周谊一

（重庆高速巫云开建设有限公司，重庆 401147）

0 引言

对于大型高速公路项目按照传统的纸质档案立卷整理，最后验收归档，建设过程及后期档案管理过程中纸质文档占用存储地理空间大，在收集整理过程中易缺失，而且纸质档案随着时间推移出现返潮，字迹老化现象，不利于长期保存和查阅，导致人力、物力、环保等资源浪费[1]。基于此，对于建设规模大、建设周期长的高速公路项目，通过切实可行的建设项目电子文件形成、归档和电子档案管理实施方案达到节能耗、节约成本、提高效率显得尤为重要[2]。本文通过工程实例介绍高速公路建设项目创新电子文件归档与电子档案管理相关要求，可为新建、改扩建工程建设项目提高档案管理水平提供参考。

1 工程电子档案实施概述

1.1 工程概述

为贯彻落实新修订档案法和“十四五”全国档案事业发展规划有关要求，提升高速公路建设项目电子文档归档和电子档案管理水平，推动重庆高速公路建设项目档案管理现代化，进一步发挥档案在高速公路的建设、维护、运营过程中信息支撑作用，重庆巫云开高速项目积极创新探索，在项目建设过程中推广运用。本项目属于重庆市高速公路网规划（2019—2035）“三环十八射多联线”中的第三十三联线。项目起于巫溪县城，设巫溪枢纽与运营的G6911 奉溪高速和在建的巫镇高速、两巫高速相接，经巫溪县凤凰、菱角、塘坊、文峰、朝阳，云阳县沙市、鱼泉，设江口枢纽与在建的江龙高速相交，经云阳县双龙、开州区金峰，止于开州区厚坝，设开州枢纽与G69 城开高速相接，路线全长118.6km。本项目全线设置桥梁86 座、隧道21 座，桥隧比达60%；设置互通式立交10 处、匝道收费站8 处、服务区3 处、养护工区2 处、管理中心1 处。全线设计速度80km/h，采用双向四车道高速公路标准，路基宽度25.5m。项目概算投资222.5 亿元，建设工期4年，项目建好后将极力助推渝东北乡村振兴大发展。

1.2 建立电子文件归档及电子档案管理组织机构及明确各方职责

（1）建立完善电子档案组织管理机构，由巫云开建设公司建立电子文件归档与电子档案管理工作小组，组织成员单位由各设计单位、监理单位、施工单位（含各工地试验室）、各中心试验室、信息化建设供应商、各区县指挥部组成。

（2）各参建单位应分别建立符合要求的项目文件管理制度和项目文件编制机构（人员）和责任体系。

（3）巫云开建设公司负责所承担项目的施工、监理、试验检测、征地拆迁等文件的收集、整理、编制归档并及时向相关接收单位办理项目档案的移交工作。

（4）监理单位应向巫云开建设公司提交符合相关要求的项目监理文件，且应对所负责监理的项目施工文件的完整性、准确性、系统性、有效性和规范性进行审查，并对施工单位编制项目文件的全过程进行监督、指导、检查、验收等工作。

（5）施工单位负责向巫云开建设公司提交符合相关要求的本合同段施工范围的项目施工文件[3]。

（6）各中心试验室负责向巫云开建设公司提交符合相关要求的项目试验检测文件。

（7）各区县指挥部负责各自所辖区域路段的项目征地拆迁文件，并于项目建成通车后向巫云开建设公司征迁部门移交汇总。

（8）各参建单位应配备满足工作需要、符合安全保管要求的设施设备，采取措施确保项目文件的安全。

1.3 电子文件及电子档案标准梳理

为确保高速公路项目档案管理质量和竣工文件材料的完整性与准确性，制定电子文件及电子竣工档案编制及管理办法。结合工作实际，建立电子档案管理办法实施细则，提前下达统一要求，严格要求交通建设项目参建相关单位的各个业务部门在电子文件收集整理和存放、利用等过程管控，规范各项日常操作，确保档案形成的及时性、有效性、真实性、可靠性、完整性、规范性和可用性。建立科学的电子档案项目文件构成及组卷顺序，作为电子档案归档的参照和依据。规划电子文件的收集任务以及相关责任单位，以便跟踪与追溯。

