甯 滔

(四川省德阳市城建档案馆，四川 德阳 618000)

1 城建档案管理现状及难点分析

1.1 城建档案管理现状

(1) 城建档案宣传力度不够，社会企业重视程度不高。1980年颁布的《科学技术档案工作条例》第一次明确地提出建立城市基本建设档案馆的问题，在这之后历经40多年的发展，人们对城建档案的重要性有了一定的认识，但还远远不够。不少建设单位尤其是工厂、学校、医院等单位对自己的基建档案重视度不够，甚至连长期从事房地产开发的企业对建设工程档案资料的管理工作都没有给予足够的重视。

(2) 城建档案的相关法律法规不完善。目前，城建档案工作发展优先于城建档案的立法工作，城建档案法律规定和建设领域以及文书档案方面的相关法律规定有矛盾，法规体系尚未形成，缺乏上位法的支撑，可操作性的地方性规章制度不健全，存在着无章可循、有法难依的情况。

(3) 城建档案管理水平有待提高，跟不上时代发展的需求。大部分建设单位不重视档案，没有专门的档案管理部门、办公场所、管理人员和管理制度，档案工作人员流动性大，造成部分档案资料缺失、毁损。部分中小城镇城建档案馆经费欠缺、人员少、管理模式落后，纸质档案和电子档案不同步，甚至尚未启用电子档案，难以顺应高速发展的信息化进程。

(4) 城建档案归档资料缺乏统一的标准格式。档案工作人员对资料的严肃性、证据性认识不够，虽有档案归档规范但不按照规范要求做，资料的成套性、准确性、完整性得不到保障，没有统一的标准格式，存在资料内容填写不全或错误、签章不全或滞后，以复印件代替原件等情况。

(5) 城建档案利用率低，服务方式单一。目前，城建档案使用和作用仅限于查阅，服务方式较为单一，没有对馆藏档案资料进行深入的挖掘利用，编研成果少或没有。

(6) 档案工作人员少、业务水平有待提高。由于城建档案的社会地位不高，对其重要性认识不够，档案工作人员偏少，事业单位增编困难，专业技术人员少或缺乏，知识结构不均衡，不利于档案的管理和城建档案事业的高质量发展。

1.2 存在的问题和难点

(1) 收集模式过于单一。纸质档案收集比较多，案卷质量差、不规范。

(2) 档案信息化建设进度滞后。由于城建档案馆基础设施落后、经费紧张、人员技术力量薄弱，技术组织缺乏有力支撑、管理技术缺乏规范性、标准规范不统一，导致城建档案信息化进程相对缓慢。

(3) 硬件设备投入不够。城建档案信息化要求信息资源共享与信息快速转换，而目前的硬件配置、网络组建相对滞后不能适应信息化快速发展的要求。

(4) 软件开发和系统开发的节奏缓慢。城建档案管理系统的使用进一步提高了档案管理水平，但需要对整个管理系统进行统筹优化，而目前城建档案管理系统开发都缺乏相应的应对办法。

(5) 现有管理理念需进行改变。信息化档案管理与传统的档案管理有着明显差异，使用旧的管理方法，不能顺应当前城市建设的高速发展，也违背了高质量发展的要求，这就急需档案管理人员转变思路，进一步学习新的管理方法和知识，而这方面正是目前城建档案管理的相对薄弱环节。

2 对策及设想

2.1 加大宣传力度，拓展宣传方式

(1) 结合“国际档案日”和档案机构成立周年纪念日开展各种主题鲜明、内容丰富、形式多样的宣传活动，加大城建档案的宣传力度，提高人民群众对城建档案的社会认知度。

(2) 采取主动上门服务，不定期地举办培训、座谈、研讨会议、图片展览、演讲、竞赛，以及充分利用画册、广播媒体和互联网等方式对档案法制、档案知识、档案馆藏和档案工作等进行广泛宣传。

(3) 通过打造独有的城建档案文化，树立品牌效应，采用市场营销策略，对城建档案资源利用进行宣传，使城建档案能够“有为才有位”，进而提升城建档案的社会地位，使得公众认识到其重要性而推动城建档案资源的收集和利用工作的开展。

2.2 建立健全机构，保障人员经费

领导和政府层面对城建档案工作的重视程度直接影响到城建档案工作发展的经费保障、机构设置和人员配备。要进一步提升城建档案主管领导对城建档案工作的重视程度，促进城建档案的机构设立、人员配备及发展经费的落实，以便推动城建档案工作高质量发展。多途径地引进人才，提升人才队伍建设，为城建档案管理系统的更新和升级做准备。

