齐 健，罗三华，刘 佳，刘 然，王孟莹

（建研院检测中心有限公司，北京 100013）

0 引言

传统的办公模式主要以纸介质为主，信息处理速度主要依靠人，显然已经远远不能满足高效率、快节奏的现代生活和工作的需求。办公自动化系统的出现解决了这一难题，它将现代化办公和计算机网络技术有效结合，逐渐成为政府和企事业单位服务的有利手段。笔者单位为大型检测公司，人员和部门相对较多，各部门的业务都有深入的交叉。为了推进企业的信息化进程，实现跨部门协同化办公，规范业务流程，提高工作效率，组织开发了一个办公自动化系统的综合管理应用平台。该系统采用工作流技术和 J2EE 技术，通过过程模型自动驱动事务性活动实现信息流程的自动践行。

1 系统的设计目标

依托现有的内部设备及网络，基于 J2EE 技术及工作流技术，构建由 J2EE 表示层、业务逻辑层和数据层组成的三层架构系统［1］。系统具有操作简便、功能强大、安全可靠、开放兼容、集成性的特点，集合公司办公自动化系统、质量管理系统、公司官网、培训平台系统，实现公司办公无纸化、规范化、事务处理流程化，提高了公司办公效率和质量管理水平。

2 需求分析

2.1 公文处理多样化

随着世界信息化的快速发展和公司业务发展的需求，目前公司要处理的文件不仅仅来自于上级主管部门和企业内部的发文，还需要处理客户大量的业务需求。随着公司信息化的推进，公司文件不仅仅包含文本，还包括图形、声音、视频图像以及其他的信息。传统的文件处理方式低效、复杂且流通不畅，不能满足复合型文件处理的需求，且容易造成文件的丢失和遗漏。办公自动化系统不仅将纸质化文件电子流转，同时能够在文件里嵌入图片、声音文件、视频图像等信息，大大提高了文件处理的效率。

2.2 工作流程智能化

公司存在着大量流程化的工作，如公文的处理、收发文、各种审批、请示、汇报等，都是一些流程化的工作。传统办公方式多采用纸张表单，手工传递的方式，分级审批签字，不仅工作效率低下，而且无法实现报表统计分析等功能。OA 协同办公系统提供的工作流引擎为公司内复杂的跨部门审批提供了极大的便利，按照定义好的流程自动流转，大大提高了工作流效率和效益。

2.3 协同工作和移动办公

本公司现有多个办公场所，分布在全国各地，工作内容和性质决定员工需要经常出差，频率高。传统的办公方式受限于地域、时间，同时需要花费大量的时间进行讨论和交流意见，才能做出某种决策，办公效率大打折扣。移动办公就是利用电脑、手机等移动设备，通过广域网络，利用办公自动化系统处理工作事务。打破了时间、地域的限制，使公司员工随时随地参加到协同工作中去，大大提高了工作效率。

2.4 质量管理提升

质量管理是指通过质量体系中的质量策划、质量控制、质量保证和质量改进来促进质量方针、质量目标的实现。随着中心业务快速发展，质量管理工作随之不断增多，对质量管理工作的要求也会越来越高。由于质量管理工作流程衔接点多，传统的管理模式已经不能满足公司质量提升工作的需要和市场快速发展的需求。中心 OA 协同办公系统涵盖了质量管理的所有工作流程，配置了检测人员、检测设备、检测标准信息库，不但克服了地域的限制，而且使检测相关的人员、标准、设备进行了有序关联，既能达到高效审批的效果，也能实现检测的有效把控；同时，公司高层可以获得中心全局性的质量管理信息［2］。中心 OA 协同办公系统实现了跨地域多个分支机构质量的统一管理，提高了整体质量水平。

3 系统技术的选择

3.1 J2EE 技术特点

J2EE 具体指的是由 SUN 公司领导、各厂家共同制定并得到广泛认可的工业标准。目前的 J2EE 技术具有如下几方面的优势：①平台无关性［3］，所谓的平台无关性指的是用户与平台不存在必然的关系，所以用户在使用平台的过程中可以不需要将自己与平台或者是操作系统进行捆绑，即用户能够基于自己的实际需要做硬件或者是操作系统的选择；②J2EE 是一种组件技术，所以其能够为移植工作的开展提供便捷；③作为中间件的 J2EE 有强大功能，其能够帮助开发人员实现开发工作，保证开发效率与稳定性；④J2EE 在保护用户投资方面有突出的价值。