（1）针对电子文件归档，照片、录音、录像等声像类电子文件归档范围参照《照片档案管理规范》（GB/T 11821—2002）执行。

（2）科技类电子文件归档范围按照《科学技术档案卷构成的一般要求》（GB/T 11822—2008）、《国家重大建设项目文件归档要求与档案管理规范》（DA/T28—2002）等标准执行。

（3）电子文件归档格式具备格式开放、不绑定软硬件、显示一致性、可转换、易于利用等性能。电子文件应以通用格式形成、收集并归档，在归档前应转换为通用格式。版式文件应按照《版式电子文件长期保存格式需求》（DA/T47—2009）执行，可采用 PDF 或 PDF/A 格式。二维设计文件采用SVG、SWF 等格式；三维设计文件采用STEP 格式；照片类文件采用JPG 或TIPF 格式；音频类采用 MP3、WAV 格式；视频类采用 MPG、MP4、FLV、AVI 格式；专用软件生成的电子文件应转换成通用格式归档。采用通用文件格式归档，可保障项目建设完工，档案移交完成后档案文件的可用性。

（4）系统元数据标准整理完成后，内置进入档案系统。在进行档案收集时，同步完成档案元数据（含结构化数据）的收集，同时，系统应针对手动上传的扫描类文件，提供元数据增补功能，以便对缺少的元数据进行补充。在归档组卷（含预组卷）前系统依据整理的元数据标准自动对档案元数据的完整性进行校验，不符合要求的不允许进行归档组卷，有效保障档案的完整性。

1.4 电子档案元数据标准梳理

高速公路项目电子档案元数据是电子档案进行利用的基础。需要针对施工原始资料建立元数据标准，并实施，尤其是合同段、单位、分部、分项工程划分元数据标准；首件工程元数据标准、质检资料、质评资料元数据标准、试验检测元数据标准等是元数据标准重点关注的内容。项目将对工程项目电子档案元数据进行标准化梳理，后期可推广使用。

1.5 推进电子签名及电子签章应用

（1）电子签名及电子签章时保障电子文件及电子档案真实性和完整性的重要手段，《中华人民共和国电子签名法》自2005年4月1 日起施行，又经过两次修正，目前已经比较成熟。特别是近两年，银行、证券等金融行业对电子签名的广泛应用，大大的推进了电子签名在各行业的应用，电子签名的公众认可度也越来越高。与此同时，新合同法也承认了电子签名（加密）的合法性和有效性。

（2）推进基于CA 认证的电子文件认证体系，使用电子签名替代手工签名，使用电子签章替代实体盖章。经过电子签名或电子签章的文件，使用通用读取软件打开时，可在文件中可视化显示签字结果，具备法律效力，同时也能查看出文件自签名后是否已被修改，可有效保障电子文件与电子档案成果真实、完整、可用；若需要纸质资料，可直接通过系统打印功能输出纸质档案。

1.6 建设完善的电子档案管理系统

为了实现电子档案管理，保证试点工作的可行性，兼容交通建设项目管理过程中成熟的应用系统，拟建设一套“电子档案管理系统”。由“电子档案管理系统”牵头将已有的“试验室管理”“质量动态管理”“计量管理”“安全管理”等子系统输出的电子文件整合在一起，最终输出一整套交竣工电子档案[4]。“电子档案管理系统”开发应参照国家相关法律法规及管理办法内置成熟的编制办法、文件格式、文件构成及组卷顺序制作，应具有较强的适应性，在支持手动上传电子文件的同时，系统应采用接口集成的方式支持接收各业务子系统推送归档电子文件及关联元数据；在既不影响现在成熟的应用系统使用的同时，又具有高扩展性，以最低的成本实现电子竣工档案编制及管理。

