行政事业单位会计基础工作实践中的几点思考

2022-11-24方欣欣南京体育学院计划财务处

财会学习 2022年29期

关键词：报表财务人员岗位

方欣欣南京体育学院计划财务处

引言

会计基本职能是反映和监督，实现此职能的手段是做好会计基础工作。笔者从事会计基础工作多年，先后流转多家单位，轮换多个岗位，在实践工作中总结出会计基础工作存在的一些问题，并思考如何改善，现将工作经验及学习成果总结如下。

一、会计基础工作范围

按照业务流程的顺序，行政事业单位会计基础工作由报销资料审核起始，经过付款、记账、编制报表、稽核，最后是档案归档。

二、会计基础工作中存在的问题及原因分析

（一）报销管理中存在的问题及原因分析

1.报销人政策掌握不全，系统使用不熟练

一方面行政事业单位制定涉及财务的制度（以下简称“涉财制度”）的部门一般包括但不限于财务、资产等部门。报销人对所有涉财制度掌握不全面，导致经济业务已经发生，未取得前置审批或未对经济业务发生过程中的资料进行留存，如举办会议时，未提前取得领导的审批，未在定点酒店举办或未获取定点酒店开具的结算单等，致使无法通过报销审核。此时，报销人需重新获取相应审批，存在倒逼领导审批的现象，程序不合规；需再次去相关单位收集原始凭证，存在工作返工的现象。另一方面报销人对报销系统不熟悉。一般业务部门的报销人大部分为兼职人员或临时为自己报销，因报销系统使用次数少、时间间隔长，导致填制报销单耗时长。

2.相关人员对政策理解不同，信息不对称

一是报销人与报销审核人对政策理解不同，一般情况下以报销审核人的意见为准，但也存在报销人对经济业务更为熟悉，因而对报销需要的材料理解更为权威，导致报销人凌驾于报销审核人之上。二是如存在多个报销审核人，审核人之间对政策理解不同，导致审核尺度不一。三是报销审核人与复核人对政策理解不同，导致反复联系报销人进行资料修正或补充。四是政策制定者与执行人对制度理解不同，此处的执行人包括报销人及报销审核人，尤其是当出现政策制定者与报销审核人对制度理解不同，如对低值易耗品的范围理解不同，导致报销人无所适从。五是报销人与报销审核人信息不对称，首先，在经济事项方面，报销人比报销审核人掌握的信息更充分；其次，在财务政策方面，报销审核人比报销人掌握的信息更充分；最后，轮换多个岗位比在单一岗位的人员掌握的信息更充分。信息不对称，容易出现风险漏洞，让别有用心者有机可乘。

3.涉财部门未充分沟通，制度无法落地

行政事业单位的涉财制度是由各部门根据管理职能制定，如资产部门制定的采购、资产管理制度，办公室制定的公务接待制度等，但制度执行控制部门在财务部门，财务报销审核人需根据涉财制度审核报销材料。由于制度制定部门、执行部门及监督执行部门三者分离，加之业务壁垒，制度制定过程中，沟通不顺畅，风险防控及便利性无法平衡，与实际脱节，制度无法落地。

4.审核人员责任不明，问题发生难找责任人

广义的一份报销单涉及的人员包括经办人、部门负责人、单位领导、财务审核人、财务复核人、财务稽核人、财务主管等人员，在实践中发现：一是经办人之间的责任不明确，当报销单存在多个经办人时，财务审核发现问题，很难第一时间找到具体经办人，更别说后续审计、巡视巡察发现问题，要经办人承担责任时，更难追究到人；二是业务部门负责人与财务报销审核人责任不明确，实践中发现当审计整改时，业务部门认为财务已经审核通过，就表明经济事项没有问题，整改的责任需财务人员承担，但财务又不具体经办经济业务，无从整改；三是财务初审、复审人员责任分摊不明确，一份报销单如经复审通过仍发现有问题，初审、复审各承担责任大小现实中也存在扯皮现象，如若规定各方责任承担大小，在岗位职级平等的情况下，需承担责任重的岗位必然存有意见，从而陷入两难境地；四是财务稽核与财务审核责任分担不明确，如一份报销单经财务稽核以后仍存在问题，此时是追究稽核不严，还是审核不严，存在异议，如两者都有过错，过错承担大小无法确定；五是财务主管与审核等人员责任分担不明确，一般来说财务主管为财务部门负责人，负责人有不可推脱的主体责任，但在实践中，这种责任也存在层层转移的现象，又由于法不责众，处理结果无法起到震慑作用。

