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解决中小企业营运资金管理难题的最佳选择:基于项目管理的营运资金管理

2023-01-09

全国流通经济 2022年32期
关键词:财会人员营运绩效考核

周 勇

(江苏省水利机械制造有限公司,江苏 扬州 225004)

一、引言

国家统计局公布的数据显示,截至2019年12月31日,我国工业企业数37.7815万个,其中,中小企业就占了97.83%,吸纳的社会就业人数更是达到75%以上。以上数据充分说明中小企业在我国国民经济建设中的重要地位,有力推动了我国经济的建设。

同时,自2015年工业企业亏损单位数为4.82万个到2019年5.57万个,亏损单位数平均每年增长3.7%,2019年企业亏损单位数占总单位数为14.7%。

经分析,企业亏损的主要原因有企业经营管理较混乱和人员素质普遍不高,具体从财务角度来识别:有多年连续的高额亏损、财务结构不健全,以及负债比例过高、存货过多造成资金周转不灵,后两者则是营运资金管理不当的直接原因,高额亏损的原因之一是营运资金管理失控导致的后果,财务结构不健全说明企业营运资金管理的缺失,同时也反映了企业资金的流动性和盈利性很差。

二、目前中小企业营运资金管理中存在的突出问题

中小企业盈利能力大幅度下降,集中体现在企业经营者对企业资金管理能力上不足,尤其是营运资金的管理能力。目前,中小企业在营运资金管理方面存在以下几个突出问题。

1.中小企业经营管理者管理理念落后

中小企业为追求短期效益,降低管理成本是常用的手段,主要通过严格控制企业管理规模和人员数量。控制管理规模必然导致管理要求下降,企业管理者认为增加营运资金管理这个需求,就会增加大量的管理成本,如聘用相应的高级管理人员、设立资金管理部门等,以及引起相关部门增加工作量,造成人工薪酬、办公消耗等费用增多,由于惧怕费用增加后利润下降而不重视营运资金管理。

中小企业的管理过于简单,由于管理人员相比大型企业来说少得多,一人多岗、身兼数职的现象就很普遍,会计人员兼仓库保管员,生产人员兼质检人员;人为缩减业务流程,原材料、部件等不需要验收入库直接领用进入产品、项目成本,项目产品不经过在产品直接形成产成品,造成渠道结构简单、关系模糊。中小企业的管理机构设置简单,如将财务审计合并到一个部门,会计人员兼有审计职责,如成本控制部门不仅有技术方案处理与成本控制职能,还有定额编制、调整、产值审核的职责。导致内部控制效果很差。

2.中小企业经营管理者对于营运资金管理认识上的偏见和误差

管理者不理解营运资金管理的重要性,营运资金对企业生存与发展的影响程度不知晓,主要表现在以下几点。

首先,管理者对营运资金管理对象缺乏全面认识,认为营运资金管理对象仅限于现金、银行存款,账上有钱就用,没钱就想法借贷。

其次,管理者对营运资金管理缺少必要的方法,企业管理中缺少计划,资金管理中没有时间价值理念,资金的收付计划与时间价值具有联动效应,企业的生产计划、项目施工计划与资金收付计划有关联,不能理解提前收款与延迟付款是营运资金管理采用的有效方法之一。

再次,管理者对营运资金管理管理行为过于简单,做到了财务审批“一支笔”,使用可靠的人来管现金、银行存款,就认为能管好营运资金。企业营运资金风险不仅取决于营运资金的管理,与其他企业管理具有整体、连动效应,如在项目管理职能中没有赋予项目经理的营运资金管理职责,以及其他部门对营运资金管理的具体要求。

最后,管理者不能明确企业营运资金管理需求,缺乏企业财务管理专业方面的基础知识,还包括企业的纳税义务、个人利益驱动等因素,加上看不懂会计报表、明细账等,因此对财务充满了神秘感,与财会人员在营运资金管理方面存在沟通障碍不能提出对企业营运资金管理要求。

3.现有的商业化财务信息系统不能满足中小企业对营运资金的实时管理

20世纪就已经进入信息时代,随着企业的规模扩大、管理要求提高,现代企业利用信息化管理手段进行信息记录、辅助管理,有利于提高劳动效率,如用于计算工资、记录销售等,企业信息化初具雏形,用于会计核算的信息化则被称为会计电算化。我国的商业化财务信息系统很多,经调查,中小企业现有的财务信息系统能够满足日常会计核算的需要,编制企业各类经济业务的会计凭证,提供现金、银行存款日记账以及各类明细账,编制会计报表,也能提供辅助核算功能,如客商、人员、部门、项目的核算,但从营运资金管理的要求看仍存在以下问题。