1.7 配备完善的硬件服务系统

采用客户/服务器（C/S 或B/S）体系结构的多用户网络环境，与交通建设项目各参建单位网络相连接，形成一个既相对封闭又紧密联系的局域网运行环境。该环境可分为四个组成部分：计算机设备、输入设备、存储设备、输出设备。硬件服务器包括文件服务器、数据库服务器、应用服务器（多台）、签名服务器、负载均衡服务器、灾备服务器等。

1.8 建立电子档案长期保存保障机制

应为电子档案及其元数据的安全存储配置与电子档案管理系统相适应的在线存储设备。并在元数据中自动记录电子档案在线存储路径。应实施容错技术方案，定期扫描、诊断硬盘磁盘，发现问题及时处置[5]。

构建定期备份，包括定期对电子档案及其元数据、电子档案管理系统的配置数据和日志数据等进行全量、增量或差异备份；电子档案载体（尤其是磁性载体）很容易受环境因素的影响，即使在较好的保存环境中，电子档案都可能会发生读取错误或者信息丢失等情况，造成上述情况主要还是源于电子档案载体在长期的储存过程中老化或磁性的衰减。因此，对于电子档案载体的保存，除了要创设一个良好的保存环境之外，更需要定期进行检查维护。对电子档案的定期检测应至少一年进行一次，可采取随机抽样或等距抽样的方法，每次抽样量不能少于10%。对于抽取的检测样品，先观察载体是否出现物理变形或损伤，是否出现霉斑，是否洁净，再进行逻辑检测，对于检测出错的载体，应当立即进行有效更新或修正。

1.9 电子档案的利用和统计

针对电子档案的利用过程，严格遵循国家相关保密规定。根据工作岗位、职责设置响应的电子档案利用权限。在权限范围内允许进行检索、浏览、复制、下载电子档案、电子档案组件及其元数据。电子档案及其元数据的离线存储介质不得外借，其使用应在档案部门的监控范围内。对电子档案采用在线方式提供利用时，应遵循国家有关信息安全的相关规定，从技术和管理两方面采取严格的管理措施。电子档案的统计要求能按实际需要对各门类电子档案情况进行统计。可支持按档案门类、年度、保管期限、密级、卷数、件数、大小、格式、时长、销毁、移交等要素，对密藏电子档案数量等情况进行统计。可按年度、档案门类、保管期限、卷数、件数、利用人次、利用目的、复制、下载等要素对电子档案利用情况进行统计[6]。

2 强化实施过程中制度、人力、经费、合同等保障措施

将电子文件及电子档案管理工作作为相关参建单位月度、年度考核目标之一。特殊情况下可将三同步完成情况纳入计量支付条件。制定严格的竣工档案编制管理办法，对竣工档案归档的及时性和完整性做出目标性要求。并要辅以明确的奖惩措施，制度化保障是成功的基础。系统推广成功，需要充足的人员保障，包含质量资料规范完善出具，竣工档案的及时归档等。充足的人员保障是电子文件及电子竣工档案的编制及归档质量的基础。应由编制竣工档案的各施工单位提供专项经费，保障竣工档案编制及相关咨询等所需经费的投入。各档案编制责任单位应和各相关单位（例如竣工档案咨询单位、服务单位、资料出具单位）签订对应合同，保障竣工档案的顺利组卷和移交。

3 结语

通过管理及创新科技手段，实现高速公路建设项目电子文件形成、流转、办理等环节全过程无纸化而数字化档案建设，使传统的以纸质为载体的档案信息对象转为机读档案，不仅节约了保管费用，节省了占地空间，而且查阅起来极为方便迅速，从而避免了反复印制资料而造成的纸张和人员的浪费。在大型高速公路建设项目中电子档案建设还处于创新探索试行阶段，电子档案推广与运用也需结合实际情况，推行过程中需进一步与项目业务工作相结合，同时还应增加档案归档前对归档电子文件的四性检查功能，提高电子档案的可靠度。