文/邵丽萍（滨州医学院附属医院）

医院文书档案管理水平的高低，是衡量医院日常管理能力的一大重要指标。近些年来，受医疗改革进程持续深化的影响，医院医疗水平及服务工作质量得到大幅度的提升，意味着医院的信息化水平不断增强。而如何在新时期下做好医院文书的档案管理工作，则是相关档案管理工作人员需充分重视的问题。与此同时，充分重视医院文书档案管理工作，能够在很大程度上提高医院文书档案的利用率，为医院各项建设工作的开展提供强有力的支持[1-2]。值得注意的是，即便文书处理工作不同于档案工作，具有明显的独立性特点，但是文书是档案的主要来源，说明文书处理与档案管理之间联系密切。总体而言，从医院文书档案管理质量提升角度考虑，本文针对“新时期下提升医院文书档案管理质量的有效方法”进行分析研究具有重要的价值意义。

一、医院文书档案的特点及管理工作的意义分析

（一）特点

文书档案作为医院的主要文件材料，不仅见证了医院的历史，而且还记载着医院发展进程中的相关重大事件，具有规范性、服务性、分散性、等鲜明特点。

（1）规范性特点。绝大多数文书档案均为医院领导层的公文往来，而做好此类公文档案管理工作，可以保证医院文书档案管理的工作成效，比如保证文书档案利用检查、传递、字迹、纸张等管理成效，进一步将文书档案管理的规范性特点有效体现出来。

（2）服务性特点。文书档案普遍服务于医院领导层与管理人员，可以向领导层或管理者提供决策参考依据，从而将文书档案的服务性特点充分体现出来，协助领导层与管理人员提升自身岗位工作效率。

（3）分散性特点。医院文书档案的管理工作质量与档案管理部门文书材料接收的完整度之间存在密切联系，同时文书档案存在明显的分散性特点。由此说明，医院各职能部门、各科室中包含大量的文书档案，在文书档案分散分布的影响下，很大程度上增加了档案管理的工作量与难度，易出现档案资料信息搜集不全的问题[3-4]。

总之，医院文书档案的特点较多，医院档案管理工作人员需综合考虑文书档案的特点，采取有针对性的管理措施，搭建切实可行的档案管理机制，明确划分档案管理人员的工作职责，将职责细化至个人，以此达到完整收集文书档案信息的目标，进一步提高医院文书档案管理工作成效。

（二）档案管理工作意义

做好医院文书档案管理工作的作用显著，可以保障信息保存、传递的安全性与时效性，并有效提高总体办公效率。过去医院文书档案普遍为纸质档案，档案保管、移交工作在很大程度上取决于人力、物力资源的投入量。而融入信息化技术方法后，能够综合考虑影响文书档案管理成效的相关风险因素，比如温度、距离、时间、资源大小等。尤其是在推行数字化档案管理模式的条件下，可以缩短档案资源的存储时间，满足随时随地备份、复制、传输、交换的要求，并确保信息传递的安全性。此外，通过搭建完善的医院文书档案信息化管理系统，还可以满足各部门资源相互补充、相互分享的要求，使医院文书档案资源的利用价值得到全面提高。

二、医院文书档案管理现状问题分析

如前所述，医院文书档案管理工作的开展意义重大。但是，从现状来看，部分医院在文书档案管理工作开展期间，仍存在一些较为明显的问题。总结起来，具体问题如下：

（一）思想重视性不足

从现状来看，部分医院的档案管理工作人员在思想层面对文书档案管理工作的重视性不足，主要表现为：

（1）医院采取的文书档案管理制度及体系不够完善，一些制度在实施过程中，由于约束性不足，进而使制度的有效性难以得到有效保障。同时，部分医院在文书档案管理制度方面缺乏足够的规范性，未能从全局角度考虑，日积月累会使医院文书档案管理工作潜藏一系列的现实问题，比如：立卷缺乏统一性；档案移交不够及时等。

（2）各部门在文书档案管理工作人员方面数量不足，或管理人员专业性不足等。对于文书档案内容来说，医院各部门均有涉及，不同部门管理需要相对应的专业人才，但目前医院各部门专业人才方面较为欠缺，使文书档案管理质量难以得到有效提高[5]。

（3）部分档案管理工作人员对医院文书档案管理缺乏足够的认识，医院领导及相关负责人对档案管理工作重视性不足，在具体工作开展期间，职责模糊、配合度不高问题较为常见，进一步使医院档案管理工作的整体质量难以得到有效提高。

（二）设施设备较为滞后

医院文书档案管理工作开展期间，少不了相关设施设备的支持，在完善相关设施设备的基础上，档案管理工作将具备充足的外部条件作为保障。然而，从现状来看，部分医院对文书档案管理工作未能引起充分重视，使档案管理所需软硬件设备难以符合工作需求，包括扫描仪、计算机等硬件设备，物联网以及互联网等软件设备，在未能达到相关要求的基础上，则会使文书档案管理工作的标准化水平难以得到有效提高。此外，医院建设资金侧重应用到医疗卫生方面，而对于医院档案管理工作投入的资金则相对有限，在资金投入不足的情况下，医院文书档案管理工作所需的建设资金则会更加不足，进而使医院文书档案管理工作设施设备呈现滞后的局面，显然不利于医院文书档案管理工作质量水平的提高。

