数字化背景下医院办公室档案管理模式构建探讨

2023-01-08杨素娟

智库时代 2022年8期

杨素娟

（临汾市人民医院办公室）

目前，各地医院保管了丰富的档案资源，这些档案资源有极高的应用价值，能为公共医疗卫生服务项目管理工作提供参考。随着信息时代的发展，传统档案管理模式已不适用于当代档案管理工作要求，因此，医院应重视健全档案管理制度，创新档案管理模式，培养高素质档案管理人员。本文将简单分析医院档案管理工作现存问题，并分层浅谈数字化背景下医院办公室档案管理模式构建方案。

一、医院办公室档案管理现存问题

（一）档案管理制度须待健全

目前，部分医院办公室档案管理制度缺乏可行性，档案管理体系须待健全。也有部分医院虽然已针对内部档案管理工作制定了档案管理机制，可是档案管理体系与相关制度条文无法适应数字化背景的发展[1]。

（二）档案信息化管理建设相对落后

在数字化背景下，各地医院也在积极探索档案管理信息化模式与数字化建设工作，大多数医院已经构建了信息化档案管理系统，然而从整体上来看，部分偏远乡镇的医院内部档案信息化管理技术还相对落后。

（三）档案管理人员的综合能力有待提升

从总体上分析，部分医院办公室档案管理人员的综合能力还有待提升，他们对信息时代与数字化背景下的档案管理工作要求缺乏应有的了解，只重视档案保密工作，忽视了对档案资源的合理开发。

二、数字化背景下医院办公室档案管理模式构建方案

（一）健全档案管理制度

在数字化背景下，首先应创新医院档案管理模式，健全档案管理制度，理应着重完善档案管理体系，确保档案管理工作机制的可行性，规范档案管理流程与工作行为，设置独立的档案管理部门，同时促进该部门与其他部门的合作与沟通，确保档案管理工作能够为医疗卫生服务管理工作提供参考与借鉴，促进档案管理和档案资源开发的有效对接。其次，应注意发挥大数据与AI技术在病案管理中的作用。目前，大数据和AI技术在医院病案管理工作中的应用主要体现在以下五个方面。

第一，在数据采集和预处理工作中的应用。大数据和AI技术会对患者的各项体检数据进行全面采集，然后组成完整的原始数据集，并对这些数据实施预处理工作，最终将数据集划分为两组数据—训练数据与测试数据。

第二，在疾病模型构建工作中的应用。在该项工作中，大数据与AI技术应用是通过实验来构建疾病模型的最优网络结构。该网络结构有三项必须把握的要点：其一，输入层结点的个数；其二，隐含层结点的个数；其三，隐含层的层数。

第三，在疾病预测模型构建中的应用。在该项工作中，主要是用训练数据来构建预测模型，并实施训练。

第四，在测试阶段中的应用。在此环节，会在疾病预测模型中输入测试数据，这样能够准确计算患者疾病的预测结果。

第五，在预测结果分析工作中的应用。在该项工作中，医护人员会借助大数据和AI技术对于相同的训练数据以及测试数据进行初步预测，然后，对比分析预测结果和深度学习的预测结果。

另外，需要建立档案库房。在数字化背景下，传统档案库房管理模式已经无法适应当代档案管理工作需求，因此，要重视加强档案库房管理智能化建设。当代各医院已经设置了独立的专业档案管理库房，库房内装具齐全，不仅保存了大量的档案资料，而且安装了自动化温湿度调控系统、监控系统、门禁系统、空调、计算机系统、预警系统，传感器和声像系统，这些设备系统在发挥独立功能的同时会互相作用，确保档案管理库房温度舒适，湿度适宜，也能够在异常状况下及时发出预警信号，确保库房安全。加强医院档案库房管理智能化建设，应重视健全智能化管理系统，量化档案管理流程，借助智能化设备做好档案盘点作业，对档案借阅、出库、入库、上架严加管理，全面掌控档案位置。对于库房内部的纸质版档案，在入库期间应及时设置电子标签，以此实现档案数字化管理。档案管理库房能够根据电子标签来识别档案内容与类别，迅速获取档案编目和所在位置，完成档案系统内部检索工作。目前，档案库房内部设有密集架，仅需要扫描密集架与电子标签就能完成档案上架作业。在档案入库时，启用识读器就能够获取档案标签，迅速编辑档案入库清单，完成自动入库。在档案借阅过程中，运用档案管理库房电子标签通道就能够自动完成档案借还信息登记工作。档案库房智能化管理系统进一步加强了医院档案管理安全性，库房设有电子门禁系统和钢制防盗门锁，入库人员需要持卡进入，门禁系统会识别磁卡信息，确认持卡人员的身份，识别无误后才会开启门锁。

