柯江云

(仙游县档案馆，福建 仙游 351200)

0 引 言

随着计算机技术的不断发展，数字化开始逐渐兴起，尤其是大数据技术的出现，直接推动了数据处理能力发生了革命性的变化。档案行业也同样受到了来自数据化浪潮的冲击。国家档案局于2016年颁布《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》，提出了要推进档案资源数字化、档案利用网络化的原则，以此来提高档案业务的信息化与档案资源的开发水平[1]。基于此，本文以档案数字化为研究对象，对大数据时代档案数字化问题进行研究。

1 档案数字化的内涵与意义

1.1 档案数字化的内涵

档案是对重要的历史文化记忆的承载体，能够对社会的发展提供最基础的视域[2]。档案的数字化是以一些数字化技术，如高速扫描、数据压缩等，将传统的纸质档案、影像文件等组织成为规范有序的系统性信息库。与传统的档案管理模式相比，档案数字化实现了档案开发的规范性与安全性。其包括两个层级：①档案目录管理数字化，能够实现档案的快捷搜索，并通过数字化的档案目录快速地知晓档案的整体内容；②档案全文信息数字化，将档案全文转为电子文档等格式进行存储，能够便捷地进行存放、管理及利用。

1.2 档案数字化的意义

传统的纸质档案由于受到保存环境的影响，随着时间的推移可能会逐渐地灭失，不仅管理与查阅不便，而且一旦遇到火灾等突发事故，可能会永久性地损毁。而数字化的档案与纸质档案相比，存储、检索与查阅方便，降低了档案的存储成本与查阅者的时间成本，且可进行同步备份，降低了档案永久性损毁的概率，推动档案的数字化是一项具有重要意义的工作。

1.2.1 提高了经济效益

传统的档案是以纸质文件与实物为主，数量多且体积庞大，随着时间的推移还会越来越多；而且，纸质档案对储存环境有着很高的要求，需要存放在专门的档案库房之中，因此在档案库房上的投入会很大，增加了管理成本；同时，管理数量庞大的档案需要配备相当数量的专业技术人员，人员成本也会大幅度地增加。而数字化档案是将纸质档案转换为数据文件之后进行存储，能够有效地节省人力、物力以及空间，有效地避免了资源的浪费，能显著地提高档案管理的经济效益。

1.2.2 提高了管理效率

传统的档案管理工作中归档、分类与查找均需要管理人员来执行，每项工作都需要费尽周折，消耗大量的人力与精力，但是效果总是难以达到预期。而采用数字化的档案最大的优势就是可高效便捷地进行资料的归档、分类与查找，同时还可即时生成详细的数据信息，为后期的档案管理工作提供很大的方便。尤其是档案的查阅工作，通过在电子终端进行检索即可快速地查阅目标档案，省去了查找纸质档案的麻烦。此外，由于数字化档案是将纸质档案进行分类的扫描与存储，档案管理人员能够很方便地对数目庞大的档案进行有效管理，大幅度提高了档案管理的效率。

1.2.3 有利于原件的保护

在传统的档案管理工作中，纸质档案受存储环境的影响，容易发生损坏，而一些突发情况还可能会导致纸质档案永久性地灭失。与此同时，频繁的查阅也会导致纸质档案发生不可逆转的损坏。而数字化档案则可以有效避免上述问题，查阅档案均可在线上进行，档案的纸质原件则被妥善地保管。数字化档案可在技术上实现档案的永久保存，而且还可利用图像数字化技术来恢复纸质档案中模糊不清的内容，最大限度地避免档案原件的损坏与丢失。

1.2.4 提高了利用效率

在传统的档案管理工作中，对档案进行调阅是一个非常麻烦的过程，不仅手续烦琐、程序复杂，而且非常耗费时间。尤其是进行档案异地调阅，先是需要开具单位介绍信，然后再去档案管理部门进行查阅，效率特别低。另一方面，需要满足大量前来查阅档案的人员的需求，也导致了档案管理部门工作强度很大。采用数字化档案，将所有的档案集中在线上，借助互联网的优势，能够很便捷地实现档案的异地调阅，大幅度缩短档案调阅的时间。与此同时，数字化的档案可以分类存储，方便快捷地进行搜索，也大幅度地提高了档案查找的速度，降低了工作强度，在很大程度上提高了档案的利用效率，有助于改善档案只存不用的状况。

2 基于大数据的档案管理研究

2.1 大数据的特点

大数据一词最早出现在2008年，并在短时间内就得到了广泛的认知，是指采用当前主流计算机软件无法进行有效处理的庞大数据，不仅体量巨大，而且类型繁多[3]。大数据最重要的应用功能是通过对现有数据进行分析，获取数据的增值信息，即对数据未来的发展趋势进行预测。