首先,现有的财务信息系统大都独立于其他企业信息管理系统,我国在实行企业信息化初期由于技术不够全面、设备运行速度不快,以及企业自身对于信息化认识的不全面。具体到中小企业来说,一方面,较完整、全面的企业信息管理系统对于中小企业来说投资代价高。另一方面,企业管理者、财会人员为避免税务检查、财务信息保密等,财务与其他系统是各取所需、分开投入,人为的割断了业务、财务之间的信息系统,造成企业各信息系统之间数据不通,处于信息流末端的财务信息系统就变成了孤岛。业务、财务的数据不同步,数据采集滞后现象频繁,影响了营运资金管理绩效考核的时效性。

其次,现有的财务信息系统独立于其他信息系统,容易造成各系统的数据不一致,相同的信息、不同的人录入不同的系统,包括企业定额、编码,以及日常业务产生的数据,这种现象的存在影响了营运资金管理的有效性。

最后,现有的财务信息系统大都没有营运资金管理的专业功能或模块,不能对营运资金的日常管理工作带来便利,包括数据采集汇总与计算工作,由人工通过一定的方式完成,不仅增加了工作量,也易出错,影响了营运资金管理绩效考核的准确性。

4.财会人员的能力不能满足企业对营运资金管理的要求

当前,中小企业大都因为纳税义务而需要财会人员,而对于财务管理是否影响企业价值,财会人员在财务管理中的核心作用,都不理解,所以对其发展重视程度不够。中小企业的财会人员对于自身能力等各方面的要求也不高,主要是因为其综合素质较低。财会人员在营运资金管理方面还存在以下问题。

首先,财会人员没有管理营运资金的意识。只专注于银行记账、往来对账等基础工作,营运资金是经营管理者的事,至于营运资金可以通过管理去避免资金短缺、降低财务成本等问题,并不考虑。财会人员向管理者汇报包括营运资金在内的财务事项时,用词专业、内容简单,经营管理者看不明白、听不懂,极有可能错失管理决策的良机。

其次,财会人员没有营运资金管理的经验和能力。主要是缺少营运资金管理的基本理论,日常工作不注重营运资金管理,更不了解如何把营运资金管理理论应用到实际工作中,如基于渠道管理的营运资金管理绩效考核模型的建立、取数、计算,考核结果的校正。

最后,财会人员缺乏对营运资金管理的主观要求。中小企业的财会人员自身能力不够,加上业务简单不复杂,晋升空间有限,就满足于现状,缺乏进取动力。中小企业对营运资金管理没有绩效考核,财会人员利用财务方法降低企业资金成本与风险,也不能给其带来受益。

三、项目管理是中小企业有效管理营运资金的最佳选择

1.中小企业营运资金实施项目管理的具体做法

基于项目管理的营运资金管理的设计思路,要充分理解项目的概念,通过项目管理,把渠道管理应用到项目管理中去,从项目个体开始营运资金管理,到所有项目的营运资金管理组合形成整个企业的营运资金管理,最终形成了企业营运资金管理体系。所有项目资金集中管理形成企业的资金池,资金池中的资金量是企业衡量、控制企业资金风险的标尺,同时资金池也是经营活动与理财活动之间资金互相调节的工具,有了项目管理的营运资金管理,更能全方位反映企业营运资金的流动性和盈利性。

项目开发是为了实现一个或一组特定目标,对于项目的理解不能局限于日常经营中的工程项目,不拘泥于项目金额的大小,中小企业可以将完成一个产品订单,生产一批产品、研发一个项目,进行投融资活动都可以算是一个项目,再按项目的性质分别归类为经营活动项目和理财活动项目。

上文已经简述了以项目为基础的营运资金管理设计思路,根据设计思路构造出基于项目的营运资金管理策略,如图1所示。

图1 基于项目管理的营运资金管理策略

在营运资金管理中体现渠道的思想,是通过存货来实现的,存货是营运资金的主要构成要素之一,渠道则是通过存货的三种形式来划分。存货有三种形式存在,分别为原材料、半成品和产成品,由采购渠道、生产渠道和销售渠道进行对应管理。渠道管理在制造型企业理解起来较为简单,在其他类型的企业也参照渠道进行分类,如建筑业、房地产等。