3.2 工作流技术特点

工作流就是“业务过程的部分或整体在计算机应用环境下的自动化”，简单地说，工作流是一系列互相衔接、自动进行的业务活动或任务。一个工作流包括一组任务（或活动）及他们的互相顺利关系，还包括流程及任务（或活动）的启动和终止条件，以及对每个任务（或活动）的描述。其具有强大的安全性，支持各种复杂流程，处理过程可跟踪管理，具有丰富的统计、查询功能等特点。

3.3 系统的体系架构

OA 协同系统平台是在 B/S 模式下，基于 J2EE 技术的三层架构，分别是表示层、业务逻辑层、数据层。

表示层是客户端，其与用户有着直接的使用关系，具体的作用是接收用户的指令或者是数据的输入。在用户输入相应的内容后，表示层会将数据资料和指令资料传递到逻辑层，同时，表示层会将逻辑层的具体处理结果显示给用户［4］。

业务逻辑层也被称之为中间层，工作的流程为：接收到表示层发送的数据请求后，进行必要的业务逻辑检查、权限检查后，基于请求的实际需要将请求分解为不同的数据层操作处理，最后将结果返回到表示层，对整个过程进行分析。业务逻辑层是协同办公 OA 平台的非常重要的一个层次，在系统的实际应用中，核心的业务处理都需要经过这一层。

数据层在平台建设以及功能实现中发挥着重要的作用，其所包括的内容是比较多的，比如数据库服务器以及处理器、缓存数据的 Bean 等均属于数据层的内容。协同办公 OA 平台采用数据库链接持技术，将一些比较大的使用数据放入到系统的缓存当中，这对于提高数据访问的实际效率以及提升数据处理的时效性有突出的现实意义［5］。

4 系统的设计与实现

4.1 系统设计原则

OA 协同系统平台的设计与建设必须要满足以下原则，平台建设的实际效果才会更加的突出：易用性、灵活性、集成性、安全性、开放性、先进性、可维护性。

4.2 平台运行设备与环境

本系统采用 B/S 模式，基于工作流技术，工作人员只需要使用 IE 浏览器即可操作。

4.3 用户群分类设计

根据用户工作的性质，系统的用户主要分为普通用户和系统管理员。普通用户是通过浏览器与系统进行交互，查询各类信息及工作表、创建、提交和中断流程；管理员主要职责是维护组织机构、人员、角色、用户组权限、表单管理等整个系统运行环节。

4.4 系统功能

平台架构从纵面上分成三层：办公门户、下载专区和快捷入口。办公门户为平台的核心部分，负责系统的所有业务功能，包括我的门户、知识管理、预定管理、流程中心等；下载专区为业务文档库，为公司人事管理、行政管理、质量管理、财务管理、科研管理、党建管理等事务工作提供标准文档；快捷入口为系统扩展层，负责连接其他应用系统，作为一个工作引擎主要功能是链接中心官网、检验报告管理系统（三和系统）、培训平台、图书管理系统、能力验证系统、公司科研项目管理系统、公司标准规范管理系统。系统功能图如图 1 所示。

图1 系统功能图

4.5 系统展示

登录主界面如图 2 所示，中心官网主要基于互联网，不需要输入账号秘密，是公司宣传、发布信息的窗口，主要包括公司简介、新闻动态、公告栏、报告查询。检测管理信息系统如图 3 所示，其主要通过计算机网络技术和软件的运用开发，实现公司检测业务内部管理和外部服务。内部管理主要是指体系内部运行包括人员、环境、设备设施、文件控制、公正性和保密性、服务客户、样品管理、检验质量控制、检验报告、风险评估和控制；外部服务包括结果告知、数据分析、趋势判断、信息共享。中心能力验证系统如图 4 所示；培训管理系统将公司组织的内外部培训在线化，满足不同场所员工参加培训的需求，同时能够回看培训视频，如图 5 所示。科研项目管理系统界面如图 6 所示，标准规范管理系统界面如图 7 所示。

