朱晶 谭玲*（北大荒农垦集团有限公司）

一、企业公文处理工作的重要意义

公文处理工作是指关于公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作，具体包括公文的起草、审核、签发等程序，从另一角度上，即为收文办理、发文办理和整理归档等环节。

公文处理是企业形象的“透视机”、内外协调的“通行证”、企业运行的“助推器”，是指挥整个单位正常运行的“中书令”。一份程序规范、结构严谨的公文，能够体现企业端正庄重严谨的形象，有利于政令畅通、措施落地、指挥有序、方向明晰。处理公文的能力，代表着一个单位的决策和管理水平。要求在公文拟制、公文办理和公文管理过程中，务必做到拟制得当、程序清晰、渠道通畅，方能对制度落实与事务推进起到事半功倍的效果。

二、企业公文处理工作中的常见问题

（一）关于公文处理效率方面

一是公文处理流程要不断规范。公文处理要随着管理层级间各种关系的不断变化而变化，要做到主动发展，而非被动适应。比如集团的OA办公系统上线运行，为公文处理趟开了一条新的路径，实现了线上线下的结合。这种结合，在流程上提升了公文处理的效率，但也对一些使用者提出了新要求。要想全面提升公文处理效率，关键点不在于OA的上线，而在于对OA使用的覆盖率和使用者的意识提升、操作能力提升。

二是公文处理存在不及时、人为加急的现象。大型企业集团在公文处理中，一方面，必须按照规定时间要求如期办理；另一方面，发文和收文的数量巨大也是客观事实。因此，是否及时处理公文，对工作效率的提升影响重大。在实际工作过程中，往往在不同流程上会出现因不同原因未能及时处理的现象，这便直接导致了加急公文越来越多，这是一种“积土成山、积水成渊”的恶性循环。同时，层层加急也给基层的同志增添了不必要的工作压力，进而出现疲于应对、质量下滑的现象。因此，及时处理公文是必须要达到的基本要求。

三是公文处理过程中的有效沟通还需强化。有效沟通能够提升公文流转速度，畅通公文处理路径。但在具体工作中，也存在着一定的问题。比如，在收文方面，下级部门呈报公文时，首先要做到及时与上级部门取得联系并做好沟通工作，达成一致性意见后再行呈报，这样可以避免无效收文流程的产生；在发文方面，有些公文的印发涉及到多个部门，需拟稿部门组织相关部门沟通会签后再进入文件审核流程，这样就可以避免因发文流程的反复而降低文件制发的效率。

（二）关于公文处理程序方面

一是公文“倒流”现象。比如，文件印发方面，正常的流程应为拟稿人—拟稿部门负责人审核—印发部门业务审核—拟稿部门主管或分管领导审签—印发。但在具体工作中，时而出现无会签意见或无拟稿部门负责人审核而直接由拟稿人将公文流转至印发部门审核程序的现象。有的部门会先行向部门主管或分管领导请示，再进入印发程序，这是工作方法上旨在便于公文印发的顺畅，不是公文流程的问题。

二是公文“流滞”现象。比如，文件接收方面，有的单位和部门在呈文时，为了速度快，并未按照正常的呈文流程，导致程序缺失，进而在工作处理上依据不足，使得流程无法继续，不得不更换流程再次处理，这样不但没有加快速度，反而滞缓了公文流速，影响了正常工作的开展。

（三）关于公文审核方面

公文的审核包括对收文的审核和对发文的审核。在收文时，不合格的公文要退回；在发文时，不合格的公文要不予印发。这其中不但包括公文内容本身的合规性，也包括公文的标准、格式等方面。公文内容因业务的不同而千差万别，因此其合规性主要在拟稿部门，但是公文标准的要求则必须一致，因此其合规性主要在审核部门和发文部门，一般来说，即为本单位党委办公室、行政办公室。

国家对公文的格式标准和体式有统一的规定，无论党政机关、事业单位、国有企业和社会团体，大都遵照或参照《党政机关公文处理工作条例》《党政机关公文格式》等文件规定。

常见的问题很多。比如，文种重叠，有的单位和部门将请示报告双文种并用；生造文种，如以“汇报”的事务性文书代替“报告”的公务性文书；文种混淆，把需要请求上级批准的工作“请示”写成了“报告”；文种与内容不对称，在报告中夹杂着请示的内容，在一个请示公文中提出了多个请示事项。其常见问题还包括条理不清、数据资料不准确、请示内容冗长、所请事项不明等多种情况，这些都会延滞公文的正常处理，进而影响工作的正常开展。特别是一些涉法文书，更应该注意公文的规范性审核。

三、新形势下企业集团提高公文处理的路径与措施

最主要的，是要提高思想认识。各级管理人员特别是各级负责人，必须要充分认识到公文处理工作的重要性，提高要求、提升标准，外练架势、内修文法，练实本部门、本单位公文处理的“真功夫”。

最根本的，是要制度化、规范化建设公文系统。要严格执行公文处理制度，特别是要在源头上杜绝出错现象。各级机要、文秘人员要不断提升专业能力，全面了解公文收发两条线上各种程序，特别是公文写作方面的语言文字、逻辑层次、标点符号等技术操作上，要细之又细、精之又精，要做到在处理中严格把关、在把关中严肃处理，在制度完善、程序规范的前提下，做好公文处理工作。

最关键的，是要严格遵守公文处理程序。公文处理的过程，必须有章可循、有据可依、科学有序、层层递进、有机连贯，要严格按照流程进行。各级单位的办公室是公文收发、批办、传递、催办等环节和流程的关键部门，在工作职责上，要做到对公文流程随时掌握；在工作能力上，要具备指导、监督相关部门按流程处理公文的基本能力。

最急需的，是要打造形成数字化、信息化的公文处理体系。公文体系的建设，同样要随着社会结构的优化、管理模式的提升、科学技术的发展而变化。当前，数字化科技革命方兴未艾，当下的办公自动化的公文处理模式及管理模式必会受到功能局限的挑战，这是事物发展的必然规律。因此，打造建设全集团的数字化公文处理和管理平台，任重道远而亟需面对。