首先,中小企业应根据项目管理的要求建立适合本企业的项目管理框架结构,制定项目管理制度,规定项目经理部的职能职责、绩效考核,与职能部门之间的资源调用等。制度强调营运资金管理作为项目经理部的重要职责之一,接受财务部门的管理与监督。按工程项目或合同订单要求组建项目经理部,赋予项目经理部管理职能与履行资源。项目经理部应编制与项目施工计划配套的资金计划,严格按计划要求做到资金收付,根据考核结果查找问题、分析原因、纠正错误。

其次,中小企业应建立项目级的会计核算体系,明确财务部门为企业营运资金管理、绩效考核主管部门,要求财务部门制定基于项目管理的营运资金管理制度和绩效考核指标。营运资金管理应进行定期与不定期的绩效考核,在项目结束时进行跨期、整体考核。财务部门做好营运资金日常管理的日常管理,做到实时跟踪与预警,不断改进管理方法。财务部门定期出具营运资金管理相关报表和准确数据,报告企业及项目两级营运资金管理状况。

再次,中小企业应结合企业自身管理要求设计营运资金管理绩效考核体系,该体系应结合项目管理和渠道管理要求,既能反映企业的营运资金管理管理现状,又能应用于对项目和职能部门的营运资金管理能力的考核。

营运资金管理绩效考核离不开数据,数据反映了资金流、信息流,也是业务与财务联系的桥梁,数据的连续性与真实性也是影响绩效考核的主要因素。营运资金管理绩效考核要求企业信息流的暢通,当前业务财务一体化也是基于这一管理要求而产生的,企业有必要建立一体化企业信息管理系统。企业可以通过自主开发,或基于现有的信息管理系统和财务信息系统再开发,能有效规避当前财务信息系统的不足之处,以实现本企业业务管理与财务管理互通的信息系统,营运资金管理绩效考核工作才能高效、准确地完成,从而提高管理效率。

2.中小企业营运资金实施项目管理的优势

企业规模壮大及业务复杂凸显了管理矛盾,应用项目管理实现了区块化管理,有利于企业内部责任明确、资源有序分配,项目管理是精细化管理的一方面。项目管理与职能管理在企业内部并行,其组织结构就成为矩阵制,项目制管理加强项目的责任管理,抵消了职能制管理的不足部分。同时,实施项目管理在中小企业营运资金管理上有如下优势。

(1)企业按规定实施项目管理,为加强营运资金管理提供了条件

国家求所有符合条件的项目实施企业必须实行项目管理,包括参建单位设立项目管理机构实施项目管理。实施项目管理后,中小企业须设置项目经理部,按项目要求选派合乎条件的项目负责人进行日常管理,项目经理在管理中涉及到材料供应、产品生产及产品销售,应与相应的渠道管理部门相对接。而企业原有的渠道有采购部门、生产部门、销售部门负责相应的材料采购、产品生产和产品销售业务。项目管理制度是对企业参与市场的基本要求,利用项目管理能更有利于营运资金管理。

(2)实施项目管理有利于明确各管理层的管辖范围及职责

从企业层看,完善项目管理制度,选聘项目负责人,要求项目负责人在其授权范围内对项目进行全面管理、承担直接责任;企业的职能部门对所有项目实行全面管理、监督,审核项目实施计划,监督项目经理部执行。财务部门代表企业对职能部门和所有项目进行营运资金管理绩效考核。从项目管理层看,项目负责人对其授权的项目全面负责,制定、实施项目和资金收付计划,接受企业职能部门全面管理、监督,接受财务部门对项目的营运资金管理绩效考核,根据考核结果及时纠正相应问题。

(3)实施项目管理有利于明确各管理层的考核内容及目标

营运资金管理制度确定了职能部门、项目经理部的营运资金管理职责与考核内容,财务部门是营运资金管理绩效考核主体。财务部门设定符合本企业营运资金管理绩效考核指标和企业资金安全持有量。

财务部门是企业营运资金管理第一责任体,应加强营运资金管理,主要通过营运资金管理绩效考核,保证企业资金处于安全状态。财务部门营运资金管理的日常工作包括营运资金的管理责任划分与界定,动态监测企业营运资金管理现状,报告当前企业资金持有量及所持资金的组成,定期考核职能部门、项目经理部的营运资金管理绩效;考核内容有,根据各项目营运资金的流动性、盈利性指标评价项目经理部的营运资金管理能力,根据各渠道营运资金周转期和利润率评价职能部门的营运资金管理能力,根据项目资金短缺检查项目资金计划执行情况,因项目周转期异常检查项目计划执行情况。

