新时代不动产登记档案规范化管理探析

2023-01-02刘爱霞

中国设备工程 2022年5期

刘爱霞

（山东省寿光市自然资源和规划局双王城所,山东寿光 262700）

我国不动产登记档案管理模式必须随着社会发展与时代变革进行大规模的调整，通过引入全新的信息化技术转变管理思路与具体的信息处理、保存模式，逐步克服现有的信息化管理体系中客观存在的弊端与问题，以此进一步促进产业发展与公共服务体系的完善。有关部门应当不断探索档案信息化管理制度的改进空间，有效处理各类常见的纠纷与矛盾，确保数据库中各类登记档案信息的完整性与安全性，根据具体情况制定、实施严密的管理规范与信息处理准则，为日常信息管理工作提供一个客观、可靠的标准。

1 不动产登记档案管理概述

不动产登记档案管理工作主要是在专门的机构中，通过对符合不动产概念的资产和物体进行登记，实现其归属权记载的过程，这样能够赋予这些资产和物体一定的经济价值。在不动产登记档案中，可以对相应的资产和物体进行权利归属等方面的调整、变更等操作，并将这些操作详实地记录到档案中，这样能够有效促进资产管理地规范性和翔实性，促进其职能的有效展现。

2 不动产登记档案的特点

2.1 复杂性

不动产登记主要涉及土地、海域、房屋及林木等定着物，涉及的部门和内容多。从不动产登记的类别来看，包括首次登记、变更登记、注销登记、查封登记等；而从具体不动产权利来看，《不动产登记暂行条例》中明确了十大类适用不动产登记的权利，包括集体土地所有权、建设用地使用权、地域权及宅基地使用权等。可以看出，不动产登记工作本身就比较复杂，而从不动产登记的具体运行来看，各项工作的程序也十分复杂，譬如，房屋登记工作，需要全面了解土地信息、常住人口、房屋销售面积等，需要搜集记录大量的内容和数据。

2.2 差异性

不动产登记档案管理工作的差异性特点主要是受到了每个地区的不动产类别、数量的影响，并且在对各个地区进行不动产登记时，每类不动产的价值属性也是不尽相同，因此，在对档案进行管理时也就具有一定的差异性。不动产登记档案管理实质上需要由专业的机构进行操作，并且在相关的权威机关认证下才能对档案进行管理，从而也就使得不动产登记档案的差异性略为明显，而这种差异性也就为各地区管理工作带来了一定的难度，因此，在不动产登记档案管理时，应当充分依据这种差异性特点，采用具有针对性的手段落实管理工作。

2.3 专业性

从专业性的角度来看，不动产登记档案具有其独特性，是一种特殊的专业档案，2016年，《不动产登记暂行条例实施细则》颁布，其中第六章第九十四条明确了不动产登记档案的具体内容：一是不动产登记簿等不动产登记结果；二是不动产登记原始资料，如申请人身份材料、登记原因等。

3 不动产登记档案管理的问题

3.1 管理队伍平均素质较低，工作能力较差

政府有关部门中具备较高信息化技术设备操作能力的工作人员不多，多数员工对专业化的信息处理技术与设备维护保养方法了解较少，由于不动产档案信息化管理工作对参与者的个体能力水平、文化素质、职业道德品质的要求较高，能够担任此类工作岗位的高素质人才严重不足。

3.2 数字化水平低

在信息化技术不断发展的背景下，对这项技术的有效运用能够充分提升不动产登记档案管理的效率和质量，并且还能够在这项技术的支持下促进数据信息的实时共享，但是，在实际开展不动产登记档案管理工作时，并没有充分利用这方面技术，也就使得这项工作的数字化水平降低，约束了不动产登记档案管理工作中各个部门之间的协调，同时，在一些地区没有充分利用信息化技术的情况下，依旧采用传统档案管理的模式，降低了管理效率和质量，并且还无法充分保证不动产登记档案的实效性和准确性。除此之外，在数字化时代，一些不动产登记档案中的信息是以图片等电子版的形式存在的，这就使得传统管理模式无法对这种情况进行有效处理，因此，不动产登记档案管理就会存在一定的漏洞，影响档案管理有效性的同时，还无法为相关工作人员提供充足的不动产登记档案数据信息。

