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OA 系统在医院管理中的应用

2022-12-05

中国管理信息化 2022年19期
关键词:办公医院信息

陈 飚

(金湖县人民医院信息科,江苏 金湖 211600)

0 引言

OA 系统也被称为办公自动化系统,在科学技术快速发展的背景下,这一技术在社会各行各业得到广泛应用,并且极大地推动了各个行业的发展创新。因此,将OA 系统应用于医院管理活动中,可增强医院各个业务部门之间的信息共享和互联互通,使医院管理以及工作流程规范化发展。为了在医院管理中充分发挥OA 系统的优势,就需要对OA 系统的设计原则以及在医院管理中的具体功能进行深入分析,从而发挥OA 系统在医院管理中的重要作用和价值。

1 OA 系统概念阐述以及发展进程

OA 系统依托于计算机技术,将信息进行整合并实现共享,有利于办公自动化的实现。OA 系统与传统的办公模式相对比具有明显优势。OA 系统是一种智能且低碳的办公模式,以信息技术为基础的OA 系统能够实现移动办公。尤其在互联网发展背景下,OA系统可以实现手机客户端以及APP 办公管理模式。传统办公模式中需要使用大量纸张,不利于环境保护。然而在OA 系统办公模式下,可以实现无纸化办公,不仅减少对各种资源的消耗,还能提升办公质量和效率,促进办公走向规范化以及现代化模式[1]。在医院管理中应用OA 系统,不仅可以打破时间和空间的限制,为员工之间的沟通和交流提供方便,同时还能提高医院的管理效率,增强各个部门之间工作的协调性,推动医院高效化管理模式的建设和发展。

OA 系统的发展进程经历了三个阶段。首先,信息是行政工作中的重要组成内容,行政管理工作的重点在于对信息的归纳和整理以及总结。同时还需要对外部信息进行采集,最后将内外部信息进行统筹整理,指导制定各项决策。在此过程中需要相关人员将与事件无关的信息进行剔除,并保留有利于推动事件发展的信息,以提升工作效率和质量。因为信息量较大导致工作人员任务较重,此时发挥计算机的作用,不仅能够提升工作的效率,还能避免人为因素导致的信息偏差。这是OA 系统发展的第一阶段,主要是为了满足信息整合等工作。然后,在OA 系统发展的第二阶段中,OA 系统作为辅助工作人员进行交流和通信的媒介,以实现信息共享为主要目的,在第一阶段的基础上提升了工作效率。最后,在OA 系统的第三阶段中,其主要的特征是更具开放性,在OA 系统原有基础上拓展服务范围,从行政管理逐渐延伸到医院各个部门的工作细节中,有效提升了医院整体信息的流动性。

2 OA 系统设计原则

在医院管理中应用OA 系统,需要遵循以下设计原则。通过明确医院应用OA 系统的主要目的,解决医院在办公管理中遇到的实际问题,同时以满足医院在办公管理中的实际需求作为基本原则。结合医院办公管理内容设计具有针对性的OA 系统,确保其安全性、开放性、稳定性、先进性、易维护性等原则得到落实。安全性主要是指在系统开发设计和运行的过程中要保证医院相关管理数据的安全。通常在医院OA 系统设计开发中会选择安全隔离网闸,用物理的方式阻断或隔离对医院OA 管理系统存在攻击可能性的链接,从而保障医院管理数据的安全,发挥OA 系统在医院管理办公中的价值和作用。开放性就是在OA 系统开发设计的过程中要具有一定的开放性,以便于能够与医院其他系统链接或者嵌入集成。稳定性主要是指在确保网络和数据库安全可靠的前提下,OA 系统能够稳定顺畅地运行。所谓先进性就是需要OA 系统的设计开发要与当下的信息技术同步,为系统升级更新提供基础,以确保医院OA 管理系统与社会信息化技术实现同步发展,为医院管理模式的先进性提供保证。易维护性也就是在OA 系统投入运行使用的过程中,难免会出现各种问题,需要保证系统能够快速恢复使用,避免影响医院整体管理工作的进行[2]。

3 OA 系统在医院管理中的主要功能

OA 系统在医院管理中能够实现多种功能,对提升医院的工作质量和效率有重要的意义,本文将从以下几个方面进行深入介绍,以体现OA 系统对医院管理的重要性。

其一,从信息公告方面来看,在OA 系统中可以设置多个门户专栏,以方便各个院部或者科室能够及时发布各种通知公告、资料下载和规章制度等需求。这种方式不仅保证了医院各类信息能够及时快速地传达于医院员工,还能实现医院信息的同步性和实时性。在信息发布之后,医院所有员工都能够及时获取信息内容,从而提升医院管理工作效率[3]。