（二）加强档案信息化管理

在信息网络时代，医院办公室档案管理工作量更大、需要管理的资料信息更多，这在一定程度上增加了档案管理的难度。信息爆炸的大数据时代也为医院提高档案管理水平、增强档案资料利用效率提供了支撑和保障。大数据技术的应用在很大程度上推动了档案管理环境、主客体、管理理论、管理方式和模式的创新和转变，主要表现在四个方面：第一，科学合理的利用大数据技术，实现医院办公室档案资料信息的及时收集、数字化存储和分类归档管理，通过对档案资料信息的深入挖掘和利用，为医疗服务工作的顺利开展提供依据。第二，运用数据库技术和数据压缩技术将纸质文件、声像文件、电子档案设置成一个完整的信息数据库，实现档案资料信息的安全、高效、规范化管理，也方便日常对档案资料信息进行查询、调阅，提高档案信息的使用效率。第三，运用计算机信息技术、大数据技术、大数据思维模式进一步实现医院办公室档案资料的精细化管理，确保医院档案资料信息的及时、全面收集和归档，使档案管理更加数据化、信息化，降低长期使用造成的档案数据丢失、失真等问题，确保档案的准确性、完整性。第四，运用大数据技术满足信息爆炸时代对医院档案资料信息的需求，高效化的处理数量多、类型复杂的数据信息，通过精准的分析档案查阅者的要求，为其提供更便捷、精准的档案服务，也可节省档案管理的成本和人力消耗[2]。医院须重视加强医院信息集成平台建设，实现医疗卫生档案数据的互联与互通，不断提高数据信息应用管理质量。某医院办公室档案信息管理系统中涉及16个供应商，有34个系统和262个接口，为了实现系统的兼容性与集成性，医院建立了信息集成平台，为34个系统建立了完善的数据交换平台，这样能够实现各系统之间的数据信息共享，做好业务协同管理工作，满足可视化数据管理需求。医院在立足于SOA的数据服务架构，针对所有业务系统数据采取松耦合式的集成，这样可以降低不同业务系统数据交互过程中产生的负面影响。医院谨遵国家卫生计生委所规定的标准，构建完整的公共数据平台，在平台内对所有系统进行注册管理，实现不同业务的协同，维持整个总系统的兼容性、完整性、一致性。医院信息集成平台内一共设有33个不同的业务流程，交换标准有32个，CDA规范为57个，术语字典共计125个术语字典，这样能够充分确保数据的准确性与规范性，提高数据资源的实用价值，为医院内部临床数据中心的建立奠定了良好的基础，满足了医院临床数据分析和科研工作的需求，设置了完整的专题数据库[3]。医护人员会对海量医疗数据进行深度学习，总结医疗数据特征，设置特定的病情特征库，运用人工智能技术开展诊断工作，从而有效提高工作效率，并确保诊断结果的准确性。某医院通过分析和应用本院在骨科专业所积累的档案检查数据与诊断数据，借助大数据技术对髋关节畸形与骨坏死这两种常见的病情实施大数据分析和深度研究。同时，通过加强和专业数据分析机构的合作，运用图像识别技术、深度学习技术和人工智能技术来实现CT影像图片的自动化识别，做好病案相关学习与分析工作，成功组建了智能诊疗系统来辅助医护人员进行诊断。