对2 440份云南地方稻种苗期抗旱性在不同气候带中的多样性分析(图2)表明，不同气候带稻耐旱性多样性指数依次为：中亚热带=北热带=南亚热带=北亚热带>南温带，耐旱性均匀性指数依次为：北亚热带>南亚热带>北热带>中亚热带>南温带。结合各气候带的海拔和温度规律分析表明，稻苗期耐旱性多样性有随海拔升高和温度降低而减小、随海拔降低和温度升高而增大的趋势。通过对各气候带中分布的稻苗期耐旱性多样性进行聚类分析(图3)认为：南亚热带、中亚热带和北亚热带是稻苗期耐旱性多样性富聚气候带。

（二）付款管理中存在的问题

1.报销人账号填写错误，存在反复付款退款现象。当前财务工作已基本实现信息化，报销人在财务系统填写报销信息，其中包括收款人，一般费用报销的收款人基本为对公单位，财务审核人可以根据发票上的账号来进行审核，但劳务费，尤其是发放给本单位以外人员的劳务费，只能依赖报销人填写的信息，在实操中发现，这部分收款人信息填写错误频发，或是账号填写不对，或是开户行填写不对，存在付款、退款循环操作的现象。

2.重复付款，审核岗实际缺失。一方面报销人重复报销导致重复付款，尤其是电子发票普及之后，有些单位未接入发票查重查伪系统，报销人前期已经报销，由于遗忘等因素影响，隔段时间又来报销，出纳无法判断是否重复报销，进而导致重复付款；另一方面若单位对付款时效性有要求，虽然明文规定付款有审核环节，但为了提高付款时效性或人手紧张等原因，导致付款执行人和付款审核人为同一人，未实际执行不相容岗位相分离的规定。

3.付款不审核报销信息，一错到底。现实中发现，出纳付款环节，认为报销信息，已由报销审核岗位审核通过，自己只负责付款的操作，导致未再次确认收款信息，有些报销人填写的收款人，明显与发票不符，或者经费使用错误，但是报销审核岗已审核通过，出纳认为自己没有义务再审，从而导致款项付到别的单位或明明是商品的经费从资本性经费支出，在最后一环节出现错误，这种错误一般等到对账时才发现，从发生到发现时间间隔较长，给整改带来很大困难。

（三）记账过程中存在的问题

1.记账过度依赖自动生成，统计、查账困难。财务信息化带来便利的同时，也带来一定的困扰，如记账自动生成，生成的摘要一般为报销人填写的事由，由于报销人财务素养有限，填写的事由不规范，导致最终生成的摘要不规范，后期如通过摘要查账，很难精准定位；又譬如自动生成的记账凭证，制单人员需对辅助信息进行修改，如经济分类，若制单人为提高制单效率或忘记修改，导致经济分类不准，为后期数据统计带来困难。

2.未及时对账改账，未按月结账。一般上级对行政事业单位报表审核比较严格是决算报表，平时相关报表的审核不严，从而导致：一是财务未按月及时进行对账，出现一年对一次账的现象，错过了重复付款、付款错误、经费使用错误等问题改正的最佳时期；二是按时对账了，但未及时改账，从而对账工作也失去了意义；三是受上述两方面原因的影响，无法按月进行结账，账务可随时更改，记账存在随意性。

（四）报表编制中存在的问题

1.未及时编制银行存款余额调节表。一方面由于对账的不及时导致未定期编制银行存款余额调节表；另一方面即使对账了，但存在不编制银行存款余额调节表的现象，对账人直接将对账工作底稿发给改账人。

2.未及时编制报表，报表数据变动较大。一般月初财务部门需向上级部门报送资产负债表、专项进度表、“三公两费”执行进度表等，上述报表报送均有截止日期。一是账务处理滞后，导致报表编制不及时；二是未等账务处理完毕，编制报表，导致后期提供的相同报表，数据差距较大；三是未对账改账，在不确认账务处理是否正确的情况下，编制报表，导致报表数据不准确；四是未经审核、未结账状态下编制报表，为了完成上级任务而硬编制，编制报表不慎重，导致报表数据的参考价值不高。

3.未及时编制账龄分析表。往来款管理一直是行政事业单位的薄弱环节，往来款尤其是应收账款，因行政事业单位的特殊性质，对应收账款的催还缺乏迫切性，加之领导干部轮换，存在“新官不管旧账”的思想，在此背景下，行政事业单位编制账龄分析的动力不足，存在从来不编制，往来款长期挂账不处理的现象。