大数据的特点主要体现在以下几方面：

(1) 数据量庞大。这是大数据最根本的特征。随着信息技术的飞速发展，数据在量上呈现出了爆炸式的增长，推动了数据处理方式的改革。

(2) 数据类型繁多。随着量的增加，数据种类也逐渐开始多样化，在传统的文本数据的基础之上增加了音频数据与视频数据等类型。

(3) 数据实时性强。所有的数据都是实时采集得到的，在确保实时性的同时，真实性也得到了有效的保障。

2.2 大数据与档案管理的关系

档案管理工作的主要内容有档案的搜集、分类整理、归档保存、分析以及查阅等，现阶段许多纸质档案均已实现了电子化处理，极大地方便了档案管理工作的开展。而在大数据时代背景下，档案的管理工作得到了进一步的优化，在促进档案管理工作电子化与信息化发展的同时，还有效地保证了档案管理工作的准确性，使这项工作更加的便捷，大数据与档案管理工作之间存在着密切的联系。

2.3 基于大数据的档案管理策略

2.3.1 管理思路与方法的转变

档案管理是一项对数据要求很高的工作，利用大数据自身的优势来对档案管理的工作方法进行改进，引入新的管理思路。首先是对档案内容进行分类整理，明确电子档案与纸质档案是否完善，无电子档案的需要对纸质档案进行转换；其次是对档案的内容进行梳理，对其进行分类整理，为信息录入做好准备；最后是将所有的电子档案录入管理系统之中，并对录入的信息进行核对，到了这一步大数据才能够充分发挥其优势，进而形成一种管理电子档案的新模式。

面对大数据带来的冲击，档案管理部门需要做的是积极应对，树立起新的思维模式，以大数据理念为基础来进行档案管理与服务思维模式的建立，掌握档案大数据管理与开发的原理。与此同时，还需要树立起以用户为中心、优化用户体验的理念。档案管理的最终目的是如何来挖掘档案的价值，而不仅仅只是将其进行储存了事。而利用大数据的分析能力，对用户的需求与偏好进行分析，以此来了解用户最主要的需求，可制定个性化的档案利用方案，从根本上对档案的利用价值进行挖掘。

2.3.2 管理平台的完善

要实现基于大数据的档案管理，就需要依托专业的管理平台来对档案的管理、分类与搜索功能进行完善。然而，现阶段的实际情况是许多档案管理平台由于行业或者区域限制，相互之间没有联系。即便存在统一管理平台能够实现档案数据的集中，但是仍然因为地域限制而在搜索与管理上存在限制。因此，如何来完善管理平台，采用大数据对档案文件进行集中管理还要经过很长的道路才能实现，而首要问题就是完善现有资源以及开发具有很强的搜索分析功能的平台。

2.3.3 培养专业人才

档案管理部门需要根据自身的需求来引进与培养专业的档案管理人才，以应对大数据背景下的档案管理，在完成档案电子化转型的基础上，为大数据模式下的档案管理做好准备工作。需要注意的是，所需要的专业人才不仅需要懂得档案管理工作，还需要具备一定的信息技术知识。人才的培养要从内部挖掘与外部引进两个方面来着手，相比于外部引进，内部挖掘更具优势，原本的档案管理人员经过多年的工作具有非常扎实的专业素养，对其进行信息技术培训学习之后即可快速地进入新的角色之中，能快速发挥作用。

2.3.4 做好保密工作

采用大数据进行数字化档案管理工作，对档案数据的保密工作要更加重视，确保档案数据的安全。数字化档案所面临的泄密隐患相比于纸质档案而言有所减小，但是隐患产生得更加隐蔽。数字化档案的泄密一般是受来自于网络的攻击所导致的，通常会难以察觉，且很难确定其根本来源。在实际操作中，可将原始档案与数字档案的管理交由不同的人员来承担，这在一定程度上可降低安全风险。档案管理中的安全问题主要有档案实体安全、数据安全、用户隐私保护以及访问渠道安全等。因此，在建立档案安全风险防范机制时需要考虑的有前端风险，即档案数据生成时的风险，档案数据流转过程及访问通道风险以及数据存储风险。在档案管理工作中，保护国家机密与个人隐私是首要前提，涉密信息严禁上网是最基本的原则。因此，虽然大数据给档案管理工作带来了很大的便利，但是一些应当保密的档案数据是严禁录入的，而且在进行档案数据录入之前还需要进行必要的审核。

3 结束语

与传统的纸质档案相比，数字化档案在管理上更加方便，不仅可以确保档案的存储安全，还可以快速地进行归档、分类以及搜索查询。大数据时代的来临，给档案管理管理工作带来了更大的便捷。本文以大数据背景下的数字化档案管理工作为研究对象，分析了档案数字化的优点，阐述了大数据与档案管理之间的关系，并就大数据背景下档案管理的策略进行了分析，提出了档案数字化管理工作的一些参考与建议，有利于促进档案更好地发挥其使用价值。