2.3 建立健全城建档案法制体系，推动依法治档

(1) 清理现行法律法规，建立和完善城建档案法制体系，做到有法可依。根据新形势编制适应新环境的法律法规、部门规章和地方性规章，建立健全各项管理制度用以指导城建档案管理工作。将城建档案内容纳入城市建设的相关的法规中，实现城建档案工作与城市建设管理同步发展。

(2) 积极协调，取得执法主体资格，加强城建档案执法监督工作。例如每年集中开展专项检查指导和参加城市建设其他部门的联合检查活动，真正实现用法律手段来管理城建档案工作。

2.4 加大城建档案基础档案的收集，进一步丰富馆藏

(1) 调整档案管理机制，细化城建档案管理办法，把城建档案管理纳入基本建设体系，从而促进城建档案的收集。在报建的审批环节，建设单位需与城建档案馆签订《建设工程档案报送责任书》，并通过合同制约明确建设工程相关单位的归档职责，城建档案馆根据工程情况对其城建档案进行事前、事中、事后的监督指导服务。

(2) 积极协调建设行业其他行政主管部门，对工程档案进馆情况进行考核，以促进城建档案的收集。例如，对于重点工程项目，可以协调财政部门在支付工程尾款时，查验城建档案资料认定情况作为工程尾款支付的前置条件。

(3) 建设工程档案验收承诺制。对社会投资的中小型工程，建设单位在工程建设项目审批管理信用信息平台有良好信用记录的，由申请单位做出书面承诺，城建档案管理机构在竣工验收阶段直接给予验收通过的意见，线上线下档案可以一次性按照承诺时间办理接收进馆。承诺时间从工程项目竣工时起算最长为3个月，并将承诺履行情况记录与工程建设项目审批信用平台数据共享。

(4) 改进馆藏档案结构，扩充馆藏档案门类，推广档案资源收集方法的多样化。加大对历史城建档案、民生工程档案、城市基础设施档案、地下管线档案的收集力度。

(5) 加强事中事后管理。城建档案管理机构利用工程建设审批管理平台，实时开展跟踪指导服务。对承诺制的项目，在规定时间内对承诺单位履行承诺的情况进行检查，未履行承诺的，撤销其建设工程档案验收意见并追究承诺人相应责任。

2.5 加速建立数字化档案馆，推进城建档案信息化建设

(1) 加大设施设备投入。按照信息化建设的需要，配置相应的办公设施设备，建立档案资源运行和使用平台，减少档案的归档周期，提高城建档案的准确性、时效性和使用率。

(2) 积极进行管理软件系统优化和升级。进一步优化和升级现有的城建档案管理系统以满足现有档案资源的信息化工作需求，逐步建立全市的城建档案一体化管理平台，实现在线移交和查阅档案。

(3) 激活市场潜力，增加服务力量。进一步贯彻落实《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》的文件精神，规范并支持档案中介机构、专业机构参与档案事务，弥补城建档案管理机构人员不足的缺陷，充分发挥市场活力，提升城建档案服务质量。通过购买服务的方式，开展档案数字化以及声像档案工作。

2.6 提升城建档案工作人员业务技能，打造人才队伍

(1) 加强城建档案干部职工的学习教育和培训。定期组织学习、开展业务培训，鼓励自学等方式，来提升城建档案干部职工的综合业务水平。

(2) 合理配置专业人才。按照城建档案发展需要，城建档案工作人员需要具备档案、建筑、计算机等多方面的技能。需要通过多种手段引进各种专业技术人才和管理人才，如高薪外聘、临时借调，向社会公开招聘等。同时借鉴企业管理的一些先进经验，采用相关措施防止人才的流失，比如提供具有竞争力的薪酬，人职匹配，领导与职工交流，鼓励和激励先进，创建档案文化和品牌，将单位的发展和职工的发展联系起来，增加集体荣誉感和归属感等。

(3) 采用“走出去、请进来”的方法，积极与先进城建档案馆进行交流学习，借鉴先进经验，不断完善和进步。

(4) 加强工程档案资料员的业务培训。每年定期组织开发企业、建筑企业、监理企业工程档案资料员参加建设工程档案从业人员业务交流培训。确保城建档案从业人员全面学习和掌握建设工程档案资料收集、整理、立卷、归档新要求和相关注意事项，提高进馆的建设工程档案的质量，推进城建档案工作。

3 结束语

总之，在新形势下城建档案管理工作要可持续地高质量发展，就必须改变观念，主动创新，以法制建设为依托，以人才建设为重点，以服务社会为宗旨，建立适应新形势下的城建档案管理体制，为城市建设和经济发展提供服务。