（五）档案管理中存在的问题

一是未及时装订凭证。因上述未结账等原因，导致行政事业单位的凭证无法按时装订，凭证零散摆放，容易丢失。二是借阅手续不全。财务经常面临审计以及其他部门查阅资料，往往内外部审计调阅资料比较正规，但面临财务内部其他岗位人员及单位内部其他部门人员借阅，特别是关系比较亲密的，往往不履行借阅手续，如果借阅时间较长，容易遗忘。三是报表未及时打印装订。如上所述，因未及时对账、改账、结账等原因导致未按时打印报表，未及时装订，因纸质报表被审查的情景很少，致使有些行政事业单位从不装订报表。

（六）稽核过程中存在的问题

一方面未定期开展稽核。因稽核属于会计基础工作流程中的最后环节，且稽核工作开展比较隐性，是否真实的开展依赖稽核工作人员的主动性和自觉性，实践中存在未开展稽核或稽核流于形式的现象。二是稽核反馈不畅。一方面是稽核出相关问题，未及时向当事人进行反馈；另一方面稽核反馈的问题，当事人有异议，存在协商后未达成一致，就不了了之的现象，稽核反馈程序不畅通，缺乏异议解决程序，导致稽核结果运用不佳。三是稽核人员能力有限。受稽核人员能力限制，出现其他会计岗位人员能力凌驾于稽核人员能力之上，存在无效稽核的现象。

三、做好会计基础工作的对策建议

（一）加强内控建设，推动制度执行落实落地

加强内控建设，如会计工作制度、涉财制度等，识别关键风险点，并制定制度防范风险。一是制度制定前做好前期调研，在符合上级政策制度的前提下，结合本单位的实际特点进行制定，制定政策的部门在发布制度前，应广泛征求相关部门意见，以便相关各方对制度能够充分地理解，便于制度的后续执行；二是内控建设牵头部门，需定期梳理单位的各项制度，特别是涉及财务的相关制度，以防出现不同部门制定的制度，在某个环节出现交叉或标准不一，造成制度无法落实落地；三是制度制定后，制度制定部门，应进行适当的宣传，如召开培训答疑等；四是定期开展内部控制评价与监督，定期评价内部控制有效性，真正发挥内部控制在防范和管控经济风险中的作用。

（二）建立健全考核评价机制，挖掘职工主体能动性

建立健全财务人员考核评价机制，动态持续对财务人员进行考核，促进财务人员被动及主动成长，最终推动财务工作的提升。一是合理划分岗位及配备人员数量，避免出现一个工作任务，多人重复劳动，责任分摊不清，相互依赖。二是合理评估各岗位的工作量，分配合适的人员到合适的岗位，确保各岗位工作量基本持平，防止出现“忙的忙死、闲的闲死”“不患寡而患不均”的现象。三是在每个人员工作量基本持平的基础上，建立积分制度，对各人员的工作进行定期打分评价，做得好的加分，错误频发的减分，积分与绩效、职称评审、职务升迁、转岗、退出财务工作等挂钩，让财务工作人员有紧迫感，自觉担当作为，发挥主体能动性，不断提升业务水平。

（三）加强信息化建设，建立标准化操作规程

一是加强信息化建设，利用技术手段控制风险。加强财务信息系统建设，通过系统监控各个环节运行情况，通过系统追踪业务发生全过程，及时提示风险，明确各环节各岗位人员职责，防止业务处理不及时，人员串岗，人员责任分担不明确的现象。二是建立业务标准化操作规程，减少人为风险。一方面建立财务内部各岗位的业务操作规程，结合财务系统建设，明确每个岗位业务的标准化处理程序；另一方面制定业务标准化操作规程。首先制定财务报销指南，由财务部门牵头，整合所有“涉财制度”要求并结合业务类型，明确每一类型业务需要履行的审批手续及需提供的报销资料；其次制作财务系统操作手册，方便各类人员利用系统完成与财务相关的工作，发挥信息系统的效用；最后通过上述手段，将单位重复发生、可标准化的业务标准化，减少信息不对称、标准不统一、人为操控等风险。

（四）加强人员培训，提高人员财务素养

一是加强财务人员培训，包括业务能力培训及思想意识方面培训，使得每个岗位的财务人员具备相应的岗位能力，能够运用专业能力处理业务并具有担当作为的意识，具备从业的职业道德。二是加强对非财务人员培训，一方面定期开展财会政策宣讲、报销知识等方面培训，讲解一些涉财制度，使得大家对制度的理解保持一致，宣传一些会计原则及思维，如经济业务必须真实、合理、合法、合规等原则，在实现工作目标的前提下节约成本的思维；另一方面通过财务互动平台，如微信公众号，对非财务人员进行指导，加强财务人员与非财务人员之间的沟通，保障经济业务顺利开展和财务工作的规范。