚，当前也主要应用在企业领域。高校的全面预算管理信息化建设仍在起步阶段，可参考的成熟案例不多。

本文以K 高校为例，开展全面预算管理信息化建设应用研究，研究其在全面预算管理系统建设过程中的实施路径以及管理实践经验，以供高校同行参考。

一、全面预算管理系统信息化建设的目标

全面预算管理信息化建设是在学校战略目标分解成具体工作任务前提下，将工作任务和全面预算管理系统中的结构设计相结合，层层分解，逐层递进，以保证基层单位、职能部门、财务部门和学校预算管理机构之间权责明确，预算管理过程物流化管理，预算相关数据实时更新，清晰可见，预算申请相关依据可以上传附件，绩效目标可量化反映，全面预算管理系统的相关数据可以直接传送至财务核算系统，改变既有的手工申报、纸质传递文件、处理进度反馈不及时、历年预算情况只能通过财务部门查询且只能通过纸质档案查询等传统预算管理模式，提高全面预算管理的科学性、准确性和及时性，提升全面预算管理水平和工作效能，加强高校财务综合治理体系和治理能力现代化建设[1]。

二、全面预算管理系统信息化建设的结构设计

K 高校财务管理部门结合现行的预算管理体系，梳理人员的组织架构，根据学校整体工作任务设置一级预算项，与职能部门和基层单位沟通具体业务设置二级预算项和三级预算项，并将现有的财务核算系统中的底层项目进行分类整理，并提出需要使用部门提供的数据标准和绩效内容。

（一）全面预算管理系统的人员组织架构设计

全面预算管理系统能够提供多种方式的人员组织架构方案，K 高校结合现有的人员配置和管理方式，设计的具体人员组织架构如下：

1.财务管理层面人员组织架构设计。财务部门在全面预算管理系统中，按照岗位职责设置相关管理权限，系统中设置的角色分别为财务处预算科预算管理员、财务处预算管理科科长、财务处处长、分管财务校领导。其中，财务处预算科预算管理员负责初审各个基层单位的预算申报数据，预算数下达和初审预算调整等操作；财务处预算管理科科长负责审核初审通过的预算申报数据、预算数下达和预算调整；财务处处长负责审核预算申报数据、预算数下达和一定限额的预算调整。分管财务校领导负责审核预算申报数据和一定限额的预算调整。审核操作过程中，所有人员均可退回上一级审核人员并反馈审核意见。

2.业务管理层面人员组织架构设计。业务管理层面的人员组织架构设计分为两个维度，一类是具有经费分配权的职能部门，如教务处、科技处、资产管理处、研究生处等，设置职能部门负责人，职能部门预算管理员；一类是各基层单位，设置部门负责人和部门预算管理员。其中，职能部门预算管理员，需要审核基层单位的预算申报和预算调整；职能部门负责人需要审核职能部门预算管理员初审的预算申报和预算调整数据。部门预算管理员，需要填报预算申报和调整相关基础信息和数据，部门负责人负责审核本部门预算申报和预算调整相关数据。

（二）全面预算管理系统的预算项结构设计

为全面综合反映学校当年的具体分解的工作任务，K 高校通过设置“收入预算”预算项和“支出预算”预算项来整体反映学校全面预算结构。

1.“收入预算”预算项结构设计。K 高校按照学校当年的收入来源，“收入预算”预算项分别设置财政拨款收入、财政专户管理资金收入、事业收入、租金收入、利息收入、其他收入和以往年度结余弥补。其中，财政专户管理资金收入还设置了学费、住宿费、其他三个二级预算项，其他收入预算中设置了创收收入、其他两个二级预算项。在全面预算管理系统中，学校全部收入通过树形结构直观列式，可以在预算申报过程中清晰反映K 高校现行的收入来源。

2.“支出预算”预算项结构设计。K 高校“支出预算”预算项设置分为七大主类，分别为人员经费预算支出、公用经费预算支出、常规专项预算支出、建设发展专项预算支出、基本建设预算支出、债务本息支出和其他。上述七项为一级预算项，按照当年的工作任务分解并与职能部门和基层单位充分沟通，分别分解并设置二级预算项和三级预算项。“收入预算”和“支出预算”预算项的设置并非一成不变的，可根据工作任务、管理方式和政策背景变化适时调整。

三、全面预算管理系统信息化建设的流程设计

K 高校的全面预算管理系统的流程设计从工作实际出发，结合现行的预算管理工作环节，将既有的预算管理模式与全面预算系统有机融合，将全面预算管理的整个流程嵌入系统中可视化管理，权责明确，数据实时更新，历史数据随时查阅，预算反馈意见清晰可见。如图1所示。