图2 登录主界面

图3 检测管理信息系统界面

图4 能力验证系统

图5 培训系统界面

图6 科研项目管理系统

图7 标准规范管理系统

4.6 实例模块分析

不同的检测人员被授权不同的检测业务范围，对应检测大类的各个检测标准包含不同的检测参数，不同的检测参数又对应不同检测设备，公司原有的质量管理模式并不能实现检测人员、检测设备及检测标准的有机结合，公司 OA 协同办公系统通过建立信息库，实现了人机法三者的共同管理，不论是搜索任何设备、人员或者标准，相对应的检测领域、检测参数、检测设备就都可以展示出来。

4.6.1 人员管理信息库

一个检测结构检测水平的高低主要取决于人员素质和水平。检验检测机构应根据组织机构模型和实际工作需求配置足够数量的管理人员和技术人员。做好人员管理工作特别是做好检测人员、审核人员、授权签字人员等关键岗位人员的管理工作至关重要。传统的人员管理模式已经不能满足中心业务发展的需求，特别是随着中心人员数量和资质不断的增加，建立一套实时、动态的管理模式已破在眉梢。人员管理信息库位于中心 OA 系统中的检验报告管理子系统的人员管理模块中，分部门对人员进行管理，每个人员都有一个唯一的档案代码，包含了人员培训、人员监督、人员上岗证办理、人员授权等相关信息。以办理人员授权工作为例，通过人员信息库搜寻检测人员的专业、工作年限、培训经历、监督信息等来判定该人员是否可以进行相应的授权。得到确认结果后，相关检测人员只需要在质量管理模块中提交申请，相关的管理人员可以在线审批。审批后的结果可以自动导入人员信息库，更新相关人员的信息。这样既简化了办理流程又节省了办理时间。

4.6.2 建立设备信息库

本中心约有上万台检测设备，所涉及的仪器设备种类繁多，如果管理不善，很容易使用到未经检定或者不符合检测标准要求的设备，导致检测结果出现误差，给检验检测工作带来不必要的麻烦和损失。公司 OA 协同办公系统通过建立设备信息库，对全部设备进行多重分类，每台设备都配置唯一性的二维码，录入设备型号、生产厂家等基本信息、设备使用记录、设备校准结果和状态标识信息。以借用设备为例，OA 系统建立后检测人员可以通过设备信息库选定满足需求的检测设备，而不是去翻看设备档案，选定设备后检测人员在质量管理模块中填写设备出库申请，设备管理人员在线审批通过后即可借出。设备借出信息会自动导入设备信息库，从而保证了设备管理的规范性。

4.6.3 建立检测标准信息库

检测方法是一个检测机构所必需的资源，检测方法的选择是整个检测活动中一个重要的环节，直接影响最终结果的准确性。笔者单位具有三千多个受控标准，如对检测标准不能有效管理，则容易出现使用无效标准、对新标准没有进行确认、超资质范围进行检测等问题。公司 OA 协同办公系统通过建立检测标准信息库，给每个标准分配一个唯一的受控号，标准信息库中存储了中心所有的受控标准的信息。检测人员可以通过检测标准信息库选择符合要求的标准，如需变更或新增标准则需要在质量管理模块中进行变更或新增标准，同时提交相关的变更或者标准确认资料。管理人员在 OA 系统中收到申请后，根据有关资质管理部门的要求办理变更或标准新增手续。

5 结语

综上所述，在现代化社会，为了提高办公效率，积极地应用新技术、新方法对目前的办公系统进行升级和改造有突出的现实意义。在办公自动化环境下强调工作人员与计算机的沟通、协调和掌控，并基于实际需要和相应的技术进行系统平台设计和应用，这对于全面提升系统办公自动化有重要价值。本文立足于工作流和 J2EE 技术对笔者公司 OA 协同系统平台进行设计，并强调设计实现，目的是要指导实践工作。Q