必须注意的是，创新医院办公室档案管理模式，加强档案管理数字化与信息化建设，必须重视提高医院网络安全管理技术，充分发挥防火墙技术、入侵检测与防御技术、云安全技术、数据容灾备份技术等一系列安全管理技术的作用。在大数据时代，数据流在经过医院网络安全防火墙时会出现三种不同的结果：第一，允许。第二，拒绝。第三，丢弃。防火墙技术的主要功能是根据医院计算机网络系统的安全设置，对未经过授权的数据流实施全面监控、安全限制、针对性选择与屏蔽，这样有助于维护档案数据信息的安全。当前网络系统多种设备均配置了的防火墙功能，像路由器、交换机和无线基站等设备。与此同时，常用网络操作系统均嵌入了防火墙软件。必须注意的是，部署在出口网络上的硬件防火墙通常无法防预来自内网的攻击，因此，要进行必要的优化。对不安全服务进行科学控制，全方面保护容易受到攻击的服务，着重加强IP地址和协议端口等站点安全访问控制，科学采取集中式安全保护措施，定期实施安全防护扫描，防止DDoS和异常包等网络层的攻击。入侵检测与防御系统技术的英文简称是IDP技术，该技术属于一种可以针对违规的网络行为进行自动辨识和采取主动防御措施的系统。安装该系统之后，能够自动做好重要档案数据的监控工作，识别数据信息内容，破坏恶意代码与记录侵入。一般情况下，在安全防火墙之前或者之后均可以按照IDP系统，该系统不仅能够对入侵的数据流进行及时响应，而且能自动拦截透过防火墙攻击医院计算机网络的数据流，维护档案信息安全。对于在安装了IDP系统的通信网，必须在容易受到入侵攻击的计算机防火墙与服务器附近安装硬件设备。大多数入侵攻击均来自计算机网络出口，而位于防火墙和服务器附近的IDP系统可以对大量进出网络的档案数据流予以及时监控，并自动生成入侵检测报警日志，拦截病毒。虚拟专用网简称VPN，英文全称VirtualPrivateNet，属于私有网络互联技术，其在公共资源上组合了完整的架构体系，运用加密技术和专用隧道能够实现数据信息的共享。VPN技术的重要功能之一是为广大用户提供专用网络，在专用网中所传输的信息均为私有信息。目前，VPN技术主要是运用隧道、身份认证技术、加密技术和密钥来维护医院档案信息的安全。基于大数据时代，随着计算机网络基础建设的优化与完善，网络覆盖范围也在不断扩展，网络系统也更容易受到病毒的入侵，因而，医院在开展档案信息化管理工作中，需要采用先进的病毒防治技术来全面查杀和防治病毒，避免网络系统受到捆绑软件、下载、压缩性文件、电子邮件、聊天软件和网络共享的负面影响，在病毒侵扰网络正常运行之前，病毒防治技术就会及时进行自动阻止。在当前医院网络安全管理工作中，查杀新病毒的检测方法主要有四种：第一，校验和。第二，特征代码。第三，行为检测。第四，软件模拟法。目前，云安全技术能够对网络病毒库的更新不及时产生的负面影响予以有效解决。云安全技术可以结合大量客户端对应用计算机网络服务软件的异常检测结果，将所获取的恶意代码与木马病毒信息传输到云端，然后将处理结果发送给所有用户端。该技术能够满足用户量越多越安全的需求，可以覆盖整个计算机远程通信网络，一旦发现网络异常就会立即得到消息，并及时将病毒库的单机查杀转换成网络查杀，全面预防新病毒入侵问题。医院计算机网络系统安全加固技术能够有效提升本院网络操作系统与各种应用服务软件质量，做好相关优化配置工作，进一步提高计算机网络安全等级，增强远程通信网络的防御能力，为加强档案信息化建设提供安全保障。从整体上看，医院通信网络系统安全加固技术有两项应用要点：第一，对补丁进行升级，实现服务最小化。第二，加强安全认证管理工作，严格设置每一位用户的访问权限，同时对子目录的访问权限进行合理划分。漏洞扫描和评估技术属于一种针对计算机网络信息安全所处风险实施客观评估的技术，该技术可以在事先识别网络受到攻击入侵性访问的可能性，及时发出异常警告，输出产生的后果。同时，医院计算机远程通信系统网络漏洞扫描和评估技术能够对排查对象的资源进行协助辨别，准确判断通信网资源是否受到攻击，明确当前的网络弱点，准确评估网络信息安全风险，避免医院档案信息化建设受到威胁。

（三）培养高素质档案管理队伍

首先，各医院应不断提高内部档案管理人员的专业能力，加强对管理人员的培训和指导，从根本上增强档案管理者的职业意识，要求档案管理人员不断提升个人素养，加强自身各方面的能力，包括档案管理专业知识、文化基础知识、计算机水平、网络能力、外语水平、职业道德素养等，这样方能加强医院档案管理队伍建设。与此同时，各医院应注意引导本院全体档案管理人员正确认知内部档案管理改革发展趋势和数字化档案管理建设目标，熟练运用信息技术做好档案管理工作，在保密的基础上科学开发档案资源以发挥档案应用价值，促进医疗卫生服务事业的发展。其次，各医院应明确档案管理信息化建设的职责，设置专业的管理人员对档案管理工作中的各项事务进行监督与审核，规范档案管理操作行为，融入多元化的档案资料搜集、检索、归档、存储方式，提升档案管理的时效性，做好数字化档案收集、整合与存储工作。再次，在医院办公室档案管理信息化建设过程中，应注意激发档案管理人员的创新意识与潜能，并定期对档案管理人员进行培训或者教育工作，积极渗透档案管理信息化与数字化理念，确保每一位档案管理人员都能够灵活应用信息化建设与数字化管理手段档案管理水平。另外，医院应注意引导档案管理人员加强本院档案网站建设，构建完善的档案网络信息化平台、档案网络数据化平台，以此提高档案资料的共享利用效率，实现内部档案资料信息的集成化查询、检索和利用[4]。