图1 全面预算管理工作流程图

（一）预算编制工作流程

K 大学预算编制工作分为两类，一类是定额预算，由财务处负责统一测算；一类是非定额预算，由职能部门和基层单位测算申报。

1.定额预算工作流程。K 大学的预算编制工作中的行政和教辅部门的运转费使用定额测算模式，根据设定的定额测算标准，由财务处预算管理员导入系统自动生成，财务处预算管理科科长审核，财务处处长审核，分管财务的副校长审核。

2.非定额预算申报工作流程。预算申报分为“一上”（部门预算建议数）和“二上”（部门预算控制数分解）两个流程。其中“一上”流程，由基层单位预算管理员根据工作任务申报预算建议数并提交相关测算依据上传系统，部门领导审核，财务处预算管理员结合历年数据和学校工作任务进行审核并给出预算控制建议数，财务处预算管理科科长审核，财务处处长审核，分管财务副校长审核。“二上”流程，基层单位根据工作任务将批复的预算控制数进行分解，并上传预算执行方案相关测算依据，部门领导审核，财务处预算管理员结合工作任务和测算依据审核，财务处预算管理科科长审核，财务处处长审核。

职能部门管理的需要进行分配的经费，基层单位部门预算管理和部门负责人审核后，由职能部门预算管理员和职能部门负责人审核后，再进行财务处后续的审核流程。

以上的所有审核过程均可在系统中提交并记录相关反馈意见，申报人和审核人清晰可见。

（二）预算调整工作流程

K 大学的中期预算调整工作，根据现行管理模式，由基层单位部门预算管理员申请，部门负责人审核（涉及职能部门分配管理的经费，附加职能部门预算管理员审核，职能部门负责人审核），财务处预算管理员审核，财务处预算管理科科长审核，财务处处长审核（重大事项提交分管副校长审核）。

（三）预算下达工作流程

K 大学全面预算管理的申报、编制、调整相应角色根据岗位职责完成审核工作后，由财务处预算管理科在系统中操作下达预算数和预算执行方案。财务处预算管理员下达预算指标到财务核算系统，预算管理科科长审核，财务处处长审核。

上述的工作流程设计，是可以根据学校的管理模式变化的需要适时进行调整。

四、全面预算管理系统信息化建设需要继续努力的方向

K 大学全面预算管理系统信息化建设，结合现有的全面预算管理模式，依托于全面预算管理软件，将两者深度融合，提高全面预算管理的科学化水平，为K 大学的全面预算管理工作带来了很大的进展和突破。但是在建设和使用过程中，还存在需要继续提升和改进的方向。

（一）不断完善全面预算管理系统和其他系统的数据交互和数据共享

K 大学现有的全面预算管理系统与财务核算软件、项目库系统已实现互联互通，但是人员数据、学生数据、资产数据等都不能从业务部门直接获取，都是人事部门、学生管理部门和资产管理部门提供纸质数据获取的，未来要实现直接从业务系统获取基本数据，提升全面预算管理测算数据的科学性和准确性，减少人工传递数据的误差和效率低下现象[2]。

（二）全面预算管理系统建设要与中长期发展规划融会贯通

K 大学的全面预算管理系统现在能够实现的是可以分年度查阅预算相关流程和历史数据，预算编制也只是1年期，尚不能实现中长期预算的编制工作。未来要在系统建设中将中长期发展规划的编制工作加以推广和使用，可以初步尝试在系统中编制3年期的全面预算。

（三）绩效评价管理工作在系统中的应用尚处于薄弱环节

K 大学在全面预算系统中的绩效评价工作，目前只是在预算申报时，业务部门在系统中录入了绩效目标，但是在实际管理工作中，由于K 大学的绩效评价工作管理尚在不断建设完善中，绩效评价管理工作与全面预算管理系统尚未充分融合，绩效监控和绩效自评等相关工作在系统中的运用和管理也尚在探索中。

（四）数据的分析与应用工作需要进一步提升

K 大学在全面预算管理系统中，各个职能部门和基层单位可以看到归属于本部门的预算相关数据，财务管理部门也能够看到整体的预算管理数据，但是现行系统尚不能根据财务管理需求，生成分类管理、分级管理和综合财务分析报告。K 大学需要进一步研判数据分析和应用的实际场景，与软件公司人员充分沟通需求，提升全面预算系统数据的分析处理能力并自动形成具有指导意义的各类财务分析报告。

（五）要形成有效的全面预算管理的预警机制

K 大学的全面预算管理系统当前的建设和使用过程中，前期建设主要集中在预算申报、预算调整和预算下达的过程管理，对于预算管理的预警机制的建设尚不完善。现行的财政预算执行进度考核非常严格，现行的全面预算管理系统可以实时反映预算执行进度，下一步要努力推进实现，可根据财政每个月和季度的预算执行进度及时进行预警和强制提醒。