3.3 管理格局不成熟

不动产登记档案涉及的内容十分广泛，既包括自身各类业务工作行程的档案资料，还包括从不同部门，如农业部门、林业部门、房管部门等移交过来的档案资料，形成了一个十分庞大的档案信息资源库。目前，不动产档案管理工作主要由自然资源和规划部门负责，能够有效解决城镇化建设中住房拆迁安置补偿问题和市场经济中房地产交易问题。但不动产登记档案涉及多个部门，部分领域不动产登记档案工作机制尚不成熟，仍存在收集不齐全完整、保管不规范等问题，这就给不动产登记档案的规范化管理带来了不良影响。如何进一步完善管理格局，逐步实现不动产登记档案的统一规范化管理值得探究。

4 不动产登记档案规范化管理探析

4.1 理顺工作机制，实施动态管理

不动产登记档案具有较强的实时性，需要进行动态管理，保障产权人的合法权益。实施动态管理需关注三点内容：一是实现业务工作与档案工作的无缝对接。不动产登记工作本身就具有动态性，任何环节的变动、任何信息的更改均会影响档案，档案管理工作要紧随业务工作的进度适时更新相关信息。二是明确各职能机构的职责。不动产登记档案管理工作涉及多个部门，各部门之间应强化交流，对档案管理工作进行统一规划，明确各职能部门在档案管理中的作用并督促落实各项工作，确保档案收集的齐全完整。三是要强化档案意识。通过宣传教育进一步强化产权人、业务办理人员和档案管理人员的档案意识，各参与人员意识到档案的重要性有利于实现各方的良性沟通，有利于做好档案数据的更新工作。

4.2 加大管理力度，加强统一管理

由于不动产登记档案管理工作中各个部门之间的沟通与交流无法满足正常工作的需求，因此，需要采取相应的措施促进这些部门的沟通，这样才能帮助不动产登记档案数据信息的实施共享和运用，帮助各部门有效开展自身的工作，并且在不断提升管理力度的情况下还能够充分保证不动产档案的登记、变更等业务的顺利落实，保证档案信息的实时性、准确性，为后续对这些数据信息的利用提供可靠的支持。在对不动产登记档案管理力度进行加强的过程中，由于管理工作所涉及的部门较多，因此，需要充分借助政府机构相关的政策、法规，对这些部门进行合理的要求，引导其逐渐加大对信息化技术的利用，这样能够充分促进这些部门之间的信息沟通，帮助这些部门对不动产登记档案数据信息进行充分的运用，避免出现信息孤岛的问题。同时，还要不断加强各个部门对不动产登记档案管理工作的认识，积极配合档案数据信息的管理工作，这样才能在统一性管理的情况下促进不动产登记档案管理工作的有效落实。

4.3 建立稳定、安全的档案信息处理系统

政府档案管理部门应当通过购进先进的信息化技术设备处理档案信息减少员工的工作量，在提高部门工作效率与信息录入准确性的同时降低工作难度与个人负担，在现有库房与基础设备的基础上进行适当的技术升级与存储方式调整，基于互联网技术、云存储技术、数据库技术等不同领域科技的最新应用成果，搭建一套能够高效运作的信息化档案管理机制，并随着存储信息的逐渐增多而新建存储库房，向社会知名网络企业购买高质量的云端信息存储服务，为重要的不动产登记档案信息提供专业化的加密数据库进行安全存储。档案管理部门还应在升级信息技术设备的同时转变管理方式，合理配置人力资源与可用资金，提前制定原始资料录入、存储介质转换等活动的具体计划，缩短技术设备升级优化的周期，保证档案信息能够得到妥善、周到的管理与保存，避免因设备老旧、管理方式不当发生信息丢失、信息泄露等安全事故。

4.4 掌握核心技术，推进数字管理

“互联网+”时代，不动产登记档案面临新的机遇与挑战，档案管理的模式需要进一步完善以适应不断变化的形势。不动产登记档案管理机构应充分运用大数据、云存储等先进技术，实现档案的智能化管理。推进数字化管理可以从三个方面着手：一是逐步推进传统载体档案的数字化建设。将以前遗留的纸质载体档案进行数字化处理，采用OCR识别技术将数字化形成的图像文件转化为文字文件，实现档案的全文检索。二是建立不动产登记档案管理系统，实现各业务系统与档案管理系统的有效对接，用大数据思维管理档案，档案的收集、利用等各项工作均实现在线办理。三是注重信息化人才的引进与培养。不动产登记档案的数字化管理是一项系统工程，是一个持续性发展的工作，需要专业的人才作保障。在人才引进阶段，注重考察人才的专业技能、信息技术及职业素养。此外，注重人才的培养，系统开展专业技能、信息技术、知识结构和服务理念等方面的培训，以更好地适应不动产登记档案管理工作出现的新变化和新需求。