企业管理层对财务部门进行营运资金管理绩效考核,企业的资金池资金量、财务费用,包括资金成本率,通过设定的指标值,进行同期、环比分析,反映出财务部门的营运资金管理能力。

(4)实施项目管理有利于实施业务财务管理一体化

企业实施项目管理后,以项目为单位进行管理,形成项目形式的区块化管理。渠道管理的应用,按照存货形式划分渠道,结合项目管理,又分为企业层渠道和项目经理层渠道。项目的叠加和渠道的交错,项目管理把企业从扁平化管理,推向立体化管理,借助于信息技术,易于实现业务财务一体化,企业管理逐步实现智能化与场景化。

(5)实施项目管理有利于企业营运资金的风险控制

资金风险控制范围进一步缩小,在实施项目管理后呈现以下特征。

一是营运资金管理问题具体化,如根据资金持有量的组成可以查找出资金占用过多的项目,根据流动性指标判断项目运转状况,根据盈利性指标判断项目效益情况。

二是营运资金风险控制手段的多样化,设定资金安全持有量和流动性、盈利性指标作为资金风险控制的杠杆,定期、不定期考核和日常化管理等实现了营运资金不间断管理,明确营运资金管理责任主体,渠道管理部门与项目经理部承担直接责任,财务部门承担管理责任。

三是营运资金风险控制的全面实施,在企业管理层的主导下,对财务部门、职能部门和项目经理部都提出了营运资金管理要求。财务部门作为企业营运资金风险控制的第一责任人,承担了企业营运资金风险控制职能,并接受企业管理层的营运资金管理绩效考核,同时对职能部门、项目经理部进行营运资金管理绩效考核。

四是营运资金实现双向控制,由职能部门通过渠道管理实施纵向控制,由项目经理部通过项目管理实施横向控制。

3.中小企业营运资金实施项目管理的保障措施

(1)选择具有管理能力的项目管理负责人

项目管理负责人的能力决定了项目管理的成效,一般应具备专业技术能力和工作协调能力,专业技术方面有项目管理知识、应用领域的技术内容、项目环境认识,工作协调能力则注重于沟通协调有利于项目顺利完成。

中小企业对项目管理人员进行各项考核,项目管理人员在企业内部要通过培训和学习提高管理能力,适应项目管理的需要,通过考核与不断学习是岗位晋升的台阶。

(2)根据企业的实际情况,明确渠道管理

基于渠道的营运资金绩效评价体系理论着重于渠道管理,在项目管理中应用渠道管理进一步加强营运资金管理。渠道管理包含渠道行为、结构、关系三个层面,中小企业应按渠道管理要求完善企业内部管理,从企业层到每个项目,做到分工、流程的细化,按步骤完成各项工作。不能简化流程,否则会导致构成项目要素的数据无法采集,营运资金管理绩效考核结果就不准确,如将材料购买后,不入库直接记入项目成本,成品完工后不按批次履行入库手续,财务人员直接按经验结转成本,不按实际产品数量或已完工程量分步结转。

(3)合理确定营运资金管理绩效考核指标及考核情况

营运资金管理绩效考核指标的合理性直接影响营运资金管理绩效考核的实效。其指标的设立方法有,直接利用中国资金管理智库数据平台的行业数据,或参照平台行业数据和企业历年管理经验确定企业指标。财务部门负责与渠道管理部门、项目负责人一起核实营运资金管理绩效考核结果,根据考核结果对责任主体按规定奖惩。

(4)提高财务人员的业务水平

实施项目管理后,财务人员应转变思维方式,积极提高自身能力,会计由核算型转向管理型,财务管理由被动变主动。首先,学习并了解有关项目管理的专业知识和营运资金的管理内容及方法,以提高营运资金管理的基本操作能力;其次,熟悉企业业务、管理流程,利用信息管理系统等工具,搭建基于项目管理的企业财务管理框架,做到业务财务一体化,利用数据分析手段,控制资金风险;再次,了解现代企业的先进管理方法和管理工具,与财务管理进行融合,提高企业营运资金管理绩效评价及分析能力,利用渠道结构,寻找影响要素的动因。

四、结语

综上所述,中小企业实施项目管理后,明确项目经理人的管理职责 ,结合渠道管理确定各渠道职能部门的管理内容,并将两者有机的结合,不仅全面提升企业整体的管理效率,同时,强化了企业营运资金的管理,有效降低资金风险,大大提高营运资金的运行效率。因此,项目管理是提升中小企业营运资金管理效率的最佳选择。

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