江鑫富，吴超，于强（通信作者）

惠州市中心人民医院 （广东惠州 516001）

医疗设备是医疗机构开展医疗、教学、科研、预防等工作的必备工具，医疗设备的先进水平也是现代化医院的重要标志之一，并在很大程度上决定着医学技术的水平和发展。医疗设备采购工作是医院管理工作中的重要环节，不仅影响着医院整体的收入、支出状况，也关系到医院的实际医疗水平、服务水平以及广大患者的就诊体验。特别是在本次新型冠状病毒肺炎疫情期间，医疗设备作为抗击疫情的重要基础保障，其采购工作是否落实到位，不仅关乎患者的生命安全，也与医院的公信力和社会效益息息相关。因此，确保医疗设备采购工作的规范性和有序性、提高医疗设备采购的效率和质量，是目前推动医院进一步发展的重要战略手段，也是提高医院公信力、缓解医患矛盾、降低医疗成本的重要战略基础[1]。

1 采购管理的风险点

结合我院推进高水平医院建设工作中医疗设备采购管理的体会，可将采购管理工作的特点归纳如下。（1）采购金额高、采购数量大：我院每年需完成的单价百万元以上的医疗设备采购数量超过50项，单价万元以上的医疗设备超过300项。（2）采购审批环节复杂、采购周期长[2]：近年来，随着医疗设备采购流程的规范化实施及医院采购、管理分离工作的推进，医疗设备采购管理工作日趋完善；以我院单价百万元以上设备的采购为例，共分为18个环节，按照正常审批流程，完整实施完成需要近8个月。（3）采购工作政策性强、时效性要求高：特别是专项拨款资金，往往有支付的时效要求，为了如期完成各项支付进度，往往需要严格把控各个环节的时间节点，需专人跟进，以避免因中间环节耽搁而造成整个项目延误；然而在实际采购过程中，参与采购工作的各人员在缺乏信息交互平台的情况下，势必会出现信息不对称、工作不协调和效率低下问题，并可能带来不可预料、不可控制的风险[3-4]。

因此，如何合法合规、高质高效地完成医疗设备采购管理工作，实现采购管理环节的流程可追踪、信息可溯源、结果可查询、分析可呈现，成为医疗设备采购管理人员面临的一道难题。

2 采购管理的信息化梳理

针对目前采购管理工作的金额高、数量大、环节多、周期长、时效性要求高等特点，我们提出了一套专门针对医疗设备采购管理系统的需求，深度聚焦医疗设备采购从申请至安装验收的各环节，在梳理采购流程的基础上，借助信息化手段，设计时效统计与采购耗时分析、智能时间节点提醒、智能推荐执行方案等功能，为医疗设备采购管理工作提质增效，使其更好地服务临床工作。医疗设备采购管理信息化的实现包括两个步骤：采购流程的梳理优化和信息化平台的构建。

2.1 采购流程的梳理优化

医疗设备采购工作是一个复杂的系统工程，包括申请、论证、审批等主要环节，涉及医院的设备管理、审计、采购招标等。以我院100万元以上的医疗设备采购为例，可以分为采购立项、需求论证、采购审批和采购实施4个阶段。（1）采购立项阶段：医疗设备使用科室通过信息系统提交采购需求申请，包括对申购设备的可行性和必要性进行分析，并列写设备的功能需求、核心技术参数和配置清单；所有采购需求申请经医疗设备管理部门审核和初选后，通过信息系统提交至医疗设备管理委员会决策，通过采购立项决策后，形成电子化采购计划。（2）需求论证阶段：医疗设备管理部门从医疗设备管理信息系统中获取医疗设备的关键参数和性能指标，进行市场调研，并将市场调研结果通过医疗设备采购管理系统推送给临床科室，临床科室会结合临床需求和调研情况反馈意见或建议，确定初步的规格参数。（3）采购审批阶段：医疗设备的审批过程包括院内（主要是审计部门、财务部门，以及院长办公会和党委办公会）和院外（主要是单价百万元以上的医疗设备，根据项目情况报上级管理部门审批）两个层面，最重要的是做好各个审批环节的时间衔接，因此，在医疗设备采购管理系统中单独对每个审批的流入流出时间进行记录，以便后期对各个审批时间节点进行分析与规划。（4）采购实施阶段：包括招标文件中的核心参数确认、招标过程记录及合同签订等。

为了更好地聚焦关键环节（见图1），我们对医疗设备采购工作进行了逐环节梳理，确立了关键环节的输入输出，实现了各流程的时间节点记录，并在这个闭环流程中完成了采购环节的档案电子化设计。

图1 医疗设备采购环节流程图

结构化的数据流程设计为后期采购设备数据查询、汇总合并与统计提供了便利，并为进一步开展数据挖掘等工作提供了数据基础[5]；电子化档案设计方便了设备档案查询，提高了医疗设备采购的效率和质量，降低了医疗设备采购管理的风险[6]。通过梳理流程，重点聚焦关键环节，为医院医疗设备采购工作提质增速。