其二,从而流程审批方面来看,在OA 系统中可以实现申请单的电子化,医院员工只需要在OA 系统中填写表单,之后按照OA 系统中设定的具体审批流程一步步流转到对应的表单审批人员账号中。采用这种方式表单申请人能够直观地看到流程的具体审批意见以及进度。在流程审批中可以设置催办模块,表单申请人在发现表单审核过慢的情况下,可以通过触发流程催办按钮催促相关人员及时进行审批。在催办模块中显示催办的时间以及频次等相关数据,对应的表单审批人员在登录系统的时候,系统自动启动提醒弹窗等服务,以督促相应人员提高审批效率。在OA 系统中针对医院不同的管理人员设置不同的管理权限,作为系统的管理员可以对使用OA 系统流程的员工进行监控。

其三,从公文管理方面来看,医院的公文管理主要涉及公文收发,医院办公室对文件按照医院业务进行分类,最终将其流转到分管院领导进行批阅。OA系统可以记录公文流转的具体环节,同时详细批阅情况也可以进行随时跟踪,在文件流转完成之后,利用OA 系统可以对公文进行整理归档和检索。

其四,从邮件传阅来看,邮件传阅可以为医院员工提供一个良好的沟通交流渠道,尤其一些文档性质的附件的传阅需求。在OA 系统中的邮件传阅模块中设置网盘功能,可以满足员工下载文件的需求。

其五,从会议和车辆管理方面来看,OA 系统通过将会议室和车辆等医院的共享资源进行信息化展示,申请人登录OA 系统中的相应模块就可以看到会议室或者车辆当下的实际使用情况。以会议室管理为例,通常在OA 系统中如果某一会议室已经被占用,在同一时间内就不能被再次预定,从而避免因为人工失误造成资源使用冲突。可见在OA 系统中可以实现信息共享,能够节省沟通成本,提升共享资源的高效应用[4]。

其六,有利于医德医风评价管理。在医院管理中不仅需要加强对医生专业技能的提升,还需要对医生的医德医风进行监督检查。在OA 系统中对医德医风项目制定了详细的考核标准和分值。在OA 系统中由相关管理人员对员工的医德事件进行记录,之后系统结合医德事件和员工的其他指标计算出综合考评等级。一般针对医风考评多是由个人在OA 系统中发起申请并进行自评,之后再流转到科室评价以及考评组评价,最后是医院对其进行评价审批环节。在OA 系统中为医德医风考评设置批量审阅以及数据汇总等功能,有利于提升此项工作效率和质量。

其七,实现职工满意度调查功能。在OA 系统中可以设计多种满意度调查问卷,在创建满意度调查问题之后,系统会采用随机或者指定等方式将问卷发送到员工邮箱中。在被调查人完成调查问卷之后,系统会自动根据问卷调查中的答案进行满意度分值计算。与传统满意度调查方式对比,OA 系统不仅可以减少纸质问卷的使用,还能提升问卷数据统计效率,避免传统模式下问卷不能及时回收现象的出现。另外问卷设计方式更加灵活快捷,有利于提升工作质量和效率。

其八,微信OA 功能的实现。现在社会生活节奏加快,人们对医疗服务的要求也在提升。尤其人们在紧张忙碌的生活中对手机的依赖性加强。因此,在设计开发医院管理OA 系统的过程中可以将OA 医院管理系统与第三方软件进行结合,微信在我国拥有庞大的使用人群,并且在人们的生活和工作沟通中占据着重要的位置。为此将医院OA 系统与微信进行链接,员工可以利用微信OA 提高办公效率和质量,尤其在收发通知、流程审批等方面可以利用碎片化时间来完成。医院中有一部分员工因工作性质的限制,不便于长期面对电脑OA 系统,从而导致对很多信息不能及时了解,进而影响正常工作的开展和进行。微信OA 不受时间和地点的限制,所有工作人员都可以及时查看医院的各项通告以及信息等。可见这个功能的实现,提高了办公的灵活性和有效性。

4 OA 系统在医院管理中的应用效果

4.1 健全医院的知识资源库,推动信息共享发展

OA 系统在医院管理中发挥着重要的作用,尤其在科技如此发达的年代里,OA 系统已经逐渐替传统办公管理模式,成为当下医院管理工作中的必备工具之一。医院的发展离不开医学等知识的创新发展,这就需要全面而丰富的知识为其提供创新基础。在OA系统中将医院中所有的临床资料整理并上传,鼓励员工在工作中不断地学习和进步,还要为其提供丰富多样的案例分析和相关知识,为员工的进步和创新提供机会。同时科室专家也要定期对自身的工作经验和能力进行思考,保证其在原有专业知识不减的基础上实现个人能力和知识的进步发展,促使医院向着学习型转变。例如:以急诊为例,不仅要将急诊实际案例进行整理并上传于OA 系统中,还要对其进行定期更新,使相关工作人员利用碎片化时间进行相关知识的学习。又如在OA 系统中优化医院员工的工作档案,使相关信息更详细完整,在不受时间和空间限制的情况下增强对医院资料的有效利用,从而不断完善医院知识资源库的结构和内容。因为OA 系统服务器拥有备份功能,所以在OA系统中可以实现快速检索和查询功能。在这个过程中,职工可以结合个人账号权限以及工作需求,快速检索医院中的相关信息和文件资料。采用这种方式不仅可以提升医院文件信息的保密性,还能在文件管理中节省大量的人力和物力,为医院员工的工作和学习带来很大的便利[5]。