（三）档案管理工作人员素质水平有待提高

在医院文书档案管理工作开展期间，档案管理工作人员扮演着非常重要的角色。在提升档案管理工作人员素质水平的基础上，才能够为医院文书档案管理工作质量的提高起到保驾护航的作用。但是，从现状来看，医院部分档案管理工作人员在素质水平方面有待提高。一方面，部分档案管理工作人员自主学习的意识不够强烈，未能积极主动迎合时代发展潮流，从而在医院文书档案管理信息技术、系统应用方面的知识掌握不足，进而难以提高医院文书档案管理工作的质量[6]。另一方面，医院未能针对档案管理工作人员展开定期培训教育，在培训力度不足的情况下，则难以持续提升档案管理工作人员在文书档案管理方面的技术、方法，在仍采取一些传统管理方式方法的情况下，则会影响文书档案管理工作的质量。此外，医院方面未能针对档案管理工作人员配套相应的奖惩机制、绩效考核机制，从而难以规范、约束档案管理工作人员的工作行为，进而难以确保档案管理质量水平的提高。

三、新时期医院文书档案管理质量提升的有效方法分析

在新时期下，为了使医院文书档案管理质量得到有效提高，则需根据现状问题，落实有效的方法。结合多年的实践工作经验，主要的有效方法包括：

（一）正确认识医院文书档案管理

医院文书档案多为医疗业务的指导性文件，特别是在大型综合性医院，此类文件信息更新速度较快，且文件信息容量相对庞大，会在很大程度上增加管理工作量与难度。同时，医院文书档案相对重要，部分档案详细记录着各种医疗纠纷事件。因此，在实际管理工作开展过程中，相关医院需严格贯彻实事求是的工作原则，综合考虑文书档案的特点，即服务性、标准性、保密性、规范性等，不断提升医院档案管理的总体水平，为保证医院各项管理工作、医疗服务工作有序开展提供强有力的支持，进一步维护医院自身的建设发展。此外，档案管理人员需及时转变原有的文书档案管理理念，增强档案管理安全意识，从根源上认识到开展档案管理的重要性，确保文书档案质量、安全管理工作落于实处。

（二）完善医院文书档案管理机制

为了有效解决医院文书档案管理现存问题，提高医院文书档案管理的工作效率，控制医院文书档案管理可能发生的相关风险，医院方面需修订完善文书档案管理机制，不断革新文书档案管理的工作标准，以医院文书档案管理细节为基础，确保管理工作合理科学开展。具体而言，需通过搭建完善的医院文书档案管理机制，并完善相应的档案管理流程，尤其各部门的分管领导、科室负责人、档案管理人员等，均需明确自身工作职责，将工作重心向文书档案资料搜集、整理转移，进一步提高文书档案的管理质量水平[7]。此外，需明确划分医院文书档案的管理范畴，明确各类文书档案的保管期限，并做好相应的收发文件工作，完善内部文件批阅、流转机制，此外不得忽略文书档案题名、编目工作环节，以此保证医院文书档案后续管理工作顺利、高效开展。

（三）及时更新档案管理方式方法

进入信息化时代后，医院文书档案管理人员需明确自身工作职能，不断优化文书档案搜集、归档工作环节，树立正确的文书档案管理意识，丰富文书档案搜集、归档方式方法，改变过去由各部门、各科室上交文书档案的缺陷，使工作模式向主动搜集文书档案转变，进而保证档案资料归档的完整性[8-9]。与此同时，在搜集、归档文书档案期间，相关档案管理工作人员需注重与各部门、各科室之间相互沟通交流，提升文书档案管理的总体成效，并明确传达文书档案的搜集要求标准，确保各部门能够主动上交文书档案。此外，做好文书档案的分类收集归档工作，合理利用现代化档案信息管理系统、信息化技术以及计算机技术，以此使医院文书档案管理工作的总体成效得到全面提高。

（四）提升档案管理人员综合素质水平

为保证医院文书档案管理工作有序开展，有必要组建专业化的档案管理人才团队，保证医院文书档案管理人员综合素质水平符合档案管理岗位要求[10]。具体而言，需充分重视医院文书档案管理人员的聘用，侧重全方位考察应聘者的工作能力，在录用的条件下，定期开展专业技能培训考核，确保档案管理人员具备医院文书档案管理工作的基本素养，能够有序完成各项工作档案管理工作任务，消除影响医院文书档案管理规范化开展的相关风险因素。与此同时，重视奖惩机制在档案管理日常管理工作的应用，对于文书档案管理工作表现优异的人员给予精神层面或物质层面的奖励，以此激发档案管理人员对待档案管理工作的积极性及责任态度。此外，通过定期培训教育，提升档案管理人员应用现代化信息技术、档案管理信息系统的能力水平，使医院文书档案管理实现智能化、信息化、电子化管理目标，进一步全面提高文书档案管理工作的质量及安全性。

四、结语

综上所述，新时期下做好医院文书档案管理工作的意义重大，能够提升医院文书档案信息资源收集、整理、存储管理、利用的整体工作成效。当然，现状下医院文书档案管理工作仍存在一些有待解决的问题，因此，从医院文书档案管理工作质量全面提升角度考虑，还需重视方式方法的革新，提高档案管理人员的认知水平，完善文书档案管理机制，并重视文书档案管理信息系统技术的应用，进一步提升档案管理人员综合素质水平，在全面提升医院文书档案管理工作质量水平的基础上，确保能够为医院日常管理工作综合成效的提升奠定坚实基础。