2.2 信息化平台的构建

2015 年10 月，国家食品药品监督管理总局令第18 号《医疗器械使用质量监督管理办法》指出，鼓励医疗器械使用单位采用信息化技术手段进行医疗器械质量管理[7]。医疗设备采购管理系统便是借助信息化手段，实现采购管理环节的流程可追踪、信息可溯源、结果可查询、分析可呈现[8]，进而提升医疗设备的采购效率和质量。医疗设备采购管理系统的具体构建过程包括如下3 步。（1）设计医疗设备采购管理信息数据库，通过结构化的数据字段存储，方便后期进行时效统计、进度查询、耗时分析及管理流程优化等。（2）设计基于客户端操作的人机交互图形用户界面，并在界面上实现项目状态的更新、智能提醒与执行模块的推荐；通过软件编程实现数据库的连接访问、采购状态的更新与查询统计等功能；通过设定执行周期并汇总已完成项目的执行周期，实现时间节点的智能提醒，以确保时效；统计各状态的耗时，并识别出关键路径，持续改进；通过设定采购优先级规则，自动将医疗设备采购计划按照优先级分类，并给出推荐执行方案[9]。（3）实现基于SQL 数据库的增删查改操作，实现客户端与数据库的交互（见图2）。

图2 医疗设备管理系统模型

基于客户端和服务器端数据交互系统的具体实现过程如下：软件系统启动运行时，通过网络访问服务器上的文件测试连接，确保数据库连接可靠。服务器端存放两类文件：一是数据库文件，在管理系统初始化后，通过strConnect.Format 函数的Microsoft.Ace.Oledb.12.0接口连接服务器，并读取数据库文件，用于显示采购项目名称、单价、数量、总价等基本信息和流程状态；二是项目进度图片，并渲染在界面，用于标识医疗设备采购管理流程的各种状态。如果管理系统初始化时，因网络连接问题或服务器处于关机状态而不能正确获取上述两类文件，则会弹出报错信息。

3 实施效果

通过梳理业务流程逻辑及医疗设备管理系统，实现医疗设备从年度计划填报到设备安装验收归档的全流程，并能查看医疗设备采购的工作流程，临床科室端也能清晰查看相应设备的采购状态，从而进行各流程过程的追踪。

医疗设备采购管理系统的上线有效降低了临床与职能部门的信息传递误差，减少了沟通成本，提高了医疗设备采购的时效。

借助信息化平台的优势，在医疗设备采购环节实现了审批流程的自动流转，相比纸质单据的逐一签名，提高了流程的流转效率；同时，弥补了纸质单据遗失或查找不便等缺陷，解决了传统管理模式下医疗设备采购各阶段档案零散分布的问题。

经过半年多的数据积累，该系统清晰记录每项医疗设备各环节的状态变化情况，以可视化方式呈现每项医疗设备的采购进展情况，实现了流程可追踪、信息可溯源、结果可查询、数据可呈现的采购管理。以项目进度追溯模块为例，在项目列表栏选择对应的采购项目，通过触发“全流程时间节点查看”按钮，选择对应的采购记录，可以从服务器数据库读取各环节的处理时间数据，以时间轴的形式呈现各环节所用的时间并显示（见图3）。在此基础之上实现耗时统计与分析，为优化采购流程、科学地开展采购计划提供有力的依据。

图3 医疗设备管理系统项目进度追溯模块界面

目前，医疗设备采购管理系统已经申报并取得医疗设备采购环节管理系统计算机软件著作权（登记号2022SR0130923）。

4 结论

本研究针对流程复杂、时效要求高、项目数量多的医疗设备采购管理工作进行了流程的梳理优化，并构建了信息化平台，在此过程中主要取得了如下3 方面的成果。（1）根据医疗机构的内部控制制度要求，在合法合规的情况下，梳理并优化医疗设备采购管理流程，提高了医疗设备采购的效率和质量，降低了医疗设备采购管理的风险，较好地满足了日常医疗设备采购管理工作的需要，实现了为医院医疗设备采购工作提质增效。（2）构建医疗设备采购管理系统，通过集成医疗设备采购管理流程，实现了流程可追踪、数据可统计、结果可溯源、分析可呈现；此外，系统形成的数据资产不仅为分析决策提供了依据，还为管理过程进一步优化提供了数据支持[10]；医疗设备采购系统工作的开展与推进提升了医工与信息的融合，通过数据库管理模式和信息化手段，对医疗设备采购各环节的周期时长进行分析，开展“医疗设备采购效率提升”品管圈活动，促进各职能部门的有效沟通，推动职能部门的MDT 管理[11]。（3）在医疗设备采购管理系统中，对医疗设备采购的全过程进行记录追踪，通过设定采购优先级规则，自动将医疗设备采购计划根据优先级分类，并给出推荐执行方案，为医疗机构高质量、合法、合规开展医疗设备采购工作提供了流程溯源和决策数据支持。目前提出的医疗设备采购管理系统能为后续全生命周期[12-13]医疗设备管理系统集成奠定工作基础。

医疗设备采购管理系统源自实际工作中的应用需求，具有一定的可操作性和可推广性。同时，作为医疗装备的管理部门，还应该将PDCA 持续改进的思想引入采购管理工作[14]，强化信息化建设，建立医疗设备采购与使用质量管理联动的新体系，适应新形式、新阶段下内部控制制度的要求，探索提高医疗设备采购管理效率和精细化程度的工作模式[15-16]，更好地为医疗机构的医、教、研、防工作提供设备保障。