4.2 强化部门之间的工作协调性,提升办公效率

OA 医院管理系统在实际应用中,不仅有效改善了医院各级部门之间沟通交流不足的情况,还减少了非必要的人员流动,提升了员工的工作效率。另外在改善医院办公经费不足方面也有明显效果,OA 系统管理模式为医院节省了大量管理成本。并且在OA 系统中能够对每一个员工的工作流程进行记录,使工作流程和内容更加清晰明了,避免在工作中出现推诿扯皮现象,进一步提升医院员工的工作效率,为医院顺利有效地开展各项工作奠定坚实的基础。通过构建统一化的系统平台,有利于医院领导对相关工作人员进行科学指导,还能对具体实施情况进行跟踪监督,在统一化管理平台中,使所有工作人员都能够在一定时间内充分掌握医院的最新政策变化和动态信息,从而增强员工对医院的归属感。为了充分发挥OA 系统在医院管理中的协调作用,可以在OA 系统中开发信息化互动平台,使所有工作相关的信息沟通都能够在OA 系统中实现,在沟通交流中推动各个科室内部员工之间的互动交流,同时也有利于不同科室之间的工作协调发展和运行。

4.3 提升医院管理效率,增强管理工作的执行力

OA 系统不仅可以实现常规化办公需求,同时也是医院发布相关规章制度和政策的渠道,其具有一定的权威性。在系统的公共事务模块中将医院最新的政策制度、人事任免、会议通知等进行及时公布。人为因素是限制医院管理工作正常开展的重要因素之一。如果管理者的专业能力和综合素质较差,或者在工作中没有严格按照医疗工作者的行为要求执行,此时就难以发挥管理措施的作用和价值。然而在OA 系统中可以通过科学的手段规范相关人员的作用行为,减少人为因素在工作中的影响,为实现科学有效的管理制度创造条件。另外在OA 系统的应用下,可以强化医院管理制度的权威性,督促医院管理工作执行能力得到提升,为医院管理效率的提升打下基础。在网络技术的支持下,医院OA 系统具有一定的开放性,能够在数据和资料等方面实现共享,有利于信息的传播和分享应用。尤其近几年来,很多医院会采用网络会议模式对医院管理发展等事项进行探讨,不仅提高了会议的效率,同时有效降低会议筹办成本,对优化医院资源配置发挥了积极的作用[6]。

4.4 实现异地办公模式,增强工作灵活性

医院在社会中的特殊性决定其全天二十四小时都需要有人值班。通常情况下为了保证医生的正常工作和生活,医护人员的工作时间按照排班制度进行。在此背景下,为了使医院每一个职工都能快速而全面地掌握医院相关动态,就需要发挥OA 系统中的网络技术的作用,在网络技术的支持下实现异地办公和线上手机业务。员工即使不在医院,通过登录OA 系统,也能够快速处理工作事项,尤其对急需审批的文件等进行重点处理,同时还能及时了解医院的最新工作动态变化。

4.5 提升医院管理者的信息化水平,促进信息化建设

在开展OA 系统建设的过程中,首先需要提升医院管理者的信息化素养。从管理者开始进行信息化技术水平培训,加强管理队伍整体的信息化应用水平,为管理者在工作中充分发挥OA 系统的作用打下良好的基础。管理人员需要具备良好的计算机操作能力,了解自动化系统内部运行原理,在实际应用中借助网络平台、电脑以及手机等进行信息发布和更新工作。以管理者为起点,逐步为医院全体员工开展信息化应用能力培训,使全体人员都能熟练应用OA 系统,尤其在属于员工自己负责的模块中,要清楚每一个按钮的意义和操作流程等。利用OA 系统中的运行机制,完善医院办公管理流程,通过账户使用权限提升相关工作的规范性和高效性。另外,医院的OA 管理系统,需要随着医院的发展而进行优化和改进,以体现OA 系统的灵活性和针对性,推进医院的信息化建设,并完善相关管理制度和流程。

5 结语

在医院中积极推广OA 系统,不仅是当下医院的发展需求,同时也是时代发展的趋势。通过深入分析可知,OA 系统相较于传统的医院管理模式有显著的优势,对提升医院的管理工作效率和质量有积极的促进作用。这就需要引起医院相关领导人的重视,针对医院的OA 系统建设给予足够的资金和政策支持,推动医院的现代信息化建设。尤其在新医改的背景下,OA 系统的应用对促进医院的管理体制改革有重要的作用。文章结合医院的实际情况设计开发出具有针对性的OA 系统,为医院职工创建一个方便快捷且实用可靠的办公管理平台,促进员工之间的协同办公,增强医院内部的凝聚力,助力医院创造更大的社会效益和经济效益。

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